CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Asistencia Administrativa Aprendiz: Dayan gonzalez Instructor: martha chicuasuque

Tambien conocido como ciclo de vida de un documento, a la secuencia de niveles o fases que transita un archico, asi como el tiempo que se establece desde su creacion hasta su eliminacion.

UTILIDADES

podrán recuperar los documentos desde diversos sitios, y además, evitaran la duplicación de los mismos. En ese sentido, será recomendable que establezcas el estado de los documentos (pendiente, enviado, y otros).

Tendrás la posibilidad redirigir de manera automática los documentos y archivos, así como ejecutar tareas, hacer seguimiento, enviar notificaciones y avisos

Podrás recurrir a un sistema de plantillas de tareas, para que puedas organizar los flujos de trabajo con tu documentación Esta acción está relacionada con el sistema de gestión documental. (coordinar, controlar, custodiar y recuperar documentos)

Junto a cada serie documental se añade la información que considera más oportuna a identificar el proceso documental de cada una de ellas. como por ejemplo:

1. Nombre completo de la serie documental

5. El periodo de tiempo que debe permanecer en las oficinas (Archivo central, gestion o historico)

2. Código de clasificación.

3. Departamento y responsable de su creación, gestión, tratamiento y eliminación

6. Cualquier otra información u observación que consideres de interés

No olvidar de revisarlo periódicamente para actualizarlo y realizar las modificaciones que considere oportunas

4. Descripción de la serie documental: qué documentos la forman, cómo está ordenada.

fases

• CREACION: Elaboración de una estructura (borrador) del ciclo de vida de un determinado documento.
• ORGANIZACION Y CLASIFICACION: El título, autoría, fecha de creación o modificación, entre otros detalles.
• COLABORACION Y REVISION: Trabajo colaborativo entre los empleados de tu empresa.
• VERIFICACION: La empresa decidira que versión de documentos podrá entregarse a tus empleados para ser verificado o editado.
• PRESERVACION O ELIMINACION:Deberás tener en cuenta la legislación vigente que destaca la destrucción de datos.

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORIco

ARCHIVO GESTION

unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

son los encargados de conservar y organizar la documentación activa desde su creación o recepción hasta su eliminación o transferencia.

de conservación permanente y de relevancia para la historia y memoria nacional, regional o local.

esquema documental

valores secundarios

se relaciona con la finalidad histórica, científica, informativa de aquellos documentos que una vez concluida su utilidad primaria son valiosos para la historia, la investigación y/o para la sociedad en general.

valores primarios

VS

El valor que tiene un documento mientras se halla en las fases activa y semiactiva de su ciclo vital vinculada con la finalidad por la cual fue generado el documento; así, los valores primarios pueden ser administrativos, jurídicos, legales, fiscales, contables, técnicos, etc.

tabla de retencion

-Para el archivo central su retencion es por 2 años.-Para el archivo de gestion es de 5 años. -Para el archivo historico son los de mayor valor y tiempo de retencion.

VERDADERO O FALSO

VERDADERO 0 FALSO

VERDADERO O FALSO

" VERDADERO O FALSO

VERDADERO O FALSO

¡Gracias!