Desarrollo de sistemas de clasificación
Métodos de ordenación
03
3. Cuadro de clasificación documental y archivístico
Integración del cuadro de clasificación
La construcción del cuadro de clasificación implica tres acciones básicas:
- Identificación de las categorías de agrupación,
- Su jerarquización
- Su codificación.
Integración del cuadro de clasificación
La construcción del cuadro de clasificación implica tres acciones básicas: la identificación de lascategorías de agrupación, su jerarquización y su codificación.
Identificar las categorías de agrupamiento consiste en realizar un detenido estudio institucional de la normatividad, los ordenamientos jurídicos y administrativos en la cual los organismos productores de la información archivística sustentan el desempeño de sus atribuciones y funciones. Asimismo, se debe apoyar la integración del cuadro en el reconocimiento de las regulaciones, metodologías y experiencias prácticas que se hayan producido o llevado a cabo tanto nacional como internacionalmente en materia de clasificación.
Por su parte, la jerarquización de las agrupaciones documentales constituye una actividad conceptual en la que resulta importante tomar decisiones respecto a la estructura interna del cuadro, asociadas a la incorporación y registro de las relaciones lógicas entre las categorías identificadas, su distribución ordenada dentro de la herramienta y sus vinculaciones y subordinaciones específicas.
Finalmente, cabe recordar que la codificación debe efectuarse una vez que se hayan realizado las acciones de identificación y jerarquización, con el fin de diseñar los códigos o claves numéricas o alfanuméricas que representarán las categorías dentro del cuadro y durante el proceso clasificatorio.
Sistema Institucional de Archivos
Estructura de un Sistema Institucional de Archivos (SIA)
Grupo Interdisciplinario
Grupo Interdisciplinario
Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
“Instrumento técnico que reflejala estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.” (Disp.2fracc.I,DGAGA,DOF,15/05/2017).
Cuadro General de Clasificación Archivística
Refleja la estructura jerárquica y lógica de los procesos de un sujeto obligado, basada en las atribuciones y funciones de cada unidad integrante.
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Instrumentos técnicos auxiliares
Corresponde a las áreas coordinadoras de archivos de las instituciones gubernamentales constituir un plan de clasificación (en el siguiente capítulo se describen sus principales fases y actividades) a fin de integrar ordenada y secuencialmente las actividades destinadas a la construcción del sistema de clasificación, así como integrar el cuadro con el apoyo de instrumentos técnicos.
Los instrumentos auxiliares resultan especialmente necesarios para registrar, procesar y sistematizar la información que se recabe como parte del proceso de identificación de las agrupaciones documentales, particularmente las relacionadas con el estudio institucional que se llevará a efecto. Este, además de la revisión pormenorizada de los documentos normativos de la institución, podrá suponer el levantamiento de información en campo, es decir, dentro de las propias oficinas y con los potenciales usuarios institucionales del cuadro.
La generación de los instrumentos auxiliares es relevante tanto para diseñar un sistema de clasificación acorde con la metodología descrita como para la actualización o rediseño del cuadro de clasificación en caso de contar con uno.
Enseguida se presentan los datos básicos —solo como modelos teóricos— que podrían incorporarse a formatos para la identificación y registro de la información recabada en estudio y en campo. Serán las coordinaciones de archivo las responsables de su diseño y formalización.
En el caso de los instrumentos auxiliares que pueden integrarse para la jerarquización de la información previamente identificada, las coordinaciones de archivos podrían apoyarse en la generación de un formato de control de atribuciones y funciones para establecer un cuadro comparativo que permita identificar las unidades administrativas que comparten funciones comunes, sean adjetivas o sustantivas.
Cabe destacar que las instituciones gubernamentales ejercen funciones relacionadas con su gestión interna, lo cual da lugar a la producción y uso de series documentales comunes a todas ellas.En las instituciones puede presentarse la misma circunstancia aun con las funciones sustantivas o específicas de cada entidad, pues diversas unidades administrativas podrían tener en común el desempeño de una función pero en el ámbito de su competencia o atribución particular.
La elaboración de un cuadro comparativo de este tipo evitaría la constante repetición de las series documentales que se incorporan a los cuadros de clasificación. Esto redundaría también en la simplificación del esquema de codificación que se asigne especialmente a la categoría serie documental. Por citar un ejemplo, las series documentales relativas a acuerdos, convenios, tratados, leyes, reglamentos, dictámenes técnicos, informes, estudios técnicos, etcétera, son comunes a buena parte de las instituciones públicas; dentro de ellas, también podrían ser comunes a varias unidades administrativas, con independencia de que sean utilizadas en forma sustantiva o adjetiva. La serie como tal podría, por lo tanto, tener el mismo código clasificador. El código asociado a la categoría sección (entidades productoras) determinaría quién la utiliza en forma sustantiva o adjetiva, de conformidad con las atribuciones correspondientes a la institución. En la figura siguiente se considera un modelo hipotético con los elementos integrantes del cuadro comparativo de series, con el objeto de facilitar su jerarquización y codificación.
Comparativo de series documentales
Donde:dgrm: Dirección General de Recursos Materiales dgti: Dirección General de Tecnologías de la Información dgrh: Dirección General de Recursos Humanos dgrf: Dirección general de Recursos Financieros dgj: Dirección General Jurídica dgp: Dirección General de Planeación om: Oficialía Mayor Finalmente, en relación con las acciones de codificación, el modelo propuesto por el Archivo General de la Nación resulta sumamente ilustrativo. Sobre la base de un solo fondo por dpendencia o entidad, al dividir a este en secciones comunes y específicas, con sus respectivas series constitutivas, las codifica asignándoles claves sencillas.
El código se establece en forma alfanumérica, colocando un número consecutivo para cada sección, y la letra “C” o “S” para designar su característica “común” o “sustantiva”, respectivamente. A partir de esta división general, y siguiendo una secuencia numérica, se codifican las series y probables subseries vinculadas a cada sección, para integrar así el cuadro general de clasificación archivística.La multiplicidad de circunstancias que pueden presentarse a lo largo de la integración del cuadro obliga, como se ha dicho antes, tanto a la elección de la estrategia por seguir como a la toma de decisiones trascedentes en cada paso. Estas se facilitarán si se generan instrumentos de apoyo técnico como los descritos. Lo importante es cumplir con el propósito de identificar, agrupar y sistematizar la información archivística, independientemente de la estrategia conceptual y operativa que se elija para la construcción y uso del cuadro en el proceso clasificatorio. El cuadro de clasificación propuesto por el agn, sobre la base de un solo fondo, identificado con la institución productora, considera para las funciones comunes a todas las dependencias y entidades 12 secciones y 246 series, bajo la lógica del siguiente ejemplo:
Cuadro de clasificación para las funciones comunes
La elaboración de un cuadro comparativo de este tipo evitaría la constante repetición de las series documentales que se incorporan a los cuadros de clasificación. Esto redundaría también en la simplificación del esquema de codificación que se asigne especialmente a la categoría serie documental. La sección 5C del cuadro designa la función común “Recursos materiales y obra pública”, a la que en el ejemplo pertenecen las series (1) “Licitaciones” y (2) “Adquisiciones”.
El cuadro de clasificación archivística debe acompañarse de un instructivo o manual de clasificación, en el que se establezcan los objetivos, las políticas de clasificación, las instrucciones de uso del cuadro en el proceso clasificatorio y ejemplos de clasificación que puedan auxiliar al archivista en la ejecución de esta tarea.En el siguiente punto se abordarán algunos ejemplos prácticos sobre el uso del cuadro de clasificación, explicando los elementos por considerar para la ejecución ordenada de este proceso.
Despues de leer, elabora un un cuadro comparativo identificacndo series comunes entre un archivo estatal y uno municipal (consisdera 10 series comunes para cada institución y envia tu evidencia en el espacio asignado.Tu trabajo debe incluir los siguientes elementos: Portada, Introducción, Desarrollo (sintesis), Conclusión, Bibliografía consultada. (formato APA)
Actividad 1
Nombra al archivo que vas a enviar en formato PDF como sigue: DSC_U3_A1_XXYYZZSustituye los siguientes caracteres las 2 XX por las primeras letras de tu nombre, las 2 YY por las primeras letras de tu apellido paterno, las 2 ZZ por las primeras letras de tu apellido materno.
¡Gracias!
3ra Unidad Cuadro de clasificación documental y archivístico 3.1
JORGE PEREZ MARTINEZ
Created on May 18, 2023
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Desarrollo de sistemas de clasificación
Métodos de ordenación
03
3. Cuadro de clasificación documental y archivístico
Integración del cuadro de clasificación
La construcción del cuadro de clasificación implica tres acciones básicas:
Integración del cuadro de clasificación
La construcción del cuadro de clasificación implica tres acciones básicas: la identificación de lascategorías de agrupación, su jerarquización y su codificación.
Identificar las categorías de agrupamiento consiste en realizar un detenido estudio institucional de la normatividad, los ordenamientos jurídicos y administrativos en la cual los organismos productores de la información archivística sustentan el desempeño de sus atribuciones y funciones. Asimismo, se debe apoyar la integración del cuadro en el reconocimiento de las regulaciones, metodologías y experiencias prácticas que se hayan producido o llevado a cabo tanto nacional como internacionalmente en materia de clasificación.
Por su parte, la jerarquización de las agrupaciones documentales constituye una actividad conceptual en la que resulta importante tomar decisiones respecto a la estructura interna del cuadro, asociadas a la incorporación y registro de las relaciones lógicas entre las categorías identificadas, su distribución ordenada dentro de la herramienta y sus vinculaciones y subordinaciones específicas.
Finalmente, cabe recordar que la codificación debe efectuarse una vez que se hayan realizado las acciones de identificación y jerarquización, con el fin de diseñar los códigos o claves numéricas o alfanuméricas que representarán las categorías dentro del cuadro y durante el proceso clasificatorio.
Sistema Institucional de Archivos
Estructura de un Sistema Institucional de Archivos (SIA)
Grupo Interdisciplinario
Grupo Interdisciplinario
Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
“Instrumento técnico que reflejala estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.” (Disp.2fracc.I,DGAGA,DOF,15/05/2017).
Cuadro General de Clasificación Archivística
Refleja la estructura jerárquica y lógica de los procesos de un sujeto obligado, basada en las atribuciones y funciones de cada unidad integrante.
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Cuadro General de Clasificación Archivística
Instrumentos técnicos auxiliares
Corresponde a las áreas coordinadoras de archivos de las instituciones gubernamentales constituir un plan de clasificación (en el siguiente capítulo se describen sus principales fases y actividades) a fin de integrar ordenada y secuencialmente las actividades destinadas a la construcción del sistema de clasificación, así como integrar el cuadro con el apoyo de instrumentos técnicos.
Los instrumentos auxiliares resultan especialmente necesarios para registrar, procesar y sistematizar la información que se recabe como parte del proceso de identificación de las agrupaciones documentales, particularmente las relacionadas con el estudio institucional que se llevará a efecto. Este, además de la revisión pormenorizada de los documentos normativos de la institución, podrá suponer el levantamiento de información en campo, es decir, dentro de las propias oficinas y con los potenciales usuarios institucionales del cuadro.
La generación de los instrumentos auxiliares es relevante tanto para diseñar un sistema de clasificación acorde con la metodología descrita como para la actualización o rediseño del cuadro de clasificación en caso de contar con uno.
Enseguida se presentan los datos básicos —solo como modelos teóricos— que podrían incorporarse a formatos para la identificación y registro de la información recabada en estudio y en campo. Serán las coordinaciones de archivo las responsables de su diseño y formalización.
En el caso de los instrumentos auxiliares que pueden integrarse para la jerarquización de la información previamente identificada, las coordinaciones de archivos podrían apoyarse en la generación de un formato de control de atribuciones y funciones para establecer un cuadro comparativo que permita identificar las unidades administrativas que comparten funciones comunes, sean adjetivas o sustantivas.
Cabe destacar que las instituciones gubernamentales ejercen funciones relacionadas con su gestión interna, lo cual da lugar a la producción y uso de series documentales comunes a todas ellas.En las instituciones puede presentarse la misma circunstancia aun con las funciones sustantivas o específicas de cada entidad, pues diversas unidades administrativas podrían tener en común el desempeño de una función pero en el ámbito de su competencia o atribución particular.
La elaboración de un cuadro comparativo de este tipo evitaría la constante repetición de las series documentales que se incorporan a los cuadros de clasificación. Esto redundaría también en la simplificación del esquema de codificación que se asigne especialmente a la categoría serie documental. Por citar un ejemplo, las series documentales relativas a acuerdos, convenios, tratados, leyes, reglamentos, dictámenes técnicos, informes, estudios técnicos, etcétera, son comunes a buena parte de las instituciones públicas; dentro de ellas, también podrían ser comunes a varias unidades administrativas, con independencia de que sean utilizadas en forma sustantiva o adjetiva. La serie como tal podría, por lo tanto, tener el mismo código clasificador. El código asociado a la categoría sección (entidades productoras) determinaría quién la utiliza en forma sustantiva o adjetiva, de conformidad con las atribuciones correspondientes a la institución. En la figura siguiente se considera un modelo hipotético con los elementos integrantes del cuadro comparativo de series, con el objeto de facilitar su jerarquización y codificación.
Comparativo de series documentales
Donde:dgrm: Dirección General de Recursos Materiales dgti: Dirección General de Tecnologías de la Información dgrh: Dirección General de Recursos Humanos dgrf: Dirección general de Recursos Financieros dgj: Dirección General Jurídica dgp: Dirección General de Planeación om: Oficialía Mayor Finalmente, en relación con las acciones de codificación, el modelo propuesto por el Archivo General de la Nación resulta sumamente ilustrativo. Sobre la base de un solo fondo por dpendencia o entidad, al dividir a este en secciones comunes y específicas, con sus respectivas series constitutivas, las codifica asignándoles claves sencillas.
El código se establece en forma alfanumérica, colocando un número consecutivo para cada sección, y la letra “C” o “S” para designar su característica “común” o “sustantiva”, respectivamente. A partir de esta división general, y siguiendo una secuencia numérica, se codifican las series y probables subseries vinculadas a cada sección, para integrar así el cuadro general de clasificación archivística.La multiplicidad de circunstancias que pueden presentarse a lo largo de la integración del cuadro obliga, como se ha dicho antes, tanto a la elección de la estrategia por seguir como a la toma de decisiones trascedentes en cada paso. Estas se facilitarán si se generan instrumentos de apoyo técnico como los descritos. Lo importante es cumplir con el propósito de identificar, agrupar y sistematizar la información archivística, independientemente de la estrategia conceptual y operativa que se elija para la construcción y uso del cuadro en el proceso clasificatorio. El cuadro de clasificación propuesto por el agn, sobre la base de un solo fondo, identificado con la institución productora, considera para las funciones comunes a todas las dependencias y entidades 12 secciones y 246 series, bajo la lógica del siguiente ejemplo:
Cuadro de clasificación para las funciones comunes
La elaboración de un cuadro comparativo de este tipo evitaría la constante repetición de las series documentales que se incorporan a los cuadros de clasificación. Esto redundaría también en la simplificación del esquema de codificación que se asigne especialmente a la categoría serie documental. La sección 5C del cuadro designa la función común “Recursos materiales y obra pública”, a la que en el ejemplo pertenecen las series (1) “Licitaciones” y (2) “Adquisiciones”.
El cuadro de clasificación archivística debe acompañarse de un instructivo o manual de clasificación, en el que se establezcan los objetivos, las políticas de clasificación, las instrucciones de uso del cuadro en el proceso clasificatorio y ejemplos de clasificación que puedan auxiliar al archivista en la ejecución de esta tarea.En el siguiente punto se abordarán algunos ejemplos prácticos sobre el uso del cuadro de clasificación, explicando los elementos por considerar para la ejecución ordenada de este proceso.
Despues de leer, elabora un un cuadro comparativo identificacndo series comunes entre un archivo estatal y uno municipal (consisdera 10 series comunes para cada institución y envia tu evidencia en el espacio asignado.Tu trabajo debe incluir los siguientes elementos: Portada, Introducción, Desarrollo (sintesis), Conclusión, Bibliografía consultada. (formato APA)
Actividad 1
Nombra al archivo que vas a enviar en formato PDF como sigue: DSC_U3_A1_XXYYZZSustituye los siguientes caracteres las 2 XX por las primeras letras de tu nombre, las 2 YY por las primeras letras de tu apellido paterno, las 2 ZZ por las primeras letras de tu apellido materno.
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