Comité de pilotage Projet 8

2023

Comité de Pilotage

Programme de formation "Form'LabCom"

START

Anaïs Glédel - Projet 8 - Pilotez une équipe d'intervenants

Introduction

SOMMAIRE

Présentation du projet

Bilan du projet

Axes d'amélioration

Synthèse Finale

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Introduction

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Introduction

Ouverture du Comité de Pilotage

Membres du COPIL

Ce sont les personnes chargées de veiller au bon fonctionnement du projet au sein de l'Agence Nationale de la Recherche. Les membres présents sont: - M. Z, directeur scientifique du laboratoire, président du COPIL - Mme A. coordinatrice pédagogique, déploiement du programme - M. GLINSKY, formateur expert occasionnel déjà intervenu sur une formation pour un LabCom - Mme Anaïs GLEDEL, chef de projet formation ANR

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Introduction

Ouverture du Comité de Pilotage

Ordre du jour

• Présentation et validation de l'ordre du jour

• Grandes étapes d'élaboration du projet

• Bilan du projet: avancement des tâches et du budget, résultats des actions de formation, retours des formateurs et des formés et difficultés rencontrées.

• Axes d'amélioration: Proposition d'amélioration et perspectives d'évolution du projet.
• Définition de l'ordre du jour du prochain COPIL

Objectif du projet : S'assurer de la pertinence des formations effectuées au sein des LabCom et valider la poursuite ou l'arrêt du dispositif.

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Présentation du projet

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Présentation du projet

Grandes étapes d'élaboration

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Phase de suivi du projet:Animation du comité de pilotage pour une démarche d'amélioration continue Temps: T0 + 12 mois

Phase de lancement du projet:Formation des LabCom par les équipes Temps : T0 + 6 mois

Phase d'ouverture du projet:Programme de formation "Form'LabCom" Temps: T0 + 4 mois

+ Info

+ Info

+ Info

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Présentation du projet

1 - Phase d'ouverture du projet

Contexte:

Objectifs :

- Constituer une équipe de 5 formateurs occasionnels rattachés à l'ANR (Recrutement et intégration)- Construire 5 modules de 5 demi-journées en présentiel - Mettre en place une formation complémentaire en distanciel de 5 heures

Projet Labcom = démarrage marqué par des différences "culturelles" entre entreprises et laboratoires.

Lancement d'un programme de formation "Form'LabCom" pour former les membres des LabCom sur les thématiques de transfert de compétences, conduite du changement et gestion de projet

Ligne pédagogique: Harmoniser les deux mondes, laboratoires et entreprises pour construire une culture commune, fédérer, travailler en groupe et en mode projet et gérer les conflits éventuels.

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Présentation du projet

1.1 - Recrutement

Profil de poste du formateur occasionnel

- Expertise dans un domaine donné (Ingénieur ou Doctorat) - Expérience en laboratoire - Expérience en entreprise - Expérience dans la formation - Sens de la pédagogie - Esprit d'équipe, adaptabilité

Grille de profil de poste

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Présentation du projet

1.1 - Recrutement

Procédure de recrutement

- Essentiel de suivre une procédure bien structurée pour identifier et sélectionner les candidats les plus qualifiés. - Recrutement efficace = incidences sur le travail d’équipe, son organisation, ses résultats et ainsi sur le bon fonctionnement de l’entreprise. - Indispensable qu’il soit collaboratif, structuré, transparent, simple et à l’image de l’ANR.

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Présentation du projet

1.1 - Recrutement

Sourcing

Info

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Présentation du projet

1.2 - Evaluation des entretiens

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Méthode pédagogique: Pédagogie active et pédagogie par expérience

Présentation du projet

1.3 - Séminaire d'intégration des formateurs

Objectifs :

- Permettre aux formateurs de se rencontrer afin de définir une vision commune des formations à proposer. - But : lancer l'équipe projet. Aborder les objectifs à atteindre et la ligne pédagogique défendue au sein du projet et par l’ANR. - Proposition de méthodes et outils pédagogiques à utiliser et adaptés. - Plusieurs temps : des temps de travail et des espaces de discussion puis des moments centrés sur le relationnel et la rencontre avec tous. - Séminaire interactif et participatif.

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Présentation du projet

1.3 - Carte mentale récapitulative du séminaire

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Bilan du projet

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Bilan du projet

1.1 Suivi de l'avancement des tâches

Objectif prévisionnel: En 9 mois, animer 10 sessions de formation auprès de LabCom récents ou installés

En cours

Clôturé

A effectuer

- Animation des dernières sessions de Form'LabCom en attente- Suivi du retour des sessions LabCom finalisées

- Animation des 10 sessions de formation: 5 LabCom ont été animées intégralement, 1 est en cours et 3 sont en attente- Lancement des réunions du Comité de pilotage

- Définition et lancement du projet- Recherche et recrutement de 5 formateurs - Séminaire d'intégration des formateurs - Création et validation des contenus pédagogiques pour les 5 demi-journées de formation - Lancement de l'équipe

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Il est impératif de dépenser intégralement le budget des projets financés par l'Etat

Bilan du projet

1.2 Suivi de l'évolution du budget

Budget réel: 78.9k€ soit 71.1k€ restant

Ce montant ne tient pas compte des dépenses à prévoir pour les 3 LabCom à animer. Il ne tient également pas compte de l'investissement budgétaire pour la mise en place du MOOC et de la plateforme LMS (ressources réutilisables pour les prochaines formations) qui s'élève à 12k€.

Budget prévisionnel: 150k€

- Management de projet : 55k€ - Prestations de formation : 65k€ - Prestations régie et extérieures forfaitaires : 15k€ - Dépenses générales de fonctionnement : 15k€

Ci-contre, (en pourcentage) nous constatons: - une dépense adaptée concernant la masse salariale et les prestations de formation. - un dépassement du prévisionnel sur les dépenses générales de fonctionnement et prestations régie et forfaitaire, liés aux dépenses non prévues du au COVID19 (désinfection, masques, gel...)

- Prévoir une dépense supplémentaire pour l'animation des 3 derniers LabCom - Equilibrage entre les dépenses non prévues et l'excédent sur la masse salariale Conclusion: le déficit du budget constaté sur un chaptire, va être compensé par l'économie effectuée sur la masse salariale. Vérifier régulièrement les budgets.

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Bilan du projet

1.3 Satisfaction de l'ensemble des parties prenantes

Direction des LabCom

Coordinatrice pédagogique

Pas de retour satisfaisant pour sa part

- Favorables au projet - 4/5 LabCom satisfaits avec une évolution des comportements: moins de conflits, plus de travail collectif, meilleure entente générale - Changement de comportement de certains collaborateurs et plus compréhensifs

Apprenants/formés

Formateurs

- Satisfaction gloable avec des notes de satisfaction sur 6 supérieures à la moyenne - Satisfaction des travaux collectifs effectués et de la réflexion menée conjointement entre chercheurs et entreprises - Etablissement d'un but commun a apporté une nouvelle manière de travailler - Formation concrète et mise en oeuvre applicable sur le terrain

- 1er formateur: satisfaite de sa formation, suivi rigoureux des différentes parties. Demi-journée 5 très appréciée par l'ensemble des apprenants - 2ème formateur: Seule la demi-journée 5 a été bien perçue - 3ème formateur: Très satisfait, manière de travailler revue et reposition de ses méthodes; apprenants riches d'expérience et échanges plaisants et constructifs - 4ème formateur: Globalement satisfait avec de bons échanges et une bonne implication des formés; succès de la demi-journée 5 - 5ème formateur: Bonne satisfaction, dialogues et compréhension entre les apprenants

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Bilan du projet

1.4 Difficultés rencontrées par les parties prenantes

Direction des LabCom

Coordinatrice pédagogique

- Réticence des collaborateurs pour participer à la formation, perte de temps - Profils "experts" peu réceptifs aux formations non techniques - Pas d'intérêt pour la formation, "vexés" par la proposition de formation - Pas de modification collective des groupes lorsque les conflits culturels sont trop importants et tous sont réticents au changement et à la formation

- Difficultés pour coordonner les différentes agendas: collaborateurs, direction des LabCom, disponibilité des formateurs et disponibilité des salles - Absence de matériel dans la salle - Absence d'un formateur et report plusieurs mois après. - Fin de collaboration pour un formateur

Apprenants/formés

Formateurs

- Déception du format de la formation; pas d'intérêt pour les données transmises - Pas d'intérêt de connaissances juridiques et organisationelles dans laboratoires et entreprises - Perte de dynamisme et de collaboration sur la demi-journée 5 - Accueil à revoir - Formateur peu crédible et sentiment d'inutilité de la formation pour créer une collaboration

- 1er formateur: Demi-journée 3 "coopérer et travailler ensemble", difficile pour les deux parties; organisation à revoir, matériel défaillant = horaires décalés - 2ème formateur: manque d'implication des deux parties et manque de communication; salle non disponible, organisation à revoir - 3ème formateur: RAS - 4ème formateur: quelques difficultés de dialogue; Accueil dans les LabCom à revoir et organisation de la mise à disposition des salles - 5ème formateur: Pas d'accueil et d'organisation de la formation au sein des entreprises; pas de suivi sur le terrain.

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Axes d'amélioration

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Axes d'amélioration

1.1 Propositions d'amélioration et décisions

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Axes d'amélioration

1.2 Process d'évaluation des formateurs

L’objectif principal est de garantir l’homogénéité des formations entre les formateurs et de déceler rapidement les problèmes pour y apporter une solution efficace. Il s'agit également d'obtenir la satisfaction des formés, des directions des LabCom et des formateurs pour avoir une formation réussie. C'est la méthode de Kirk PATRICK qui va être utilisée pour évaluer l'efficacité d'une formation et donc des formateurs qui la dispensent.

Ce process va permettre de fournir des données quantitatives et qualitatives sur les formateurs, telles que: - la disponibilité des formateurs - le retard des formateurs - mais aussi la satisfaction de tous pour la logistique des formations (salles, matériel, accessibilité,...) - la satisfaction du module - Prendre en compte les retours des apprenants à chaque fin de module - la perception du formateur sur le module - la cohérence de l'ensemble des supports

Synthèse finale

- Taux de satisfaction globale positif dans l'ensemble - Moins de conflits observé et meilleure collaboration entre les deux secteurs à la fin des modules de formation - Implication des participants permettant de trouver des solutions par eux-mêmes (plus d'acceptation) - CONCLUSION = Importance de poursuite ces formations en adaptant les outils pour être plus efficace et en mettant en place un process d'évaluation à chaque fin de session pour mettre en place des actions correctives rapidement

Validation de la date du prochain Comité de Pilotage Validation du prochain ordre du jour

Merci pour votre attention