Manuel qualité - Adaptation RQ

Dernière MAJ : 21/09/2023

Document décrivant les rôles, processus et outils mis en place au sein de HELMo afin de garantir la qualité de ses activités et missions

Manuel Qualité

Politique qualité

... selon les ressources

... selon mon rôle

... selon le cycle PDCA

La démarche qualité à HELMo

À HELMo, la démarche qualité est une composante essentielle du pilotage et des pratiques lui permettant de garantir la qualité des activités et missions qui lui sont dévolues. HELMo encourage et coordone les initiatives en faveur de l'amélioration continue et de la satisfaction des ses parties prenantes (étudiant·es, membres du personnel, milieux professionnels, FWB, etc.). Cette démarche est un levier pour l'action.

Cette démarche se base sur les principes suivants:

• Dynamique continue et progressive de nos activités et missions
• Méthode participative et réflexive
• Sur-mesure (fit for purpose)
• Équilibre entre spécificité et harmonisation dans le respect des particularités de chaque composante

La démarche qualité à HELMo

• Une analyse du contexte mettant en perspective les valeurs, missions et stratégie de la Haute École ;
• Une planification des actions définies ;
• Une systématisation des processus probants ;
• Une mise à disposition d’outils et indicateurs permettant d’objectiver et documenter tout processus décisionnel ;
• Une communication efficace tant interne qu’externe, relative aux processus décisionnels et aux démarches qualité ;
• Une fluidification de la dynamique institutionnelle ;
• Une évaluation continue de l’impact de ses actions.

Afin de réaliser ces engagements, HELMo s’inscrit dans une démarche qualité permanente comprenant :

Dans le respect des missions et valeurs et avec la participation de toutes les parties prenantes, à HELMo, nous nous engageons à :

• Permettre aux étudiant·es de développer leur conscience citoyenne en articulant les pratiques et contenus pédagogiques aux problématiques sociétales (démocratie, multiculturalité, genre, développement durable, etc.) ;
• Faire évoluer les formations pour assurer leur ancrage dans les réalités professionnelles actuelles ;
• Actualiser l’offre de formation initiale en l’adaptant aux évolutions des publics étudiants, de la société, de la législation ;
• Valoriser les projets internationaux comme partie intégrante de la formation initiale ;

• Offrir aux étudiant·es des dispositifs d’aide et d’accompagnement en tenant compte de la diversité de leur parcours (information, orientation, soutien social) ;
• Construire avec les étudiant·es un environnement de travail favorable (aide à l’apprentissage et à la réussite, ressources humaines et matérielles) ;
• Poursuivre et développer la diversification de nos activités : formation continue, recherche et service à la collectivité ;
• Développer des collaborations riches et soucieuses de l’identité de chaque partenaire ;
• Garantir aux enseignant·es la mise à disposition de ressources permettant une pédagogie innovante et de proximité (évaluations, soutien au développement de nouvelles approches et technologies de l’apprentissage) ;

• Mettre en place une politique d’accompagnement qui garantit à tous les membres du personnel bien-être et développement professionnel.

La politique qualité de HELMo

Récolte de données: - Analyse de contexte - EEE systématisées - EFE + Enquête Alumni - Recueil des pratiques pédagogiques - TDB (tableau de bord) - Enquêtes processus - - ...

Identification des améliorations Ajustement du PA Pérenisation des résultats dans les pratiques Partage des bonnes pratiques

Analyse visant l'amélioration

Évaluation interne des cursus Évaluation externe des cursus Évaluation institutionnelle

Évaluation

Réalisation

Planification

Plan d'action institutionnel Plans d'action stratégiques de département Plans d'action de cursus

Vision, missions, valeurs Plan stratégique 2025 Politique qualité

la cellule qualité

l'accompagnement pédagogique

Externes

un·e expert·e mandaté·e par HELMo

un·e professionnel·le

un·e alumni

Services transversaux

le DDA

Instances

un·e membre de l'AG ou de l'OA

Département

Cursus

un·e référent·e qualité

un·e membre d'une CAE (commission d'auto-évaluation)

"Quel est mon rôle dans la démarche qualité?"

un·e étudiant·e

un·e enseignant·e

un·e directeur·trice

un·e directeur·trice

Recueil des pratiques pédagogiques

Focus group

Conseil de formation

Comité mixte

Comité d'expert·es externes

Commission d'auto-évaluation du cursus (CAE)

Évaluations du cursus - interne - point d'étape - externe

Plan d'action

Analyse de contexte (SWOT)

Outil diagnostic

Autres enquêtes ponctuelles

Enquêtes auprès des milieux professionnels

Enquêtes alumnis

Évaluations de la formation par les étudiant·es (EFE)

Évaluations des enseignements par les étudiant·es (EEE)

"Quelles sont les ressources au service de la démarche qualité?"

Pour plus d'informations, cliquer sur les mots en orange

- En année diplomante, je donne mon avis sur l'ensemble de la formation via l'EFE

- Je participe à la commission d'auto-évaluation (CAE) pour l'évaluation de mon cursus

- Je participe à l'analyse SWOT de mon cursus

- Je donne mon avis sur les enseignements reçus lors des campagnes d'évaluations "EEE"

En tant qu'étudiant·e, comment je peux participer concrètement à la démarche qualité

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- Je partage mes pratiques pédagogiques selon la méthode choisie dans mon cursus

- Je participe à la commission d'auto-évaluation (CAE) pour l'évaluation de mon cursus

- Je participe aux points qualité en conseil de cursus

- Je participe aux initiatives qualité propres à mon cursus

- Je participe à l'analyse SWOT de mon cursus

- J'encourage les étudiant·es à répondre aux EEE, j'analyse les résultats et j'en tiens compte pour l'amélioration de mes enseignements

En tant qu'enseignant·e, comment je peux participer concrètement à la démarche qualité

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- Je relaie les pratiques qualité entre les cursus, les départements et le niveau insitutionnel

- Soutien de la mise en place d'un dispositif d'évaluation systématique des enseignements/formation par les étudiant·es - Participation à l'analyse des résultats globalisés par cursus

- Je participe activement au réseau qualité de HELMo dans un esprit de co-construction

- EEE et EFE

- Collecte, analyse et mise à disposition de la commission d’auto-évaluation (CAE) des données pour l'évaluation du cursus - Participation aux commissions d'auto-évaluation (CAE) en tant que membre - Participation aux points d'étape de cursus d'autres départements en tant que membre du comité mixte dans un but de partage des bonnes pratiques

- Je soutiens la direction de département et de cursus dans la mise en place des processus et initiatives qualité dont, entre autres :

- Évaluation du cursus

En tant que référent·e qualité, comment je peux participer concrètement à la démarche qualité

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- Participation à la présentation du diagnostic et du plan d’action lors de l’évaluation externe et du point d’étape - Interractions avec le comité d’expert·es et le comité mixte

En tant que membre d'une Commission d'auto-évaluation (CAE), comment je peux participer concrètement à la démarche qualité

- Analyse du fonctionnement du cursus à l'aide de l'outil diagnostic en collaboration avec les autres membres de la CAE sur la base d'une proposition de la direction de cursus - Proposition d'actions d'amélioration

- Je participe à l'évaluation externe et au point d'étape de mon cursus

- Je participe à l'évaluation interne du cursus

- Je prends connaissance des informations concernant le cursus et mises à disposition dans le portfolio de la CAE : résultats globalisés des EEE, résultats des EFE, données relatives aux étudiant·es (population, réussite, etc.), avancées du plan d'action de cursus, etc.

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- Je suis tenu informé·e des conclusions des évaluations externes et peux y réagir

- Je m'assure que les orientations du dispositif d’évaluation des programmes s’inscrivent dans les lignes directrices de la gestion de HELMo

AG (Assemblée générale)

OA (Organe d'administration)

- Je suis tenu informé·e des conclusions des évaluations externes et peux y réagir

- En tant que membre indépendant désigné, je participe aux points d'étape des cursus en étant membre de comités mixtes

En tant que membre de l'AG ou de l'OA, comment je peux participer concrètement à la démarche qualité

- Je garantis l'externalité des expert·es externes via la validation des candidatures

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En tant qu'alumni de HELMo, comment je peux participer concrètement à la démarche qualité

- En tant que professionnel·le du domaine auquel la formation mène, je participe au conseil de formation du cursus

- Je participe à la commission d'auto-évaluation (CAE) du cursus dont je suis diplômé·e

- Je donne mon avis sur la formation au moyen des enquêtes "alumni"

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En tant que professionnel·le, comment je peux participer concrètement à la démarche qualité

- Je participe au conseil de formation du cursus

- Je participe à la commission d'auto-évaluation (CAE) d'un cursus en tant que professionnel·le du domaine auquel la formation mène

- Je donne mon avis sur la formation au moyen des enquêtes "employeurs" ou en participant à des focus groups

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En tant qu'expert·e externe, comment je peux participer concrètement à la démarche qualité

Dans le respect des principes du code de déontologie :

- J'émets des recommandations pertinentes et utiles pour l'amélioration continue du cursus

- Je prends connaissance des informations concernant le cursus et mises à disposition dans le portfolio de la CAE (résultats globalisés des EEE, données relatives aux étudiant·es (population, réussite,...), avancées du plan d'action de cursus,etc.) - J'interroge le positionnement des cursus dans l'outil diagnostic

EEE/EFE : - Garant de la systématisation des évaluations des enseignements/formation par les étudiant·es - Analyse des résultats globalisés pour le cursus - Garant de la communication du suivi accordé aux résultats

Dans le dispositif d'évaluation : - Organisation du conseil de formation - Collecte, analyse et mise à disposition de la commission d’auto-évaluation (CAE) des données pour l'évaluation du cursus - Participation en tant que membre et animation de la commission d'auto-évaluation (CAE) - Communication des résultats des évaluations internes et externes aux parties prenantes - Suivi du plan d'action - Participation aux points d'étape de cursus d'autres départements en tant que membre du comité mixte dans un but de partage des bonnes pratiques

- Mise en place de la démarche qualité dans mon cursus avec l'aide du·de la référent·e qualité du département et le soutien de la cellule qualité, dont entre autres :

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En tant que direction de cursus, comment je participe concrètement à la démarche qualité

- Mise en place, avec le·la référent·e qualité du département et le soutien de la cellule qualité de la Haute École, du dispositif d'évaluation des cursus et d'un management par la qualité.

- participation au point d'étape en tant que membre du comité mixte pour des cursus d'autres départements

Dans le dispositif d'évaluation : - nomination des membres des CAE des cursus de mon département - participation, en tant que membre, aux CAE et aux évaluations des cursus de mon département - supervision du bon déroulement du dispositif d'évaluation en veillant à/au : - bon déroulement de l'évaluation interne- communication des résultats des évaluations aux parties prenantes - suivi des plans d'action des cursus

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En tant que direction de département, comment je participe concrètement à la démarche qualité

- Stimule l’exploitation des conclusions des évaluations de cursus dans l’objectif de faire évoluer les dispositifs de formation (programmes – pratiques pédagogiques – organisation) - Supervise la systématisation des EEE/EFE et l'utilisation des résultats à des fin d'amélioration des cursus et enseignements Dans le dispositif d'évaluation:- Soutient la direction dans la préparation et l’animation de la commission d’auto-évaluation (évaluation interne)- Est invité à la visite de l’évaluation externe- Participe au point d’étape en tant que membre du comité mixte- A accès aux rapports d’évaluation externe et a la possibilité de consulter les diagnostics et plans d’action - Analyse les résultats globaux des évaluations des programmes et fait rapport à l’organe d’administration, l’Assemblée générale, au Conseil pédagogique et à l’AEH- Veille au partage des résultats de l’évaluation externe au collège de direction élargi (CDe) par la direction de cursus

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En tant que direction de développement académique (DDA), comment je participe concrètement à la démarche qualité

- Soutien aux départements/cursus et à l'institution dans la démarche qualité en proposant différents outils et formes d'accompagnement dont, entre autres: - Accompagnement dans la collecte des données, dans la préparation de l'évaluation interne, externe et point d'étape- Proposition à l'OA des expert·es pour les évaluations externes correspondant aux profils déterminés- Constitution des panels d'expert·es sur la base des candidat·es retenu·es par l'OA- Constitution des comités mixtes- Planification des évaluations externes et des points d'étape et organisation des évaluations externes- Participation, en tant qu'invité, aux évaluations internes, externes et points d'étape- Évaluation du dispositif d'évaluation des programmes- Soutien dans la mise en place des EEE et EFE systématisées et d'autres enquêtes

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Comment la cellule qualité (CQ) participe concrètement à la démarche qualité

Dans le cadre de ses missions d'accompagnement pédagogique, la cellule : - Est invitée à la commission d’autoévaluation (CAE) pour les évaluations internes, externes et les points d’étape - Est tenu informée des résultats (interne, externe, point d’étape) en tant que membre de la CAE - Peut être sollicitée par des équipes et/ou membres du personnel pour des accompagnements dans une optique d'amélioration continue suite aux EEE et EFE - En post évaluation de cursus, peut soutenir l’équipe dans une réflexion portant sur la conception et l’actualisation du programme de formation, l’évaluation, les grilles critériées, l’évaluation des stages ou toute autre question pédagogique.

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Comment la cellule d'accompagnement pédagogique participe concrètement à la démarche qualité

Chaque UE/AA est évaluée de manière systématique, au minimum tous les 3 ans.

Évaluations des enseignements par les étudiant·es (EEE)

Dispositif qui permet aux étudiant·es de donner leur avis sur les enseignements reçus. Ce dispositif peut prendre soit la forme d'un questionnaire anonyme disponible via le PAE, soit une autre forme au choix du cursus. Les données recueillies sont analysées par l'enseignant·e qui est invité·e à en tenir compte dans l'amélioration de ses enseignements. Selon des modalités définies par le cursus, les résultats globalisés sont exploités à des fins d'évolution des pratiques. Les actions qui en découlent doivent être présentées en conseil de cursus. Les résultats permettent également d'alimenter l'évaluation annuelle du cursus par la commission d'auto-évaluation (CAE).

Chaque formation est évaluée chaque année

Évaluations de la formation par les étudiant·es (EFE)

Dispositif qui permet aux étudiant·es en année diplômante de donner leur avis de manière anonyme sur leur formation à l'aide d'un questionnaire (fonctionnement général de la Haute École et du campus, pertinence de la formation, enseignements, ressources mises à disposition durant la formation, etc.) Les résultats sont analysés par la direction de cursus et le·a reférent·e qualité et alimentent l'évaluation annuelle du cursus.

L'analyse de contexte (SWOT)

L'analyse de contexte peut prendre plusieurs formes (SWOT, focus group, forum, etc.). Elle synthétise, pour un cursus, l’environnement externe - considéré en opportunités ou menaces - et son contexte interne - considéré en points forts ou points faibles. Sur la base de cette analyse, les leviers d’action pertinents pourront être identifiés comme aides au pilotage du cursus et ainsi alimenter un plan d’action efficace, en phase avec son environnement et ses caractéristiques. Il s’agit d’une démarche réflexive dont l’intérêt et la réussite sont conditionnés par l’implication de toutes les parties prenantes du cursus. Elle prend le plus souvent la forme d'un brainstorming en groupe animé par le·la référent·e qualité ou la cellule qualité.

La commission d'auto-évaluation (CAE)

La commission d'auto-évaluation (CAE) joue un rôle majeur dans le dispositif d'évaluation du cursus. Son rôle est de représenter l'ensemble des parties prenantes du cursus pour participer à la démarche d'évaluation et d'amélioration continue. La CAE se compose idéalement comme suit: - direction de département - direction ajdointe (de cursus) - référent·e qualité de département (ou de cursus le cas échéant) - représentant·es des MDP enseignant et administratif - représentant·es des étudiant·es et alumni - représentant·es des milieux professionnels - invités: directeur du développement académique et un membre de la cellule qualité La CAE est invitée à se réunir au minimum une fois par an. L'objectif de cette(ces) rencontre(s) est d'analyser les données collectées et, sur la base d'un référentiel qualité, de compléter un outil d'auto-diagnostic permettant d'évaluer le cursus. Cette auto-évaluation constitue un levier pour l'action et débouche donc sur des propositions d'évolution à l'aide d'un plan d'action. La CAE veille à la mise en oeuvre et au suivi du plan d'action. La CAE se réunit également l'année de l'évaluation externe (tous les 6 ans) et l'année du point d'étape (tous les 6 ans entre deux évaluations externes).

02: Une action opérationnelle est précise, atteignable et réaliste. Le plan d'action identifie pour chaque action: - un responsable - les ressources nécessaires - l'échéance - le résultat attendu - des indicateurs de résultat mesurables

03 et 04: Le plan d'action est suivi régulièrement afin d'évaluer son état d'avancement. Il doit être actualisé afin de toujours correspondre au contexte de l'entité.

01 : Le plan d'action guide les activités quotidiennes d’une entité ou d’un projet. Il est conçu en cohérence avec les orientations stratégiques, les résultats des évaluations et les priorités.

Il doit être passé en revue et actualisé/ajusté régulièrement

04

... dont la réalisation peut-être vérifiée par des indicateurs.

03

... en actions concrètes et opérationnelles à mettre en oeuvre ...

02

01

Transforme les objectifs stratégiques et l'analyse (auto-évaluation, évaluation externe, données de pilotage, etc.) ...

Le plan d'action

Ligne du temps par cursus

Les cursus connaissent 3 types d'évaluation :

- Regard extérieur et indépendant sur l'auto-évaluation - Formulation de recommandations

Un comité mixte

- Bilan par la CAE du plan d'action (choix, priorisation, mise en oeuvre) - Échange de bonnes pratiques

- Analyse du cursus au regard des critères d'une formation de qualité en tenant compte des données quantitatives et qualitatives disponibles - Identification des leviers d'action

Quoi? Comment?

Tous les 6 ans au Q1

Tous les 6 ans au Q1 - entre 2 évaluations externes

Chaque année au Q2

À quelle fréquence?

Un comité d'expert·es externes mandaté selon le cas par HELMo/l'AEQES/la CTI

La commission d'autoévaluation du cursus (CAE)

Par qui?

Évaluation externe

Point d'étape

Évaluation interne ou auto-évaluation

Les évaluations de cursus

Rôle: enrichir la démarche d'auto-évaluation d'un cursus en offrant un regard par les pairs et favoriser l'échange des bonnes pratiques

Un comité mixte est constitué afin de prendre part au point d'étape d'un cursus. Il est composé de : - un·e ou deux représentant·es de l'AG témoignant d'une expérience dans le domaine de la formation évaluée ou une expérience professionnelle en lien avec un ou des débouché(s) visé(s) par la formation - la direction du développement académique (DDA) - un membre de la cellule qualité - une direction d'un autre département de HELMo - une direction de cursus d'un autre département de HELMo - un·e référent·e qualité d'un autre département de HELMo - un·e qualiticien·ne d'un établissement partenaire

Le comité mixte

Rôle: enrichir la démarche d'auto-évaluation d'un cursus en offrant un regard extérieur et indépendant et en énoncant des recommandations utiles

Un comité d'expert·es externes est constitué afin de réaliser l'évaluation externe d'un cursus. Il est composé de : - un.e expert·e métier - un.e expert·e étudiant - un.e expert·e transversal·e (éducation et/ou qualité) L'indépendance des expert·es est garantie par l'obligation de respecter des conditions strictes dans le recrutement et par la validation des candidatures par l'organe d'administration (OA). Une charte déontologique permet de veiller au respect de certaines balises dont la garantie du respect de la confidentialité.

Le comité d'expert·es externes

Le conseil de formation ou advisory board rassemble des professionnel·les du secteur auquel destine le cursus. Les profils sont diversifiés (secteurs privé/publique, métiers,...). Le rôle du conseil de formation est de soutenir le cursus dans ses réflexions sur la formation de demain et sur les changements de programme à envisager. Le conseil de formation peut se réunir annuellement et est convoqué par la direction de cursus qui organise la réunion. Elle présente les projets de changement de programme, de nouvelles filières, etc. Il est demandé aux membres du conseil de formation de donner leurs avis et conseils, basés sur leur expérience de terrain.

Le conseil de formation

Il s’agit d’une démarche réflexive dont l’intérêt et la réussite sont conditionnés par l’implication de toutes les parties concernées par le thème du focus group. L'animation d'un focus group est assurée par un animateur qui veillera à la bonne dynamique du groupe tout en garantissant le respect de la thématique choisie. La taille idéale d’un groupe se situe entre 6 et 12 participants. Les modalités sont adaptées en fonction de la taille du groupe.

Spiral - Le Focus Group - https://www.spiral.uliege.be/cms/c_5216991/fr/spiral-le-focus-group

"La méthode du Focus Group est une méthode qualitative de recherche sociale qui favorise l'émergence de toutes les opinions. Cette méthode, qui est à la fois orale et groupale, ne poursuit donc pas la recherche du consensus. Elle permet par contre le recueil des perceptions, des attitudes, des croyances, des zones de résistances des groupes cibles. Elle répond aux « pourquoi ? » et aux « comment ? »."

Focus group

La commission d'auto-évaluation (CAE) remplit l'outil diagnostic en s'appuyant sur les informations concernant le cursus et mises à disposition dans le portfolio de la CAE : résultats globalisés des EEE, données relatives aux étudiant·es (population, réussite,...), avancées du plan d'action de cursus,...

La CAE détermine des actions d'amélioration

La CAE étaye le positionnement avec des constats et des preuves

La CAE positionne le niveau de maturité du cursus sur chaque indicateur

Pistes d'amélioration

Les indicateurs concrétisent les dimensions en standards qualité

Chaque critère est détaillé en différentes dimensions

Le référentiel est divisé en 7 critères qui définissent une formation de qualité à HELMo

Indicateurs

Explications/illustrations du positionnement

Dimensions

Critères

Positionnement

Cadre de réflexion et d'analyse

Outil de facilitation et de recueil pour l'auto-évaluation du cursus

Ensemble des critères qui définissent une formation de qualité à HELMo

Outil diagnostic

Référentiel qualité