2023-FORMATION EVALUATEURS·RICES

Formation évaluateurs·rices Externes

Département Contrôle et évaluation des projets - Action Clé 2 Présentation générale

Programme

fORMATION DU 11 OCTOBRE 2023

12h30-14h00

Pause déjeuner libre

9h-9h30

Accueil café

Atelier "critères d'évaluation" et mise en commun des constats

Présentation de l'Agence, du DCEP et de ses missions Gestion administrative et relation Agence/Evaluateurs

9h30-10h15

14h-15h15

Présentation de l'évaluation des rapports finaux AC2 : les enjeux de l'évaluation

10h15-10h45

15h15-15h30

Pause et répartition en ateliers

10h45-11h00

Pause

15h30-16h45

Atelier "Rédaction du commentaire final" et restitution

Présentation de la grille d'évaluation et prise de connaissance du rapport final

11h-12h15

Intervention d'Anne-Françoise Le Guilliez - résumé du TCA sur l'évaluation des rapports finaux AC210 (Stockholm)

12h15-12h30

INTRODUCTION

Présentation de l'Agence Erasmus +

Le département contrôle et évaluation des projets

Gestion administrative

Les responsabilités de l'évaluateurs

Méthodologie de l'analyse qualitative

PRESENTATION DE L'AGENCE

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Département Promotion (DP)

Département Gestion de Projets(DGP)

Département Contrôle et Evaluation des Projets(DCEP)

Finalisation du projet - Analyse du RF

Appel à propositionSoumission de la candidature

Réalisation du projet

AGENCE ERASMUS +

DCEP

Assistante de Direction

Directrice du Département

Responsable Pôle Mobilité

Olivier DUHANT

Cécile Bouffartigues

Alison PIASTRI

Responsable Pôle Mobilité Enseignement Supérieur - Dimension International - Benoît GUICHARD

Responsable Pôle Partenariats

Clémence GORDON

Coordinatrice technique

Elsa SANTIAGO

Coordinatrice technique

Coordinateur techniqueCédric PRAT

Joséphine CAND

Enseignement scolaire

Aurélie DES BREST Eva TRUANT Antoine VILLENEUVE

Enseignement scolaire

Mobilité européenne

Alexandre JOUANNICDiane LABROUCHESarah CLUGNAC - PAVLOVIC

Isabel RODRIGUEZAmélie BRIOUClémentine SORINMélanie BLANCEnguérand PEYRACClothilde SIMONIN

Enseignement et formation professionnels

Enseignement et Formation Professionnels

Anne-Laure CHAMPAGNAC Sarah CLUGNAC - PAVLOVIC

Jade LUQUETMarina LANGLADECécile DELPORTE Ludivine BRUN

Mobilité internationale de crédits

Agathe BLANCClémentine SORIN

Enseignement supérieur

Manon CARMANTRANDDiane LABROUCHE

Education des adultes

Borja TOMAS

Education des adultes

Laurie BERNARDSarah CLUGNAC-PAVLOVIC

ROLES DU DCEP: Contrôles Primaires

Traitement du Rapport Final

Contrôle et vérification de l'éligibilité des dépenses déclarées au Rapport Final Evaluation qualitative de la mise en oeuvre et des résultats du projet

Impact

Contrôle en cours de projet

Contrôle sur pièces

Audit ex post

Intervention des évaluateurs externes

Externalisation du Rapprt Final

Evaluation qualitative

Notification à l'évaluateur·rice par mail d'un projet attribué sur OEET

Evaluation à réaliser sous 15 jours sur OEET.

Finalisation& Clôture du projet

Analyse financière

Evaluation qualitative

Externalisation

Soumission du rapport final

Soumission du Rapport final

Intervention des évaluateurs

Communication binôme

Relations Agence-Evaluateur

Externalisation du Rapport final

A effectuer 8 jours max après la recevabilité

Réception du Rapport final

Accusé réception du dossier attribué

Demande d'informations complémentaires

Traitement de l'analyse qualitative

15 jours pour évaluer le rapport

Contact avec les bénéficiaires

Contrôle qualité

Vérifie que le commentaire global intègre les 4 critères d'évaluation, avant soumission définitive.

Notification binôme Agence

Informe son binôme Agence lorsque l'analyse est finalisée

Agence

Evaluateurs

En quelques chiffres

16

itle ere

47

9,280

17,520

17,520

Nombre d'évaluateurs sélectionnés par secteur

Nombre de RF à externaliser 2023-2024

Gestion administrative

Pour TOUT SUJET ADMINISTRATIF(Gestion des contrats, facturation, paiement des prestations, etc.)

Mme. BOUFFARTIGUES - Assistante administrative DCEPevaluateursRF@agence-erasmus.fr

POUR TOUT SUJET TECHNIQUEBinôme Agence

Contrats à signer pour la session d'évaluation du 01/11/2023 au 31/08/2024

Prévenir en cas d'indisponibilité ou de doute sur les conflits d'intérêts

Instructions d'utilisation de la plateforme Assessment Module

Les responsabilités de l'évaluateur

Impartialité

Délai de traitement

Binôme Agence

Conflits d'intérêts

Assessment Module (AM)

Rapport et annexes

Commentaires par critères et commentaire final

Plateforme pour les évaluations externes

Typologie

Vérifier l'accès ou le valider pour une première connexion

Commentaires

Conflit d'intérêt

Le pack évaluateur

Documents contractuels

Documents Projet

Documents Agence

• Candidature

• Rapport final
• Résultats du projet

• Rapports de visites (envoyés par votre binôme Agence le cas échéant.)

• Guide du programme

• Convention de Subvention
• Annexes

• Guide évaluation qualitative
• Instruction utilisation AM

• Présentation genial.ly

METHODOLOGIE DE L'ANALYSE QUALITATIVE

Enjeux de l'évaluation

Critères de notation

Incidence de la notation

Rédaction de l'évaluation

Bonne Pratique& Valorisation

Spécificités sectorielles

Objectifs de l'évaluation

Accompagner les bénéficiaires dans l'amélioration de leur projet

Déterminer le montant final de la subvention

Repérer les bonnes pratiques

NOTATION DES PROJETS & INCIDENCES

Qualité de mise en oeuvre& Atteinte des résultats

Principe de proportionalité

Principe de proportionnalité

NOTATION /100

-10% pour une note- 60/100

Repérage & Valorisation des Bonnes Pratiques >/= 80/100

Incidence sur l'attribution de la subvention finale

-25% pour une note- 50/100

-50% pour une note- 40/100

-75% pour une note- 25/100

Un commentaire explicatif spécifique est à saisir obligatoirement dans AM pour justifier d'une note <60 ou d'une bonne pratique

Quels sont les grands critères pour sélectionner un projet en bonne pratique?

TRANSFERABILITE

IMPACT

IMPACT

INNOVATION

INNOVATION

DURABILITE

DURABILITE

COMMUNICATION

COMMUNICATION

EXEMPLES DE BONNES PRATIQUES

Le LABA - Bègles

Collège Ylangs-Ylangs Mayotte

Université Aix-Marseille

Projet KA204 "European cooperation for Roma Inclusion"

Projet KA227-SCH"Unplugged approach of computation thinking for children towards creativity and culture"

Projet KA229 "Healthy Ecojournalists Approaching Varied European Nature"

Pertinence du projet

Qualité de la mise en oeuvre

Le cadre de l'évaluation qualitative

Impact et Diffusion

Qualité de la coopération

PERTINENCE DU PROJET /30

Valeur ajouté des partenaires

Priorités et objectifs

Dimension transnationale

Plus value du projet

Cohérence du projet

Analyse des besoins

Synergie et transdisciplinarité

Caractère innovant

Complémentarité

QUALITE DE LA MISE EN OEUVRE /20

Gestion du projet

PrioritésCE

Atteinte des objectifs

Résultats produits

Activités

Phasage

Méthodologie

Monitoring et évaluation

QUALITE DE LA COOPERATION /20

Répartition des tâches

Contribution des partenaires

Valeur ajoutée du partenariat

Mobilisation du partenariat

Complémentarité des partenaires

Implication des partenaires

Coordination de qualité

IMPACTS ET DIFFUSION /30

Transférabilité des résultats

Stratégie de communication

Formalisation des impacts

Dissémination appropriée et de qualité

Collaboration poursuivie

Effets du projet sur toutes les parties prenantes

Libre accès des résultats produits

Dépasse le réseau habituel

Evaluation des résultats du projet

Capitalisation des résultats

Pérennisation

Impact

Dissémination

MODALITES DE REDACTION DE L'EVALUATION

Cohérente

Compréhensible

Concise

Constructive

Complète

Impartiale

COMMENTAIRE GLOBAL - Mauvaises pratiques

• Enumération sans justification

• Vigilance sur les bullet points ou intertitres sans rédaction

• Rédaction "binaire" sous forme de points forts/points faibles

• Rédaction du commentaire trop concise

• Remarques financières (sauf si directement en lien avec la qualité des résultats produits, par exemple)

• Absence d'analyse et de feedback sur les résultats produits

• Absence de pistes d'amélioration

Communication des notes aux bénéficiaires, nécessaire d'avoir une cohérence.

COMMENTAIRE GLOBAL - Bonnes pratiques

• Identification des principaux points forts et points sensibles du projet

• Recommandations réalistes, concrètes et constructives

• Justesse et qualité de l'argumentation, pas de jugement de valeur

• Cohérence avec la notation car risque de recours!

• Synthèse des 4 grands critères

• Retour sur les résultats produits

Communication des notes aux bénéficiaires, nécessaire d'avoir une cohérence.

Inclusion et Diversité

4 PRIORITES DU NOUVEAU PROGRAMME

Transformation numérique

Participation à la vie démocratique, valeurs commmunes

Environnement SALTO

Spécificités sectorielles

Enseignement et formation professionnels (VET)

Enseignement scolaire (SCO)

Enseignement supérieur (HED)

Education des adultes (ADU)

Merci pour votre attention

Contact Agence Erasmus+ Education-Formation 9 Rue des Gamins, 33000 Bordeaux 05 56 00 94 00 Contact DCEP Mme BOUFFARTIGUES evaluateursrf@agence-erasmus.fr 05 56 00 94 58

Le programme soutient l’utilisation de pratiques innovantes pour transformer les apprenants, le personnel et les animateurs socio-éducatifs en véritables facteurs de changement (par exemple, économiser les ressources, réduire la consommation d’énergie et les déchets, compenser les émissions de carbone, opter pour des choix alimentaires et de mobilité durables, etc.). La priorité sera également accordée aux projets qui, au moyen d’activités dans les domaines de l’éducation, de la formation, de la jeunesse et du sport, permettent de modifier les comportements en matière de préférences individuelles, de valeurs culturelles et de sensibilisation au développement durable, d’habitudes de consommation et de modes de vie.