CAPEX VS OPEX

// ¿COMO DIFERENCIAR CAPEX DE OPEX?

Su correcta diferenciación permite optimizar procesos de planificación y beneficio para la entidad

Propósito

Estrategia

Durabilidad

- Importantes inversiones de forma inmediata (mayores a 10 mil pesos) - Se planifican de forma estratégica

- Generar beneficios a través de expansiones, implementaciones, remodelaciones y remplazos de equipo

- La vida del bien es mayor a un año. Esta puede ser aumentada a través de adecuaciones y mejoras

CAPEX

- Mantener tanto al CAPEX como a la organizacón con los recursos necesarios para operar y generar ingresos

- Gastos comunes del día a día - Tienden a ser actividades y adquisiciones periódicas que contemplan el uso de los recursos de RCO

- Se generan a partir de la operación y su necesidad surge a partir de la operación normal

OPEX

Software en la nube

Aspectos relevantes para identificar CAPEX sobre OPEX

• Adaptación de nuevas funciones que el proveedor no prestaba o lo hacía parcialmente
• Conexión de módulos entre diferntes áreas (nóminas con contabilidad y tesorería, por ejemplo)
• Layouts específicos que recopilan o preparan información
• Soporte personalizado
• Servicio único con un "traje hecho a la medida"

En el caso de usar servidores de terceros el foco debe ser en el control. Para que se pueda considerar CAPEX, el servicio en la nube tiene que ser un servicio especializado y adaptable al cliente; es decir, que se puedan personalizar sus características de acuerdo a necesidades específicas. Si el servicio solamente tiene como función ser parte de un proceso más de la empresa sin que exista la personalización y adaptación que hagan "único" al servicio, deberá ser considerado OPEX.

Aquisiciones constantes y usuales

Las tareas y actividades rutinarias son parte del OPEX debido a que generalmente surgen a partir del uso del CAPEX. Por ejemplo, Podemos considerar que contamos con la construcción de una nueva caseta de cobro; con el paso del tiempo, se necesitará darle mantenimiento a la misma caseta: desde pintarla hasta cambiar sus lámparas, impermeabilizar e incluso, reparar alguna pluma. Estos gastos son indispensables para que siga operando el CAPEX, más no cambian su utilidad ni el fin de su construcción. ¿qué pasaría si se amplía la misma caseta? ¿si se construye una nueva sección que dependa de la construcción original con el fin de aumentar la capacidad de tráfico? Esta ampliación ficticia no es parte de la operación común de todas las casetas ni es un requisito hacerla para que continúe su funcionamiento.

Implementaciones de software

Un caso común son las implementaciones de software en sistemas físicos propios pero a través de la nube. ¿esto es un CAPEX? Es necesario recordar que capitalizar conlleva a que en un primer momento los gastos se lleven a OPEX, mismos que en su momento pasarán a ser CAPEX.La capitalización de las implementaciones se dividen en 3 momentos:Fase preeliminar: Gastos relacionados a la selección de proveedor, viabilidad del proyecto, etc. Fase de desarrollo: Costos de financiamiento de software, nómina directamente relacionada al desarrollo de la implementación, etc. Fase posterior a la implementación: Capacitaciones, costos de mantenimiento, etc. Estos gastos ya no se capitalizan.

El secreto está en la durabilidad

Todo aquél gasto que sea necesario pagarlo recurrentemente para que la operación de RCO transcurra con normalidad es considerado OPEX; desde viáticos y transporte hasta el café para el personal. Un aspecto a diferenciar entre mantenimiento y adecuaciones y mejoras es que el mantenimiento tiene la función de asegurar el correcto uso, mientras que las adecuaciones y mejoras aumentan la funcionalidad y/o la vida útil del bien

• Sueldos del peraonal
• Papelería
• Agua para beber
• Mantenimiento a oficinas y/o equipo

¡Se encuentra en todos lados!

Desde tu equipo en el que desempeñas tus actividades, hasta la maquinaria que genera el aire acondicionado son considerados CAPEX. La intención de RCO es que al momento de su adquisición se pueda usar por varios años. Algunos ejemplos de gastos que se pueden capitalizar son aquellas adaptaciones que aumentan la vida útil del CAPEX o permiten darle al activo de que se trate un uso diferente o adicional al que originalmente se le venía dando.

Siempre hay una justificación

Debido a la naturaleza de la inversión, se espera que la adquisición requiera dimensionar la estrategia a largo plazo de RCO, veirifcando que la inversión se encuentre alineada con la misión y visión de la compañía, así como la manera en la que esta obtiene sus ingresos.