Présentation Rentrée Welcomers

dispositif de rentrée UFR SCIENCES

LA PHILOSOPHIE DU PROJET

Appropriation par les étudiants des lieux et des services

Jeux sérieux en ligne

Présentation des services : entrée par les besoins

Test avec 3 niveaux sur AMéTICE

Parcours de rentrée

Visite virtuelle

04 et 05 septembre 2023

En cours de création

Semestre 1

Parcours de rentrée

1 - Contexte et définition :

• Dynamiser les rentrées des étudiants de Licence 1 (primo-entrants) sur chaque site universitaire d’Aix-Marseille Université.
• Proposer aux étudiants un parcours sur les campus universitaires.
• Permettre un premier temps de rencontre entre les étudiants.

2 - Objectifs du projet :

• Créer une cohésion d’équipe dès la 1/2 journée de pré-rentrée.
• Repérer géographiquement les services aux étudiants proposés par Aix-Marseille Université.
• Comprendre « la mission principale du service » et identifier les principaux interlocuteurs.
• Favoriser son intégration.

Parcours de rentrée

3 - Système de balises virtuelles géolocalisées :Balises virtuelles géolocalisées que le groupe de 10 étudiants déverrouille avec un téléphone et qui indique quand ils sont au bon endroit. L'outil sélectionné, BIPPER, permet de vérifier que l'étudiant a bien fait le tour des services. 4 - QuestionnaireA la fin du parcours, des questions seront posées aux étudiants, via l'outil Wooclap. Chaque questionnaire est adapté au site et aux services présents.

https://www.bipper.be/

Les services universitaires aux étudiants (13)

• BVE
• Mission Handicap
• Culture
• Développement Durable

• Egalité H/F
• Bureau des relations internationales

• Scolarité
• SSE
• MIRREL et SUFFLE
• SCD

• SUAPS
• SUIO
• CROUS

ORGANISATION LE JOUR J 04 et 05 septembre 2023

Poste 5 Fin de parcours Validation fin de parcours sur BIPPER et questionnaire Wooclap

Poste 4 Pendant le parcours Déplacement sur le site pour aider si besoin

Poste 3 Balise Test Vérification BIPPER, sélection téléphones et lancement 1ère balise

Poste 2 Sortie amphi Vérification BIPPER, sélection téléphones et aide au départ "Balise Test"

Poste 1 Dans l'amphithéâtre Paramétrages des téléphones et répartition des groupes par 10/12

Accueil des étudiants en amphithéâtre

DUREE 2H00

30 min

Vos missions

Direction UFR

SPECIFICITES D'AIX MONTPERRIN

Poste 3 Pendant le parcours Déplacement sur le site pour aider si besoin

Poste 4 Fin de parcours Vérific ation fin de parcours et questionnaire Wooclap

Poste 2 Sortie amphi Transmission des supports par équipe et aide au départ

Poste 1 Dans l'amphithéâtre Création des groupes de 10 et informations support papier

Accueil des étudiants en amphithéâtre

DUREE 2H00

30 min

Vos missions

Direction UFR

DANS L'amphitheatre

Répartition par groupe de 10/12

Paramétrage des téléphones

• Explications sur PPT par l'UFR
• Activation géolocalisation sur IOS et ANDROID
• Connexion BIPPER avec code de la chasse et nom d'équipe (nomprenom de l'étudiant)

• Sélectionnez 10 étudiants par 10 étudiants.
• Dirigez un groupe après l'autre en extérieur.
• Evitez les engorgements à la sortie d'amphi
• Ne pas être "rigide" sur la sélection de 10 étudiants, on peut aller jusqu'à 12.
• Sur St Charles toutefois nous préconisons 12 étudiants
• 15-20 min pour sortir tous les étudiants
• 1-2 welcomers sur ce poste

Nouveauté 2023

Aix Montperrin

Prévoir 1-2 welcomers pour la distribution des sacs cadeaux

• Explications sur PPT du support papier avec plans du site et positionnement des balises
• Tampons par les services pour validation du parcours

a la sortie dE L'amphitheatre

Vérification BIPPER

Départ "balise test"

• Pour les étudiants dont cela ne fonctionne pas (géolocalisation ou autre) ce n'est pas grave > leur téléphone n'est pas sélectionné pour le parcours dès cette étape
• Vous lancez les groupes vers la "balise test" avec tous les téléphones actifs sur BIPPER
• 2 minutes max sur ce poste
• Prévoir 2-3 welcomers

• Vérifiez qui a réussi à se connecter à BIPPER dans le groupe de 10/12 étudiants
• Vous devez voir la carte du site avec en rouge la "Balise test" et en bleu le positionnement de l'étudiant
• S'ils ne sont pas arrivés à cette étape, vous devez les accompagner pour arriver jusqu'à l'ouverture de la carte de la "Balise test"

1/ Cliquez sur le code en vert pour lancer la balise

2/ Cliquez sur le lien en vert

a la sortie dE L'amphitheatre

(Aix montperrin exclusivement)

Départ sur le parcours de rentrée

Support papier

• Transmettre les supports papiers aux étudiants
• 1 support par groupe
• Expliquer l'obligation de tampon pour valider la visite sur stand
• Départ à 10 et arrivée à 10 pour valider le parcours
• Vérification en fin de parcours de tous les tampons par les welcomers

• Lancer les groupes les uns après les autres
• Lancement stratégique à prévoir pour éviter les engorgements sur stands

• Point de rdv pour validation finale
• 2 min max sur ce poste
• Prévoir 2-3 welcomers ou plus

balise test

Lancement 1ère balise

Sélection des téléphones

• A l'arrivée du groupe de 10/12 étudiants vers vous > analysez les étudiants dont la "balise test" se débloque facilement
• Parmis ces étudiants, sélectionnez 2 téléphones

• Privilégiez toutefois les téléphones avec la batterie la plus élevée
• Notez les 2 tél. sélectionnés avec les noms et prénoms des étudiants

• Lancement stratégique à prévoir pour éviter les engorgements sur stands
• Ils suivront ensuite la liste des balises
• Rappel > Départ à 10 et arrivée à 10 pour valider le parcours
• Point de rdv pour validation finale à communiquer
• 2-3 min max sur ce poste
• Prévoir 3 - 4 welcomers

pendant le parcours

Déplacement sur le site

• Allez à la rencontre des groupes d'étudiants
• Vérifiez l'avancée dans le parcours ou répondre aux questions s'il y en a
• Les encourager !
• Etre disponible si besoin
• Allez à la rencontre des stands
• Retournez au fur et à mesure au point de rencontre de fin pour vérifier et valider les parcours

FIN de parcours

Questionnaire wooclap

Validation du parcours

• Contrôlez le message de félicitations sur BIPPER ou les tampons pour Aix M.

• Cochez sur le support welcomers la fin de parcours de l'équipe pris initialement en poste 2

• Les féliciter !

• Prévoir 5 min et tous les welcomers présents car les groupes vont potentiellement revenir en même temps

• Dernière étape > test des informations recueillies pendant le parcours
• Faire scanner le QR code wooclap ou communiquer le lien internet

• Se mettre à l'écart pour répondre

QR CODE WOOCLAP - Support welcomers

ET ENSUITE ?...

Les welcomers

Les étudiants

• Une fois le questionnaire terminé les étudiants ont clôturé le parcours
• Ils ont sur l'ENT/ADE les informations concernant leur rentrée par spécialité (Portails, L1en2ans, AMNS)

C'est parti pour une prochaine vague d'étudiants en fonction de l'organisation de votre site !

QR CODE AIDE ETUDIANTS - Affiches sur le site

Rappel du code de la chasse : 22bte2t3

Explications et recommandations

1. Comment jouer

2. Actualisation de la position

3. Connexion internet

4. En cas de déconnexion au site Bipper

5. Si votre téléphone n'a plus de batterie

6. Point de rdv fin de parcours

En cas d'accident ou de blessure veuillez vous adresser aux responsables de stands ou aux référents de la rentrée les plus proches.

MERCI ET RDV LA SEMAINE PROCHAINE !