FORMATION OCTIME - 20230607

Utilisation de l’outil de gestion de temps OCTIME

Sommaire

A.Découvrir l’environnement d’OCTIME

Les différents espaces et onglets de l’outil

B.Effectuer les manipulations sur les plannings

I- Saisie d’un événement (absence AAQ, HS), II - Saisie d'horaire ou modification d’un horaire III -Saisie d’un remplacement ou d’un échange

C.Identifier les différents types d’édition

1. Planning individuel mensuel/annuel
2. Planning par service
3. Planning du jour
4. Filtres / Tris
5. Consultation des compteurs

D.Evaluation

A - Découvrir l’environnement d’OCTIME

Ecran d'accueil

Principaux onglets

- Données de bases- Employés - Plannings - Optimisation - Réalisé - Modules - Paramètres - Utilitaires

B - Effectuer les manipulations sur les plannings

I - Saisie d’un événement

4 possibilités

step 01

step 03

step 02

step 04

Saisie d’évènement via les boutons du bandeau du planning

Saisie d’évènement directement sur le planning

Saisie d’évènement via la palette de bas de planning

Saisie d’évènement via un raccourci sur le planning

01 - Saisie d’évènement directement sur le planning

1°) Se positionner sur l’employé concerné, le jour concerné se grise (possibilité de sélectionner plusieurs jours sur un ou plusieurs salariés, en maintenant la touche « CTRL » appuyée). Pour sélectionner des journées successives Se positionner sur la 1ère journée, puis maintenir la touche MAJ (↑) et cliquer sur la dernière journée.

2°) Faire un clique-droit, une liste déroulante apparaît, sélectionner « Saisie d’évènement » 3°) Sélectionner l’évènement dans l’ascenseur « Motif »

4°) Préciser si l’absence a lieu sur la journée entière ou sur des horaires déterminés. 5°) Renseigner un commentaire : pour une absence à qualifier-AAQ, le commentaire est obligatoire 6°) Cliquer sur ENREGISTRER.

02 - Saisie d’évènement via les boutons du bandeau du planning

Cliquer sur l’icône :

03 - Saisie d’évènement via un raccourci sur le planning

Sélectionner la journée concernée, taper la lettre « A » le raccourci s’affiche puis saisir le code abrégé de l’évènement.

04 - Saisie d’évènement via la palette de bas de planning

Sélectionner la journée concernée sélectionner le code abrégé de l’évènement et le glisser sur la journée.

II - Saisie D'HORAIRE ou modification d’UN horaire

Il est possible de modifier l’horaire d’un salarié sur une ou plusieurs journées afin de notifier des heures supplémentaires, des heures faites en moins ou pour un changement d’horaire. Se positionner sur la journée concernée dans le planning du salarié. Clique-droit et sélectionner « Saisie d’horaire ». Pour augmenter une plage horaire, afin de notifier des heures supplémentaires ou diminuer une plage horaire, pour des heures faites en moins, il faut modifier l’horaire de la plage horaire

Exemple ci-dessous, remplacer la fin de la 2nde plage, initialement prévue à 7h15, par une fin à 8h. Si le salarié a travaillé moins, il suffit de réduire la plage horaire, en saisissant 6h45 en fin, par exemple.

Pour modifier l’horaire de la journée, vous pouvez passer par l’ascenseur « Type d’horaire » et sélectionner un autre horaire existant dans la base. Si l’horaire souhaité n’existe pas, vous pouvez directement modifier l’horaire dans les plages, et ajouter ou supprimer une plage le cas échéant. Attention à ne pas cliquer sur « Badgé », « 1 badge » ou « 1 badge/plage », nous ne sommes concernés par la notion de badge, si l’un de ces items est sélectionné cela entraînera une anomalie bloquante. Et cliquer sur ENREGISTRER. Un horaire modifié apparaît en rouge sur le planning. Un + est inscrit dans la case, si des heures ont été réalisées en plus ; un – est inscrit pour des heures faites en moins.

III - Saisie D'UN REMPLACEMENT OU D'UN ECHANGE

LA SAISIE D'UN REMPLACEMENT

La saisie d’un remplacement nécessite au préalable l’absence d’un salarié. Pour saisir un remplacement : Sur le planning, se positionner sur la journée d’absence du salarié à remplacer, clique-droit et sélectionner « Remplacement ». Vous avez ensuite la possibilité d’effectuer une recherche sur les salariés disponibles via l’ascenseur Remplaçant ou de sélectionner directement la personne souhaitée (bouton du personnage).

les critères de sélection via l'ascenseur REMPLAçANT

En contrat et disponible

En contrat et jour travaillé

En contrat et jour non travaillé

En contrat et jour événement

En contrat et événement partiel

Hors contrat : contrat non ouvert

Une fois le remplaçant choisi, vous pouvez :  Valider et le remplaçant hérite de l’horaire et du cycle du salarié remplacé  Cliquer sur « choix » et vous pouvez choisir d’affecter un horaire ou un cycle différent, l’écran suivant s’ouvre : Cliquer sur le bouton souhaité.

Le remplacement se matérialise ensuite par une flèche noire entre le remplacé et le remplaçant (cliquer sur la case du jour où le remplacement a été réalisé). . Pour supprimer un remplacement, il convient de se positionner sur les journées travaillées du remplaçant, clique-droit et sélectionner « Suppression d’horaire ». Cela annulera automatique le remplacement liant le remplacé et le remplaçant.

LA SAISIE D'UN ECHANGE

On peut échanger un horaire sur plusieurs journées en sélectionnant la période de l’échange sur l’un des salariés, puis en copiant l’horaire, et enfin en inversant sur le planning de l’autre salarié. Pour supprimer un échange, il faut supprimer l’horaire : clique-droit « Suppression d’horaire ». Les échanges d’heures sont à réaliser sur le même cycle afin d’éviter la génération d’HS / HC ou de déclencher des heures en moins. Attention, les échanges ne fonctionnent qu’avec des populations hautes de suivi d’heures.

LA SAISIE D'UN ECHANGE

L’échange entre un jour travaillé et non travaillé d’un même salarié : Il convient de se positionner sur la journée initialement travaillée, clique-droit et sélectionner «Copier ». Puis se positionner sur la journée initialement non travaillée, clique-droit et sélectionner « Inverser ». L’échange d’horaire entre deux salariés : Pour réaliser un échange d’horaire entre 2 salariés, il s’agit de copier l’horaire de l’un des deux salariés : clique-droit « Copie d’horaire » et de l’inverser sur l’autre salarié : clique-droit « Inverser ». L’échange sera matérialisé par un angle vert sur la journée et une double flèche faisant le lien entre les deux salariés. Le nouvel horaire est inscrit en rouge.

C- Identifier les différents types d’édition

A partir de la page d’Accueil et du Menu Planning, plusieurs éditions de planning sont disponibles.

Edition du planning à long terme

Edition du planning mensuel détaillé

Edition du planning mensuel

Edition du jour

Edition du planning métier

Edition du planning individuel

Edition individuelle du planning

Ces éditions sont à éditer au format PDF

Edition du planning individuel

Cette édition permet d’éditer le planning individuel annuel de chaque salarié (visuel du planning 365). Paramétrage de l’édition Choix du périmètre : au niveau Etablissement, Service, ou Sous-service. Choix de la périodicité : Année civile, Annualisation (pour établissements de Nanteau) ou Congés payés.

Edition individuelle de planning

Trois modèles d’édition sont disponibles :  FICHE POINTAGE – tous salariés  FICHE POINTAGE – tous salariés + service  FICHE POINTAGE – remplaçants Ces éditions sont souvent utilisées comme fiche de pointage par les établissements, un encadré pour la signature du salarié est prévu. Ces éditions permettent d’avoir un détail du planning par salarié, sur une période sélectionnée. Pour l’édition spécifique des remplaçants, les informations sur la personne remplacée et le motif du remplacement sont ajoutées. Paramétrage de l’édition Choix du périmètre : au niveau Etablissement, Service, ou Sous-service. Choix de la période, généralement sur un mois complet. Sélection de l’un des trois modèles. Si vous souhaitez ajouter un encart de signature en bas de tableau, cocher « Signature de l’employé ». Si vous souhaitez ajouter le total d’heures validées en bas de tableau, cocher « Sous total mensuel ».

Edition du planning jour

Cette édition permet d’éditer le planning par jour. Le planning jour permet de visualiser l’amplitude horaire de chaque salarié, par jour. Paramétrage de l’édition Choix du périmètre : au niveau Etablissement, Service, ou Sous-service. Choix du nombre de jours par planning et la période : il est conseillé d’utiliser l’option « 1 jour », pour une meilleure lisibilité. Choix de la légende.

Edition du planning mensuel

Cette édition permet d’éditer le planning mensuel d’un ensemble de salariés. Paramétrage de l’édition Choix du périmètre : au niveau Etablissement, Service, ou Sous-service. Choix de la temporalité : en Mois ou Période. « Période » permet d’éditer le planning sur une période précise autre que celle du 1er au 30 du mois. Choix de la légende. Avec ou sans la visualisation des évènements.

Edition du planning mensuel détaillé

Cette édition permet d’avoir le planning mensuel d’un ensemble de salariés, détaillant par plage horaire les informations de planning. Si un salarié a un horaire sans coupure, il apparaîtra sur une seule ligne ; si un salarié a un horaire avec une coupure, il apparaîtra sur deux lignes (1 ligne par plage horaire). Paramétrage de l’édition Choix du périmètre : au niveau Etablissement, Service, ou Sous-service. Choix de la temporalité : en Mois, Période ou Semaine. « Semaine » permet de visualiser le planning par semaine, sur la période sélectionnée ; « Semaine » permet également d’avoir plus de détails sur les horaires de la journée. Choix de la légende. Avec ou sans la visualisation des évènements.

Edition du planning à long terme

Cette édition permet d’obtenir le nombre d’heures planifiées par semaine, par salarié, sur une année. Paramétrage de l’édition Choix du périmètre : au niveau Etablissement, Service, ou Sous-service. Choix de la visualisation annuelle : en Année civile, Annualisation ou Congés payés. Choix de la légende (« Avec légende globale à la fin » créé un 2nd fichier avec les éléments de légende : informations sur les abrégés horaires, les couleurs des cases du planning). Avec ou sans la visualisation des évènements (si ce planning est affiché dans les services, décocher « Visu des évènements », les salariés n’auront pas connaissance des motifs d’absences de leurs collègues).

Edition du planning métier

Cette édition permet d’éditer un planning par jour, de l’amplitude horaire de chaque salarié ayant le même poste. L’édition est à lancer par service, voire même par sous-service, afin de vérifier la couverture du besoin journalier par métier, dans un service ou un sous-service. Chaque salarié est matérialisé par un « bâton » horizontal, sur lequel son horaire de début et fin de journée est précisé. Paramétrage de l’édition Choix du périmètre : au niveau Etablissement, Service, ou Sous-service. Choix du nombre de jours par planning et la période : il est conseillé d’utiliser l’option « 1 jour », pour une meilleure lisibilité. Sélectionner une Inversion par « Poste ».

Les éditions du réalisé

A partir de la page d’Accueil et du Menu Réalisé, vous accédez à l’Edition des résultatsLa fenêtre d’édition des résultats répertorie toutes les éditions en lien avec les compteurs. Les éditions sont donc classées selon les mêmes thématiques que les visualisations de compteurs disponibles sur le planning 365. Cependant certaines éditions ont été créées par la Fondation COS Alexandre Glasberg, une partie de ces éditions sont rattachées à la thématique « Sans thème » car elles requêtent des éléments de plusieurs thématiques ou des éléments de la fiche individuelle du salarié. Certaines éditions ont un libellé se terminant par : - DàD : de Date à Date = Une ligne de résultats cumulés par matricule sur la période demandée. - Détail = Une ligne de résultats par jour et par matricule pour la période demandée. - Mensuel = Une ligne de résultats par mois et par matricule sur la période demandée. - Cycle = Une ligne de résultats par cycle et par matricule sur la période demandée.

Consultation des compteurs

A partir du planning individuel, ou planning 365. Cliquer sur l’ascenseur de la Visualisation des compteurs et choisir la thématique du compteur à afficher. Les compteurs s’affichent en bas de planning. Exemple, en sélectionnant « Astreintes en Heures », les 3 compteurs d’astreintes en heures s’affichent : 211 - Jour 212 - Nuit 213 – Dim / Fer Exemple en sélectionnant la visualisation « Solde RTT (jours) », les compteurs de Droit, Prise et Solde s’affichent en bas de chaque mois, et en bas de planning. Il est également possible de faire apparaître des éléments dans les cases du planning, le choix Standard, permet de faire apparaître le code abrégé horaire, et les codes. La légende est au choix, avec ou sans.

D - EVALUATION DE FIN DE SESSION

A vous de jouer

SYNTHESE

Thanks!