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Arquivo MOD 1
Paula cristina de Almeida Peixoto
Created on July 8, 2023
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Transcript
arquivo conceitos, funcões e características
Arquivo
Conceito
- conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos.
- Local destinado à conservação e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados.
- Unidade de serviços administrativos especializados, cuja missão consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido arquivo funciona como a memória organizadada da intituição que serve.
+ INFO
funções do arquivo
Despacho
Ordenação da documentação
Conservação da documentação
mediante a recolha, registo e classificação dos documentos
fornece os documentos solicitados com rapidez para diversos serviços, à medida que a documentação se vai desatualizando
não só mediante a utilização do equipamento adequado, como também, porpocionando condições ambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes
Características do Documento de Arquivo
Integridade
Autenticidade
Permanecendo o seu conteúdo, completo e inalterado
Garantindo a sua conservação, permanece intacto, sem qualquer alteração
Utilização
Fidedignidade
Através da sua localização, recuperação, apresentação e interpretação no contexto das suas funções e actividades da organização
Sendo digno de crédito, representando de modo fiel às transações, actividades ou factos que atesta
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À SUA Organização
Centralizados
Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra se normalmente centralizado num único sector, comum aos vários departamentos
Descentralizados
Nas grandes empresas, cada departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informatico da parte da administração/gestão
Mistos
Combinação dos dois sistemas
classificação dos arquivos quanto à frequÊncia de consulta
Inactivo ou Mortos
Activos
Contém documentação que por razão fiscal ou jurídica ou histórica, devem ser conservados, sendo a consulta feita apenas em casos especiais
São constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso
Semi - activo
Dizem respeito a documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO posição do documento
Horizontais
Documentos arquivados horizontalmente, uns sobre os outros, em caixas, armários ou em estantes com prateleiras
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO posição do documento
Verticais
Documentos arquivados uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO posição do documento
Suspensos
Documentação colocada em pastas ou bolsa de papel craft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem mostrar visibilidade superior ou lateral, ou encontrando-se em gavetas.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO posição do documento
Rotativos
Os documentos estão presos num sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com um artigo suspenso, sendo neste caso nomalmente guardado num armário próprio.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO às Instituições que os produzem os documentos
Arquivos públicos
Nacionais, distritais, municipais, notoriais, de ministérios, de escolas, de entidades administrativas variadas. São inispensáveis para a proteção da propriedade e outros direitos legais dos cidadãos