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L'inscription administrative : Contexte et organisation à la Faculté des Sciences et Ingénierie

Sommaire

1 - contexte règlementaire

3 - Le parcours étudiant

4 - Cas particuliers

2 - L’organisation des services administratifs à la faculté des sciences et ingénierie

5 - Documentation

1 - Contexte règlementaire

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Le code de l'éducation

Art. D 612-1. - Nul ne peut être admis à participer en qualité d’étudiant aux activités d’enseignement et de recherche d’un établissement d’enseignement supérieur s’il n’est régulièrement inscrit dans cet établissement.

Art. D 612-2. - L’inscription est annuelle. Elle est renouvelée au début de chaque année universitaire. (…).

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Le code de l'éducation

Art. D 612-3. - Toute personne désireuse de s’inscrire dans un établissement d’enseignement supérieur en qualité d’étudiant précise la formation qu’elle souhaite acquérir. Elle doit satisfaire aux conditions particulières exigées à cet effet par la réglementation nationale, complétées, s’il y a lieu, par les règlements de l’établissement.

Art. D 612-6. - Les périodes et modalités des opérations d’inscription sont fixées par le chef d’établissement.

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Les textes votés par l'établissement : périodes et modalités de candidatures et d'inscription

La candidature« Sous réserve des dispositions particulières énoncées, les candidatures sont réalisées au plus tard aux dates suivantes :…pour les formations de la faculté des Sciences et Ingénierie : jusqu’au 12 juin 2025, une phase complémentaire pourra être ouverte pour les formations dont les capacités d’accueil ne seraient pas atteintes à l’issue de la phase principale jusqu’au 27 juin 2025.»

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Les textes votés par l'établissement : périodes et modalités de candidatures et d'inscription

L’inscription administrative « Les dates des campagnes d'enregistrement des inscriptions administratives sont précisées sur chacun des sites des facultés …elles sont, a minima, interrompues du 24 juillet au 18 août 2025 Inclus.Sous réserve de dispositions particulières, elles sont réalisées au plus tard aux dates suivantes : pour les formations en Sciences et Ingénierie : jusqu'au 30 septembre 2025 »

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Les textes votés par l'établissement : Les modalités de contrôle des connaissances (MCC)

MCC des licences à la Faculté des Sciences et Ingénierie - Année universitaire 2025 - 2026 « … Inscription administrative et pédagogique L’étudiant ou l’étudiante s’inscrit administrativement pendant les périodes d’inscription arrêtées par la Présidente de Sorbonne Université dans le cursus de Licence pour une année universitaire. L’inscription pédagogique est de droit, pendant les périodes d’inscription, pour tout étudiant ou toute étudiante administrativement inscrite. Est régulièrement inscrit administrativement, tout étudiant ou toute étudiante dont le dossier d’inscription a été validé et qui est en règle au niveau de ses droits universitaires d’inscription.»

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Les droits d'inscriptions

Frais de dossier et de bibliothèque inclus dans les droits d'inscription

Ils sont fixés par l’arrêté du 19 avril 2019 qui prévoit une règle d’indexation automatique de ces droits sur l’indice national des prix à la consommation.

Droits d’inscriptions dans un diplôme national

En 2019, le Gouvernement a décidé de mettre en œuvre des « droits différenciés », de façon à faire payer un montant supérieur de droits d’inscription aux étudiants originaires de pays hors espace économique européen. Le conseil d’administration peut décider d’une exonération de ces droits différenciés.

Les droits différenciés

Elle est due chaque année par les étudiants lors de leur inscription à une formation initiale dans un établissement d’enseignement supérieur, cette contribution financière est à régler en amont de l’IA auprès du CROUS.

La CVEC

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Les droits d'inscriptions

Frais de dossier : 23 eurosFrais de bibliothèque : 34 euros

Frais de dossier et de bibliothèque inclus dans les droits d'inscription

Montants pour la rentrée 2025 : licence : 178 euros (taux réduit 118 euros) master : 254 euros (taux réduit 166 euros)

Droits d’inscriptions dans un diplôme national :

Pour la rentrée 2025 : L’exonération a été décidée pour tout SU (vote à venir)

Les droits différenciés

Montant pour la rentrée 2025 : 105 euros

La CVEC

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Les droits d'inscriptions

Normal : L’étudiant doit s’acquiter de l’ensemble des frais d’inscription.Boursier : L’étudiant est exonéré des frais d’inscription ; il doit fournir un justificatif.Exonération totale ou partielle pour les non boursiers : Cas par exemple des étudiants non originaires de l’espace économique européen qui peuvent bénéficier d’une exonération présidentielle pour ne pas être soumis aux droits différenciés.

Le montant des frais d’inscription est dépendant de la situation de l’étudiant .

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

QUIZ

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

QUIZ

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

QUIZ

1 - CONTEXTE REGLEMENTAIRE

QUIZ

2 - L’organisation des services administratifs à la faculté des sciences et ingénierie

2 - L’organisation des services administratifs à la faculté des sciences

La direction des formations et de la vie étudiante - DFVE

Pôle accompagnement de la communauté étudiante

Pôle Outils Numériques Etudiants

Pôle international

Pôle Formation continue

Pôle soutien aux études

Service études : stages et césures ; doubles diplômes et LAS Scolarité centrale L2-M2 Observatoire des formations Bureau des partenariats

Partenariats internatinaux mobilité entrante et sortante

Validation d'acquis DAEUB DU Reprise d'études

Orientation et insertion Vie étudiante Handicap et santé de l'étudiant

Gestion, paramétrages et support technique : Apogée, outil de candidatures... Formations aux outils

2 - L’organisation des services administratifs à la faculté des sciences

La direction des formations et de la vie étudiante - DFVE

Pôle soutien aux études

L'administration de la scolarité assure la régie : Tout mouvement financier est géré par la scolarité. - Paiement de l’IA si non fait en ligne - Pour les exonérations présidentielles : remboursement - Et tout autre remboursement (césure, boursier ...) Une fois l’IA validée par le DPF : - Contrôle du dossier - Validation du paiement - Edition du certificat de scolarité Pour les nouveaux étudiants ; édition de la carte d’étudiant.

Service de la scolarité

2 - L’organisation des services administratifs à la faculté des sciences

La direction des formations et de la vie étudiante - DFVE

Préparation des campagnes de candidatures et d'inscriptions administratives : Arrêtés et formulaires règlementaires Service référent des plateformes nationales de candidature Parcoursup, Mon Master, Etude En France Traitement des demandes de césure Inscription en UE isolée pour les externes Les IA des cumulatifs et des réorientations : coordination des campagnes Candidature et inscription pour les exilés Prise en charge des recours

Pôle soutien aux études

Service études

2 - L’organisation des services administratifs à la faculté des sciences

La direction des formations et de la vie étudiante - DFVE

Support outil accompagnement ; résolutions d’incident ; paramétrage, tests, veille sur les nouvelles fonctionnalités sur les outils suivants Apogée et interface web liées (IA web / IP web / SNW / Mon dossier web.) ; Outils de candidature : ecandidat et eScol2 ...Formation des utilisateursplan de formation sur l’ensemble des outils numériques liés à la formation en elearning et en présentiel ; ateliers sur mesure ; documentation et guide pratique. Gestion de projet et accompagnement aux changementsoutil planning et examen, Pégase …

Pôle Outils Numériques Etudiants

Gestion, paramétrages et support technique : Apogée, outil de candidatures... Formations aux outils

2 - L’organisation des services administratifs à la faculté des sciences

Les départements de formation

En charge des IA : Pour les IA en ligne - vérification des informations - validation des PJ - validation du dossier d'IA Saisie des IA à la main dans Apogée Corrections d'eventuelles erreurs (bourse, INE, CVEC, civilité ...) Remboursement et annulation : transmission des éléments à la scolarité Le départemment de formation est l'interlocuteur privilégié des étudiants pendant cette phase d’IA puis tout au long du parcours étudiant.

2 - L’organisation des services administratifs à la faculté des sciences

QUIZ

2 - L’organisation des services administratifs à la faculté des sciences

QUIZ

2 - L’organisation des services administratifs à la faculté des sciences

QUIZ

3 - Le parcours étudiant

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

Inscription administrative en ligne

Edition du certificat de scolarité et de la carte d'étudiant

Paiement des frais d'inscription

Dépôt des pièces justificatives

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

Quelle plateforme pour quel étudiant ?

4 modalités pour une même IA : - Plateforme en ligne IAprimo - Plateforme en ligne IAreins - Plateforme IAweb "de secours" - IA directement dans Apogée par le département

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

Quelle plateforme pour quel étudiant ?

Plateforme en ligne IAprimo : Première inscription administrative à Sorbonne Université en formation initiale

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

Quelle plateforme pour quel étudiant ?

Plateforme en ligne IAreins : Inscription administrative à Sorbonne Université en formation initiale pour un étudiant déjà inscrit à Sorbonne Université sur une année antérieure.

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

Quelle plateforme pour quel étudiant ?

Si la plateforme de candidature n'est pas reliée à Apogée, une démarche préalable est nécessaire pour accéder aux plateforme en ligne : - demande d'OPI auprès du pôle ONE pour accèder à IAprimo - saisie de laisser-passer par le département pour accéder à IAreins

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

Quelle plateforme pour quel étudiant ?

Cas particulier : La formation continue : toutes les IA sont faites par le pôle formation continue directement dans Apogée.

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

Quelle plateforme pour quel étudiant ?

Formation continue : Qui est concerné ?

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

Quelle plateforme pour quel étudiant ?

Plateforme en ligne IAprimo ou IA reins : une fois sur la bonne plateforme, le parcours est le même.

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

Le paiment en ligne

Le paiement immédiat en ligne par carte bancaire est possible à la fin de la procédure.Le paiement en ligne n’est disponible qu’au moment de l’inscription. Il n’est pas possible de se reconnecter pour payer plus tard.

Si un problème est survenu et que le paiement n’a pas pu aboutir, l'étudiant ou l'étudiante doit contacter la scolarité centrale.Une procédure alternative lui sera communiquée. Il est nécessaire d'identifier en amont l'étudiant ou l'étudiante concernée pour le suivi des flux financiers.

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

Les pièces justificatives

Plateforme PJweb La liste des pièces justificatives est commune, elle est arrêtée par les pôles soutien aux études et outils numériques, en accord avec la réglementation. Les pièces demandées dépendent du profil de l'étudiant. Cetaines sont réutilisables, d'autres facultatives. Les PJ sont déposées en ligne par l'étudiant sur la plateforme PJweb, elles sont visibles dans Apogée pour validation ou refus par le département.

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

L'identité numérique

Tous les nouveaux étudiants créés dans Apogée ont un identifiant à 8 chiffres : le numéro étudiant. 1. Dès lors qu’une 1ère IA est enregistrée (payée ou non), l’étudiant reçoit le lendemain matin un courriel contenant un code d’activation sur son adresse électronique personnelle (fournie lors de l’IA). Il pourra également retrouver ce code d’activation sur sa carte étudiant. 2. Pour créer son identité numérique, il doit se connecter une première fois au site https://www-atu.sorbonne-universite.fr/creation-motdepasse. 3. Sur ce site, il doit saisir son n° étudiant et son code d’activation fourni dans le courriel. 4. Sa messagerie et son compte dans les annuaires seront créés au maximum sous 48 heures, il pourra saisir un nouveau mot de passe et créer son identité numérique (création de sa messagerie).

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

L'édition des documents

Edition du certificat de scolarité après validation du dossier de l'IA (paiement et pièces justificatives) : - pour les étudiants en réinscription à SU : certificat de scolarité disponible sur l'ENT étudiant. Mise à jour de la carte étudiante par un sticker à retirer auprès de la scolarité.- Pour les étudiants inscrits à SU pour la 1ère fois : envoi par courrier du certificat et de la carte à l'adresse de l'année en cours (renseignée dans Apogée). En cas de difficulté, s'adresser directement au service de la scolarité.

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

EXERCICE

Joseph

David

Anna

Marie

Admise en M2 après un M1 dans une autre université

Poursuit en L3 après avoir validé sa L2 à la FSI

Admise en M1 après une licence à la FSI

nouvel étudiant en L1

Pour chacun : Quelle est la plateforme de candidature ? Quelle est la plateforme d'inscription ? Quand et comment peut-il avoir son certificat de scolarité et sa carte étudiante à jour ?

3 - LE PARCOURS ETUDIANT

EXERCICE CORRIGE

Joseph

David

Anna

Marie

nouvel étudiant en L1

Poursuit en L3 après avoir validé sa L2 à la FSI

Admise en M2 après un M1 dans une autre université

Admise en M1 après une licence à la FSI

Candidature : Parcoursup Inscirption : IAprimo Certificat et carte d'étudiant ; adressés par courrier par la scolarité L1

Candidature : Mon Master Inscirption : IAréins Certificat sur l'ENT carte d'étudiant ; Stickers à retirer à la scolarité L2-M2

Candidature : Pas de candidature à réaliser Inscirption : IAréins Certificat sur l'ENT carte d'étudiant ; Stickers à retirer à la scolarité L2-M2

Candidature : Mon Master Inscirption : IAprimo Certificat et carte d'étudiante : adressés par courrier par la scolarité L2-M2

4 - Quelques cas particuliers

4 - QUELQUES CAS PARTICULERS

Les césures

Pour bénéficier d’une année de césure, il faut :- être régulièrement inscrite dans un diplôme national et être en règle vis-à-vis de de ses droits d’inscription- avoir obtenu l'autorisation d'interrompre ses études par une convention de césure signée par la présidente de Sorbonne UniversitéL’inscription administrative se fait sur la VET que l’étudiant ou l’étudiante suivra à son retour. Cette IA pourra être faite en ligne par l’étudiant ou l’étudiante, une action de la part du département est ensuite nécessaire sur le dossier pour y enregistrer la césure.

4 - QUELQUES CAS PARTICULERS

Les annulations en cours d’année

Annulation par les services administratifs : Une inscription administrative peut être annulée en cas de manquement : droits non payés, PJ manquantes… Annulation à la demande de l'étudiant ou l'étudiante en cours d’année : Cette annulation peut être avec ou sans remboursement en fonction de la situation. Certains frais sont non remboursables.

4 - QUELQUES CAS PARTICULERS

Ce qui est permis

Les inscriptions administratives en direct dans Apogée sont possibles toute l’année universitaire en cours. Passé le 30 septembre, elles sont soumises à l'accord de la commission hors délai. Les régularisations pour les IA des années antérieures ne sont possibles que 2 fois par an, les dossiers doivent être transmis au PONE. Prise en compte de la bourse de l’année précédente : Un boursier n-1 est considéré boursier n+1 sauf s'il est redoublant (dans ce cas, bourse conditionnelle)

4 - QUELQUES CAS PARTICULERS

Ce qui est interdit

Les IA sur un autre département de formation Changer les situations de droits Résilier une IA

Documentation utile : Sharepoint PSE/PONE

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