M7-TIPOS DE INVENTARIO

INVENTARIO CIEGO

Inventario ciego

• Este inventario consiste en contar las cantidades de los artículos físicos y anotarlas en las boletas impresas.
• En las boletas de conteo NO aparecen las existencias físicas de los artículos.
• Lo realiza el Administrador de Inventarios con el apoyo de los Multifuncionales, de acuerdo a un rol establecido por el Responsable de Farmacia.
• Se realiza todos los días por la mañana, después de realizar la apertura de operación en sistema.
• El ADI realiza el inventario FARMA y el MF el NO FARMA.

Ejecución de inventario ciego

• Una vez que te ha sido entregada la boleta de conteo por línea, asegúrate de contar en todas las ubicaciones posibles del artículo (verificando vitrinas, piso de venta, excedentes, próximos a caducar, caducados, etc.).

• Coloca la cantidad total de artículos sobre la línea.

Nota: El segundo conteo se realiza derivado de las diferencias.

Responsabilidades Control de inventario ciego

Multifuncional

Realiza el conteo ciego de NO FARMA de acuerdo al Rol establecido por el ADI y RF.

Cuenta las piezas de los productos y las coloca en el conteo de inventario ciego.

Firma las boletas de conteo que le corresponden, anotando en la parte superior Nombre y Firma con pluma (lapicero) una vez terminado el conteo de inventario.

Responsabilidades Control de inventario ciego

ADI

Realiza el Conteo Ciego de FARMA, Captura las boletas en sistema y autoriza el conteo, una vez capturado ya no se pueden realizar ajustes.

En caso de tener diferencias, en el conteo capturado, en automático genera la NA (Nota de Alta) o NB (Nota de Baja), éstos se anotarán en la parte superior de la boleta de conteo físico e informa al RF.

En caso de tener diferencias "Imprimir Reporte de Diferencias“, sino existen diferencias “Realizar Cierre de Operación Diario".

Lineamientos

Las diferencias generadas al capturar el inventario ciego, se agregan de manera automática al conteo del responsable de farmacia.

CONTEO POR LÍNEA DE ARTÍCULO

Conteo por línea.

Se realiza para determinadas categorías específicas como:

• Bebidas
• Dulces
• Cigarros
• Helados
• Preservativos

Se aplica en días miércoles de cada semana

Nota: El monto de los productos faltantes se divide en partes iguales, entre todos los colaboradores de la farmacia incluyendo al RF, para su pago en punto de venta, el mismo dia del conteo.

Ejecución de conteo por línea.

Una vez que te ha sido entregada la boleta de conteo por línea, asegúrate de contar en todas las ubicaciones posibles el artículo (verificando vitrinas, piso de venta, excedentes, próximos a caducar, caducados, exhibiciones de caja, etc.).

Suma las cantidades registradas del conteo físico y el resultado debe coincidir con el que marca el Reporte de Saldos por Categoría. Si la suma coincide, se marca con una diagonal la cantidad de piezas que marca el reporte.

Ejecución de conteo por línea.

Se identifican los artículos que tuvieron diferencias en el conteo ya sea por "sobrante" o “faltante", encerrando en un círculo la cantidad de piezas que marca la boleta, al lado derecho de éste se anota el número de piezas en negativo o positivo de la diferencia y se subraya la línea en donde se describe el artículo con un marca texto. Ejemplo en la imagen: Hay una diferencia de -1 pieza de Cigarro Marlboro

Responsabilidades en la ejecución de conteo por línea

Multifuncional

ADI

Suma las cantidades registradas del conteo físico y si coincide con la boleta, marca la cantidad de piezas con una diagonal.

Valida las diferencias identificadas por el MF, contando nuevamente los artículos y corroborando la existencia actual en sistema de Inventarios.

Notifica los artículos con diferencias, encerrando en un círculo la cantidad de piezas que marca la boleta, al lado derecho de éste se anota el número de piezas en negativo o positivo y subraya la línea donde se describe el artículo con un marca texto.

Revisa los movimientos de los artículos para verificar si son reales las diferencias.

Notifica el resultado de inventario al Responsable de Farmacia.

Firma las boletas de conteo que le corresponden, anotando en la parte superior Nombre y Firma con pluma (lapicero) una vez terminado el conteo de inventario.

INVENTARIOS PSICOTRÓPICOS

Inventario psicotrópicos

• El Responsable de Farmacia (RF) genera e imprime los reportes de saldos de Psicotrópicos en sistema de Inventarios.

• Se realiza todos los días en la mañana, con el fin de validar que no existan diferencias de saldos físicos vs sistema de los medicamentos Psicotrópicos Grupo II y III.

Nota: En ausencia del RF está actividad la realiza el Administrador de Inventarios y/o Multifuncional Responsable de Turno

Responsabilidades en la ejecución del inventario de psicotrópicos

ROC

RF

Imprime los reportes de saldos de Psicotrópicos en sistema de inventarios todos los días en la mañana.

Realiza el inventario en su visita y valida si las diferencias son reales o no.

Realiza el conteo del Inventario de Psicotrópicos, al finalizar cierra con llave la gaveta.

Firma las boletas de conteo que le corresponden, anotando en la parte superior Nombre y Firma con tinta una vez terminado el conteo de inventario y resguarda en la carpeta correspondiente.

INVENTARIO GENERAL

Inventario General

• Se realiza de acuerdo al cronograma establecido por Dirección de plaza y Responsable de Operación Comercial.

• Se compone de todos los artículos que se encuentran en sucursal y se realiza máximo cada tres meses o cada cambio de DP, ROC, RF y/o ADI, se asignan 2 días en las últimas dos semanas del mes establecido para ejecutarlo.

• En este inventario deben participar todo el equipo de la sucursal de acuerdo al rol establecido por el ROC y con la coordinación del RF.

Responsabilidades de Inventario General

RF

ROC

Coordina al personal para realizar el inventario general.

En conjunto con el DP, se realiza el cronograma de Inventario General.

Solicita autorización por mail la activación de NA y NB.

Notifica a las sucursales la fecha de su inventario general y día de activación de NA y NB.

Analiza las diferencias e identifica las responsabilidades.

Valida en conjunto con el ADI, las diferencias encontradas.

ADI

MF

En conjunto con el RF, validan las diferencias identificadas contando nuevamente los artículos.

Realiza el inventario General de acuerdo al Rol establecido con ADI y RF.

Archiva el Catálogo de Artículos hasta el siguiente Inventario General.

Identifica los artículos con diferencias, encerrando en un círculo la cantidad de piezas que marca la boleta, y las señala con marca texto.

Ejercicio

Completa las oraciones arrastrando la palabra:

Es el inventario que se realiza todos los días, después de la apertura del sistema: _____________

Es el inventario que se realiza todos los días miércoles: _________________

Es el inventario que se realiza el RF con los productos resguardados en gaveta con llave:__________

Es el inventario que se con un periodo no mayor a tres meses, calendarizado por Roc y DP:________

DE PSICOTRÓPICOS

CIEGO

DE LINEA

GENERAL