Capacitación GIP - 3de4

Capacitación - Guía 3 de 4

INTRODUCCIÓN A LAGESTIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS

03. Ejecución. 04. Desempeño.

Administración de proyectos | Secretaría de Planificación y Gestión

Contenido

3. Ejecución

A. Acerca de la etapa de ejecución

B. Solicitud de cambio + Registro de lecciones aprendidas.

C. Próximos pasos.

4. desempeño

A. Acerca de la etapa de desempeño.

B. Informe de avance del proyecto.

C. Próximos pasos.

03

ejecución

A. Acerca de la etapa de ejecución.

Descripción:

La siguiente etapa del ciclo de vida abarca toda ejecución del trabajo definido en el Plan de gestión de proyecto para alcanzar los objetivos, por lo tanto, aquí sucede lo siguiente:

• Los miembros del equipo del proyecto trabajan y completan las tareas que tienen asignadas.
• El Director de proyecto se encarga de liderar el proyecto y de mantener una comunicación fluida junto con una colaboración eficiente.

Alcance:

Ejecución

Planificación

Inicio

Desempeño

Cierre

Roles principales:

Documentos principales:

Equipo del proyecto. Director del proyecto.

Solicitud de cambio Registro de lecciones aprendidas.

Recomendaciones:

Comenzar con una reunión inicial donde el Director de proyecto:

• Explique la metodología y el plan de gestión del proyecto a todas las partes involucradas.
• Verifique que el equipo de proyecto cuente con las herramientas y documentos de la gestión de proyectos.

B. Solicitud de cambio

Qué es?

Una Solicitud de cambio, en términos de la Guía PMBOK 6° edición de PMI Global Standard, es una propuesta formal para modificar cualquier documento, entregable o línea base. Su principal beneficio es que ofrece una forma de comunicar los cambios del proyecto para que el equipo entienda cómo avanzar y los interesados conozcan las modificaciones realizadas.

Objetivo

El objetivo de la Solicitud de cambio es documentar formalmente una solicitud de cambio significativa en el proyecto, la cual será aprobada o rechazada por la autoridad designada para su análisis. Cada una de estas solicitudes deberán ser aprobadas o rechazadas por un responsable, generalmente el Director del proyecto, el cual será identificado en el Plan de gestión del proyecto.

Cuándo se presenta?

Importante

Es importante considerar que, aunque los cambios pueden iniciarse verbalmente, se deben registrar por escrito en una Solicitud de cambio.

B. Registro de lecciones aprendidas

Qué es?

En términos de la Guía PMBOK 6° edición de PMI Global Standard, se definen los siguientes conceptos:

• Las Lecciones aprendidas son conocimientos adquiridos durante un proyecto que muestra cómo se abordaron o deberían abordar en el futuro los eventos del proyecto, a fin de mejorar el desempeño futuro.
• El Registro de lecciones aprendidas es un documento del proyecto que se utiliza para registrar el conocimiento adquirido durante un proyecto de modo que pueda ser empleado en el proyecto actual e ingresado al Repositorio de lecciones aprendidas.

Objetivo

El objetivo del Registro de lecciones aprendidas es entonces documentar cada una de las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto para capitalizar el aprendizaje y compartir esta información con los miembros del equipo y de la organización. Este documento puede registrar desafíos, problemas, riesgos, oportunidades y otro contenido adicional (archivos multimedia u otros) que sirva de recomendación para mejorar los resultados en el futuro, según corresponda.

Beneficios

Importante

Las lecciones aprendidas se pueden documentar en cualquier momento durante el cronograma del proyecto. De hecho, se recomienda realizar una revisión de lecciones aprendidas luego de cada fase para registrar la información lo más pronto posible y aprovechar cada detalle.

C. Próximos pasos

Solicitud de cambio. Si el/los cambio/s a realizar en el proyecto tienen un impacto considerable en su alcance, cronograma o costo, deberán ser informados al Patrocinador y/o Equipo de Fortalecimiento Institucional, según corresponda. Tanto las solicitudes de cambio como los registros de lecciones aprendidas deberán ser comunicadas al Área de Administración de Proyectos de la Secretaría de Planificación y Gestión para su registro.

04

desempeño

A. Acerca de la etapa de desempeño.

Descripción:

En esta etapa se realiza la gestión de recursos, se supervisa el rendimiento del proyecto, se gestionan los riesgos, se actualiza el cronograma del proyecto y se realizan las modificaciones requeridas en la planificación original del proyecto. Asimismo, tiene lugar la presentación de entregables y la medición de la efectividad del proyecto a través de los indicadores de desempeño establecidos.

Alcance:

Cierre

Ejecución

Planificación

Inicio

Desempeño

Roles principales:

Documentos principales:

Director del proyecto. Equipo de proyecto. Patrocinador del proyecto.

Informes de estado del proyecto + Solicitudes de cambio + Registro de lecciones aprendidas.

Recomendaciones:

Utilizar un proceso de control de cambios que permita gestionar los cambios sin problemas.

B. Informe de estado de proyecto

Qué es?

Los Informes de estado de proyecto son documentos que contienen información general y actualizada acerca del progreso de un proyecto, destinado a generar decisiones, acciones o conciencia. Estos informes permiten al equipo de proyecto e interesados conocer el estado actual del proyecto, qué fases están en curso y/o si existe algún bloqueo que esté afectando al proyecto. Por esta razón, es clave que sean compartidos con regularidad para mantener alineados a los participantes del proyecto.

Objetivo

El objetivo principal de un Informe de estado de proyecto es mantener alineados e informados a todos los participantes del proyecto acerca del progreso del mismo. Con estas actualizaciones, el equipo de proyecto conocerá el estado del proyecto y, en caso de ser necesario, podrá actuar para corregir el curso y adecuarlo para cumplir con los objetivos. La elaboración y presentación de los Informes de estado de proyecto son responsabilidad del Director de proyecto.

Beneficios

Importante

La frecuencia de elaboración y comunicación de los Informes de estado de proyecto dependerá del cronograma de cada proyecto. Por lo tanto, es importante planificar cuál es la frecuencia más útil en cada caso, ya que estos informes serán eficaces siempre y cuando mantengan al equipo al tanto del progreso del proyecto y se identifique si el proyecto está en curso, con retraso o en riesgo. Es fundamental que los informes sean oportunos, claros y concisos para que sean de utilidad en la detección de riesgos y la toma de decisiones.

C. Próximos pasos

De acuerdo con la periodicidad establecida en el plan de gestión de proyecto, se deberan presentar los informes de estado de proyecto ante el Equipo de Fortalecimiento Institucional y/o a quien corresponda. Cada informe de estado de proyecto deberá enviarse también al Área de Administración de Proyectos de la Secretaría de Planificación y Gestión para su registro.

Antes de terminar con esta guía...

RecoRDATORIO

• Para implementar la Gestión Integrada de Proyectos cuenta con la asistencia y colaboración del Área de Administración de Proyectos.

• Al finalizar el recorrido a través de todas las guías, encontrarán un cuestionario para revisar los contenidos aprendidos.

Contacto

Glosario