PTEE- Programa de Transparencia y Ética Empresarial

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Qué es la debida diligencia

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¿Sabes que es el Programa de Transparencia y Ética Empresarial ?

Te invito a leer un poco de qué trata este programa

Es conocido como PTEE, y es el que compila las políticas de gobierno organizacional enfocadas a prevenir que en las organizaciones se presenten fenomenos de corrupción, opacidad, fraude y soborno en cada una de las actividades misionales que desarrollan de acuerdo a su objeto social.

Para los sujetos obligados a elaborar y desarrollar el PTEE deben tener en cuenta las condiciones específicas de cada organización, mejor dicho como un "traje a la medida" * Tamaño *Ubicación * Estructura *Actividad económica * y demas actividades particulares

El incumplimiento de las instrucciones y órdenes que impartan las autoridades de inspección, vigilancia y control en materia de programas de transparencia y ética empresarial dará lugar a la imposición de las sanciones que correspondan de conformidad con las normas aplicables por cada ente de inspección, vigilancia y control.

PTEE: Programa de Transparencia y Ética Empresarial

No todas las entidades estan sujetas a cumplir con el diseño del PTEE. Pero es una buena práctica de gobierno corporativo dar lineamientos en materia de prevención de riesgos de COFS.

COFS: Corrupción, Opacidad, Fraude y Soborno

PTEE: Programa de Transparencia y Ética Empresarial

Para que el PTEE sea efectivo...

Lo mas importante es contar con el compromiso y respaldo de la alta dirección, de esta forma se puede garantizar tener los recursos humanos, económicos y tecnológicos necesarios para su adecuada implementación y funcionamiento.

PTEE: Programa de Transparencia y Ética Empresarial

Cuales son los beneficios de implementar un PTEE

Un PTEE bien implementado va a permitir que la organización siga una estrategia comercial y un modelo de negocio que garantice un crecimiento sostenible sin asumir grandes riesgos legales, de corrupción, de soborno, de operación, financieros y reputacionales. Cuando se tiene un PTEE-que necesariamente debe estar cimentado sobre una cultura de ética empresarial se logran resultados y ventajas tales como:

Garantizar que estás tomando las mejores decisiones para tu negocio al seguir las mejores prácticas empresariales

Mejorar la reputación, agregando credibilidad y confianza, generando con ello un mayor valor a la organización.

Ahorrar tiempo, dinero, preocupaciones y otros recursos al optar por un modelo de «prevenir los males» en lugar de «remediarlos»

Competir con otras organizaciones y grandes empresas, en igualdad de oportunidades.

Implementar un sistema automático de mejora continua hacia una cultura ética en las distintas operaciones del negocio.

Prevenir, identificar y controlar los riesgos dediferente naturaleza en tus distintos procesos.

En aquellas organizaciones en las que se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, éste podrá articularse con otros subsistemas de riesgos, entre ellos, el programa de transparencia y ética empresarial de forma tal que incluya los riesgos que mediante el mismo se pretenden mitigar.

La normatividad hace referencia que...

Estos son algunos ejemplos de identificación de riesgos asociados a la corrupcion, fraude y soborno:

Vincular una contraparte con omisión de requisitos para favorecer un proceso en particular.

Permisividad en la contratación de personas naturales y jurídicas que se encuentren vinculados a listas de control de riesgos o tengan antecedentes delictivos. Ej.: Lavado de Activos, Terrorismo, Corrupción, Fraude, opacidad, soborno.

No declarar situaciones de conflicto de interés, inhabilidades e incompatibilidades u actos que vayan en beneficio propio y/o en detrimento patrimonial de la institución.

Alteración, modificación o manipulación de información o datos de la Universidad, con el propósito de reflejar una situación equivocada o engañosa en los controles internos y externos.

Contratación directa omitiendo el debido proceso de vinculación de acuerdo con las políticas institucionales.

Diseñar documentos a la medida para beneficio propio o de un tercero en particular Ej.: Términos de referencia, pliego de condiciones, contratos, clausulas.

Son algunos lineamientos de conducta que la organización debe establecer en sus políticas de cumplimiento:

• Los principios éticos y valores institucionales.
• Código de integridad que reúna como mínimo los siguientes valores: Honestidad, Respeto, Compromiso, Diligencia y Justicia.
• Las políticas para propender una gestión ética, en la interacción con los diferentes grupos de interés; entre la empresa y los usuarios internos y externos, entre los empleados y el manejo de la información y uso de los bienes, así como en lo relacionado con la interacción con actores externos, la sociedad, el Estado, la competencia, el medio ambiente, entre otros.
• Pautas que guíen las relaciones con cada uno de los grupos de interés de la entidad.

• Pautas de conducta frente a la corrupción, la opacidad, el fraude y la gestión antisoborno.
• El tratamiento de las actuaciones ilegales o sospechosas.
• Direccionamiento estratégico de la entidad
• Pautas de comportamiento frente a regalos e invitaciones.
• Principios de responsabilidad social empresarial.
• Mecanismos para la difusión y socialización permanente de los lineamientos de Conducta.
• El establecimiento de los procesos e instancias que permitan, a través de indicadores, el control sobre el sistema de gestión ética institucional.

Fuente: Superintendencia Nacional de Salud, Circular Externa 2022151000000053-5 del 2022

Elementos del PTEE

Divulgación y Capacitación

Asignación de funciones

Auditoría y cumplimiento

Diseño y aprobación

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Qué se debe tener en cuenta en el desarrollo del PTEE

La finalidad del PTEE es Prevenir, detectar y corregir situaciones potenciales deCorrupción, Fraude y Soborno en su organización

Identificar

Elaborar una matriz de riesgos de acuerdo con los lineamientos normativos

Detectar

Prevenir

Gestionar

Mitigar

Riesgos COFS

COFS: Corrupción, Opacidad, Fraude y Soborno

Incluir en el plan anual de auditoría la verificación del PTEE con el fin de valorar el cumplimiento y eficacia del mismo

Delegar en el oficial de cumplimiento o quien haga sus veces la responsabilidad de administrar el PTEE

Etapas para desarrollar un PTEE

Control y monitoreo

Medición y Evaluación

Identifique

Cumplimiento de políticas y procedimiento

Medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia y su impacto

Los Riesgos de Corrupcion, Opacidad Fraude y Soborno.

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Para poner en marcha el PTEE es importante

Asumir compromiso de la alta dirección y empleados para el cumplimiento del PTEE

Generar estrategias de comunicación de tal forma que se divulgue lo previsto en el PTEE

Definir acciones pertinentes para los casos en que se infrinja lo previsto en el PTEE

Cumplimiento del Código de ética y buen gobierno corporativo y políticas de integridad

Monitoreos y alertasAcciones de mejora

Disposición de Canales de denuncias o líneas éticas

Cómo esta incorporado el PTEE en la Universidad CES

El PTEE es un subsistema que hace parte del Sistema de Gestion Integral de Riesgos, allí se encuentra la integracion de varios sistemas que de acuerdo con la norma, la Universidad debe desarrollar. Actualmente se tiene cuatro subsistemas de Administracion de Riesgos, el cual incluye los lineamientos para la evaluación de riesgos, el establecimiento de los roles y responsabilidades, la comunicación, el monitoreo y la generación de reportes, sin embargo, cada subsistema tiene sus procedimientos con la particularidad o especificidad que cada uno requiere de acuerdo con los lineamientos normativos aplicables.

Actores principales del PTEE

Revisor Fiscal

Máximo Organo social

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Oficial de Cumplimiento

Representante Legal

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Algunas actividades del PTEE

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Garantizar canales de denunicas, para que cualquier persona reporte incumplimientos del PTEE, de actividades sospechosas o que vaya en contra del código de etica y buen gobierno

Presentar por lo menos una vez al año el informe de gestión que contengan evaluación y análisis sobre la eficacia y efectividad del PTEE

Velar porque el PTEE se articule con las políticas de riesgos adopatas en la institución

Presentar con el representante legal, para aprobacion del máximo organo social, la propuesta del PTEE

Evaluación al cumplimiento del PTEE como mínimo una vez al año

Coordinar programas de capacitación y entrenamiento al personal

Política de protección al denunciante

Fuente: Superintendencia Nacional de Salud, Circular Externa 2022151000000053-5 del 2022

Un tema importante en el PTEE: Canales de denunica

Los Canales de denuncia, se han posicionado como una de las herramientas más expeditas dentro del conjunto de instrumentos que se han diseñado en el mundo corporativo para hacer frente a la corrupción toda vez que permite poner en evidencia cualquier tipo de acción irregular que pueda ir en contravía de los códigos de ética y lineamientos institucionales de forma oportuna.

Fuente: PricewaterhouseCoopers, 2014

Estudios demuestran que las denuncias interpuestas por personas permiten identificar con mayor eficacia hechos de corrupción, por encima de cualquier sistema de alertas internas.

Fuente: PricewaterhouseCoopers, 2014

La denuncia, además de poner en evidencia las actuaciones irregulares, también se convierte en una herramienta disuasoria que inhibe a los actores fraudulentos de cometer cualquier tipo de delito, pues existe una gran posibilidad de ser identificados por su círculo más próximo y, a través de la acción de los denunciantes, quedar en evidencia ante sus superiores o autoridades.

Es fundamental

Garantizar la implementación de canales apropiados que permitan a cualquier persona que tenga relación con la organización informar sobre posibles actividades sospechosas COFS, comportamientos, acciones, delitos que lesionen los intereses institucionales, los principios, los valores y el código de ética, buen gobierno y transparencia.Expresar cláusulas de cumplimiento para amparar al denunicante y acuerdos de confidencialidad, diseño de una política de protección a denunciantes definida por la organización. Además, ofrecer incentivos por información de valor que permita conocer conductas de corrupción, fraude y soborno.

Sabias que ...

En Colombia no existe un marco legislativo y normativo integral para la protección al denunciante, ni del sector público ni privado, hecho que desestimula la decisión de los individuos de denunciar y, por lo tanto, inhibe también las posibilidades de que las denuncias se convierta en una herramienta activa que desencadene verdaderos procesos de investigación y sanción.

Fuente: (Corporación Transparencia por Colombia, 2020).

Referencias

• Superintendencia Nacional de Salud. (2022). Circular Externa No. 2022151000000053-5 . Bogotá.

• Superintendencia de Sociedades. (2021). Circular Externa No.100-000011. Bogotá.

• Guía práctica de orientacion para la proteccion al denunciante de corrupcion empresarial. Corporación Transparencia por Colombia. (2020) Bogotá.

• https://edubasc.org/cursos/LEY_2195_2022_Conozca_el_Programa_de_Transparencia_y_Etica_Empresarial/Presentacion_Marzo28.pdf

• Freepik. (28 de 05 de 2021). Obtenido de https://www.freepik.es/

Datos de Contacto

Paula Andrea Vallejo ZuluagaAnalista de riesgospavallejoz@ces.edu.coExt: 1494

Natalia Andrea Muñoz Gil Oficial de Cumplimiento nmunoz@ces.edu.co Ext: 1164