Junio 2023- Pres Final M3 RPFCOV-ON LINE 24Jun2-mac

Módulo 3 Rediseño de Procesos a Partir del Diagrama de Flujo de la Creación y Otorgamiento de Valor

DIPLOMADO

Identificación, Rediseño e Innovación de Procesos

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Advertencia de seguridad y propiedad intelectual

Material preparado para el Módulo 3 del Diplomado en Identificación, Rediseño e Innovación de Procesos impartido en el mes de Junio y Julio 2023. Este documento no deberá de ser modificado ni alterado por cualquier medio. El contenido de este documento es propiedad intelectual de su autor, por lo que solicitamos que se dé crédito y reconocimiento al Tecnológico de Monterrey y al autor. Este documento esta diseñado para fines de instrucción y capacitación en los temas desarrollados en su contenido, no nos hacemos responsables de cualquier mal uso o interpretación que se le de al mismo. Para mantener la integridad de este material, el total de diapositivas de este documento aparece en el margen inferior de la presente hoja, favor de no remover páginas del mismo.

Total de Páginas: 104

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Objetivo del Módulo 3

Que tú participante domines la metodología “FCOV Diagrama de Flujo de la Creación y Otorgamiento de Valor o Brown Paper” para la ilustración y entendimiento de un proceso y que con base en él, seas capaz de rediseñarlo a través de la estructuración de planes de mejora, y establecimiento de la visión del proceso rediseñado.

Desarrollar visión sistémica

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Temario

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Prácticas y Ejercicios

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Semblanza

Nombre: Miguel Angel Cervantes Salinas Miguel Angel ha realizado proyectos de mejora, rediseño e innovación de procesos, planeación de la calidad, planeación de la gestión de la Infraestructura de TI, planeación de la gestión de seguridad de la información y privacidad, proyectos y auditoría y gestión del cambio en diversas empresas en México y LATAM. Ha tenido la responsabilidad de liderar y motivar grupos de trabajo multidisciplinarios donde se realice análisis, discusión y toma de decisiones para lograr innovación, cambio y/o transformación esperado en las organizaciones. Lic. En Administración UNAM. Estudios en Planeación Estratégica, Calidad, Procesos, Lean y Six Sigma, Planeación y Operación de Cadenas de Suministro, Desarrollo Organizacional, Tecnologías de Información y Liderazgo. Actualmente es profesor de programas especiales de educación ejecutiva del Tecnológico de Monterrey para México y LATAM, y consultor de empresas. Socio y Director en BQ Consulting México; consultoría de estrategia y operación. Auditor e implementador de Normas ISO y Frameworks para calidad, servicios de tecnologías de información, seguridad y privacidad. Aplicación de metodologías ágiles.

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Conociéndonos

• Nombre
• ¿Empresa/Área dónde trabajas?, ¿qué haces?
• Pasatiempos / Habilidades
• Familia
• SUPERPODER

De 3 en 3 en cada break + 3 expectativas

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Metodología

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Metodología

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Evaluación

Tres componentes:

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Evaluación

Trabajo en clase y Tareas

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Evaluación

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Reglas del curso

Liga de Padlet.com

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Tema 1. Introducción

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1. Introducción

Rediseño de Procesos – Mentimeter

FORO

Code: XXXXXXXX

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Iniciamos…

Si no tenemos entendimiento del FCOV del proceso como es hoy, no podemos identificar problemas y realizar rediseño adecuadamente…

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1. Introducción (Cont…)

Idea para recordar (antes, durante y después del M3)…

“Identificar actividades y lograr entendimiento del proceso tal como es hoy (Modo AS-IS), descubrir dolores, desperdicios, causas y realizar mejoras (Modo TO-BE)” entender, entender, entender y actuar…

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1. Introducción (Cont…)

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1. Introducción (Cont…)

La metodología REATA ayudará a la organización para:

• Adoptar una visión sistémica,
• lograr un entendimiento del proceso actual,
• analizar problemas y desperdicios, y
• poder mejorarlo a través del rediseño y proyectos de mejora.
• Mejorar productos y servicios.
• Aumentar la moral y reconocimiento de empleados.
• Competir adecuadamente.

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1. Introducción (Cont…)

Subtema 1.1 Elementos para realizar el rediseño (Cont…)

Al FCOV o Brown Paper se le asocia con el rediseño incremental y la hoja en blanco con esfuerzos más radicales de innovación. En el mejor de los casos, ambos pueden ser usados ya que la metodología de uno y otro no son excluyentes.

FORO. -DS Descubrimiento de Señales. -Errores al realizar rediseño de procesos.

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1. Introducción (Cont…)

Subtema 1.2 REATA (Cont…)

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1. Introducción (Cont…)

Subtema 1.3 Eficacia y Eficiencia

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Tema 2.- Los equipos de rediseño e implantación

Subtema 2.1 Equipo de rediseño Subtema 2.2 Tiempo para el rediseño Subtema 2.3 Reglas para el rediseño Subtema 2.4 Objetivos para el rediseño Subtema 2.5 Equipo de implantación

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2. Los equipos de rediseño e implantación

Subtema 2.1 Equipo de rediseño (Cont…)

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2. Los equipos de rediseño e implantación

Subtema 2.1 Equipo de rediseño (Cont…)

Es necesario se nombre a un equipo con la responsabilidad de realizar el rediseño de cada proceso. A este equipo se le llamará “equipo de rediseño”. Lo más probable es que haya elementos comunes entre el equipo de procesos y el de rediseño.

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2. Los equipos de rediseño e implantación

Subtema 2.1 Equipo de rediseño (Cont…)

El equipo de rediseño se aconseja sea de entre 13 y 20 personas; los integrantes recomendados son:

M3

• Líder del proyecto de rediseño.
• Responsable del proceso (dueño).
• Internos.
• Externos.
• Facilitador.

• ¿Clientes? / usuarios
• ¿Proveedores?
• Asesor en SI o TI.
• Asesor en RH.
• Asesor en finanzas.
• Asesor en normatividad.

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2. Los equipos de rediseño e implantación

Subtema 2.2 Tiempo para rediseño

• El tiempo que tomará el rediseño al equipo es generalmente entre 30 y 40 horas de trabajo que
• se pueden dividir en sesiones de cuatro a ocho horas,
• requiriendo de inicio una sesión de cuatro horas donde se capacitará al equipo de rediseño.

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2. Los equipos de rediseño e implantación

Subtema 2.3 Reglas para el rediseño

REGLAS

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2. Los equipos de rediseño e implantación

Subtema 2.3 Reglas para el rediseño (Cont…)

Reglas Doradas del Rediseño:

• Está prohibido decir “no se puede”.
• Ser puntuales.
• Todos participan.

REGLAS

¡Quién no las cumple, paga el precio!

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2. Los equipos de rediseño e implantación

Subtema 2.4 Objetivos para el rediseño

2.5

OBJETIVOS

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Tema 3.- Las Bases del Rediseño

Subtema 3.1 Expectativas y requerimientos del cliente Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El Brown Paper Subtema 3.3 El dolor en el proceso y sus causas raíz Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso Subtema 3.5 El Plan Cero

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Panorámica

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.1 Expectativas y requerimientos del cliente (Cont…)

"El éxito será para los que puedan hacer las cosas en la forma que el cliente quiera, bien sea adaptando un determinado pedido o adaptando un determinado producto, o bien haciendo negocios en la forma más conveniente para el cliente” M. Hammer

Foro -Casos de Éxito -Procesos -Digitalización

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.1 Expectativas y requerimientos del cliente (Cont…)

¿Cuáles son las expectativas de los clientes / usuarios?

Foro

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3. Las Bases del Rediseño

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3. Las Bases del Rediseño

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Panorámica

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper

FCOV Diagrama e Flujo de la Creación y Otorgamiento de Valor - Infografía (canva.com)

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

(Énfasis en…)

• (Voz del cliente-Necesidades y expectativas del cliente).

(Producto, componentes, procesos, producción)

• Indicadores y Métricas relacionados con los requerimientos del cliente/proceso.

(Entregas a tiempo, calidad, eficiencia-costos)

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

El FCOV o Brown Paper es una metodología que se utiliza para describir y entender un proceso existente. Antes de iniciar con el brown paper de un proceso es necesario recordar que:

REATA en su Capítulo IX, Inciso 9.6 recomienda el uso de Brown Paper como metodología para describir y entender un proceso existente, utilizando un lienzo de papel Kraft para su elaboración.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

• Los procesos en las organizaciones funcionales ya existen, el problema principal es que están “partidos” por lo que nadie es responsable de ellos en su totalidad, sólo se encuentran responsables de partes del proceso.
• Se tienen diferentes tipos de actividades dentro de los procesos.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

Se trata de lograr primero el entendimiento del proceso tal como es (no el analizarlo), para que a partir de esto se identifiquen desperdicios y problemas y se puedan realizar propuestas de mejora (ciclo de mejora).

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

La herramienta tradicional para realizar el brown paper es el Post - it. Es necesario que el nivel de detalle al que se ilustre el proceso sea lo suficientemente bueno como para poder analizar actividades sustanciales, pero no tan específico que lleve a detalles insignificantes que impliquen pérdida de tiempo.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

Ejemplos de actividades sustanciales:

• Operadora recibe llamada.
• Cliente llena solicitud.
• Analista actualiza base de datos.
• Asesor da respuesta al cliente.
• Analista financiero valida cálculos.
• Cliente envía correo electrónico.
• Asesor atiende reporte.
• Becario imprime formato.

Sujeto, verbo y complemento

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

La metodología recomienda los siguientes aspectos específicos:

• Se ilustrará el proceso como está y no como se supone debe estar.
• Iniciar por los extremos del proceso los cuales están ilustrados en el Mapa de Alto Nivel.
• Usar “post-its” de diferentes colores asignando uno diferente por tipo de actividad.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

• Ejemplos de asignación de colores:
• Amarillo: actividades.
• Naranja: decisiones.
• Azul claro: sistemas de información.
• Verde: verificaciones.
• Amarillo fuerte: papel (formatos).
• Morado: FCE
• Lila: relaciones con otros procesos.

• Verde: Inicio
• Rojo: Fin cliente
• Azul: Fin organización

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

Ejem. Analista Identifica necesidad de compra

• En los “post-its” se coloca la información “sujeto - verbo en tercera persona - complemento”.
• En los “post-its” que se refieran a decisiones debe haber una pregunta exclusivamente con dos posibles respuestas: “sí” y “no”, por lo que el “post it” tendrá dos salidas. Este es el único tipo de actividad donde el “post-it” se coloca en forma de rombo.
• El tiempo de elaboración no debe ser superior a las ocho horas.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

• Se recomienda primero ilustrar la opción del proceso “más directa” en la cual se llega más rápidamente al fin del proceso (condiciones ideales), y posteriormente “regresar” a las condiciones no ideales donde probablemente se usarán conectores para “regresar” a la opción más directa.
• El flujo debe ser continuo y preferentemente de izquierda a derecha.

¿Qué es Happy path? Escenario de uso ideal de un proceso sin condiciones de excepción, en el que nada funciona mal, nada fuera de lo normal ocurre y todo se desarrolla de forma rápida y directa hasta lograr el objetivo deseado por el usuario. (Camino o ruta feliz).

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.2 Rediseño del Proceso Completo. El FCOV o Brown Paper (Cont…)

Con base en el proceso seleccionado por equipo, y tomando en cuenta el INICIO y FINAL del proceso, así como las expectativas y requerimientos del cliente/ usuario, diseñar la primera parte del FCOV Indicando las actividades de proceso correspondiente y siguiendo las instrucciones para el diseño. (Utilizar la plantilla patrón de MIRO.com y elaborar un tablero de trabajo por equipo). Duración 30 Minutos.Recuerde que este esfuerzo es para lograr el entendimiento del proceso seleccionado, tal como es hoy.

El propósito del taller es lograr un avance importante del FCOV del proceso seleccionado, posteriormente el equipo de rediseño deberá invertir algunas horas más para completarlo, enriquecer el proyecto y trabajar posteriormente los siguientes procesos…

Tablero maestro

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Panorámica

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

REATA sugiere que una vez terminado el brown paper del proceso, se utilice al “dolor” como medida inicial, haciendo un énfasis en que al ser una medida inicial, implica que no deberá ser la única.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Se deben identificar los Dolores en los pasos del proceso

AUXILIAR TÉCNICO DE

SOLICITANTE LLAMA AL

EJECUTIVA DE SERVICIO

CAPTURA EN SIAD

OFICINA ASIGNA

¿HAY

NO

071 PARA CONTRATAR

CONSULTA EN SIAD RED

SOLICITUD DE SERVICIO

SOLICITUDES DE SERVICIO

INFRAESTRUC-

SERVICIO

DIGITAL

ESPECIAL

ESPECIAL Y PROGRAMA

TURA?

CITA CON USUARIO

SI

EJECUTIVA DE SERVICIO

SE REALIZA CONEXIÓN

FIN

HACE CONTRATO EN

SICOSS

SI

NO

LINIERO COMUNICA

INGENIERO DE CONEXIÓN

¿HAY

LINIERO DE CSC INICIA

LINIERO DE CSC LLEGA A

DATOS POR RADIO A

DESCARGA EN TP ORDEN

INFRAESTRUC-

RUTA DE CONEXIONES

DOMICILIO

DESPACHADOR PARA

DE CONEXIÓN

TURA?

CAPTURA EN SIAD

DESPACHADOR DA

EJECUTIVA DE ATENCIÓN

EJECUTIVA DE ATENCION

NUMERO DE SOLICITUD A

PERSONALIZADA HACE

¿HAY

SOLICITANTE VA A LA

SI

PERSONALIZADA

CONTRATO EN SICOSS

AGENCIA A HACER

INFRAESTRUC-

CONSULTA RED

SOLICITUD DE CONTRATO

TURA?

DIGITALIZADA EN SIAD

NO

OFICINISTA LLENA

SE ESCOLTA USUARIO

SOLICITUD DE SERVICIOS

CON OFICINISTA

ESPECIALES EN SIAD

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Con base en el proceso seleccionado por equipo, y tomando en cuenta el FCOV diseñado en MIRO.com en la primera parte, diseñar la segunda parte del FCOV y colocar el icono de carita triste en los pasos del proceso donde el equipo considere que hay dolor significativo. Duración 15 minutos.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Con base en los iconos de carita triste colocados en los pasos del proceso seleccionado por equipo, y tomando en cuenta el FCOV diseñado en MIRO.com en la primera parte y segunda parte, elaborar una lista de dolores, utilizar la plantilla del cuarto entregable en CANVAS. Duración 10 Minutos.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Con base en los iconos de carita triste colocados en los pasos del proceso seleccionado por equipo, y tomando en cuenta el FCOV diseñado en MIRO.com en la primera parte y segunda parte, En el tablero del diseño del FCOV del proceso seleccionado en MIRO.com, referenciar o relacionar la lista de dolores con las caritas tristes; (ejem. Carita 1 con Dolor 1). Duración 10 Minutos.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

DIAGRAMA DE ISHIKAWA

A través de este diagrama se realiza la estructuración del análisis de causa raíz donde se relacionan las diferentes causas generales, estructuradas en causas específicas y subcausas, con el efecto (dolor). El efecto genera un impacto financiero, de mercado, operativo, o de otros tipo; Mientras mayor evidencia empírica se tenga para la elaboración del diagrama, mejor será el análisis.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Beneficios del Diagrama de Causa-Efecto

• Permite un análisis en profundidad, evitando así dejar de lado las posibles causas de una necesidad o problema.
• La técnica de espina de pescado es fácil de aplicar y crea una representación visual fácil para entender causas, categorías de causas y necesidades.
• Utilizando este diagrama, se podrá llamar la atención del grupo sobre la “situación en su conjunto” desde el punto de vista de las causas o factores que pueden tener un efecto en un problema/necesidad.
• Incluso después de abordar la necesidad, el diagrama de espina de pescado indica las debilidades que se pueden rectificar –una vez presentadas- antes de que éstas causen mayores dificultades.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Dolores identificados en los pasos del proceso

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Ejemplo, no cumplir con las entregas de productos a clientes en tiempo y forma, con el enojo del cliente y con afectación financiera por cancelación y pérdida de ventas.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Clasificación de Dolores por categorías

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Dolores agrupados por categorías

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Técnica de los 5 porqués

Me distraje atendiendo una Llamada de Whatsapp

(Causa Raíz)

EFECTO= TARDE AL TRABAJO

(Causa Raíz)

Problema o Dolor= NO Cumplí Horario

Modo Lo que debimos haber identificado (la forma en como se presenta el dolor o la falla)

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Con base en los dolores identificados en el FCOV del proceso seleccionado y tomando en cuenta el FCOV diseñado en MIRO.com en la primera, segunda y tercera parte, iniciar con la estructuración de las Causas Raíz del Dolor. Determinar la Causa Raíz de cada dolor identificado, utilizar la plantilla del quinto entregable en CANVAS. Duración 30 Minutos.

Práctica 1

Práctica 2

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.3 El Dolor en el proceso y sus causas raíz (Cont…)

Con base en los dolores identificados en el FCOV del Proceso seleccionado y la identificación de las Causas Raíz obtenidas a través de las 5 Ps, elabore un Diagrama de Ishikawa; Clasifique los dolores y causas raíz en cada una de las 7 categorías que sugiere REATA dentro del diagrama. utilizar la plantilla del sexto entregable (que cada equipo copiará del Tablero MIRO.com maestro hacia su Tablero de Trabajo. Duración 30 Minutos. Nota: Tratar de afectar lo más posible las 7 categorías de dolores; un dolor y una causa puede afectar a más de una categoría. Nota: Tratar de afectar lo más posible las 7 categorías de dolores; un dolor y una causa puede afectar a más de una categoría.

Nota: Se recomienda copiar la Plantilla del Diagrama de Ishikawa (Frame 6) desde el Tablero maestro de MIRO.com hacia el Tablero correspondiente a su equipo de trabajo en la siguiente liga:

https://miro.com/app/board/uXjVOwRTR5s=/?share_link_id=357736958900

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Panorámica

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso

Es necesario que se distinga entre:

• Iniciativa: proyecto con carácter estratégico.

Ejemplo: rediseño de un proceso.

• Plan de mejora: conjunto de proyectos de mejora que tienen la misma justificación y persiguen el mismo objetivo.

PROYECTO A

PROYECTO B

PROYECTO C

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

PROYECTO A

• Proyecto de mejora: componente básica de la mejora.
• Mejora rápida: proyecto de mejora de corto plazo.

QUICK HITS

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

La piedra angular sobre la que reposan los esfuerzos de mejora son los “proyectos de mejora”. Estos proyectos se agruparán en planes y la totalidad de los planes formaran la iniciativa. Cada uno de los proyectos de mejora permitirá eliminar las causas de una parte del dolor del proceso y nos llevará hacia la visión que se haya definido para el mismo.

PROYECTO A

PROYECTO B

PLANES

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Es necesario que cada plan de mejora tenga definidos cinco elementos que permitan asegurar su cumplimiento. Estos elementos son:

1. Justificación: explicación de porque es necesario llevar a cabo el plan dentro del contexto del esfuerzo de mejora.

PLAN

1. Justificación 2. Descripción de las acciones de mejora 3. Especificación de los paradigmas 4. Implantación 5. Tasa beneficio

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

2. Descripción de las acciones de mejora que forman el plan incluyendo: la fecha de conclusión, y el nombre y apellido del responsable por acción. En el caso de tener un equipo responsable, nombrar al líder del mismo.

PLAN

1. Justificación 2. Descripción de las acciones de mejora 3. Especificación de los paradigmas 4. Implantación 5. Tasa beneficio

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Estas acciones deben considerar las siguientes dimensiones:

• Tecnología de información.
• Recursos humanos.
• Documentación (políticas y procedimientos).
• Optimización.
• Benchmarking.
• Mejores prácticas e innovación.

PLAN

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Paradigmas

3. Especificación de los paradigmas (supuestos y reglas) que se están rompiendo con el plan de mejora y la forma como la participación del líder asegurará dicho rompimiento.

> Supuesto: aquello donde se funda la regla.

1. Justificación 2. Descripción de las acciones de mejora 3. Especificación de los paradigmas 4. Implantación 5. Tasa beneficio

Infografía

Video

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3. Las Bases del Rediseño

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3. Las Bases del Rediseño

Canva Infografía

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

4. Implantación:

Hay dos dimensiones que se consideran para la implantación:

• Forma de implantación.
• Comunicación.

1. Justificación 2. Descripción de las acciones de mejora 3. Especificación de los paradigmas 4. Implantación 5. Tasa beneficio

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Para cada plan: i) Simulación: diseño de lo nuevo existente corrido en condiciones de no operación (simulación de operación). ii) Piloto: corrido en condiciones de operación pero a menor escala. iii) Despliegue: implantación a lo largo de la empresa.

Debemos considerar: ¿Cuáles fueron los resultados obtenidos? ->Asegurar que haya aprendizaje. La documentación se realizará y formalizará solo si los pilotos funcionaron como fueron planeados. APRENDER, APRENDER, APRENDER

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

En el inicio de la comunicación es posible se empiece a entender el por qué de la resistencia al cambio, que en un buen número de ocasiones tiene una relación directa con lo que se premia y castiga dentro de la organización, ya que ahora lo importante para la evaluación del desempeño serán los resultados del proceso.

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3. Las Bases del Rediseño

1. Justificación 2. Descripción de las acciones de mejora 3. Especificación de los paradigmas 4. Implantación 5. Tasa beneficio

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

5. Establecimiento de la tasa beneficio – costo: Finalmente se debe reunir la información necesaria respecto a los recursos que se requerirán para implantar las acciones de mejora que integran los planes, así como los beneficios que potencialmente se tendrán. Dicha información será resumida en una tasa de beneficio – costo.

Algunos costos (inversión por mejoras) a considerar: -Nuevos equipos y software -Corridas piloto -Salario del equipo de implantación -Capacitación inicial -Consultoría -Viáticos -Soporte de los sistemas de información -Corrida de sistemas paralelos -Administración del cambio -Perdidas de producción -Realización de la documentación

Costos periódicos después de la implantación: -Mantenimiento después de implantación -Personal adicional -Capacitación -Bonos por desempeño

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Con base en los dolores identificados e el FCOV del proceso seleccionado y tomando en cuenta el FCOV diseñado en MIRO.com en la primera, segunda y tercera parte, Realizar la estructuración de los Planes de Mejora incluyendo los paradigmas a romper, utilizar la plantilla del séptimo entregable-Matriz del Dolor (Excel) en CANVAS. Duración 40 Minutos. Nota: Tratar de establecer proyectos de mejora que incluyan la tecnología de información, para la digitalización o automatización del proceso.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Una vez definidos los planes es necesario establecer la visión del proceso, la cual será soportada por los entregables de los planes, de tal forma que a través de dicha visión sea claro para el equipo de implantación, la manera cómo se espera que el proceso opere al ser implantados los planes. Por ello, la visión se crea con el supuesto fundamental de que todos los planes han sido terminados con éxito.

VISIÓN DEL PROCESO

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Con base en los dolores identificados en el FCOV del proceso seleccionado y tomando en cuenta el FCOV diseñado en MIRO.com en la primera, segunda y tercera parte, Generar POST ITs de color morado con el nombre de cada proyecto de mejora (FCE) y colocarlos debajo de la actividad donde se ubica el dolor (a mejorar); utilizar el Tablero del FCOV del Proceso seleccionado. Duración 15 Minutos.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Con base en los planes de mejora identificados en el FCOV del proceso seleccionado y tomando en cuenta el FCOV diseñado en MIRO.com en la primera, segunda, tercera y cuarta parte, Generar la Visión del Proceso Rediseñado y marcar o sombrear el HAPPY PATH; utilizar el Tablero del FCOV del Proceso seleccionado. Duración 30 Minutos. Nota: en este diseño (ya no se incluyen los POST Its de color morado).

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Finalmente es necesario hacer un análisis de riesgo: ¿Cuál es el riesgo para la organización si el proceso no logra operar como lo muestra la visión?

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Con base en la estructuración de los proyectos de mejora (descritos y trabajados en la Matriz del Dolor) y la visión del proceso rediseñado, describa en una pequeña narrativa que pasaría si el proceso no logra operar como lo muestra la visión. Duración 10 Minutos.

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Panorámica

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.5 El Plan Cero

El plan cero se denomina así por lo básico que es. Tiene dos objetivos fundamentales, el primero es que el equipo de rediseño defina objetivos para el rediseño y dé seguimiento a indicadores y métricas, a través de los cuales sea posible hacer que el resultado de la implantación de los planes y proyectos de mejora se vaya reflejando al alcanzar paulatinamente los objetivos...

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.5 El Plan Cero

asegurando así que la energía no se pierda, ya que el equipo de implantación obtendrá, a través del seguimiento a las mediciones, ese sentimiento de logro tan necesario para no perder la constancia y entonces buscar retos mayores.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.5 El Plan Cero

El segundo objetivo central del plan cero es llevar a cabo las sesiones de seguimiento de implantación de proyectos, asegurando que los pilotos están desempeñándose de la manera como fue planeado y que los problemas que se vayan presentando sean resueltos a través del conocimiento que se va adquiriendo.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.5 El Plan Cero

La responsabilidad del plan cero y por ende de darle seguimiento a esas métricas es del líder del esfuerzo y esta responsabilidad no es delegable.

Fin exposición del Módulo 3

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.4 Los planes de mejora y la visión del proceso (Cont…)

Con base en la estructuración de los proyectos de mejora (descritos y trabajados en la Matriz del Dolor), describa los 2 Objetivos del Plan Cero con todos sus elementos a través de una pequeña narrativa. Duración 15 Minutos.

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3. Las Bases del Rediseño

Take away “Establecer las bases del rediseño considerando las expectativas del cliente para poder entregar valor”

Integración

Mapa Conceptual Tema 3-Las bases del rediseño

Equipo de Rediseño

Equipo de Implantación

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2. Los equipos de rediseño e implantación

Subtema 2.5 Equipo de implantación

• El equipo de implantación estará formado por el líder del proyecto de rediseño
• más todos aquellos que quedaron como responsables o corresponsables de alguno de los proyectos desprendidos del esfuerzo de rediseño, donde se espera que algunos hayan participado.
• En el mejor de los casos el personal clave para la implantación estará asignado totalmente al proyecto.

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2. Los equipos de rediseño e implantación

Subtema 2.5 Equipo de implantación (Cont…)

Lo anterior se presenta comúnmente en el área de sistemas pues los recursos ya tienen varios proyectos a su cargo y los rediseños generalmente demandan modificaciones, adecuaciones, desarrollo o capacitación donde se requiere la participación de este tipo de profesionales.

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3. Las Bases del Rediseño

Subtema 3.5 El Plan Cero

Con base en la información trabajada a través de todo el M3, Complete la información necesaria en la Matriz del Dolor (LIBRO EXCEL). Utilice el formato Excel en CANVAS, Trabajo Asíncrono. (Fecha de entrega: martes 28Mar23 hasta las 10:00 PM) (Esta entrega es para revisión y RETRO del facilitador*)

"Acompañamiento" del facilitador para enriquecer proyecto (una sesión) posterior al M3

Explicativo sobre llenado del libro excel

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Panorámica

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Cierre del M3.- Revisión de Objetivos, Expectativas, Estacionamiento

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Cierre del M3

Hagamos un recuento…

• Revisión de objetivos, expectativas y estacionamiento

Liga de Padlet.com

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Cierre del M3

Hagamos un recuento…

Idea para recordar (antes, durante y después del M3)…

“Analizar para identificar actividades y lograr entendimiento del proceso tal como es hoy (Modo AS-IS), descubrir dolores, desperdicios, causas y realizar mejoras (Modo TO-BE)” entender, entender, entender y actuar…

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Cierre del M3

Hagamos un recuento…

• CONCLUSIONES
• LECCIONES APRENDIDAS
• CIERRE DEL M3

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Cierre del M3

Hagamos un recuento…

FINAL… Historias de fracaso y éxito…

El reto y la creatividad…

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¡Gracias!

Contacto: Miguel Angel Cervantes mac@bq-consulting.com mac1306@msn.com

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