Copil LabCom P8

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Réunion du 25 juillet 2023

COMITE PILOTAGE

de

Programme de formation "Form'

Membres du copil

Mr. Z

Rémi Geiger

Martine B.

Erika Flavin

CTO, deputy-CEO and co-founder of WAINVAM-E et formateur occasionnel du projet LabCom

Directeur scientifique du projet LabCom

Coordinatrice pédégogique ANR

Cheffe de projet Form'LabComet animatrice de réunion

Ordre du jour

Le projet Form'LabCom

Bilan du projet

Axes d'amélioration

Préconisations

Budget

Recrutement

Satisfaction des parties prenantes

Amélioration de la satisfaction

Seminaire de travail

Actions auprès des formateurs

Points de vigilance

Les sessions Form'LabCom

Contexte et Etapes du PROJET FOrm'Labcom

Contexte : Difficultés de lancement et retards dûs aux différences “culturelles” entre Entreprises et Laboratoires

01

05

03

Janvier

2 jours

Juin - Décembre

Ouverture du projet Form'labcom

Formations labcom

Séminaire de formation

Mener au moins 10 sessions de formation auprès de LabCom récents ou installés

Ligne pédagogiquede l'ANR

Andragogie Contextualisation de l'apprentissage Ateliers sous forme de résolution de problèmes Travail de groupe et en mode projet

Prise en main par la cheffe de projet

02

04

06

Juin

Mai - Juin

aujourd'hui

Recrutement

Lancement de l'équipe

Comité de pilotage et process d'évaluation

• Profil de poste
• Sourcing
• Entretien
• équipe de 5 formateurs

5 modules de 5 demi-journées en présentiel sur les 3 premiers mois de leur fonctionnement

Processus de recrutement

Effectuer un sourcing sur LinkedIn

Création de la grille d'évaluation

Définir les critères de sélection

Procéder au 1er tri des CV avec la grille critériée

1er entretien en distanciel

Evaluation lors de la mise en situation professionnelle

Entretien final avec les parties prenantes

Offre d'emploi et Intégration du candidat

Time line

Avril : phases 1 et 2

Au 31 mai l'équipe est constituée dans les délais

Mai : Phases 4 à 8

Profil de poste

Analyse des besoins: lettre de mission

Mettre en place le rétroplanning d'un process de recrutement

Création du profil de poste

Parution de l'offre d'emploi sur LinkdIn

Profils sourcés

Lettre type personnalisée

Ils ont déjà travaillé en équipe sur un projet commun de création de tests en thérmomécanique

Suppléante

Vanessa barros de oliviera

Christophe Monnier

Aurélien maurel pantel

Aude Durand

nicolas revoy

Rémi GEIGER

Psychologue Clinicienne - Formatrice-Conférencière Accompagnement du vivant: Individu - Institution - Entreprise

Fondateur de l'Agence de la Science | Rédacteur en chef du Journal de la Science | Journaliste | Consultant

Enseignant Chercheur Mécanique & Matériaux (Laboratoire Mécanique et Acoustique)

Enseignant-chercheur (géologue) Université de Nantes

Chercheuse en maths, testeuse automatique (certification sélénium)

CTO, deputy-CEO and co-founder of WAINVAM-E

Grille d'évaluation critèriée

Phase 3

Phase 4

Phase 1

Phase 2

Mise en situation professionnelle des 10 candidats

Sélection des candidats après entretien en distanciel

Proposition de poste intégration du candidat

Sélection des CV/LM

10 Candidats retenus pour l'entretien final avec les responsables avec un score supérieur à

10 Candidats convoqués à l'ANR pour la suite des sélections avec un score supérieur à

5 Candidats retenus pour le poste de formteur occasionnel + 1 suppléante avec un score supérieur à

30 CV retenus pour un entretien avec un score supérieur à

41/60

24/40

50%

50%

REcrutement des candidats

Mise en situation professionnelle

Etre proactif

Communiquer

Avoir le sens de la pédagogie

Posture attendue pour le poste

Planning du séminaire d'intégration

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Mind map du séminaire d'intégration

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Bilan du projet

Objectifs en cours

Objectifs atteints

Objectifs à réaliser

• Définition et lancement du projet
• Création des documents de recrutement
• Recrutement des formateurs
• Créer et valider les contenus pédagogiques des 5 demi journées
• Réalisation de 2 jours de séminaire
• Lancement de l'équipe
• Permettre à chaque LabCom de construire une culture commune
• Créer un process d'évaluation des formateurs

• Animer 10 sessions de formation: 5 effectuées, 1 en cours 3 en attente et 2 reportées
• Delpoyer le process d'évaluation des formateurs et l'inscrire dans une démarche d'amélioration continue

• Mener à terme l'animation des 10 sessions de formation
• Evaluer les formateurs
• Suivre les retours

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61.5%

15.3%

23.2%

Bilan des sessions à ce jour

Résultats des actions de formations au 25/07/2023

Objectif: Mener 10 sessions à échéance 9 mois à compter d'avril 2023

• A ce jour 5 sessions ont été achevées
• 1 est en cours
• 3 restent à animer

• 2 ont été reportées pour cause d'un nombre de candidats insuffisants.

50%

des objectifs ont été menés à bien

1 formatrice nous quitte suite à uneproposition de poste à l'étranger

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Budget

Bilan financier à ce jour

• Enveloppe 55 000€
• 32 505€ dépensés
• 22 495 restants

Management de projet

Dépense adaptée, la masse salariale étant plus importante en début de projet

Prestation de formation Dépense adaptée, nous avons mené moins de sessions que prévues

• Enveloppe 65 000€
• 12 425€ dépensés
• 42 575€ restants

Prestation régie et forfaitaireDépassement du prévisionnel : location de salle de formation + prestation désinfection

• Enveloppe 15 000€
• 13 815€ dépensés
• 1 185€ restants

Dépenses générales de fonctionnementDépassement du prévisionnel : masques + gel + frais numérique

• Enveloppe 15 000€
• 10 155€ dépensés
• 4 845€ restants

• Budget pour 10 sessions 150 000€
• Budget utilisé à ce jour 78 900€

Utilisation de l'enveloppe globale

Budget respecté mais il reste 3 sessions à animer + 2 à reporter

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Résultats des actions de formation

Satisfaction des LabCom

Retours de la coordinatrice pédagogique

résultats

commentaires

4 LabCom sur 5 sont satisfaits

• Difficultés à coordonner les différents agendas Des collaborateurs
• De la direction des Labcom
• Avec la disponibilité des formateurs

Difficultés d'ordre logistique

• Avec celle des salles répondant aux normes COVID dans certaines régions
• Les salles sont parfois non prévues ou non disponibles,
• le matériel absent dans la salle (vidéoprojecteur, paperboard).
• L'absentéisme (formateur ou participants)

Evolution des comportements

• moins de conflits,
• plus de travail collaboratif.
• Meilleure entente générale

session 1

Session 2

Session 3

Réticences des collaborateurs à participer à cette formation

Session 4

Session 5

• Les profils « experts » sont peu réceptifs aux formations non techniques
• Certains collaborateurs ne voient pas l’intérêt de la formation
• Les profils de dirigeants d’entreprise de type « start-up » considèrent qu’il s’agit d’une perte de temps
• Certains collaborateurs ont été « vexés » de la proposition de formation

15

15

Résultats des actions de formation

Satisfaction des apprenants

Module 1

Format inadéquat - Ennuyeux

Module 2

Idem module 1

Module 3

Apprécié pour travaux collectifs + réflexion commune

Module 4

Travail avec but commun apprécié - Nouvelle manière de travailler ensemble

Module 5

Côté pratique et applicable + + Dynamisme perdu après module 3 & 4

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Résultats des actions de formation

Satisfaction des formateurs

L'accueil des LabCom et la logistique n'ont pas été à la hauteur: Salles non disponibles, clés égarées, matériel vidéo en panne...

Rémi Geiger

Très satisfait, une manière de travailler revue et repositionnement de mes méthodes; des apprenants riches d'expérience et des échanges plaisants et constructifs

Globalement satisfait avec de bons échanges et une bonne implication des formés; succès de la demi-journée 5

Bonne satisfaction, dialogues et compréhension entre les apprenants

Seule la demi-journée 5 a été bien perçue, de plus,

Satisfaite de sa formation, suivi rigoureux des différentes parties. Module 5 très appréciée par l'ensemble des apprenants

la salle n'était pas disponible à mon arrivée!

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Axes d'amélioration et préconisation

Coordinatrice

LabCom

• Développer des formations axées sur l'aspect métier
• Proposer les modules théoriques en distanciel
• Communiquer davantage sur le programme pour connaitre leurs besoins
• Identifier les raisons pour lesquelles certains groupes ne parviennent toujours pas à travailler ensemble et faire intervenir un médiateur

• Réaliser un suivi des calendriers pour coordonner les agendas et disponiblités des salles
• Rappel à J-2 des dates de sessions
• Verification à J -1 du matériel, de la salle
• Soigner l'accueil de tous les participants le jour J

Insister sur la démarche collaborative en amont

Valoriser la formation auprès des LabCom

LC

Formateurs

Apprenants

• Refondre les modules 1 et 2, - soit en changeant de pédagogie, - soit en les passant en distanciel
• Changer l'autre des modules, mettre en 1er le plus attractif
• Faire part de ses attentes dans le test de positionnement et dans l'évaluation à chaud à chaque fin de séance

• Création d'un vivier de formateurs en cas d'absence ou de départ

• Accueil et organisation
• Favoriser la collaboration entre collègues, entre-aide
• Ne pas resté isolé, alerter en cas de problème
• Prévoir le matériel nécessaire
• Réalliser un test de positionnement en amont pour cibler son public
• Activé le cerveau collectif par une refonte des modules, plus axés sur les attentes des apprenants

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Préconisations budgetaires

Optimiser le budget

• Suggérer aux entreprises de mettre à disposition une salle de formation sur leur site
• ainsi que le kit de protocole COVID obligatoire ( masques et gel hydroalcoolique)
• Nous laisser utiliser leur matériel nécessaire à la session (wifi, vidéoprojecteur, tableaux, PC...)
• Acheter une plateforme LMS et passer 2 modules en distanciel

C'est Gagnant-Gagnant!

• Augmentation de la satisfaction apprenants qui n'ont plus à se déplacer
• Résolution des problèmes de logistique des salles et des plannnings
• Economiser sur les prestations des 2 modules basculés en distanciel
• Equilibre du budget rendant le projet viable

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Pesrpectives d'évolutions du projet

Process d'évaluation des formateurs: PDCA

Planifier ce que je vais mettre en place : un moyen d’évaluer les formateurs

Agir par des actions et solutions correctives que je vais mettre en place pour y remédier

Plan

Act

Check

Do

Analyser les résultats et mettre en évidences les points critiques qui apparaissent

Faire une grille regroupant les items à évaluer. Alerte à 2/4

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Seuil critque 2/4

Synthèse du COPIL

Synthèse

Equipe de formateurs constituée dans les délais et opérationnelleCréation d'une culture commune dans chaque LabCom5.5 / 10 sessions réalisées à ce jour et 3 programées (2 reportées)Processus d'évaluation des formateurs opérationnel mais pas encore déployéRécolte des retours à faire pour enclancher le cercle vertueux d'amélioration

Conclusion

Projet viable avec un budget maitriséSatisfaction générale regagnée chez les parties prenantes Apporter quelques améliorations proposées en préconisations. Ce projet peut et doit continuer en rectifiant rapidement quelques dysfonctionnements pouvant être préjudiciables.

Validation de la date du prochain Comité de Pilotage

Merci de votre attention

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