Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2

"Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006"

Witine Gutierrez Itzel Irais 6CM1

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Índice

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Norma ISO 15489-1:2006

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Norma ISO 15489-2:2006

Referencias

Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)

Constituyen eficaces herramientas para concretar acciones efectivas en una entidad dada. Su aplicación permite la obtención de una mejor organización y utilización del fondo documental acumulado por la entidad, producto del desarrollo de sus funciones, lo cual contribuye a la disminución en los costos y al aumento de la eficacia y eficiencia organizacional. (Campillo, 2010, p. 52).

La Federación Española de Sociedades de Archivística, Biblioteconomía, Documentación y Museística (2011, p. 49) obtienen una serie de beneficios de distinta índole.

• Asegurar la captura y el control de documentos fiables en cuanto a su contenido, auténticos en cuanto a la autoría y la datación, íntegros y conformes a la política y los objetivos del SGD. • Controlar la información sobre las actividades de la organización, facilitan la eficiencia en la gestión documental al eliminar duplicados y facilitar el acceso a la información. • Obtener información de manera rápida para dar soporte a la toma de decisiones.

• Facilitar la rendición de cuentas ante los accionistas, agentes sociales o ciudadanía en el caso de las administraciones públicas. • Demostrar el cumplimiento de su responsabilidad social y de la legalidad vigente que le afecta a la organización. • Facilitar la recuperación de la continuidad del negocio en caso de catástrofes naturales, errores técnicos o humanos.

Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)

Esta premisa se debe a que los SGD permiten un fácil almacenamiento y búsqueda rápida de la información, junto con instalaciones de recuperación eficientes que, además, permiten la personalización y aseguramiento de los datos críticos en documentos físicos y electrónicos.

Russo (2009, pp. 17-18),

Beneficios de los SGDE las ventajas que aporta la implementación de un SGDE en una organización son las siguientes: • Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel. • Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos. • Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso. • Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la organización. • Reduce los costos de mantenimiento y apoyo. • Ofrece apoyo en la toma de decisiones. • Asegura su preservación histórica. .

Los SGD deben contar con una serie de principios y con un conjunto de particularidades y requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de manera sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización; estas premisas están expuestas en la norma (ISO 15489- 1:2006, pp. 11-13)

La recuperación de información como unaactividad que se produce dentro de un proceso documental. Las fases pueden resumirse en las siguientes: • Selección y adquisición. • Análisis. • Almacenamiento. • Búsqueda o recuperación. • Difusión de la información.

Salvador (2003 pp. 189-215)

Integridad Deben aplicarse medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la modificación o la eliminación no autorizados. Estas medidas de control pueden formar parte del sistema o ser externas al mismo. Si se trata de documentos electrónicos de archivo, la organización puede necesitar probar que la actualización, el mantenimiento habitual o cualquier fallo de funcionamiento del sistema no afectan a la integridad de los documentos.

La norma ISO 15489-1:2006 ISO (La Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO).

Propósito

Es que la organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para: • Llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades. • Cumplir con el marco legal y reglamentario. • Rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad, etc.)

La norma ISO 15489-1:2006 propone la metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.

La norma enumera para las organizaciones una serie de beneficios en la gestión de documentos:

9. Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras. 10.Apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación histórica. 11.Proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de las organizaciones. 12.Establecer una identidad personal, cultural y de la organización. 13.Mantener la memoria corporativa, personal o colectiva.

1. Realizar sus actividades de una manera más ordenada, eficaz y responsable. 2. Prestar servicios de un modo coherente y equitativo. 3. Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a un nivel directivo. 4. Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración. 5. Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización. 6. Garantizar la continuidad en caso de catástrofe. 7. Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión. 8. Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de los riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organización.

ISO 15489-1:2006 establece tres instrumentos principales:

• Cuadro de clasificación: representa de forma jerárquica (en diferentes niveles) las actividades de la organización, estructurándolas en clases y grupos según las funciones, actividades y operaciones. • Calendario de conservación de documentos: especifica cuánto tiempo tienen que conservarse los documentos y cuál será su disposición final (eliminación, conservación permanente, transferencia). • Tabla de acceso y seguridad: identifica los derechos y las restricciones de acceso de los miembros de la organización en relación con los documentos (creación, consulta, modificación, eliminación)

Norma ISO 15489-2

Esta segunda parte es un informe técnico, que recoge una metodología de implantación de la gestión de documentos derivada de la metodología australiana (Australian Design and Implementation of Recordkeeping Systems DIRS) Australia Diseño e Implementación de Sistemas de Registros DIRS

Norma ISO 15489-2:2006

La segunda parte insiste de manera especial en la metodología para el diseño e implantación de un sistema de gestión de documentos y en los procesos de clasificación y evaluación. La GUÍA puede ser utilizada tanto por aquéllos que piensan en documentos en términos de ciclo de vida, como por quienes piensan en términos de un continuum (6).- Es dinámica: actualmente está en proceso de revisión. Estas Normas no están orientadas específicamente para la Certificación, aunque se dirige explícitamente a la gestión de los documentos en el marco de los sistemas de gestión de la calidad (ISO 9000, 9001 y 1400, 14001); concretamente involucra los “documentos de calidad”. Diseño e implementación de sistemas de documentos (DIRkS) (DISDA)

SU ESTRUCTURA:

Cláusula 1: Explica su campo de aplicación, orientada metodológicamente a los profesionales de la gestión de documentos. Cláusula 2: Explica las políticas y Responsabilidade. Cláusula 3: Profundiza en la propuesta de diseño eimplantación del sistema de gestión dedocumentos, tal y como se expone en: PASO A CONDUCTA, INVESTIGACIÓN PRELIMINAR PASO B ANÁLISIS ACTIVID. NEGOCIO PASO C IDENTIFICAR REQUISITOS .DE REGISTROS PASO D. Evaluación . SISTEMAS EXISTENTES PASO E ESTRATEGIAS SATISFACER REQUISITOS, (Política, Estándar, Implementación, Diseño) PASO F DISEÑO Sistema. REGISTRO. PASO G. APLICAR Sistema . REGISTROS PASO H. DIRECC. REVISIÓN POSTERIOR EJECUCIÓN ( Cláusula 4: Describe los procesos y controles . Cláusula 5: Esta breve cláusula incorpora detalles delos procesos de supervisión y auditoria. Cláusula 6: Incorpora detalles acerca de lasnecesidades de formación.

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SGD

Timeline

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2000

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2020

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2030

Datos

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REFERENCIAS

NORMA ISO 15489-1. (2006). Information and documentation: records management, disponible en: http://www. informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/ sia/normativa-internacional/GEStexto1(CS). pdf

NORMA ISO 15489-2. (2006). Información y documentación. Gestión de documentos. Madrid: Asociación Española de Normalización y Certificación.

Zea Evelin, Pineda Angel,Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006,(s.f)

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