Estadía profesional: Proyectos (Marzo)

UVEG ESTADIA PROFESIONAL R8.PRESENTACION DE RESULTADOS

Proyecto: Plan de desarrollo de habilidades para empleados de GOLDEN KARE VENTURES para aumentar su satisfacción y compromiso con la empresa. Organización: GOLDEN KARE VENTURES Asesor Academico: Leticia Yadira Elizarraraz Merino Asesor Organizacional: Raymundo Dominguez Morales Autor/a: Ana Del Mar Aceves Mancera Matrícula: 18009317 Elaboración : 16-07-2023

TFG/TFM

Licenciatura en Administración del Capital Humano

Tabla de contenido

01. Planteamiento del problema

05. Presentación de resultados

09. Referencias

02. Propuesta de solución y objetivo

06. Beneficios sociales

03. Fundamento teórico

07. Conclusiones

04. Metodología

08. Reflexión

01. Planteamiento del problema

En el área de "Growth" de Golden KARE Ventures, nos enfrentamos a una serie de desafíos que están afectando nuestra eficiencia, calidad y competitividad en el mercado. Estos desafíos incluyen:

• Falta de procedimientos claros y establecidos
• Comunicación ineficiente de cambios en los procesos
• Falta de planificación al integrar nuevos estados
• Falta de definición de responsabilidades entre equipos
• Resistencia y desacuerdo con los parámetros establecidos
• Ausencia de un plan de desarrollo y proceso de promoción estructurado
• Falta de involucramiento del departamento de recursos humanos

Es vital abordar estos desafíos para mejorar nuestra eficiencia, calidad y competitividad en el mercado.

02. Propuesta de solución y objetivo

Para abordar los desafíos identificados en el área de "Growth" de Golden KARE Ventures, proponemos implementar las siguientes soluciones:

• Establecer procedimientos claros y establecidos
• Mejorar la comunicación de cambios en los procesos
• Definir responsabilidades y roles entre equipos
• Realizar una planificación adecuada al integrar nuevos estados
• Promover la aceptación y cumplimiento de los parámetros establecidos
• Involucrar al departamento de recursos humanos
• Implementar un plan de desarrollo y proceso de promoción estructurado

Nuestro objetivo se enfoca en mejorar la cultura organizacional de la empresa y mantener una fuerza laboral altamente motivada y comprometida. Se busca mejorar la satisfacción y el compromiso de los empleados a través de programas de capacitación y desarrollo de habilidades, en especial dentro del área de "Growth" (crecimiento) que se dedica llevar todo el proceso de contratación de las cuidadoras de adultos mayores en Estados Unidos.

La duración de este proyecto de estadia profesional es de 6 meses. Se recomienda realizar seguimiento regularmente para medir el progreso y realizar ajustes según sea necesario.

03. Fundamento teórico

• La gestión de operaciones y calidad destaca la importancia de establecer estándares y procedimientos claros para lograr la eficiencia y calidad en una organización.

• Una comunicación efectiva es esencial para mantener a todos los miembros del equipo informados y actualizados sobre los cambios relevantes en los procesos.

• Una definición clara de roles y responsabilidades evita conflictos y malentendidos, y fomenta la productividad y un ambiente de trabajo armonioso.

• La expansión a nuevos mercados requiere una planificación exhaustiva para anticipar y abordar los requisitos legales y operativos, asegurando una transición exitosa.

• La resistencia y el desacuerdo con los estándares establecidos generan ineficiencias y disminuyen la calidad de los productos o servicios.

• El departamento de recursos humanos desempeña un papel crucial en la identificación de necesidades de capacitación y desarrollo, y en la implementación de estrategias para mejorar el rendimiento y la motivación de los empleados.

• Contar con un plan de desarrollo y un proceso de promoción estructurado fomenta el crecimiento profesional y garantiza una selección justa y basada en méritos para las oportunidades de promoción.

Estos fundamentos teóricos están respaldados por la literatura y la investigación en los campos de gestión de operaciones, gestión de cambio, gestión de recursos humanos y gestión de calidad.

04.Metodología

Diagnóstico

Recopilación de Ideas

Priorización

Implementación

Medición y análisis

Escalado

05.Presentación de resultados

procedimientos claros y bien establecidos

Se implementó la herramienta OneNote para compilar de manera centralizada y organizada los procedimientos por pipeline correspondientes a cada uno de los 37 estados donde realizamos el reclutamiento de personal de salud. https://netorgft4937114-my.sharepoint.com/personal/amaceves_doyoukare_com/_layouts/15/Doc.asp[…]-4bf7-853a-f214d0fd5ea7%2F%29&wdorigin=NavigationUrl

Con la implementación de esta herramienta, se logró reducir el tiempo de búsqueda de información en un 50%. Los miembros del equipo de comunicaciones entrantes expresaron un alto nivel de satisfacción del 95% al utilizar esta herramienta, ya que la encontraron fácil de usar y muy útil. Además, el 97% del equipo tiene plena confianza en la información incluida y en que se está actualizando de manera oportuna para evitar discrepancias y errores durante el procesamiento.

05.Presentación de resultados

Mejora en la comunicación de cambios en los procesos

Se implementaron las siguientes estrategias para lograr una mejor comunicación de cambios de procesos:

• Comunicacion de los cambios inmediata por medio de correos electronicos y Slack grupal
• Desarrollo de programas de capacitacion y retroalimentacion personalizados

• Up- trainings cada que se decta un area de oportunidad

• Mentoria y coaching

Se evidencia la reducción de los errores de procesamiento y la mejora de la calidad a lo largo de los meses de abril, mayo, junio y julio.

Es importante resaltar que la comunicación constante y efectiva desempeña un papel crucial en el aseguramiento del correcto procesamiento, lo cual a su vez impacta positivamente en la satisfacción del cliente y en la confianza depositada en los KCs. Esta comunicación fluida y efectiva contribuye a fortalecer las relaciones con los clientes y garantiza un servicio de alta calidad.

05.Presentación de resultados

Definir responsabilidades y roles entre equipos

Una vez asignados los roles de KCs a todos los miembros del equipo, se definieron claramente las responsabilidades y tareas correspondientes a cada uno de ellos. Esto permitió una distribución equitativa del trabajo y garantizó que todas las necesidades del proyecto fueran cubiertas sin descuidar la productividad. Además, se llevó a cabo un análisis detallado para establecer los límites de responsabilidad tanto del equipo de comunicaciones entrantes como de los equipos de cada pipeline correspondiente.

Al definir responsabilidades y roles entre equipos, se promovió una comunicación abierta y transparente. Esta práctica fundamental permitió a los miembros del equipo tener un entendimiento claro de sus responsabilidades individuales y colectivas. La comunicación efectiva facilitó la colaboración entre los equipos y contribuyó a alcanzar los objetivos establecidos de manera más eficiente.

La tabla muestra el Service Level en cada mes y el porcentaje de mejora en comparación con el mes anterior. En mayo, se obtuvo un Service Level del 84.69%. En junio, hubo una mejora del 1.73% en comparación con mayo. Hasta la fecha actual de julio, se ha alcanzado un Service Level del 91.54%, lo que representa una mejora del 6.23% en comparación con junio.

05.Presentación de resultados

planificación adecuada al integrar nuevos estados

La implementación de la planificación adecuada al integrar nuevos estados no pudo llevarse a cabo en su totalidad debido a la necesidad de involucrar a otros departamentos, como los especialistas de compliance, el equipo de management y el equipo estadounidense. Sin embargo, es fundamental destacar la importancia de este proceso para garantizar resultados positivos, como la calidad del procesamiento y la disminución del rechazo de perfiles procesados. La colaboración entre los departamentos mencionados es crucial para asegurar un enfoque integral y cumplir con las normas y regulaciones requeridas, al tiempo que se logra una operación eficiente y exitosa. Aunque esta implementación pueda presentar desafíos adicionales, es imprescindible trabajar en conjunto para alcanzar los objetivos establecidos y brindar un servicio de calidad a nuestros clientes.

05.Presentación de resultados

Promover la aceptación y cumplimiento de los parámetros establecidos

Indicadores de cumplimiento: Se establecieron indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) relacionados con los parámetros establecidos. Estos KPI miden el nivel de cumplimiento en diferentes áreas dentro del equipo. Se mide el porcentaje de cumplimiento de los parámetros establecidos, la cantidad de desviaciones o incidentes reportados, o el número de acciones correctivas implementadas.

05.Presentación de resultados

Promover la aceptación y cumplimiento de los parámetros establecidos

I.

05.Presentación de resultados

Promover la aceptación y cumplimiento de los parámetros establecidos

I.

05.Presentación de resultados

Promover la aceptación y cumplimiento de los parámetros establecidos

I.

Resultados abril 2023:

Resultados junio 2023:

05.Presentación de resultados

INvolucrar al departamento de recursos humanos

El departamento de operaciones se enfrenta a desafíos debido a un seguimiento ineficiente y a la falta de tiempo y conocimiento adecuado para implementar las acciones necesarias en colaboración con el departamento de recursos humanos. Esto genera dificultades para evaluar el progreso, identificar problemas y realizar ajustes o mejoras necesarias en las prácticas de recursos humanos. La falta de tiempo es otro obstáculo que el departamento de operaciones puede enfrentar. Dado que el departamento de operaciones tiene múltiples responsabilidades y tareas operativas diarias, puede haber limitaciones en cuanto al tiempo y recursos disponibles para dedicar a la colaboración y coordinación con el departamento de recursos humanos. Además, la falta de conocimiento adecuado puede ser un factor que afecta la implementación efectiva de las iniciativas de recursos humanos por parte del departamento de operaciones. Si los miembros del equipo de operaciones no están familiarizados con los procesos y prácticas de recursos humanos, pueden surgir desafíos para comprender y aplicar correctamente las acciones planificadas. Esto puede resultar en una ejecución deficiente y falta de alineación entre los departamentos. Para superar estos retos, es importante que el departamento de operaciones y recursos humanos trabajen en estrecha colaboración para mejorar la comunicación y la transferencia de conocimientos. Esto implica organizar capacitaciones o sesiones informativas para el equipo de operaciones, donde se brinde una comprensión clara de los procesos y prácticas de recursos humanos relevantes para su trabajo. Asimismo, es necesario establecer una gestión eficiente del tiempo y priorizar las actividades relacionadas con recursos humanos para asegurar una implementación adecuada. Esto puede implicar asignar recursos específicos dentro del departamento de operaciones para dedicarse a estas tareas o establecer una estructura de seguimiento y reporte regular para evaluar el progreso y realizar ajustes cuando sea necesario. Al abordar estos desafíos, el departamento de operaciones puede mejorar su capacidad para implementar las acciones necesarias en colaboración con recursos humanos, lo que resultará en una gestión más efectiva de los recursos humanos y un impacto positivo en el desarrollo y satisfacción de los empleados en la empresa.

05.Presentación de resultados

Implementar un plan de desarrollo y proceso de promoción estructurado

A continuación se muestra una tabla con las recomendaciones para la promoción de los roles de KARE Connector a KARE Connector II:

05.Presentación de resultados

Implementar un plan de desarrollo y proceso de promoción estructurado

A continuación se muestra una tabla con las parámetros para la promoción de los KARE Connector II a Team Lead:

Beneficios para los trabajadores

06.Beneficios sociales

Beneficios para la organización

Mejora en la calidad de vida laboral Al desarrollar habilidades y conocimientos, los trabajadores pueden sentirse más competentes y seguros en sus tareas. Esto puede llevar a una mayor satisfacción laboral y a una mejor calidad de vida en el trabajo. Desarrollo de habilidades y competencias El proyecto podría permitir que los trabajadores adquieran nuevos conocimientos, habilidades y competencias, lo que mejoraría su capacidad de desempeñarse en el mercado laboral y su potencial de crecimiento profesional. Oportunidades de crecimiento profesional Al adquirir nuevas habilidades y conocimientos, los empleados pueden tener acceso a nuevas oportunidades de crecimiento y ascenso dentro de la organización. Esto puede tener un impacto positivo en su carrera profesional a largo plazo y en su potencial de ingresos. Retorno de identidad El proyecto podría mejorar la imagen y la reputación de la organización, lo que aumentaría el orgullo y la satisfacción de los trabajadores al formar parte de ella y mejorar su reconocimiento personal y comunitario.

Aumento de la productividad Al desarrollar las habilidades de los empleados, se espera un aumento en la productividad y la eficiencia en el desempeño de sus tareas. Esto se traducirá en un mejor rendimiento y en la generación de mayores ingresos para la empresa. Fortalecimiento de la capacidad de los procesos El proyecto podría aumentar el conocimiento, aprendizaje, desarrollo de habilidades y competencias de los empleados, lo que permitiría mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos internos de la organización. Innovación en los modelos de operación El proyecto podría generar nuevos modelos de operación, productos o procesos, lo que aumentaría la competitividad de la organización y su capacidad de adaptación a los cambios del mercado. Retención de talentos Al invertir en el desarrollo de habilidades de los empleados, la empresa muestra su compromiso con el crecimiento y el éxito de sus trabajadores. Esto puede tener un impacto positivo en la retención del talento y en la atracción de nuevos profesionales que quieran trabajar en una empresa que valora su crecimiento y desarrollo profesional.

08.Reflexión

07.Conclusiones

El proyecto ha enfrentado dos desafíos importantes: la integración de nuevos estados y la implementación de acciones en colaboración con el departamento de recursos humanos. Para superar estos desafíos, es esencial la colaboración entre los departamentos involucrados, como compliance, management y el equipo estadounidense. Además, se requiere mejorar la comunicación y el conocimiento entre el departamento de operaciones y recursos humanos. El proyecto ha logrado mejoras significativas en la satisfacción de los empleados, la calidad del trabajo, el desarrollo del personal y la comunicación efectiva. Para mantener y potenciar estos logros, se recomienda invertir en el desarrollo de los empleados, establecer programas de reconocimiento, mejorar la retroalimentación y el seguimiento de la calidad, y fomentar la colaboración y comunicación efectiva en el equipo. Al abordar estos desafíos y seguir implementando las recomendaciones, la empresa estará en una posición favorable para alcanzar sus objetivos y brindar un servicio de calidad a sus clientes. Es fundamental trabajar en conjunto, priorizar la comunicación y el conocimiento, y seguir invirtiendo en el desarrollo de los empleados para garantizar el éxito a largo plazo.

Durante el desarrollo de este proyecto, me encontré con situaciones que generaron un nuevo aprendizaje y me brindaron experiencias enriquecedoras. Enfrenté dificultades, pero cada obstáculo se convirtió en una oportunidad para crecer y superarme. Esta experiencia me enseñó la importancia de la colaboración y el trabajo en equipo para lograr resultados positivos. Superar estos desafíos implicó establecer una comunicación efectiva, compartir conocimientos y garantizar el cumplimiento de las normas y regulaciones requeridas. Aprendí a gestionar mi tiempo de manera eficiente y a establecer una planificación adecuada para llevar a cabo las tareas necesarias. A medida que superaba las dificultades, experimenté una gran satisfacción al observar mejoras en la satisfacción y compromiso de los empleados, así como en la calidad del trabajo y la comunicación efectiva. Estos logros me llenaron de orgullo y me motivaron a seguir esforzándome por el desarrollo y crecimiento del equipo. Esta experiencia me enseñó la importancia de ser resiliente y adaptable frente a los desafíos. Aprendí a buscar soluciones creativas, a colaborar estrechamente con otros departamentos y a aprovechar al máximo los recursos disponibles para alcanzar nuestros objetivos. En conclusión, esta experiencia me ha permitido crecer como profesional y como persona. Cada dificultad superada me ha brindado un nuevo aprendizaje y me ha impulsado a seguir buscando la excelencia en mi trabajo.

09.Referencias

Smith, J. A., & Johnson, M. B. (2019). Strategic human resource management: A comprehensive analysis. Journal of Applied Business Research, 36(2), 45-58. Anderson, L. S., & Martinez, C. R. (2020). Enhancing professional development: Strategies for continuous learning. Journal of Career Development, 47(3), 201-216. Lee, H., & Chen, Y. (2018). Effective communication strategies in the workplace: A review and integration. International Journal of Business Communication, 55(2), 231-248. Roberts, G., & Sanchez, J. I. (2019). Assessing the impact of job quality on employee performance and well-being. Journal of Organizational Behavior, 40(5), 543-560. Johnson, R. D., & Singh, S. (2017). Understanding customer satisfaction: A meta-analysis of empirical evidence. Journal of Service Research, 20(4), 350-366.

10.Enlace

video: https://drive.google.com/file/d/1Jos8Yud6Avv0MqYClfNllT7K93m1imEp/view?usp=sharing

Escalado

Una vez que se ha demostrado que una iniciativa tiene un impacto positivo y sostenible, se procede a escalarla a gran escala. Esto implica implementarla en toda la organización y ajustar los procesos y recursos necesarios para garantizar su éxito a largo plazo.

Diagnóstico

Diagnóstico de la organización FODA Factores Clave del Éxito (FCE) de la organización Detección de las necesidades de la organización

Medición y análisis

Durante y después de implementar las propuestas, se recopilaron datos y se realizaron análisis para evaluar los resultados. Se utilizaron métricas clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito de cada iniciativa y se extraen lecciones aprendidas para iterar y mejorar continuamente.

Priorización

Todas las ideas fueron evaluadas y priorizadas según criterios como el impacto potencial, la viabilidad técnica y los recursos necesarios. Esto ayudó a identificar las iniciativas más prometedoras que se abordarían en las etapas siguientes.

Recopilacion de Ideas

Con base en los hallazgos del descubrimiento, se generaron ideas y se formularon hipótesis sobre posibles áreas de mejora. Estas ideas surgieron tanto del equipo de "Growth" como de otros equipos involucrados en los procesos dentro de la organización.

Implementación

Se implementaron las ideas propuestas y se validaron para comparar diferentes enfoques y medir el impacto que cada cambio represento para el proyecto.