Tutoriel Archifiltre

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Comment utiliser Archifiltre ?

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Qu'est ce qu'Archifiltre ?

Un logiciel gratuit...

Archifiltre est un logiciel libre et gratuit développé par la Fabrique Numérique des ministères sociaux depuis avril 2019.

...pour traiter les arborescences numériques.

Ce logiciel permet de visualiser, d'enrichir, d’auditer et d'identifier les documents des arborescences informatiques afin d’en faciliter le traitement.

Il n’y a pas de restriction quant au volume maximum d’arborescence à traiter. Le facteur limitant est la puissance de votre ordinateur.

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Important à savoir

Archifiltre, une image :

Archifiltre donne seulement une image de l'arborescence que l'on charge : les opérations menées via ce logiciel (mis à part les exports) n'impactent en aucun cas l'arborescence en elle-même. Les modifications apportées peuvent être enregistrées et conservées sur un fichier Json.

Les fichiers Json :

A chaque enregistrement de modifications effectuées sur Archifiltre, un fichier au format Json est généré. Ainsi, il est possible de suivre les différentes étapes de son travail en conservant les fichiers créés lors des enregistrements successifs.

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Les liens utiles

Télécharger Archifiltre

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Poser des questions

Un mode d'emploi en ligne

Pour approfondir la connaissance d'Archifiltre, voir le mode d'emploi développé par les producteurs du logiciel.

Pour voir les questions réccurentes ou en poser, faites un tour sur le GitHub d'Archifiltre !

Des tutos sur la chaîne Youtube d'Archifiltre qui développent des points précis d'utilisation du logiciel.

Archifiltre est téléchargeable dans ses différentes versions, aussi bien pour Windows, Linux que Mac.

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Charger un répertoire

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L'onglet "général" : visualiser une arborescence (1/3)

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L'onglet "général" : visualiser une arborescence (2/3)

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Arbre de positionnement : visualiser une arborescence (3/3)

Après avoir sélectionné la fonction export sélectionner la fonction csv hiérarchisé :

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L'onglet "Enrichissement"

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L'onglet "Audit"

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L'audit

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Exporter et éliminer

Modifier réellement l'arborescence

La fonction d'élimination des documents proposée par Archifiltre est la seule qui agit de manière effective et irréversible sur l'arborescence. Si vous souhaitez obtenir de manière globale les informations sur les redondances, sans les éliminer pour autant, il est possible de générer un récolement csv avec empreintes.

D'autres outils

Archifiltre ne permet pas de modifier directement l'arborescence, si ce n'est pour les éliminations. Pour plus de fonctionnalités, vous pouvez travailler votre arborescence via d'autres outils tels que : - ReSip (développé par le programme interministériel d'archivage numérique VITAM) afin de préparer le versement de l'arborescence dans un SAE. Pour cela, sélectionner l'élément "RESIP" dans "export pour transfert" - vRemaner (exclusivement pour le nommage en masse de documents). - DROID (pour la visualisation de l'arbre de positionnement et l'identification des formats de fichiers)

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L'onglet "Redondances"

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Réaliser des éliminations

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Visualiser les redondances dans un tableur

Après avoir sélectionné dans les exports :

Vous obtenez un tableur sur lequel vous retrouvez les éléments qui se trouvent dans la capture d'écran ci-dessus. Vous pouvez alors trier la colonne "redondance" en ne faisant apparaître que les lignes où il est inscrit "oui". Si vous voulez repérer les dossiers complets en doublons (ce qui n'est pas visualisable sur Archifiltre), sélectionnez les éléments redondants (tri par "oui" dans la colonne "redondances") puis les "répertoires" dans les colonnes "fichier / répertoire" ou "type". Vous pouvez ensuite retrouver ces dossiers en suivant les chemins inscrits dans la colonne de droite du tableur "chemin".

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Réaliser un bordereau d'élimination

Lorsque les éléments à éliminer sont tagués, vous pouvez réaliser un bordereau d'élimination via Archifiltre. Pour cela, deux solutions :

• Se référer au rapport d'audit puisqu'à la dernière page se trouve alors votre bordereau :

Celui-ci n'est néanmoins pas beaucoup détaillé.

• Générer un récolement (CSV, CSV avec empreintes ou Excel) via le bouton et de sélectionner les documents concernés par la colonne "A éliminer".

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Bonne prise en main d'Archifiltre !

L'élément permet de rechercher et filtrer des fichiers ou dossiers par rapport à leur nom (les termes doivent être exacts), leur type (pdf, répertoire, odt, etc.), leur taille et leur tag (à voir plus loin).L'icône permet de sélectionner l'élément dans l'arborescence sur Archifiltre.

Obtenir un rapport d'audit

- Sélectionner le rapport d'audit - Sélectionner l'emplacement dans lequel vous souhaitez qu'il apparaisse à l'aide de l'icône - Vous obtenez alors le rapport d'audit sur lequel vous trouverez :

• Les chiffres clés de l'arborescence
• Un diagramme circulaire sur la répartition des éléments par type d'extension
• Le "Top 5" des répertoires ou dossiers les plus anciens
• Le "Top 5" des répertoires les plus volumineux
• Les chiffres clés sur les doublons
• Le "Top 5" des éléments les plus récurrents de l'arborescence
• La liste des éléments à supprimer (vos éléments tagués "à éliminer")

Des problèmes d'accentuation sur votre tableur issu d'Archifiltre ?

Le mode déplacement BETA : Permet, seulement en visualisation Archifiltre, de réorganiser les dossiers et fichiers en les changeant d'emplacement, en les incorporant dans un autre dossier.

Gestion du zoom : - Double-cliquer sur un dossier ou fichier de l’arborescence pour zoomer sur cette partie. - Augmenter ou diminuer en cliquant sur l'onglet "zoom actuel". Pour enlever le zoom, cliquer sur l'onglet "zoom actuel" puis sélectionner « réinitialiser le zoom » pour voir de nouveau l’arborescence au complet.

Permet de charger un répertoire à partir de votre ordinateur.

Permet de recharger le dernier répertoire sur lequel vous avez travaillé sur Archifiltre.

Permet de recharger un des répertoires ou enregistrements Archifiltre (en format Json) sur lequel vous avez déjà travaillé.

La coloration de l'arborescence est en fonction : - Du type de document (pdf, traitement de texte, tableur...). - De leur date (plus un document ou dossier est ancien, plus il est sombre).

La pondération joue sur la représentation graphique des dossiers selon leur : - Volume (un dossier apparaîtra plus gros selon le poids des fichiers qu’il contient). - Nombre (un dossier apparaîtra plus gros selon le nombre de documents qu’il contient).

Le classement permet d'organiser la visualisation de l'arborescence : - Volume : identifier les dossiers les plus lourds. - Date : identifier les dossiers les plus anciens ou les plus utilisés. - Nom ou nombre (critère alphanumérique).

Jouer sur ces trois indicateurs permet d'orienter la visualisation de l'arborescence selon les objectifs que l'on cherche à atteindre : Ex : Choisir un classement par date, une pondération par nombre et une coloration par date permettra de visualiser plus aisément les documents qui ne sont plus utilisés, dans le cadre d'un cleaning day.

Permet de revenir en arrière et d'enlever les modifications apportées à l'image de l'arborescence.

Permet d'enregistrer les modifications apportées à l'image de l'arborescence.

Permet de modifier les paramètres de langues, confidentialité et de retrouver les informations utiles d'Archifiltre.

Permet d'accéder aux fonctionnalités pour générer des exports pour des transferts, des récolements, un audit ou le script de suppression.

Permet de cacher le bandeau des caractéristiques pour avoir une meilleure visualisation de l'arborescence.

Vous pouvez, à l'issu d'un tri dans cette colonne, visualiser uniquement les lignes des documents tagués "à éliminer".

En regardant les différents chemins où se trouvent les fichiers redondants, vous pouvez décider d'en éliminer un. Pour cela, sélectionner le tag "A éliminer" puis sélectionner "script de suppression" dans les exports.

Pour voir les différents documents redondants, il faut déplier l'une des lignes en sélectionnant la petite flèche.

Lorsque le nombre d'éliminations est trop important, Archifiltre a du mal à les traiter et fini par bloquer. Il faut alors réaliser ces éliminations en plusieurs fois.

Après avoir sélectionné le script de suppression et après l'avoir exporté à l'endroit de votre choix : - Sélectionner le fichier de script de suppression et faire un clic droit. - Sélectionner "exécuter avec PowerShell"... ... les éléments tagués "à éliminer" n'existent plus dans votre arborescence !

Le csv hiérarchisé permet d'obtenir l'arbre de positionnement de l'arborescence

Il est possible de faire glisser votre répertoire ou enregistrement Archifiltre (format Json)

Ce cadre permet de rappeler : - Le nombre de fichiers présents dans l'arborescence. - Le niveau de profondeur ou le nombre de niveaux : il s'agit du chemin le plus long en terme de dossiers imbriqués pour accéder à un fichier.

En complément des graphiques et pour mieux identifier les formats les plus redondants, il est possible de consulter cet encart dans lequel sont rapportés pour chaque type de document : - Le nombre de fichiers concernés par les redondances - L'espace sur l'arborescence que cela représente - Le pourcentage que représentent les redondances pour chaque type de documents dans l'arborescence

Cet encart permet de visualiser le chemin du dossier ou fichier sélectionné.

La carte de l'arborescence permet de voir où l'on se situe dans celle-ci, même si le zoom est activé. La partie en gris est celle occultée du fait du zoom.

Visualisation de l'audit

Cette visualisation permet de voir le volume des fichiers, selon leur type. Chaque couleur correspond à un type de document : - rouge foncé : pdf - rouge clair : Powerpoint - vert : tableur - bleu clair : messagerie - bleu foncé : traitement de texte

- violet clair : image - violet foncé : vidéo - rose : fichier audio - gris : autres formats, dont ceux compressés

Taguer les dossiers et fichiers

Le Tag "A éliminer" est le seul qui est systématiquement proposé. Pour ajouter un nouveau tag, écrire le nom du tag à l'emplacement "Trouver ou ajouter un tag". Le signet permet d'avoir accès à la bibliothèque des tags que vous avez créés. Dans cette bibliothèque, il est possible d'éliminer, de modifier, de sélectionner un tag ainsi que de voir le pourcentage de documents concernés par ce tag dans l'arborescence.

Un liseret de la couleur du tag est ajouté sur la représentation du dossier / fichier dans l'arborescence d'Archifiltre.

Cette représentation permet de visualiser : La part des types de documents concernés par les redondances. Ici : on voit que ce sont les documents de traitement de texte qui sont le plus concernés par les redondances.

Cette représentation permet de visualiser : - En gris : la part d'éléments non redondants dans l'arborescence - En orange : la part des éléments redondants dans l'arborescence.

Permet de modifier la langue, la confidentialité et de retrouver les liens utiles pour s'approprier Archifiltre.

Renvoie vers la documentation / le Wiki Archifiltre pour revoir de manière détaillée le fonctionnement du logiciel.

Décrire un dossier ou fichier

Il est possible d'ajouter des descriptions aux dossiers ou fichiers sur Archifiltre. Pour autant, il ne faut pas oublier qu'Archifiltre est une image de l'arborescence : les modifications apportées n'impactent pas l'arborescence d'origine.

Lorsqu'une description est écrite, un liseret coloré est ajouté sur la représentation du dossier / fichier dans l'arborescence d'Archifiltre.

Cet encart permet de prendre connaissance du :

• Nom de l'arborescence (elle peut être modifiée sur Archifiltre, mais seulement pour Archifiltre)

• Du nombre de dossiers et fichiers présents dans l'arborescence

• De la taille de l'arborescence

• Des dates extrêmes

Saisir l'ampleur d'une arborescence, c'est avant tout prendre conscience de son contenu et son volume.

Lorsqu'un document est sélectionné sur Archifiltre, ses caractéristiques s'affichent :

• L'icône permet d'ouvrir le dossier ou fichier sur votre ordinateur.

• Le Type, la taille, les dates de dernières modifications.

• Le HASH : Il s'agit de l'empreinte du document, calculé d'après son contenu.
• Il permet de repérer les redondances puisque deux dossiers ou fichiers ayant le même HASH / la même empreinte, sont identiques.
• Le HASH d'un dossier est calculé à partir des HASH des fichiers / dossiers qu'il comporte.