Mettez en place d'un système de veille efficace 2023

Ecole Française de Formation

Veille et Qualiopi :

Bonnes pratiques pour mettre en place et exploiter un système de veille

Juillet 2023

Présentée par : Sophie CARISTAN LLAMAS Ingénieur Pédagogique

Projet 1 - Parcours IRP (Openclassrooms) Mettez en place un système de veille efficace Production réalisée par Sophie Caristan Llamas (juillet 2023)

Bonjour !

Mme Perez (Directrice du développement à l'EFF). L'objectif de notre rencontre d'aujourd'hui est la présentation du système de veille automatisé auquel vous m'avez demandé de réfléchir notamment en vue du prochain audit Qualiopi. Je vais comme convenu vous exposer ma démarche de la façon qui suit ....

Introduction

L'École française de Formation (EFF) couvre la majorité des domaines professionnels et propose plus de 350 formations. Elle s'est développée rapidement mais l'ingénierie de formation et pédagogique n'a pas été intégralement réalisée et il y a aujourd'hui, un manque de maitrise du processus pédagogique. Pour y pallier, l'EFF a décidé de recruter une équipe d’ingénieurs pédagogiques. D'ici un an, chaque ingénieur pédagogique sera responsable d'un domaine de formation. Etant la première recrutée et n'ayant pas dans l'immédiat de domaine attribué, ma mission consiste dans un premier temps à structurer les activités. La veille étant quasi-inexistante, j'ai commencé par réfléchir à la mise en place d'un système de veille que je vais vous présenter.

SOMMAIRE

• Etat des lieux : analyse SWOT
• Présentation du système de veille automatisé
• Echantillonage sur deux thématiques :
• Andragogie
• Handicap
• Guide pratique pour mes collègues
• Conclusions - Préconisations

SWOT

Lors de l'état des lieux, j'ai identifié des Forces et des faiblesses...

...principalement, du CATALOGUE :

• thématiques similaires
• supports incomplets ou obsolètes
• fiches manquantes
• non à jour
• non en lien avec la réglementation ou problématiques actuelles

SWOT

...et les menaces !

C'est à partir de cet état des lieux, analyse des besoins et objectifs que j'ai élaboré le système de veille.

Objectifs de la veille pour l'EFF organisme de formation ?

J'ai identifié différents axes de veille :

1. Veille stratégique 2. Veille informationnelle 3. Veille technologique 4. Veille pédagogique 5. Veille économique 5. Veille légale et réglementaire 6. Veille image ou e-réputation

Périmètre de la veille : en prévision du prochain audit Qualiopi : l'une des conditions d'obtention de la certification est qu’EFF puisse démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire, et son exploitation.

Les indicateurs 23 et 26 :

Impact :

Les veilles (indicateurs 23, 24 et 25) incluent celle sur le champ du handicap en formation qui sera traitée dans le GUIDE PRATIQUE.

Système de veille automatisé.

Qualiopi - Construire sa veille : Indicateurs 23 et 26

Etablir un PLAN de veille

collecter efficacement

Quoi ? - Périmètre de la veille : indicateurs 23 et 26 - Objectifs et mots-clés Quand ? Fréquence et temps consacré Qui ? le ou les responsables de la veille

Outil de curation de contenu WAKELET

ANALYSER, TRIER, TENIR A JOUR

Vérifier fiabilité des sources et pertinence pour les objectifs, cibler, sythétiser, classer, répertorier...

identifier sources pertinentes

EXPLOITER et DIFFUSER

Internet : Ministère du Travail, JO, Centre Inffo,Carif-Oref, Agefiph, Réseaux sociaux, Sites et blogs de la formation Abonnements newsletters Conférences, formations, Salons Réseaux Pro

Faire évoluer sa stratégie en fonction des résultats obtenus, Modifier et adapter les process, Diffuser les résultats de la veille et modificatios décidées en interne et en externe

Etapes de structuration de la veille :

Carif-Oref

Thématique 1 :

l'andragogie

Choix de mots-clés pertinents :

Veille juridique avec focus ANDRAGOGIE

# ANDRAGOGIE avec focus infos légales et certifications professionnelles # QUALIOPI indicateur 23 # Réglementation # VAE #Actualités des OPCO # Actualités de la formation professionnelle

Collecte des sources :

Dans un permier temps : - collecte PULL, - alertes GOOGLE - abonnement à des newsletters , blogs et comptes Linkedin de personnalités et experts.

J'ai analysé et selectionné des sources :

Jai ensuite selectionnné quelques sources vraiment pertinentes et fiables comme par exemple des sites internet d'actualités spécialisés :

• les sites en extension .gouv
• Légifrance
• Le J.O
• Centre Inffo
• Carif Oref
• Agefiph

Comment ? Une fois les meilleures sources idenfiées et l'information pré-filtrée, il est important de respecter les étapes suivantes :

• Choix d’un agrégateur de flux RSS gratuit et semi automatisé pour regrouper mes sources : WAKELET
• Suivi et traçabilité de la veille et de l’exploitation sur tableur ou outil type tableau de bord
• Enregistrer les adresses url

Outils de veille avec formules gratuites et payantes :

* Curation et agrégation de contenus : sélection, édition, regroupement et partage de contenus pertinents cherchés sur internet.

WAKELET

WAKELET est l'outil de curation que j'ai testé uniquement avec la formule gratuite. Les ingénieurs pédagogiques pourront :

• Faire de la curation de contenus automatisé des information à partir des sources selectionnées
• Faire des présentations visuelles
• Personnaliser les collections
• Partager
• Créer des espaces collaboratifs
• Accèder aux collections de la Communauté
• Créer des Newsletters qui permettront de découvrir les infos intéressantes de la semaine et du point de vue d'expert des IP

Découvrez une présentation rapide

Exemple d'exploitation des données sur WAKELET :

Il convient ensuite de définir :

• le traitement et synthèse des informations récoltées
• la classification et la valorisation des contenus
• leur mode de diffusion

Outils d’exploitation de la veille gratuits ou compris dans nos abonnements internet / suite bureautique :

GUIDE PRATIQUE

J'ai ensuite réalisé un guide pratique à destination de mes futurs collègues sur le thème du HANDICAP pour qu'ils puissent apprendre à :

• collecter,
• partager,
• mettre en place des routines de veille,
• décliner cette méthode de veille à d’autres domaines.

Les ingénieurs pédagogiques seront ainsi capables de mettre en place une veille efficace.

GUIDE PRATIQUE

Opportunités d'un système de veille :

CONCLUSIONS

• Conquérir un public plus large
• Disposer d’une communauté d’élèves, à la fois dynamique et active, nous offrant plus de visibilité
• Proposer des formations au domaines plus spécifiques et éligibles au CPF
• Exploiter le Distance Learning
• Développer une chaine YouTube
• Proposer des formations 100% en ligne
• Engager des IP et des tuteurs
• Entrainer les apprenants pour qu’ils deviennent formateurs et vendent nos formations
• Bénéficier de financements issus des OPCO, de l’État, des Régions, de Pôle emploi et de l’AGEFIPH
• Obtention de la certification Qualiopi

Ressources à mettre en place :

PRECONNISATIONS

La ou les personnes chargées de la veille, pourraient déployer des outils complémentaires en interne de : > veille hebdomadaire : documents synthètiques au format PDF > flux RSS thématiques : mail pour chaque ressource publiée sur une thématique.

ATELIER EN PRESENTIEL pour mes collègues

Mettre en place des routines de veille efficaces

Merci pour votre attention

Sophie Caristan Llamas

Ingénieur pédagogique