28-05 | Gestión Documental

Gestión Documental

¡Vamos allá!

¡Bien venid@s!

preguntas y respuestas

01

¿Qué esperas lograr con este curso?

02

¿Qué te motiva a aprender Gestión Documental?

Gestión Documental

¿Objetivo general?

• UNIDAD 01

• La empresa
• Organigrama
• Comunicación interna y externa
• Archivo empresarial
• Tipos de archivos empresariales

Índice

• UNIDAD 02

• Clasificación y archivo de documentación
• Documentos de Comunicación interna de la empresa
• Documentos de Comunicación externa de la empresa

> Cartas comerciales> Pedidos, albarán, factura

• UNIDAD 03

• Gestión, tratamiento y archivo físico de documentación en papel
• Archivo informático de datos: las bases de datos
• La gestión informática de las relaciones con los clientes

• UNIDAD 04

• La protección de datos.
• La LOPD en las relaciones con los clientes

• UNIDAD 05

• Elaboración de documentos
• Impacto medioambiental

... ¿y si hablamos de?

EXTRA

CONCEPTOS

01

04

Atajos de teclado

Extensión de archivo

Diferencia entre hardware y software

02

05

Navegador

06

03

La Nube

USB

EXTRA

SOFTWARE

Explorador de Archivos

EXTRA

Teclado

Dispositivo de entrada, que envían toda la información al ordenador o al teléfono móvil.> Presenta teclas alfanuméricas (letras y números), de puntuación (punto, coma, dos puntos entre otras) y teclas especiales

EXTRA

¿Qué es un ratón o mouse de ordenador? | Neoguias. (2019, 27 mayo). Neoguias | Sistemas, Aplicaciones, Dispositivos y Programación a Todos los Niveles. Recuperado 12 de septiembre de 2022, de https://www.neoguias.com/que-es-raton-mouse/

Ratón

Dispositivo manual de entrada utilizado para manipular objetos en la pantalla de un ordenador.

EXTRA

¿Qué es un ratón o mouse de ordenador? | Neoguias. (2019, 27 mayo). Neoguias | Sistemas, Aplicaciones, Dispositivos y Programación a Todos los Niveles. Recuperado 12 de septiembre de 2022, de https://www.neoguias.com/que-es-raton-mouse/

01

01.01 - La empresa 01.02 - El archivo empresarial

Formación de Gestión de Documentación

01.01

La empresa

La Empresa

Grupo de personas y bienes materiales y financieros, organizados para producir algo o prestar un servicio.

• Obtener un beneficio

La Empresa - TIPOS

Empresas Distribuidorasas

Empresa Fabricantes

Empresas Comerciales

La Empresa - ORGANIZACIÓN

Formal

Define los límites de las actividades del individuo, fija responsabilidades, autoridad, area de actuación de cada trabajador/a...

• Objetivo: no haya interferencias

La Empresa - ORGANIZACIÓN

Informal

Surge cuando los/as trabajadores/as se relacionan de manera espontánea

• Asumen roles dentro del grupo y crean canales informales de comunicación.

Indica si las actividades señaladas a continuación corresponden a su organización formal o informal.

José juega al tenis con Octavio

Raúl, Marta y Saray quedan para ver el fútbol por televisión

Octavio le pide a Victoria el número de su dentista

Rosa y Raúl acuerdan una cita con un nuevo cliente

Julia le consulta a Juan el contenido del contrato de arrendamiento de una nueva nave industrial.

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa

Organigrama - VERTICAL

Estructura jerárquica de arriba hacia abajo

Ejemplo: Organigrama vertical con nombres de una revista

Organigrama vertical con nombres de una revista. (s. f.). Personio GmbH & Co. KG. https://www.personio.es/glosario/organigrama-vertical/

Organigrama - HORIZONTAL

Estructura de izquierda a derecha

Organigrama horizontal. (s. f.). Economía desde Casa. https://economiadesdecasa.com/organigrama/

Organigrama - CIRCULAR

Estructura mediante círculos concéntricos

Organigrama circular. (s. f.). Economía desde Casa. https://economiadesdecasa.com/organigrama/

Descripción de organigramas elementales

En función del tipo de organización que adopte cada empresa, desde el punto de vista de la autoridad, existen diferentes tipos de organigramas.

Organización Jerárquica

La autoridad fluye desde la cima de la organización hacia abajo en una jerarquía claramente definida. Los/as trabajadores/as tienen roles y responsabilidades claramente definidos y están sujetos a la autoridad de sus superiores.

• Centros de formación

<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/jefe" title="jefe iconos">Jefe iconos creados por Vectors Market - Flaticon</a>

Organización Funcional

Los/as empleados/as se agrupan en función de sus habilidades y áreas de especialización. Cada grupo es responsable de realizar una función específica dentro de la empresa.

• Empresas de software

Ver organigrama

Organización Funcional

Organigrama funcional de una agencia. (2022, 22 abril). ¿Qué es un organigrama funcional? Proceso y ejemplos. https://blog.hubspot.es/hubfs/media/organigramafuncionalejemplo.png

Organización Mixta

Combina elementos de la organización jerárquica y funcional, en la que los empleados se agrupan según sus habilidades y áreas de especialización, pero también hay una jerarquía de autoridad

• Multinacionales

Ver organigrama

Organización Mixta

La Empresa - LOS DEPARTAMENTOS

Las estructuras organizativas de las empresas se basan en la existencia de departamentos.

El modelo más extendido es el funcional, que clasifica los departamentos según las funciones que realicen en la empresa.

La Empresa

• LOS DEPARTAMENTOS

Compras

Se encarga de

• Compras
• Análisis de ofertas
• Selección de proveedores
• Almacenamiento de Materias primas/productos

La Empresa

• LOS DEPARTAMENTOS

Producción

Se encarga de

• Fabricación
• Transformación
• Prestación de Servicios

La Empresa

• LOS DEPARTAMENTOS

Ventas

Se encarga de

• Ventas
• Estudios de Mercado
• Estrategias de Venta
• Comisiones al Vendedor
• ...

La Empresa

• LOS DEPARTAMENTOS

Financiación

Se encarga de

• Inversión y Financiación
• Administración
• Gestión de Cobros/Pagos
• Cuentas Bancarias
• ...

La Empresa

• LOS DEPARTAMENTOS

RRHH

Se encarga de

• Selección/Contratación/Formación del personal
• Retribuciones
• Becas
• Ayudas

La Empresa

• LOS DEPARTAMENTOS

Administración

Se encarga de

• Documentación
• Registros
• Contabilidad
• Realización de Cálculos
• Informes
• ...

La Empresa

• LOS DEPARTAMENTOS

Jurídico/Legal

Se encarga de

• Revisión de contratos
• Asesoría Legal

La Empresa

• LOS DEPARTAMENTOS

Diseño

Se encarga de

• Diseño/Investigación de Producto
• Aspectos Técnicos del Producto

La Empresa

• LOS DEPARTAMENTOS

Servicio Médico

Se encarga de

• Seguridad e Higiene
• Bajas Médicas

La Empresa

• LOS DEPARTAMENTOS

Atención al cliente

Una empresa orientada a los/as clientes centraliza las relaciones con un area específica de la empresa

Utilizando la aplicación informática específica, confecciona un organigrama vertical con las siguientes indicaciones:

• Un director con staff jurídico externo
• Departamento comercial con dos secciones:
• compras y ventas.
• Departamento de producción con dos secciones:
• diseño y montaje.

• Departamento de administración con dos áreas:
• contabilidad y tesorería.
• Departamento de recursos humanos con gabinete médico externo y tres áreas:
• selección, formación y nóminas.

Representa el organigrama horizontal de la organización anterior.

Solución

La comunicación interna

Comunicación descendente

Comunicación horizontal

Comunicación ascendente

La comunicación externa

Se produce con el público objetivo, institución o cualquier persona externa a la empresa

• OBJETIVO: Crear buena imagen corporativa

La comunicación externa

• Publicidad: Transmisión de información a través de medios mavisos
• TV, radio...
• Relaciones Públicas: Actividades de comunicación para crear actitud positiva de sí misma
• Venta Personal: Comunicación cara a cara con los clientes
• Marketing Directo: Propuesta de venta no presencial
• Correo electrónico, tlf...
• Promoción de Ventas: Actividades que pretenden estimular ventas a corto plazo
• Regalos, descuentos, promociones...

01.02

El archivo empresarial

Archivo empresarial

Utilidad del Archivo

• Una empresa puede recuperar y consultar documentos cuya información puede serle de vital importancia.

• Gracias a su información se toman mejores decisiones.

• La información sirve para probar determinados hechos.

• La Ley establece la obligación temporal de custodiar ciertos documentos.

Archivo empresarial

Objetivo del Archivo

Permite que los documentos sean guardados y conservados correctamente.

• Con ello se evita que se pierda o extravie la información contenida en ellos.

Archivo empresarial

Objetivo del Archivo

Cualquier archivo debe garantizar la fácil y rápida localización de cualquier documento.

• Si los documentos se archivan sin seguir criterio alguno, cuando se necesite localizar algún documento, no se encontrará, lo cual generará los mismos efectos que si no se hubiera conservado.

Archivo empresarial

Objetivo del Archivo

La empresa puede controlar la información que entra y sale de ella.

• La empresa no debe permitir que determinados documentos sensibles puedan perderse o extraviarse.
• Deben ser custodiados y protegidos de amenazas internas y externas.

Tipos de archivos empresariales

Tipos de archivos empresariales

Tipos de archivo según el equipamiento utilizado

EN PAPEL:

• Tradicionalmente, archivadores, carpetas, armarios, etc.
• El archivo en formato papel se utiliza en prácticamente en todas las empresas.
• Requiere la dedicación de un elevado nivel de recursos económicos, de espacio y de personal.
• En el caso de gestionar un alto volumen de información suele complicarse la localización rápida y fluida de documentos.

Tipos de archivos empresariales

Tipos de archivo según el equipamiento utilizado

INFORMÁTICO:

• La corrección y modificación de la información es muy sencilla.
• Se agilizan las búsquedas y el análisis de la información.
• El mantenimiento y almacenamiento es mucho más sencillo y barato.
• Varias personas pueden consultar la misma información de forma simultánea y desde distintas localizaciones.
• La información puede transportarse con facilidad.

Tipos de archivos empresariales

Tipos de archivo según la frecuencia de uso

ACTIVOS:

• Contienen documentos que suelen ser utilizados con cierta frecuencia.
• Este tipo de archivo debe localizarse en un lugar accesible y cercano a los distintos puestos de trabajo, para así evitar pérdidas de tiempo innecesarias.

Tipos de archivos empresariales

Tipos de archivo según la frecuencia de uso

SEMIACTIVOS:

• Contienen documentos que presentan un nivel reducido de consultas, al haber concluido la operación relacionada con ellos.
• La conservación de la documentación contenida en ellos se justifica por algún tipo de obligación legal.
• Pedidos ya entregados, las facturas contabilizadas o los proyectos finalizados.

Tipos de archivos empresariales

Tipos de archivo según la frecuencia de uso

SEMIACTIVOS:

• Suelen localizarse en unas dependencias especificamente dedicadas a ellos.
• Cada cierto tiempo el archivo semiactivo debe ser objeto de purga, y se envian ciertos documentos al archivo inactivo.
• La documentación que no deba ser conservada deberá ser destruida.

Tipos de archivos empresariales

Tipos de archivo según la frecuencia de uso

INACTIVOS:

• A ellos también se les conoce como archivos pasivos, históricos o definitivos.
• Documentos que rara vez son consultados, ya que no se suelen utilizar en el dia a dia de la empresa.
• Deben ser guardados debido a su valor probatorio en procedimientos legales
• Facturas contabilizadas hace varios ejercicios económicos.

02

02.01 - Clasificación y archivo de documentación

Formación de Gestión de Documentación

Índice

Clasificación y archivo de documentación

• Documentos de comunicación interna de la empresa

• Documentos de comunicación externa de la empresa

La comunicación escrita en la empresa

La comunicación escrita en la empresa

¿Por qué es necesaria?

• Proporciona imagen de la empresa
• Cualquier documento escrito, se puedo registrar
• Facilita la comprensión del mensaje
• Influye en el buen funcionamiento de la empresa

La comunicación escrita en la empresa

El mensaje que se envíe, debe ser entendido por el/la destinatario/a

• Cada situación requiere de
• Escritos diferentes

Características de la correspondencia comercial

Características de la correspondencia comercial

Cuando estemos realizando cualquier documento escrito, deberemos tener en cuenta:

• La forma, estructura y contenido del escrito

Características de la correspondencia comercial

Normas a tener en cuenta cuando realicemos un documento escrito:

• Pocas palabras y de uso común
• Ayuda a la comprensión del texto
• Escribir frases cortas y simples
• Separar frases con signos de puntos adecuados
• Vigilar sintaxis y ortografía (según RAE)

Características de la correspondencia comercial

¿A quien se lo quiero decir?

¿Qué medio quiero utilizar?

¿Qué quiero decir?

Documentos de comunicación interna de la empresa

Documentos breves de la empresa

Documentos breves de la empresa

Es documentación interna o externa de la empresa que tiene un formato, estructura y contenido propio.

• Aviso/Anuncio
• Memorándum
• El Saluda
• Invitación
• Acta

Documentos breves de la empresa

Aviso/Anuncio

Es una noticia o un escrito breve donde se comunica o advierte de alguna cosa a alguien.

• Se utiliza cuando se quiere informar o poner en conocimiento sobre acuerdos que se hayan tomado en la empresa o sobre alguna noticia o aclaración que sea de interés general.

Documentos breves de la empresa

Aviso/Anuncio

Los avisos suelen colocarse en el tablón de anuncios de la empresa, o en un lugar bien visible para que puedan leerlos todas las personas a las que afecten.

Documentos breves de la empresa

Aviso/Anuncio

Las características:

• Suelen redactarse en papel tamaño cuartilla, aunque depende de la extensión del comunicado, y de color blanco.
• Destacan por su brevedad y se redactan en un lenguaje sencillo y claro.
• No hay saludo ni despedida.
• Todos los avisos llevan fecha y van firmados por la persona que se responsabiliza del comunicado, o bien lleva el sello de la empresa o departamento que lo emite.

Documentos breves de la empresa

Aviso/Anuncio

El contenido:

• Encabezado: Membrete de quien emite el aviso
• Texto: Mensaje que se quiere comunicar
• Contiene la palabra AVISO/ANUNCIO en mayúsculas

Ver documento

Documentos breves de la empresa

Aviso/Anuncio

RESUMEN

Documentos breves de la empresa

Memorándum

Es un comunicado de régimen interno, que va dirigido a las personas que trabajan en la propia empresa.

• Se utiliza para dar información sobre un asunto concreto, solicitar un informe, marcar directrices de actuación para que se tengan presentes en una determinada situación...

Documentos breves de la empresa

Memorándum

No existe un formato único de memorándum

• Cada empresa utiliza o diseña el modelo que más se ajusta a sus necesidades.

Cada vez es menos utilizado en formato papel; en la actualidad, este tipo de comunicado se realiza a través del correo electrónico o intranet.

Documentos breves de la empresa

Memorándum

Las características:

• Es un comunicado breve y concreto.
• Tiene impreso el membrete de la empresa.
• No se utiliza ninguna fórmula de saludo ni despedida.
• Lleva el sello del departamento correspondiente y la firma de la persona que lo emite.

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Documentos breves de la empresa

Memorándum

RESUMEN

Documentos breves de la empresa

Saluda

Es un escrito breve que utilizan las personas que tienen un cargo en la empresa, para comunicar, de forma protocolaria o ceremoniosa, alguna noticia del interés del destinatario.

• Toma de posesión, una felicitación, una nota de agradecimiento o cambios de domicilio social.

Documentos breves de la empresa

Saluda

Las características:

• Se redacta siempre en tercera persona.
• El texto será breve, claro y conciso.
• No va firmado.
• En general, los márgenes izquierdo y derecho que se utilizan en el cuerpo del saluda son de 2 cm.

Documentos breves de la empresa

Saluda

Las características:

• El color del papel que se utilizará será claro y el tamaño, cuartilla u holandesa.

• No figura el sello de la empresa,
• No se indica la dirección del destinatario.
• Las frases de cortesía más utilizadas son:
• «Aprovecha la ocasión para ofrecerle sus respetos.»
• «Aprovecha la oportunidad para testimoniarle su consideración.»
• «Aprovecha para comunicarle su consideración más distinguida.»

Documentos breves de la empresa

Saluda

El contenido:

• Encabezamiento
• Aquí consta, el cargo o título de la persona que envía el escrito o saluda.
• Debajo y con letra que resalte, la palabra «SALUDA».

Documentos breves de la empresa

Saluda

El contenido:

• Texto
• Se expone el motivo del saluda. Comienza con la preposición «a» en minúscula y normalmente impresa, para continuar, en letras mayúsculas, con el nombre completo del destinatario, seguido del texto motivo del escrito.

Documentos breves de la empresa

Saluda

El contenido:

• Pie
• Se cierra el escrito con el nombre completo de la persona que emite el saluda, seguido de una frase de cortesia.
• El nombre del remitente y la frase de cortesía van, normalmente, impresos.
• Se termina el saluda citando la población desde donde se emite y la fecha completa.

Ver documento

Documentos breves de la empresa

Saluda

RESUMEN

Documentos breves de la empresa

Invitación

Es un documento que se utiliza para invitar a otras personas a un acto público, como puede ser una conferencia, una inauguración, un coloquio o una toma de posesión.

• Este documento lo utilizan personas que tienen cargos en las empresas, para notificar a socios, colaboradores, clientes o amigos un hecho de carácter social.

Documentos breves de la empresa

Invitación

Las características:

• Es un comunicado breve.

• Se escribe en tercera persona.
• Debe esogerse un tamaño del papel adecuado al sobre, sin necesitar doblarlo.
• El color del papel será claro y de calidad, con el grosor adecuado.

• No va firmado.

Documentos breves de la empresa

Invitación

El contenido:

• Encabezado:
• Figura el nombre y apellidos de quien emite la invitación, además del cargo y empresa u organismo al que pertenece.

Documentos breves de la empresa

Invitación

El contenido:

• Texto:
• Se hace constar el acto de que se trata, el lugar y la hora.
• Si es una invitación nominal, también se incluirá el nombre y apellido del destinatario.

Documentos breves de la empresa

Invitación

El contenido:

• Pie:
• Irá la fecha que constará solo del lugar, mes y año
• También se expresa, si es necesario, alguna información adicional como puede ser, por ejemplo, confirmar la asistencia al acto.

Ver documento

Documentos breves de la empresa

Invitación

RESUMEN

Documentos breves de la empresa

Acta

Es un documento que recoge por escrito todo lo hablado y considerado en una reunión. De este modo, lo acordado esta reunión adquiere una validez formal, a la par que el documento sirve de recordatorio para los implicados.

BeeDIGITAL. (2022, 25 octubre). Plantilla para hacer un acta de reunión: cómo redactarla paso a paso. https://www.beedigital.es/plantillas/plantilla-para-hacer-un-acta-de-reunion/

Documentos breves de la empresa

Acta

Datos para identificar la reunión

• Fecha, lugar y asistentes.
• En el caso de los asistentes, indicar qué puesto ocupa cada uno/a en el organigrama o a qué organización pertenece.
• De igual modo, es posible incluir una lista de personas ausentes, pero que tienen intereses en lo que se habla en la reunión.

BeeDIGITAL. (2022, 25 octubre). Plantilla para hacer un acta de reunión: cómo redactarla paso a paso. https://www.beedigital.es/plantillas/plantilla-para-hacer-un-acta-de-reunion/

Documentos breves de la empresa

Acta

El orden del día

• Se trata de un listado de los temas que se acordaron que se tratarían durante el encuentro.

• La estructura típica de un orden del día incluye:

• Bienvenida
• Aprobación del acta de reunión anterior
• Revisión de cada tema que se desea tratar en la reunión
• Posible debate de otros temas que quedaron fuera del orden del día
• Turno de ruegos y preguntas

BeeDIGITAL. (2022, 25 octubre). Plantilla para hacer un acta de reunión: cómo redactarla paso a paso. https://www.beedigital.es/plantillas/plantilla-para-hacer-un-acta-de-reunion/

Documentos breves de la empresa

Acta

El diálogo sobre los temas a tratar

• La mayoría de actas de reunión incluye:
• Un resumen de los temas tratados.
• Conviene numerarlos, además de explicar quién está a cargo de exponerlos.
• La mención de las diferentes posiciones o propuestas que se han expresado sobre cómo solucionar los temas tratados.
• Se especifica quién ha propuesto las diferentes soluciones.

BeeDIGITAL. (2022, 25 octubre). Plantilla para hacer un acta de reunión: cómo redactarla paso a paso. https://www.beedigital.es/plantillas/plantilla-para-hacer-un-acta-de-reunion/

Documentos breves de la empresa

Acta

Las decisiones tomadas

• En uno de los epígrafes más importantes del acta de reunión
• Incluir tanto los acuerdos alcanzados como los desacuerdos.

• Si las decisiones se toman por votación, debe aparecer un resumen.
• También se puede hacer constar si las votaciones han sido anónimas o no.

BeeDIGITAL. (2022, 25 octubre). Plantilla para hacer un acta de reunión: cómo redactarla paso a paso. https://www.beedigital.es/plantillas/plantilla-para-hacer-un-acta-de-reunion/

Documentos breves de la empresa

Acta

El cierre y el pie de acta

• Por lo general, aparece una fórmula de cierre junto con las firmas del secretario/a y de la persona encargada de liderar la reunión.
• "Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las x horas"

BeeDIGITAL. (2022, 25 octubre). Plantilla para hacer un acta de reunión: cómo redactarla paso a paso. https://www.beedigital.es/plantillas/plantilla-para-hacer-un-acta-de-reunion/ 20. ¿Cómo redactar un acta de reunión? - redac_especializada. (s. f.). Recuperado 27 de octubre de 2022, de https://sites.google.com/site/redacespecializada/home/tipos-de-texto/13-cmo-redactar-un-acta-de-reunin

Documentos breves de la empresa

Acta

RESUMEN

Documentos de comunicación externa de la empresa

La carta comercial

La carta comercial - Aspectos formales

Es una comunicación escrita entre dos empresas, o entre una empresa y un particular.

La carta comercial - Aspectos formales

La correspondencia comercial se realiza de diferentes formas:

• La manera tradicional;
• papel y el sobre o a través del fax, por ejemplo para hacer un pedido,
• Uso del correo electrónico;
• resulta muy rápido para el intercambio de información, consultas, pedidos...

La carta comercial - Aspectos formales

Recomendaciones:

• Usar papel de color claro
• Se debe prescindir de papeles llamativos.
• Es conveniente utilizar papel con membrete impreso
• La medida del papel que más se utiliza es DIN-A4

La carta comercial - Aspectos formales

Recomendaciones:

• En cuanto al sobre:
• Es conveniente que hagan juego con el papel en su forma y color.
• Es preferible utilizar sobres con membretes impresos; si no es posible, no hay que olvidar escribir el nombre y dirección del remitente.
• Es conveniente escribir la dirección del destinatario añadiendo su cargo, profesión o tratamiento.
• Es necesario franquear debidamente las cartas.

La carta comercial - Aspectos formales

Las pautas para su elaboración

• Nunca se escriben a mano; actualmente se confeccionan con el ordenador.
• Deben ser escritas de forma clara, sencilla y concisa y el color de la tinta debe ser negro o azul oscuro
• NO deben presentar errores de sintaxis, ortografía o puntuación.
• Tampoco tachaduras ni rectificaciones, y es necesario el uso correcto de palabras y expresiones.

La carta comercial - Aspectos formales

Las pautas para su elaboración

• Se empleará el »usted» O «le», si la carta va dirigida a una persona,
• «ustedes» y «les», si va dirigida a más destinatarios.

La carta comercial - Aspectos formales

Las cartas comerciales tendrán unos espacios y márgenes a respetar, como son:

• Entre un párrafo y otro se dejará el doble de separación al interlineado
• No se escribirá nunca en el reverso de la carta.
• Si ésta es demasiado larga, se utilizará una segunda hoja.
• El margen derecho de la carta deberá estar justificado.
• En el margen izquierdo se reflejarán, con un tamaño de la letra más pe-

• queño, datos tales como el número de inscripción en el registro correspondiente (Registro de Fundaciones, Registro Mercantil, Registro Industrial, etc.), u otros datos como el Código de Identificación Fiscal...

La carta comercial - Aspectos formales

Estilos de cartas comerciales

La carta comercial - Contenido y estructura

El encabezado

Abarca la parte superior de la carta. Está formado por el membrete, el destinatario, el lugar y la fecha donde se escribe la carta, las referencias (si las hubiera), el asunto y el saludo.

La carta comercial - Contenido y estructura

El encabezado

• Membrete
• Aparece impreso en la parte superior de las cartas, bien en el centro o a la izquierda del papel. Contiene datos como el nombre, la dirección, el número de fax, el teléfono y la dirección de correo electrónico
• Algunas empresas utilizan la parte superior de la hoja para la impresión del logo o anagrama y el nombre de la empresa y en la parte inferior, debajo de los márgenes establecidos para los escritos, todos los demás datos.

La carta comercial - Contenido y estructura

El encabezado

• Destinatario
• Se escribe debajo del membrete, a la izquierda o derecha de la página si se va a utilizar sobre ventanilla.
• Contiene las señas y el nombre de la persona, precedido de Sr. D./Sra. D°. o de la empresa a la que se envía la carta.
• La palabra calle o su abreviatura C/ ya no se escriben, pero si fuera avenida, paseo o plaza, deberá hacerse constar.

La carta comercial - Contenido y estructura

El encabezado

• Destinatario
• Si la carta va dirigida a una persona concreta o a un cargo dentro de una organización, primero se pone el nombre de la empresa y debajo de ésta, el nombre o cargo de la persona a quien va dirigida la carta acompañado de la expresión a la atención de o de la abreviatura A/:

La carta comercial - Contenido y estructura

El encabezado

• Lugar y fecha
• Es muy importante no olvidar incluir el lugar y la fecha en los que se escribe la carta
• Por ejemplo, para especificar el 28 de febrero de 2010, se puede escribir: Toledo, 28 de febrero de 2010
• 10/02/28 si se sigue la recomendación ISO (International Standard Organization) de 1976, esta manera de expresar la fecha es válida internacionalmente.

La carta comercial - Contenido y estructura

El encabezado

• Referencias
• Suelen ser utilizadas por empresas que tienen un alto volumen de correspondencia.
• Sirven para identificar otras cartas anteriores y, por tanto, el asunto del que se está tratando.
• Se pueden colocar indistintamente a la izquierda, a la derecha o en el centro del escrito, pero se atenderá siempre a la simetría y estética del conjunto de la carta.

La carta comercial - Contenido y estructura

El encabezado

• Referencias
• Como referencias suelen utilizarse palabras, números, las iniciales de las personas que escriben la carta o cualquier otro elemento identificador de la misma que la empresa considere oportuno utilizar.
• Suelen estar impresas con las abreviaturas:
• N/ref. (nuestra referencia)
• S/ref. (su referencia): que se utilizará cuando tengamos una referencia de la persona o empresa remitente.

La carta comercial - Contenido y estructura

El encabezado

• Referencias

La carta comercial - Contenido y estructura

El encabezado

• Asunto
• Es una síntesis del contenido de la carta, de tal manera que facilita al destinatario de la misma el conocer su contenido de un solo vistazo, o de una manera rápida.
• Suele colocarse debajo de las referencias y, en ocasiones, va antepuesto al saludo inicial.

La carta comercial - Contenido y estructura

El encabezado

• Saludo
• Es el tratamiento inicial que se establece con el destinatario de la carta
• Debe evitarse utilizar abreviaturas, ha de ser sencillo y breve, alejado de exageraciones.

La carta comercial - Contenido y estructura

El texto

Recomendaciones:

• Se utilizará un vocabulario cortés, amplio, agradable y no repetitivo.
• Se dirigirá siempre al destinatario de usted.
• Se expondrá la idea o motivo de la carta con orden y de una manera clara y concisa. Nunca se introducirán temas personales.
• Los diferentes asuntos o ideas a tratar serán separados por párrafos.

La carta comercial - Contenido y estructura

El cierre

• El cierre es la parte final.
• Consta de:
• Frase de despedida
• Firma
• Anexos

La carta comercial - Tipos

Dependiendo de su finalidad se utilizará un lenguaje y tono adecuados. No es lo mismo escribir una carta de oferta de artículos que escribir una carta de devolución.

La carta comercial - Tipos

Carta de ofertas

La empresas utilizan la carta de oferta para introducirse en el mercado y presentar sus nuevos artículos a clientes potenciales.

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La carta comercial - Tipos

Petición de Información

Antes de hacer un pedido

• las empresas recogen información de diferentes proveedores:
• precios, condiciones de entrega, condiciones de pago, fecha de entrega, etc., para de esta manera, comparar y elegir el más conveniente.

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La carta comercial - Tipos

Carta de Pedido

Actualmente, muchas empresas utilizan el correo electrónico o el teléfono para hacer los pedidos sin necesidad de escribir una carta. No obstante, es recomendable hacerlo siempre por escrito.

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La carta comercial - Tipos

Envío de Mercancías

Se informa al cliente que el pedido va está en camino.

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La carta comercial - Tipos

Reclamación de Pagos

Se ha de tener en cuenta que pueden haber divesos motivos para el impago:

• Un error en el sistema de anotación
• Una situación económica desfavorable
• o... no tener ninguna intención de pagar.

Se ha de pensar en todas las posibilidades a la hora de utilizar el lenguaje, de esta manera se evitarán malentendidos entre las dos empresas.

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La carta comercial - Tipos

Carta circular

Dar a conocer alguna novedad o noticia de interés. Se puede dirigir tanto al personal de la propia empresa como a otras personas o entidades.

La carta comercial - Tipos

Carta circular

Se redacta un solo modelo y se imprime en la cantidad que se necesite, sin embargo el nombre y dirección del destinatario se hará personalizado También es conveniente firmar cada una de ellas manualmente.

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Documentos Financieros

Índice

Documentos Financieros

• Presupuesto

• Albarán de Entrega

• Factura

Documento Financiero

Presupuesto

Es un documento que nos indica una estimación del coste que supondrá llevar a cabo un proyecto o servicio.

Galán, J. S. (2021, 2 octubre). Presupuesto. Economipedia. https://economipedia.com/definiciones/presupuesto.html

Documento Financiero

Presupuesto

Estructura de la oferta comercial

• Encabezado: Espacio para indicar los datos de la empresa que presenta la oferta comercial.

Piquer, J. (2019, 5 noviembre). ¿Qué es un presupuesto comercial? | Concepto de oferta comercial. Factufácil. https://www.factufacil.es/que-es-un-presupuesto-comercial.html

Documento Financiero

Presupuesto

Estructura de la oferta comercial

• Datos del presupuesto: Una descripción proyecto o trabajo a realizar, el precio y descuentos de los productos o servicios, la fecha de entrega de los productos, duración estimada si se trata de un trabajo o proyecto.

Piquer, J. (2019, 5 noviembre). ¿Qué es un presupuesto comercial? | Concepto de oferta comercial. Factufácil. https://www.factufacil.es/que-es-un-presupuesto-comercial.html

Documento Financiero

Presupuesto

Estructura de la oferta comercial

• Cierre: Determinar la condiciones y plazos de pago y a plasmar las firmas de las partes implicadas.
• También incluirá cualquier observación que no esté comtemplada en los puntos anteriores y requiera importancia.

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Piquer, J. (2019, 5 noviembre). ¿Qué es un presupuesto comercial? | Concepto de oferta comercial. Factufácil. https://www.factufacil.es/que-es-un-presupuesto-comercial.html

Documento Financiero

Albarán de Entrega

Es un documento mercantil con el que dos partes acreditan la entrega o recepción de un producto a lo prestación de un servicio

Tena, R. de. (2022, 13 abril). ¿Qué es y para qué sirve un albarán de entrega? Holded. https://www.holded.com/es/blog/albaran-entrega?utm_adgroupid=61706694846

Documento Financiero

Albarán de Entrega

Albarán valorado

• Cuando el documento incluye el precio individual de cada mercancía, los descuentos (en el caso de que apliquen), los impuestos y el valor final de la transacción.
• No es necesario que lleve una factura adjunta.

Albarán sin valorar

• Cuando se indican las cantidades de mercancía y una descripción, pero se obvian los importes, descuentos e impuestos. Suele ir acompañado de una factura en la que sí que se tienen en cuenta todos los datos omitidos en el albarán.

Tena, R. de. (2022, 13 abril). ¿Qué es y para qué sirve un albarán de entrega? Holded. https://www.holded.com/es/blog/albaran-entrega?utm_adgroupid=61706694846

Documento Financiero

Albarán de Entrega

Conceptos de un Albarán de Entrega

• Número de albarán
• Fecha
• Datos del vendedor (nombre y apellidos o razón social, dirección postal y CIF o NIF)
• Datos del comprador o destinatario
• Descripción de los bienes o mercancía
• Firma del destinatario

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Tena, R. de. (2022, 13 abril). ¿Qué es y para qué sirve un albarán de entrega? Holded. https://www.holded.com/es/blog/albaran-entrega?utm_adgroupid=61706694846

Documento Financiero

Factura

documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa.

Tena, R. de. (2022, 13 abril). ¿Qué es y para qué sirve un albarán de entrega? Holded. https://www.holded.com/es/blog/albaran-entrega?utm_adgroupid=61706694846

Documento Financiero

Factura

Datos básicos obligatorios para la validez del presupuesto

• Número de la factura (correlativo a la serie numérica).
• Nombre o razón social del/la comprador/a y vendedor/a
• NIF del comprador y vendedor así como su dirección fiscal.
• Fecha de expedición.

• Descripción del bien o servicio.

Factura - ¿Qué es una factura? | SumUp Facturas. (s. f.). SumUp - Una forma más inteligente de cobrar. Recuperado 28 de octubre de 2022, de https://www.sumup.com/es-es/facturas/glosario/factura/

Documento Financiero

Factura

Datos básicos obligatorios para la validez del presupuesto

• El precio por unidad y el precio antes de impuestos de cada uno de los bienes o servicios.

• Si existe algún descuento o anticipo señarlo.

• Impuestos: el Impuesto sobre el Valor Añadido y el tipo que se aplica así como el IRPF.

• La cuota tributaria.

• El importe total.

Factura - ¿Qué es una factura? | SumUp Facturas. (s. f.). SumUp - Una forma más inteligente de cobrar. Recuperado 28 de octubre de 2022, de https://www.sumup.com/es-es/facturas/glosario/factura/

Documento Financiero

Factura

Datos básicos obligatorios para la validez del presupuesto

• Si la factura está exenta de IVA se debe hacer constar citando la ley de IVA y el artículo por el cual queda exenta
• En casos de facturación por el destinatario o de inversión del sujeto pasivo se debe mencionar.

• En caso de pertenecer al régimen especial de bienes usados o al régimen especial de agencias de viaje también se debe consignar en la factura.

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Factura - ¿Qué es una factura? | SumUp Facturas. (s. f.). SumUp - Una forma más inteligente de cobrar. Recuperado 28 de octubre de 2022, de https://www.sumup.com/es-es/facturas/glosario/factura/

03

03.01 - Gestión, tratamiento y archivo físico de documentación en papel 03.02 - Archivo informático de datos: las bases de datos 03.03 - La gestión informática de las relaciones con los clientes

Formación de Gestión de Documentación

03.01

Gestión, tratamiento y archivo físico de documentación en papel

Clasificación y archivo de documentación

Clasificación y archivo de documentación

DEBE SER:

• Comprensible para que cualquier persona que no esté familiarizada con el sistema, pueda encontrar información sin excesivos problemas, permitiendo la localización rápida y eficiente de documentos.

Clasificación y archivo de documentación

DEBE SER:

• Sencillo de aplicar, reduciendo la posibilidad de una mala interpretación y, por tanto, de un mal archivo.

Clasificación y archivo de documentación

DEBE SER:

• Permitir futuras ampliaciones por la entrada de muchos documentos nuevos.

Clasificación y archivo de documentación

NO hay un sistema de clasificación ideal, sino que, en función de las características del documento, será preferible elegir un sistema u otro.

Clasificación y archivo de documentación

Alfabético

Numérico

Cronológico

Según el orden alfabético establecidoA-Z Z-A

En base a un número natural determinado.0-9 9-0

En función a una determinada fecha

+info

+info

+info

Clasificación y archivo de documentación

Geográfico

Temático

Alfanumérico

En base a un lugar o dirección.Se combina con otros sistemas

Agrupa documentos por temas o asuntos.Se combina con otros sistemas

Combinar sistema numérico y alfabético.

+info

+info

+info

Gestión, tratamiento y archivo físico de documentación en papel

Gestión, tratamiento y archivo físico de documentación en papel

Gestión, tratamiento y archivo físico de documentación en papel

03.02

Archivo informático de datos: las bases de datos

Archivo informático de datos - Las bases de datos

Una base de datos es un tipo de archivo informático que contiene datos, agrupados y organizados siguiendo una forma lógica.

Archivo informático de datos - Las bases de datos

Las BBDD poseen motores de búsqueda muy potentes que permiten obtener información valiosa para la empresa de forma más rápida y fácil que utilizando documentos fisicos.

Archivo informático de datos - Las bases de datos

Para una empresa supone un ahorro en espacio, costes y recursos.

• La BBDD, permite la consulta de datos y la elaboración de información desde cualquier lugar.

Archivo informático de datos - Las bases de datos

• Facilita la organización flexible de la información.
• Permite introducir nuevos datos sin cambiar la estructura.
• Establece distintos niveles de restricciones para acceder a los datos, en función del perfil del usuario.

Archivo informático de datos - Las bases de datos

• Cualquier modificación realizada en la BBDD, se actualiza en toda la base de datos de forma casi automática
• ej. Modificación del teléfono de contacto de un cliente.

• Cualquier base de datos permite la consulta simultánea de datos por parte de varios usuarios desde localizaciones distintas.

Archivo informático de datos - Las bases de datos

• Una base de datos permite la realización de copias de seguridad, tanto de los datos como de la información obtenida de ellos.
• En un archivo en formato papel esto supondría una duplicación de recursos.

03.03

La gestión informática de las relaciones con los clientes

La gestión informática de las relaciones con los clientes

La BBDD nace de la necesidad de recuperar los vínculos personales con los clientes, captando y evaluando sus necesidades y características, sus comportamientos de consumo, sus intereses y sus necesidades, etc.

La gestión informática de las relaciones con los clientes

A partir del análisis se desarrollarán propuestas comerciales personalizadas y adaptadas a sus necesidades. Los principales objetivos buscados por un CRM son:

• Disponer de toda la información posible sobre los clientes, tanto para satisfacer sus necesidades como para realizar estudios de mercado que permitan implementar estrategias comerciales más efectivas.

• Incrementar la satisfacción de su clientela y su fidelización.
• Hay estudios que indican que cuesta cinco veces más atraer un nuevo cliente que conservar a los clientes actuales.
• Esto último solo se logra si el cliente recibe un trato especial, diferenciado y personalizado.

04

04.01 - La protección de datos

Formación de Gestión de Documentación

04.01

La LOPD en las relaciones con los clientes

La protección de datos.La LOPD en las relaciones con los clientes

La protección de datos personales está regulada por la Ley Orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal (LOPD). Dicha Ley tiene por objeto «garantizar y proteger los derechos y libertades de las personas físicas, en especial su honor y su intimidad», y es de aplicación a toda empresa con archivos en España, independientemente de si es nacional o extranjera.

La protección de datos.La LOPD en las relaciones con los clientes

Documentación escrita

• Crear procedimientos claros de uso y manipulación de documentación.
• Establecer un sistema de archivo protegido con llaves, cámaras, cajas de seguridad, etc. Asimismo, se podrán crear copias de seguridad y quardarlas en lugares distintos.
• Elaborar un plan de actuación ante accidentes, incendios e inundaciones.

La protección de datos.La LOPD en las relaciones con los clientes

Documentación escrita

• Nombrar un responsable de seguridad para el archivo fisico.
• Establecer mecanismos que impidan la divulgación de datos cuyo conocimiento externo pudiera ocasionar perjuicios para la empresa o para terceras personas.
• Exigir secreto y confidencialidad a los trabajadores cuando, al desarrollar sus funciones, tengan acceso a información sensible.

La protección de datos.La LOPD en las relaciones con los clientes

Soporte electrónico

• Realizar copias de seguridad para evitar pérdidas accidentales de datos.
• Establecer accesos restringidos a equipos informáticos según niveles de usuario, estableciendo contraseñas individuales.
• Ocultar ciertos archivos a determinados perfiles de usuarios,
• Determinados archivos pueden establecerse como de «solo lectura».
• Así se evitará su modificación indeseada.

La protección de datos.La LOPD en las relaciones con los clientes

Soporte electrónico

• Instalar en cada equipo informático un antivirus que lo proteja, así como un firewall que evite accesos externos al equipo.
• Se podrán establecer programas de cifrado y encriptación que eviten la intrusión y lectura por parte de usuarios no autorizados

05

05.01 - Elaboración de documentos Impacto medioambiental

Formación de Gestión de Documentación

05.01

Impacto medioambiental

Impacto medioambiental atendiendo a 4 grandes variables

Materias primas

Materias que usamos para preparar el material y productos que conseguimos al final

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Impacto medioambiental atendiendo a 4 grandes variables

El espacio

Impacto medioambiental que causamos por trabajar donde trabajamos

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Impacto medioambiental atendiendo a 4 grandes variables

La energía

... que empleamos en el proceso de creación del material

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Impacto medioambiental atendiendo a 4 grandes variables

Los residuos

... que producen nuetra actividad

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Materias primas

Además de los medios de producción (ordenadores, pantallas...) el mayor impacto medioambiental lo ejercemos a través del papel y la tinta

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Por este motivo, deberemos;

Materias primas

Minimizar la cantidad de impresos

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Por este motivo, deberemos;

Materias primas

Externalizar la impresión digital

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Por este motivo, deberemos;

Materias primas

Elegir formatos y gramajes económicos

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Por este motivo, deberemos;

Materias primas

Elegir formatos en tapa blanda

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Por este motivo, deberemos;

Materias primas

No hacer impresiones innecesarias

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Por este motivo, deberemos;

Materias primas

Respetar los mantenimientos rutinarios

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Por este motivo, deberemos;

Materias primas

Crear archivos que permitan actualizaciones

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Por este motivo, deberemos;

Materias primas

Reutilizar papel cuando sea posible

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Por este motivo, deberemos;

Materias primas

Utilizar papel poco contaminante

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

El espacio

Evitar hacer envíos físicos de los documentos

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La energía

La mejora energética de los dispositivos ha hecho que el impacto en la creación de archivos sea menor que el de hace unos años.

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

La energía

¿Cómo reduciremos el consumo de energía?

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La energía

Trabajar en áreas bien iluminadas con luz natural

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

La energía

Apagar los equipos informáticos cuando no los utilicemos

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

La energía

Mantener el buen estadode los equipos: Mantenimiento

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

La energía

Actualizar regularmente el software

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Los residuos

El mejor tratamiento de residuos es NO producirlos

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Los residuos

Depositar el papel usado en el contenedor adecuado

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

Los residuos

Los residuos complejos, al punto limpio

Centro de Estudios Adams. (2018). Diseño y elaboración de material didáctico impreso [Libro]. En Selección, elaboración, adaptación y utilización de materiales, medios y recursos didácticos en formación profesional para el empleo (1.a Edición, pp. 1-134-1-137).

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