LLENADO DE REGISTROS

manejo y llenado de registros

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CONTENIDO

¿Qué son los registros?

¿para qué sirven los registros?

¿Cómo llenar un registro?

Almacenamiento de registros

registros

¿Qué es un registro?

Documento de cualquier tipo que presenta resultados obtenidos o proporciona información y evidencia de actividades.

registros

¿pARA QUÉ SIRVEN LOS REGISTROS?

• Para tener un control documental.

• Comprobar actividades.

• Proporcionar información útil sobre los errores, las mejoras y resultados de los procesos.
• Base de datos confiable y auditable.

responsabilidad

¿De quién son responsabilidad los registros?

Los registros son responsabilidad de todos. Es nuestra obligación cumplir con los procedimientos sobre el correcto llenado y manejo de registros así como ser coherentes con lo que se realiza en las diveras áreas ya sea de manera física o virtual.

Los registros garantizan:

Validez

Exactitud

Confiabilidad y calidad

Deben ser firmados y revisados previo a su almacenamiento.

Deben contener solo la información necesaria y especifíca que necesite el registro.

Deben estar en buen estado y ser validados y almacenados para su fácil ubicación en caso de auditoría.

CARACTERíSTICAS

CARACTERíSTICAS

SEGUROS

ACCESIBLES

PERMANENTES

Deben guardarse en un lugar seguro, seco y libre de polvo y estar protegidos por contraseñas o bajo llave.

Deben ser recuperables cuando se necesiten ya sea que se guarde de manera física o virtual.

Deben ser conservados por el tiempo designado o requerido. (máx. 2 años)

Debe ser posible ubicar y consultar la información del registro por si las. autoridades o auditores lo solicitan.

TRAZABLES

Llenado de registros

¿Cómo llenar un registro?

Llenado de registros

¿Cómo llenar un registro?

EJERCICIO:Identifica el error en el registro.

COMENZAR

selecciona el error del registro UTILIZANDO LAS OPCIONES

Números y letras encimados.

Letra no legible.

Espacios en blanco.

Llenado a tinta rosa.

Selecciona los 2 errores del registro en las opciones

Tinta de pluma roja.

Error manejado de manera incorrecta.

Letra no legible.

Espacios en blanco.

selecciona el error del registro en las opciones.

Todo correcto.

Texto encimado.

Tachaduras.

Corrector.

selecciona los 2 errores del registro en las opciones.

Tinta rosa y espacios en blanco.

Tachado, encimado y rayado.

Tinta negra.

Perfecto.

selecciona los dos errores en el registro en las opciones.

Tinta roja y espacios en blanco.

Tachado, encimado y rayado.

Tinta negra.

Perfecto.

sELECCIONA EL REGISTRO QUE CUMPLE CON TODAS LAS CARACTERÍSTICAS.

Almacenamiento de registros.

Almacenamiento.

Su objetivo es encontrar la información cuando sea necesaria.

almacenamiento de los registros

disposiciÓn y elimininaciÓn.

Después de que vence el tiempo para seguir guardando los registros estos deben ser eliminados de las siguientes formas:

Archivo Muerto

Resguardar

Reciclar

Destruir

Cuando la información no se considere confidencial.

Cuando la información es confidencial.

Cuando el plazo de resguardo termine o si se actualiza la información.

En google drive en caso de documentación virtual.

manejo y llenado de registros

EXÁMEN

¡CORRECTO!

¡CORRECTO!

Los registros deben ser confiables, si los tachamos o rayamos pierden credibilidad.

¡CORRECTO!

La tinta correcta para el manejo de un registro es Azul o Negra y no debe haber espacios en blanco.

¡CORRECTO!

¡Ya sabes identificar registros correctos!

¡CORRECTO!

¡Oh no! Parece que esta tinta no es la correcta para un registro, recuerda la tinta siempre debe ser azul o negra.

¡CORRECTO!

Este registro cumple con todos los requisitos para ser almacenado.

¡CORRECTO!

Recuerda los registros no llevan tachaduras, ni letras encimadas para continuar siendo confiables.

_______

¡CORRECTO!

Este error marcado de manera incorrecta, vuelve el registro no confiable.

¡CORRECTO!

La tinta correcta para el manejo de un registro es Azul o Negra y no debe haber espacios en blanco.

¡CORRECTO!

Los registros deben ser confiables, si los tachamos o rayamos pierden credibilidad por su fácil manipulación.