PRESENTACIÓN FOLIACIÓN

la foliación en archivos

ÍNDICE

1. Definiciones

2. Requisitos

3. Materiales

4. Procedimiento

definición

• Folio: hoja
• Foliar: acción de enumerar hojas
• Foliación: "Acto de enumeras folios sólo por su cara recta"// "Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en enumerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental".
• Folio Recto: primera cara de un folio, la que se enumera.
• Folio Vuelto: segunda cara de un folio, la cual no se enumera.

La Foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades princupales:

• Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.)
• Controlar la calidad, entedida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

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La Foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento y es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de préstamos, tablas de retención documental, tablas de valoración documental).

La Foliación es requisito ineludible para la transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).

requisitos

• La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental. En fondos acumulados se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental sea objeto de conservación.

• La documentación que va a ser objeto de Foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que este de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número (1) corresponde al folio más antiguo y la secuencia sigue hasta el más reciente.

• La documentación que va a ser objeto de Foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivoos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.

Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua.

materiales

• La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental. En fondos acumulados se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental sea objeto de conservación.

procedimiento

• Se debe enumerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir.
• No se debe foliar utlizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
• Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta.
• Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones.
• No se debe escribir con un trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.

• Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuetren se enumerarán como un sólo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas.
• Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando nota de la cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha.

• No se debe foliar las pastas ni las hojas guarda en blanco.
• Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que le corresponde, aún cuando están plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes.

• Las fotografías cuando estén sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina, correspondiendo un número para cada una de ellas. Dejando constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes.

• Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una. De lo contrario, deberá foliarse toda la unidad de conservación.
• Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua evitando tachones.
• La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de repografía (microfilmación o digitalización).

• Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas. Se debe dejar constancia del contenido del sobre.
• En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de todos modos se debe dejar constancia la cantidad de folios o páginas que tenga.

• La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios esté sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se enceuntran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva de ésta condición.
• No se debe numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o centrales. Pero, si dejar la respectiva anotación.

• No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitles- CD´s, disquetes, vieos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas

• No se debe foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de protección como: protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.

glosario

• Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
• TRD (Tablas de Retención Documental): se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
• Valoración documental: nos permite la selección de documentos que serán dados de baja y los que se transferirán a los archivos históricos

biliografía

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/FOLIACION%20EN%20ARCHIVOS_ActualizacionAGN.pdf

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