FATTURAZIONE

FATTURAZIONE

FATTURE e fatturazione elettronica

Margherita Sarno

Cos'è una fattura?

La fattura è un documento emesso da chi vende merce o servizi. Nel rispetto degli accordi commerciali col cliente dà il diritto al venditore di riscuotere il prezzo indicato. La fattura deve avere alcune caratteristiche essenziali previste dalla legge.

SOGGETTI OBBLIGATI ALLA EMISSIONE DI FATTURA

La disciplina relativa alle fattura è contenuta nel Testo Unico dell’IVA (DPR 633/1972). All’art.21 viene indicato che deve essere emessa fattura dal soggetto che effettua una operazione in regime di IVA, incluse quelle Non Imponibili, Esenti ed in regimi speciali. Sono previste dalla normativa delle eccezioni per alcune categorie di soggetti e/o per la tipologia delle operazioni (beni o servizi resi con particolari caratteristiche): Le categorie dispensate dall’emettere la fattura sono:

• i negozianti con vendita al dettaglio che hanno però altri obblighi come l’emissione dello scontrino fiscale, della ricevuta fiscale e/o la registrazione e trasmissione (anche telematica) dei corrispettivi;
• le agenzie di viaggio in regime speciale;
• gli agricoltori ed i pescatori che sono in regime di esonero per i quali l’obbligo deve essere assolto da chi acquista (cessionario) attraverso l’istituto dell’autofattura;
• coloro che sono identificati e sottoposti al regime dei “contribuenti minimi in franchigia” in vigore dall’1.1.2007;
• le operazioni che rientrano in regimi particolari detti ‘monofase’ cioè con IVA assolta alla fonte come nel caso dell’ editoria, generi di monopolio, ecc.;

La fattura può essere emessa in forma cartacea od in forma elettronica nel giorno di effettuazione dell’operazione. E’ consentita anche l’emissione di un’unica fattura per tutte le prestazioni o cessioni di beni eseguite nello stesso giorno per lo stesso cliente.

Guardiamo un esempio di fattura

A seguire, i suoi elementi nel dettaglio

GLI ELEMENTI DELLA FATTURA

Una fattura deve contenere alcuni elementi obbligatori previsti dalla normativa; non ci sono obblighi di formato e posizionamento delle informazioni.

1) Generalità del venditore (cedente) complete di Partita IVA

2)Generalità del cliente (cessionario) complete di Partita IVA

3) Numero e data della fattura

GLI ELEMENTI DELLA FATTURA

Una fattura deve contenere alcuni elementi obbligatori previsti dalla normativa; non ci sono obblighi di formato e posizionamento delle informazioni.

4) Descrizione dei beni o dei servizi oggetto del contratto con il cliente

5)Quantità erogate dei beni o dei servizi

6)Prezzo unitario 7)Eventuali sconti applicati 8)Importo complessivo per le quantità cedute per ogni tipologia di bene o servizio 9)Aliquote IVA per ogni tipologia di bene o servizio

GLI ELEMENTI DELLA FATTURA

Una fattura deve contenere alcuni elementi obbligatori previsti dalla normativa; non ci sono obblighi di formato e posizionamento delle informazioni.

10)Eventuali spese accessorie 11)L’annotazione di Imponibile e Imposta per ogni aliquota IVA applicata 12)La descrizione con articolo di legge per ogni eventuale esenzione IVA 13)I totali per Imponibile, Imposta ed Importi Esenti

Elementi facoltativi della Fattura Sulla fattura possono essere annotati anche vari elementi contrattuali (facoltativi) come ad esempio:

1. Modalità di pagamento
2. Riferimenti a un eventuale ordine
3. Banca di appoggio per il pagamento
4. Comunicazioni di vario tipo per il cliente (Annotazioni)

DETERMINAZIONE DELLA BASE IMPONIBILE

Al fine di realizzare una fattura corretta dal punto di vista fiscale è necessaria la determinazione della cosiddetta Base Imponibile: si tratta del valore a cui vengono applicate le imposte (calcolo dell’IVA) nelle varie aliquote. Esempio:

Cosa sono le fatture elettroniche?

Per Fatturazione Elettronica si intende un processo digitale utile a trasmettere, riceveree conservare delle fatture in maniera tale che l’intero supporto cartaceo previsto dalle tradizionali fatture venga abbandonato definitivamente con tutto ciò che ne consegue in termini di risparmio, celerità, funzionalità e rispetto dell’ambiente. Le fatture elettroniche, quindi digitali, sono state previste e introdotte per la prima volta nel 2008 grazie alla legge finanziaria di allora. L'Unione Europea ha spinto affinché i Paesi membri sviluppassero un sistema di gestione. Ciascuna fattura elettronica richiede la sua elaborazione in uno specifico formato standard digitale denominato XML, che vuol dire Extensible Markup Language. Trattasi di un linguaggio informatico che oltre a essere necessario per la compilazione stessa della fattura, si occupa del controllo dei contenuti in essa riportati.

Come funziona?

Ciascuna fattura viene appositamente compilata da uno specifico software di fatturazione elettronica. Questa è la fase di produzione vera e propria e affinché la fattura digitale risulti valida sotto tutti gli aspetti verrà generata in XML. Una volta creata, la fattura verrà firmata digitalmente, mediante firma elettronica qualificata, da parte del soggetto che materialmente emette il documento o da chi ne fa le veci.

A questo punto la fattura verrà spedita al destinatario, ma prima di giungergli dovrà obbligatoriamente passare per il Sistema di Interscambio (SDI) che si occuperà del controllo automatico di tutti i requisiti per poi autorizzare l’invio a destinazione. L’ultimo step sarà quello dell’importazione e registrazione della fattura elettronica, operazione che può essere effettuata mediante uno dei tanti software disponibili studiati appositamente per operare con la Fatturazione Elettronica.

La compilazione

Per l’emissione di una nuova fattura elettronica è necessario compilare il documento contabile in ogni sua parte:

• Tipo e numero documento: inserire la data della fattura ed il periodo di riferimento.
• Intestazione: inserire i dati del destinatario della fattura.
• Altri dati del documento in cui è possibile aggiungere la descrizione del documento (campo Causale della fattura elettronica)
• Dati della ritenuta qualora applicabile
• Dati relativi alla fatturazione elettronica: indicare il codice destinatario dell’ente pubblico o privato (in caso di persona fisica è necessario inserire il codice 0000000 o la PEC)
• Corpo della fattura: inserire l'importo e le tipologie di aliquota iva.
• Per le fatture esenti iva di importo superiore a € 77,47 inserire il valore della marca da bollo, se non è automatico.

• Scadenze e pagamenti: inserire il tipo di pagamento, la data di scadenza, la modalità di pagamento ed il conto corrente.

Salvataggio e modifiche

Compilati tutti i campi, e cliccando sul tasto salva documento, il sistema memorizzerà tutti i dati e procederà alla creazione e predisposizione della fattura elettronica. Procedendo con il salvataggio della fattura elettronica, il sistema propone la visualizzazione del documento.In base al tipo di software utilizzato queste opzioni possono variare di poco ma le funzioni sono quasi sempre le stesse.

È possibile apportare modifiche solo nel caso di fatture emesse e non ancora inviate o di fatture per le quali è stata pervenuta una notifica di scarto dal SdI.

FUNZIONI

• Modificare i dati di fatturazione elettronica
• Aggiornare i dati del documento contabile
• Rigenerare la fattura elettronica
• Scaricare la fattura elettronica in formato xml
• Stampare il pdf della fattura elettronica
• Procedere all’invio automatico della fattura elettronica previa firma da parte dell’intermediario
• Stampare il pdf della copia cortesia della fattura da consegnare al destinatario
• Registrare l’incasso qualora il documento venga saldato in contanti o tramite carta

Eliminare una fattura elettronica

Non è possibile effettuare modifiche o eliminare una fattura elettronica quando è già stata accettata dal Sistema di Interscambio. È possibile apportare modifiche o eliminare una fattura elettronica solo nel caso di fatture emesse e non ancora inviate o di fatture per le quali è stata pervenuta una notifica di scarto dal SdI.Quando devi eliminare una fattura già emessa puoi fare una nota di credito:

• Esegui una nuova fattura
• Inserisci che si tratta di una nota di credito
• Inserisci il riferimento alla fattura originaria
• Indica gli importi che sono stati cancellati, in negativo

NOTA DI DEBITO

Quando invece, per qualsiasi ragione, devi integrare l' importo di una fattura già emessa puoi fare la nota di debito. Questo documento, detto anche nota di variazione, va inviato al Sistema di Interscambio come una normale fattura elettronica. La nota di debito deve contenere:

• il riferimento alla fattura originaria che viene modificata
• la motivazione per cui si è resa necessaria la variazione

Attenzione: se viene emessa dopo il termine della liquidazione periodica della fattura inesatta, puoi ricorrere al ravvedimento operoso: questa operazione ti permette il pagamento dei tributi con una sanzione ridotta per non incorrere in possibili sanzioni penali.

Quando viene rifiutata la fattura elettronica?

Hai inviato una fattura elettronica ma il sistema d’interscambio Sdi la rifiuta? Puoi individuare il problema decifrando il codice di errore tecnico notificato.

Ricorda che devi conservare le fatture elettroniche emesse e ricevute durante gli anni di attività.

Consultazione e conservazione

Se non possiedi un software sviluppato ad hoc per gestire, consultare e conservare comodamente le tue fatture elettroniche, l’Agenzia dell’Entrate sul proprio sito mette a disposizione un sezione dedicata. Servizio di consultazione delle fatture elettroniche dell’Agenzia dell’Entrate L’Agenzia dell’Entrate sul proprio sito mette a disposizione un servizio di consultazione attraverso cui è possibile accedere alle fatture emesse e ricevute, sia per le aziende e i professionisti, sia per i privati.

Una volta effettuato l’accesso al portale, basta cercare dal motore di ricerca interno “Dati rilevanti ai fini IVA”.

Software per le fatture elettroniche

La maggior parte dei software online hanno un sistema di archiviazione in cloud, questo ti permette di accedere alla piattaforma dovunque ti trovi e con qualsiasi dispositivo.Ce ne sono diversi sul mercato. Vediamo insieme come funziona uno di essi. FATTURE IN CLOUD Da questa applicazione puoi generare fatture da zero oppure a partire da preventivi o da documenti di trasporto (DDT). Puoi creare un proforma (un documento che non ha valore fiscale), ricevute e note di credito. GUARDA IL VIDEO TUTORIAL https://youtu.be/BkFR6dPn9BI

i Codici in Fattura: destinatario

i Codici in Fattura: tipi di documento

i Codici in Fattura: natura dell'IVA

FATTURA CON RITENUTA D'ACCONTO

Il regime ordinario è un regime contabile obbligatorio per società di grandi dimensioni o con un fatturato elevato. Questo regime richiede una contabilità articolata e diversi registri da tenere e presentare alle autorità.

Se sei un lavoratore autonomo o un'azienda in regime ordinario, è possibile che tu debba applicare una ritenuta alle tue fatture, nota come ritenuta d'acconto. La ritenuta d'acconto viene applicata come percentuale sull'imponibile e viene sottratta dal totale. Rappresenta un anticipo sul pagamento di imposte come IRAP (Imposta Regionale Attività Produttive) e IRPEF (Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche). Ricorda che puoi applicare la ritenuta d'acconto solo se il tuo cliente è un soggetto passivo IVA, ovvero un'altra azienda o professionista titolare di partita IVA.

FATTURA CON RITENUTA D'ACCONTO

Cos'è lo split payment?

Lo split payment è una procedura che prevede che sia il cliente a contribuire l'IVA al posto del fornitore. Si applica nei rapporti tra aziende o professionisti e la Pubblica Amministrazione, affinché sia quest'ultima a contribuire l'imposta relativa alla transazione. Questa procedura, inclusa nella Legge di Stabilità 2015, devia dalla regola generale secondo cui l'IVA viene addebitata in fattura al cliente e poi versata alle casse dell'Erario dal fornitore ma impone invece che sia la Pubblica Amministrazione a farlo direttamente. La fattura split payment deve essere una fattura elettronica ed il totale da pagare sarà al netto d'IVA. Questo approccio mira a ridurre l'evasione fiscale. Chi è escluso dallo split payment? Non devono applicare lo split payment:

• I contribuenti del regime dei minimi (sia forfetario che di vantaggio) che non applicano normalmente l'IVA alle loro fatture
• I professionisti che operano con ritenuta d'acconto
• Tutti coloro che applicano inversione contabile o reverse charge poichè in questo modo l'IVA è già a carico dei committenti

l'inversione contabile (reverse charge)impone che sia il cliente a trasferire l'ammontare IVA dovuto.

DOCUMENTO DI TRASPORTO (DDT) ex BOLLA di ACCOMPAGNAMENTO

Il DPR 472/96 ha introdotto il Documento di Trasporto (DDT) come sostituzione della precedente Bolla di Accompagnamento. Il DDT certifica un trasferimento di merci dal cedente (venditore) al cessionario (acquirente). La consegna avviene presso la sede indicata dal cessionario quale luogo di consegna. Il trasporto può essere effettuato sia dal mittente che dal destinatario, oppure utilizzando un trasportatore che si assume l’incarico della consegna. Il Documento di Trasporto deve essere emesso prima della consegna diretta o dell’affidamento dei beni al trasportatore, e deve contenere l’indicazione alcuni elementi obbligatori.

DOCUMENTO DI TRASPORTO (DDT)

Dati Obbligatori nel Documento di Trasporto

• Generalità complete di Partita IVA del venditore (cedente)
• Generalità complete di Partita IVA del cliente (cessionario)
• Numero e data del documento
• Descrizione dei beni o dei servizi oggetto del contratto con il cliente
• Quantità dei beni o servizi
• Riferimento di chi effettua il trasporto (Mittente/Destinatario/Vettore)
• Il numero dei colli ed il loro peso (facoltativi ma consigliati soprattutto con trasporto a mezzo Vettore)
• La data in cui le merci lasciano la sede del Cedente (può essere la data del documento oppure una data diversa)

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