Sistema de Gestión Documental
Electrónica desde la Norma
ISO 15489-1:2006
El documento físico
Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticiade un hecho, quedando esa noticia fijada en el objeto. Se presenta por lo tanto como un soporte material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que un medio (escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (Heredia, 1991).
Es aquel documento generado, gestionado,
conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente. El documento electrónico posee diferencias con
el documento tradicional, que no por evidentes
dejan de ser reseñables (Cruz, 2011).
El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguajenatural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte materia, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica
Documento electronico
Metadatos
Los metadatos son datos altamente estructurados que describen información,describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos. Es “Información sobre información” o “datos
sobre los datos”.
ISO 2308
ISO 2308
Info
Info
Los metadatos son estructuras de la organización de la información legibles por máquinas, cuya finalidad es hacer inteligibles los datos de distintas formas, según las necesidadesconcretas de cada servicio de información digital y según la aplicación que les otorgue. Se puede concluir que los metadatos consisten en toda aquella información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de un recurso, dato u objeto que tenga la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, evaluación, preservación y/o interoperabilidad.
Funciones de los metadatos
En el primero, facilitan la interoperabilidad y la capacidad de compartir datos entre las herramientas de descubrimiento de recursos, lo que acelera la concreción de proyectos, mejora la utilidad de investigaciones y de toma de decisiones, así como reduce costos al minimizar la duplicación de esfuerzos.Las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde dos perspectivas, a nivel del sistema y a el nivel del usuario.
Desde el nivel de sistema, va a facilitar la capacidad de interactuar y funcionar con otros sistemas existentes o futuros sin restricción, mejorando la utilidad para los usuarios en la adecuada toma de decisiones y en la reducción de costos; desde la perspectiva del usuario, los metadatosayudan a usar correctamente la información, ya que determinan qué datos están disponibles, dónde están, qué necesidades cubren, qué tan útiles son, cómo se pueden obtener y como los podemos transferir a otro sistema, ya sea local o externo.
Campillo (2010, p. 69), citando a Burnett (1997), plantea que las funciones de losmetadatos pueden ser analizadas desde el nivel del sistema y desde el nivel del usuario final.
Conceptualización de sistemas
Gómez (1997)
Bertalanffy (1993)
La concepción sistémica del universo se consolidó en el siglo XX con la formulaciónde la teoría general de los sistemas. Es muy importante ya que los
sistemas se entienden solamente cuando se estudian globalmente, incluyendo sus interdependencias con todos sus subsistemas
Arnold y Osorio (2003)
Bravo (2001)
Ciclo de vida del documento
El ciclo vital es la base sobre la
cual se sustenta la base documental de las organizaciones con la finalidad de que estos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos y se divide en tres fases: activa, semiactiva e inactiva; mientras que en Colombia, se clasifican en: gestión, administrativa e histórica
Fase semi- activa
Fase activa
Fase inactiva
Ciclo vital del documento
El ciclo de vida del documento en el ámbito
electrónico.
En el entorno de los archivos electrónicos el ciclo de vida tiene tres etapas básicas: diseño,creación y mantenimiento (incluye preservación y uso). Es necesario señalar que el principio archivístico del ciclo vital de documentos se sostiene ya que no importan las etapas que se proponen. El concepto prevalece en cuanto a que se refiere a la creación, uso y disposición final del documento de archivo, mas no a las etapas en que se divide
Texto Tres
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La gestión de documentos es el conjunto de operaciones técnicas que permiten administrar de manera eficiente y eficaz el flujo de documentos a lo largo de su vida, para aprovechar de una mejor manera los recursos organizativos.
Gestión de documentos
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Los SGD constituyen eficaces herramientas para concretar acciones efectivas en una entidad dada. Su aplicación permite la obtención de una mejor organización y utilización del fondo documental acumulado por la entidad, producto del desarrollo de sus funciones, lo cual contribuye a la disminuciónen los costos y al aumento de la eficacia y eficiencia organizacional
- Russo (2009), todas las organizaciones son diferentes ya que nunca un SGD servirá para un mismo tipo de organización, no hay un modelo genérico, siempre deberán ser personalizados.
- Russo (2009) menciona que un eficiente SGD ayudará a la empresa a aumentar su eficiencia, su productividad, ayudará a prever problemas relacionados con la información y la documentación y reducirá costos en recursos.
En la nueva sociedad de la información en la que vivimos, son continuas las referencias al valor de la gestión de la información en las empresas y organizaciones como factor crítico de éxito. Su importancia se acepta unánimemente como recurso indispensable para ampliar la competitividad, aumentar la calidad y la satisfacción de los clientes, así como para desenvolverse en el mercado global
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
- Fiabilidad: Atributo que se relaciona con la creación y el mantenimiento de documentos de archivo.
- Integridad: Deben aplicarse medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la modificación o la eliminación
- Conformidad. Debe cumplir todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y de las expectativas de la sociedad.
- Exhaustividad: Atributo que se relaciona con la gestión de los documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la sección de la misma de la que forma parte.
- Carácter sistemático: Atributo que plantea que los documentos de archivo se deben crear, conservar y gestionar sistemáticamente
Beneficios
Gestión electrónica de documentos
La gestión de la información electrónica a lo largo de todo su ciclo de vida, intercambio y transferencia de los datos electrónicos, apostando, en definitiva, por los sistemas integrados de gestión electrónica de la información y documentación administrativa, que contemplan todo el proceso de creación, almacenamiento, tratamiento, recuperación, difusión y conservación de la información administrativa electrónica
Sistemas de Gestión Documental Electrónica
Estos nos acercan al entorno de la oficina sin papel, porque es más fácil y económico obtener documentos o archivos electrónicos de una manera más segura, rápida y confiable, suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas que sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de los documentos, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución.Su ventaja es que evitan la manipulación repetida del papel, ahorran espacio de almacenamiento y garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información de la organización
Los virus informáticos, el “hacking” o los ataques de denegación de servicio son algunos ejemplos comunes y conocidos, pero también se deben considerar los riesgos de sufrir incidentes de seguridad, causados 0voluntaria o involuntariamente desde dentro de la propia organización o aquellos provocados accidentalmente por catástrofes naturales y fallos técnicos.
Riesgos en la recuperación de la Información
Recuperación de la información
La recuperación de información es el proceso que permite obtener los datos adecuados a una determinada demanda de información por parte de un usuario. Este proceso engloba el conjunto de acciones referidas a la identificación, selección y acceso a los recursos de información necesarios para resolver dicho problema.
- Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel.
- Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos.
- Reduce los costos de mantenimiento y apoyo.
- Ofrece apoyo en la toma de decisiones
- Asegura su preservación histórica
- Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso.
- Beneficios estratégicos: afectan al conjunto de la organización en su labor cotidiana.
- Beneficios financieros: inciden directamente en la reducción de costos y aumentan la productividad
- Beneficios técnicos: están relacionados con la mejora en los aspectos y procesos tecnológicos que se dan dentro de la organización
Beneficios de los SGDE
GRACIAS
Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2
angelvillegas1602
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Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006
El documento físico
Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticiade un hecho, quedando esa noticia fijada en el objeto. Se presenta por lo tanto como un soporte material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que un medio (escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (Heredia, 1991).
Es aquel documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente. El documento electrónico posee diferencias con el documento tradicional, que no por evidentes dejan de ser reseñables (Cruz, 2011).
El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguajenatural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte materia, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica
Documento electronico
Metadatos
Los metadatos son datos altamente estructurados que describen información,describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos. Es “Información sobre información” o “datos sobre los datos”.
ISO 2308
ISO 2308
Info
Info
Los metadatos son estructuras de la organización de la información legibles por máquinas, cuya finalidad es hacer inteligibles los datos de distintas formas, según las necesidadesconcretas de cada servicio de información digital y según la aplicación que les otorgue. Se puede concluir que los metadatos consisten en toda aquella información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de un recurso, dato u objeto que tenga la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, evaluación, preservación y/o interoperabilidad.
Funciones de los metadatos
En el primero, facilitan la interoperabilidad y la capacidad de compartir datos entre las herramientas de descubrimiento de recursos, lo que acelera la concreción de proyectos, mejora la utilidad de investigaciones y de toma de decisiones, así como reduce costos al minimizar la duplicación de esfuerzos.Las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde dos perspectivas, a nivel del sistema y a el nivel del usuario.
Desde el nivel de sistema, va a facilitar la capacidad de interactuar y funcionar con otros sistemas existentes o futuros sin restricción, mejorando la utilidad para los usuarios en la adecuada toma de decisiones y en la reducción de costos; desde la perspectiva del usuario, los metadatosayudan a usar correctamente la información, ya que determinan qué datos están disponibles, dónde están, qué necesidades cubren, qué tan útiles son, cómo se pueden obtener y como los podemos transferir a otro sistema, ya sea local o externo.
Campillo (2010, p. 69), citando a Burnett (1997), plantea que las funciones de losmetadatos pueden ser analizadas desde el nivel del sistema y desde el nivel del usuario final.
Conceptualización de sistemas
Gómez (1997)
Bertalanffy (1993)
La concepción sistémica del universo se consolidó en el siglo XX con la formulaciónde la teoría general de los sistemas. Es muy importante ya que los sistemas se entienden solamente cuando se estudian globalmente, incluyendo sus interdependencias con todos sus subsistemas
Arnold y Osorio (2003)
Bravo (2001)
Ciclo de vida del documento
El ciclo vital es la base sobre la cual se sustenta la base documental de las organizaciones con la finalidad de que estos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos y se divide en tres fases: activa, semiactiva e inactiva; mientras que en Colombia, se clasifican en: gestión, administrativa e histórica
Fase semi- activa
Fase activa
Fase inactiva
Ciclo vital del documento
El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.
En el entorno de los archivos electrónicos el ciclo de vida tiene tres etapas básicas: diseño,creación y mantenimiento (incluye preservación y uso). Es necesario señalar que el principio archivístico del ciclo vital de documentos se sostiene ya que no importan las etapas que se proponen. El concepto prevalece en cuanto a que se refiere a la creación, uso y disposición final del documento de archivo, mas no a las etapas en que se divide
Texto Tres
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Gestión de documentos
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Los SGD constituyen eficaces herramientas para concretar acciones efectivas en una entidad dada. Su aplicación permite la obtención de una mejor organización y utilización del fondo documental acumulado por la entidad, producto del desarrollo de sus funciones, lo cual contribuye a la disminuciónen los costos y al aumento de la eficacia y eficiencia organizacional
En la nueva sociedad de la información en la que vivimos, son continuas las referencias al valor de la gestión de la información en las empresas y organizaciones como factor crítico de éxito. Su importancia se acepta unánimemente como recurso indispensable para ampliar la competitividad, aumentar la calidad y la satisfacción de los clientes, así como para desenvolverse en el mercado global
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Beneficios
Gestión electrónica de documentos
La gestión de la información electrónica a lo largo de todo su ciclo de vida, intercambio y transferencia de los datos electrónicos, apostando, en definitiva, por los sistemas integrados de gestión electrónica de la información y documentación administrativa, que contemplan todo el proceso de creación, almacenamiento, tratamiento, recuperación, difusión y conservación de la información administrativa electrónica
Sistemas de Gestión Documental Electrónica
Estos nos acercan al entorno de la oficina sin papel, porque es más fácil y económico obtener documentos o archivos electrónicos de una manera más segura, rápida y confiable, suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas que sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de los documentos, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución.Su ventaja es que evitan la manipulación repetida del papel, ahorran espacio de almacenamiento y garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información de la organización
Los virus informáticos, el “hacking” o los ataques de denegación de servicio son algunos ejemplos comunes y conocidos, pero también se deben considerar los riesgos de sufrir incidentes de seguridad, causados 0voluntaria o involuntariamente desde dentro de la propia organización o aquellos provocados accidentalmente por catástrofes naturales y fallos técnicos.
Riesgos en la recuperación de la Información
Recuperación de la información
La recuperación de información es el proceso que permite obtener los datos adecuados a una determinada demanda de información por parte de un usuario. Este proceso engloba el conjunto de acciones referidas a la identificación, selección y acceso a los recursos de información necesarios para resolver dicho problema.
Beneficios de los SGDE
GRACIAS