2.2 Diseño de Procesos

Gestión de Procesos Empresariales

2. Diseño de Procesos

José Zambrano

Gestión de Procesos Empresariales

2. Diseño de Procesos

José Zambrano

Contenidos

Mapa de Procesos

Tipos de Procesos

Tipos de Mapas Procesos

Despliegue de Procesos

Construir mapa de procesos mediante los distintas tipos de procesos con la finalidad de diseñar procesos macro.

Objetivo de la Clase

01

Mapa de Procesos

Conceptos

Un mapa de procesos es una representación gráfica de los procesos de una organización.Es una representación global de procesos, no individual de cada uno de ellos (individualmente se pueden representar mediante flujogramas).

Conceptos

Para configurar un mapa de procesos deberemos determinar una tipología de procesos (por ejemplo, procesos estratégicos, procesos operativos y procesos auxiliares) y representarla utilizando los niveles de despliegue (niveles de detalle).

Aplicaciones de Mapa de Procesos

1. La empresa acepta previamente una clasificación genérica de los procesos en tres categorías: estratégicos, operativos y de apoyo o soporte. 2. La empresa analiza el núcleo de sus actividades, identifica sus procesos y los coloca en cada uno de esos tres grupos. Una vez repartidos los procesos en los tres grupos, la atención de la empresa se centrará en el grupo de los procesos operativos.

Aplicaciones de Mapa de Procesos

3. La empresa relaciona los procesos en secuencias ordenadas, agrupadas alrededor de los procesos prioritarios. Estos procesos prioritarios requerirán el concurso de procesos secundarios realizados de forma eficiente para desarrollarse con un alto nivel de rendimiento. 4. Para poder gestionar los procesos, la empresa ha de realizar un despliegue detallado de los mismos.

Aplicaciones de Mapa de Procesos

5. El Mapa de Procesos se lo puede organizar en dos formas ya sea general o especifico, el general se lo desarrolla en base a un organigrama de la empresa, mientras que el especifico se puede ir detallando desde gerencias de una empresa e incluso se puede realizar en una organización que no posea un organigrama.6. El Mapa de Procesos puede incluir solo los macroprocesos o también se lo puede desarrollar con despliegue incluido ya que tiene una amplia gama de aplicaciones dentro de su desarrollo.

Simbología

La construcción de un mapa de procesos se puede efectuar desde lo general a lo particular, de la visión macro que recoge la globalidad hasta la visión individual de cada proceso o, bien al contrario, desde la visión particular a la general.

Simbología

Metodología de Contruccion de Mapa de Procesos ISO 9.001

1. Definir el alcance del mapa de procesos. El alcance es el ámbito que va a cubrir el mapa de procesos. Se precisa el tipo de Mapa de un área o de toda la organización. 2. Inventariar los procesos. Se trata de identificar los procesos relacionados con el alcance definido. Esta puede ser la tarea más compleja, sobre todo si no se tiene experiencia previa en la identificación de procesos. 3. Documentar cada uno de los procesos. Esta fase es opcional, pero muy recomendable. 4. Clasificar los procesos. En primer lugar, será necesario determinar el tipo de mapa de procesos deseado. 5. Interrelacionar los procesos. Llega el momento culminante, el de secuenciar los procesos e interrelacionarlos.

02

Tipos de Procesos

Tipos de Procesos

• Según su Naturaleza
• Según su Tamaño
• Según su Desempeño

Según su Naturaleza

• Estratégicos. También denominados procesos de dirección, pues en ellos la dirección tiene un papel relevante. Suelen estar relacionados con la estrategia y su evolución, y con el control global de la organización.
• Operacionales. Mediante estos procesos la organización genera los productos y servicios que entrega a sus clientes. Conforman el núcleo central del negocio y por ello también reciben otros nombres como procesos nucleares, procesos clave, procesos específicos y procesos de negocio.
• Apoyo. Se los designa también como procesos de soporte, de ayuda o de apoyo. Estos procesos dan apoyo a los estratégicos, a los específicos o a otros de soporte.

Según su Tamaño

• Procesos nivel 1. Es la representación global de todos los procesos de la organización a nivel genérico (macroproceso).
• Procesos nivel 2. El desglose de la cadena de valor forma parte de este nivel. Algunos denominan subprocesos a cada una de estas partes o fases.
• Procesos nivel 3 e Inferiores. Descenderemos en detalle realizando un zoom sobre aquellos procesos de nivel 2 que, por ser demasiado genéricos, tienen necesidad de despliegue.

Según su Desempeño

• Funcionales. Son procesos desarrollados íntegramente por agentes de un solo departamento, de inicio a fin. Muchos de los procesos que antes hemos denominado auxiliares estarían encuadrados dentro de esta categoría.
• Interfuncionales. Estos procesos cruzan las barreras funcionales, son procesos participados por agentes de la organización pertenecientes a distintos departamentos. Por lo general, muchos procesos operativos suelen ser interfuncionales.

Ejemplo de Mapa de Procesos segun su Naturaleza

1. Elaboración del plan comercial. 2. Preparación y asistencia a ferias. 3. Preparación y asistencia a misiones comerciales. 4. Recaudación de cuotas. 5. Suministro de información y asesoría a empresas. 6. Formación del personal. 7. Suscripción de acuerdos con instituciones. 8. Formación de miembros. 9. Selección de personal. 10. Mantenimiento de la infraestructura y los equipos. 11. Realización de copias de seguridad. 12. Control de gestión.

Ejemplo de Mapa de Procesos segun su Naturaleza

1. Elaboración del plan comercial. (Estratégico) 2. Preparación y asistencia a ferias. (Operativo) 3. Preparación y asistencia a misiones comerciales. (Operativo) 4. Recaudación de cuotas. (Soporte) 5. Suministro de información y asesoría a empresas. (Operativo) 6. Formación del personal. (Soporte) 7. Suscripción de acuerdos con instituciones. (Estratégico) 8. Formación de miembros. (Operativo) 9. Selección de personal. (Soporte) 10. Mantenimiento de la infraestructura y los equipos. (Soporte) 11. Realización de copias de seguridad. (Soporte) 12. Control de gestión. (Estratégico)

03

Tipos de Mapa por Procesos

Tipos de mapa de Procesos

1. Convencional
2. Formal
3. Lineal
4. Otras Configuraciones

Convencional

Esta tipología utiliza la clasificación clásica de procesos (procesos estratégicos, procesos operativos y procesos auxiliares) para configurar el mapa.

Formal

Este mapa de procesos surge al utilizar la clasificación de procesos sugerida por la Norma UNE-EN ISO 9001:2008 (procesos para las actividades de la dirección, procesos para la realización del producto, procesos de provisión de recursos, procesos de medición, análisis y mejora).

Lineal

Este tipo de mapa de procesos utiliza las bases del diagrama de flujo para configurar la representación global de los procesos de la organización.

Otras Configuraciones

Cualquier otra configuración, pero debe ser: Auto explicativa, Contiene los procesos necesarios y admite despliegues.

04

Despliegue de Procesos

Conceptos

El despliegue de procesos permite visualizar las subdivisiones en las que puede estar estratificado un mapa de procesos. Implica avanzar de lo general a lo particular, de la visión macro a la visión micro.

Conceptos

El despliegue casi siempre es necesario a nivel de cadena de valor, desde el cual se pueden necesitar varios despliegues continuados (en organizaciones grandes puede llegar hasta tres y cuatro niveles de despliegue para poder vislumbrar todos los procesos a nivel de procesos tipo). El despliegue también puede ser necesario en algunos procesos auxiliares que hayan sido expresados como macroprocesos, En los procesos estratégicos es menos frecuente la necesidad de un despliegue.

Conceptos

Conceptos

Macroproceso. Definir el Modelo de Gestión por Procesos de la institución en la Cadena de Valor, la cual debe presentar los Macroprocesos de la institución en tres niveles: Macroprocesos estratégicos, Macroprocesos Misionales y Macroprocesos de Apoyo. Proceso. El proceso más grande se conoce como proceso Padre y el Subproceso como proceso hijo. Subproceso. Un Subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica para cumplir un propósito. Un Subproceso es un Proceso por sí mismo, cuya finalidad hace parte de un Proceso más grande. Actividades. Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, que consiste en la ejecución. Tareas. Trabajo que debe hacerse en tiempo limitado; y parte de una actividad.

Conceptos

Ejemplo de mapa de procesos con despliegue dentro de los procesos operativos.

Conceptos

En la presentación de un mapa de procesos, lo más habitual es elegir una clasificación clásica de procesos y estructurar una imagen del mapa con los procesos estratégicos, los procesos auxiliares y los procesos operativos a nivel de la cadena de valor.

Conceptos

Ejemplo 1.1

Ejemplo 1.1

Conceptos

Pueden configurarse también otras estructuras: por ejemplo en el nivel 2, el despliegue de cada macroproceso (1.1, 1.2...) podría tener su propia cadena de valor de la que colgasen los procesos pertinentes, también se podría disponer de nivel 3 y 4 según su requerimiento.

Ejemplo

Despliegue de procesos operativos de una parte del mapa de procesos en un ayuntamiento.

Ejemplo

Despliegue del proceso “Gestión de los recursos humanos”

Hasta cuando llegar el despliegue de procesos

Los despliegues se los desarrolla de la siguiente forma pueden llegar solo hasta los subprocesos ya que las actividades se lo desarrollan en diagramas de flujo.

Hasta cuando llegar el despliegue de procesos

Hasta cuando llegar el despliegue de procesos

DISEÑO DE PROCESOS