Recursos Financieros en los Archivos
Presenta: Lucia Gabriela Ramírez Pérez
La materia principal de los archivos es el conjunto de documentos organizados, por ello es importante destacar la importancia de los recursos, como parte dinámica de todas las actividades realizadas en un archivo; estos son los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos.
Concepto de Recursos Financieros
Un recurso financiero es un activo, que bien ya es dinero en efectivo o tiene las condiciones para serlo en un futuro. En los Archivos, son requeridos para cubrir gastos de operación personal, capacitación, mantenimiento preventivo y correctivo, se deben manejar con eficiencia y eficacia, para cubrir en forma eficiente cada una de sus funciones.
Importancia de los Recursos Fiancieros
El recurso financiero con el que se pueda contar tiene un papel importante, ya que del presupuesto que se asigne dependerá el buen desarrollo de las actividades en un archivo, con éste se realizara la adquisición del equipo tecnológico, recursos materiales etc. Los mencionados recursos son un factor determinante en toda institución, es por eso que al contemplarlos se debe ser totalmente objetivo y realista. Representan el medio capital para financiar las operaciones archivisticas. Costean las actividades estratégicas que se ejecutan para cumplir con los objetivos.
Fuentes de Ingreso
Son recursos que se obtienen debido a la actividad económica de la empresa, es decir, por la venta de productos o servicios.Parte de obtener o hacer destinar estos recursos financieros a un archivo, dependerá de la capacidad del archivista de plantear ante sus autoridades las necesidades y convivencia de estos recursos para el funcionamiento del archivo, es decir, la forma más eficiente de obtener recursos es justificando ante los directivos la utilización de los mismos, en este caso se encuentran íntimamente ligados a los objetivos del archivo.
Una vez concientizados de la necesidad de asignar recursos al archivo por parte de los directivos, se presentará un informe en donde se detalla la cantidad de recursos a utilizar desglosada por requerimientos, es decir, cuánto se gastará en los recursos materiales entre ellos los tecnológicos, en su caso humanos, pero haciendo especial referencia a la rentabilidad que no es otra cosa que los beneficios tangibles.Dependiendo de la Institución en muchos casos los recursos son programables, si es el caso, se contemplarán en la partida presupuestal asignada para el archivo un año antes, de esta forma se evitará una desestabilización financiera en la Institución.
Clasificación de los Recursos Fianncieros
Recursos Propios
Recursos Ajenos
Son los recursos que la propia empresa genera. Mientras más grande sean los recursos propios de una organización, menor dependencia tendrá de recursos ajenos. Ello conlleva a una menor deuda financiera y, por tanto, el riesgo financiero se reduce.
Son los recursos que no provienen de la empresa misma, sino de fuentes exteriores. Por esta razón, estos recursos están en el balance pasivo, ya que es un dinero que debe devolver.
Normatividad en Materia de Recursos Financieros
Se refiere al conjunto de leyes o reglamentos que rigen las disposiciones según los criterios y lineamientos de una institución u organización privada o estatal, las cuales regulan la contabilidad (programas, proyectos, etc.), gastos o egresos por partida presupuestal, ingresos, transferencias, asignación y optimización de recursos financieros, adecuaciones presupuestarias, ampliaciones, reducciones, transferencias externas e internas, pólizas, garantías, finanzas, depósitos, fondo rotatorio, pago de impuestos y derechos, comprobación de viáticos, etc.
También incluye la programación, planeación y presupuestario, los programas operativos anuales y su seguimiento, las estructuras organizacionales, su registro y autorización, la integración y actualización de instrumentos técnicos y normativos, informes de cumplimiento de metas, integración y actualización de manuales administrativos, de organización, de procedimientos, de puestos, etc.
Presupuestos
Es una herramienta de planeación que expresa en términos financieros o monetarios las operaciones y recursos que forman parte de la empresa en un período de tiempo determinado, para lograr los objetivos fijados por la organización en su estrategia.
Así mismo, es un plan que integra y coordina todas las áreas, actividades, departamentos y responsables de la empresa, expresando de forma monetaria y cuantificada los objetivos que la organización quiere lograr.
Es útil para determinar la cantidad de recursos que se requieren para desarrollar las diferentes actividades de la empresa y para controlar los ingresos, gastos e inversiones a realizar en un tiempo determinado.
Gastos e Ingresos
Es un egreso o salida de dinero, como pagar las nóminas a sus trabajadores, comprar material, contratar publicidad, pagar el alquiler, las comisiones de los bancos y los seguros, hacer frente a los gastos de viaje de los trabajadores o abonar las facturas de los suministros.
Gastos
Gastos
Es la entrada de dinero, que se consigue, principalmente, mediante las ventas de productos o servicios.
Ingresos
Control Presupuestal
Es un mecanismo a través del cual se comparan las cifras presupuestadas con las cifras realmente obtenidas en las finanzas de una empresa, con el objetivo de calcular una serie de desviaciones o variaciones, analizarlas y establecer acciones correctivas.
Partida Presupuestal en las Unidades de Archivo
Es importante contar con una partida presupuestal específica y destinada para solventar la adquisición de recursos básicos para el archivo, empezando por la contratación de un archivista profesional, quien contribuye a apoyar en forma eficiente y oportuna en las gestiones empresariales; un espacio diseñado específicamente para realizar las funciones archivísticas que garantice la conservación documental, el mobiliario necesario y acorde al tipo y volumen de documentación; así como el material, equipo de trabajo y de seguridad.
Conclusiones sobre los Recursos Financieros en los Archivos
El recurso financiero es indispensable para llevar a cabo una planeación estratégica que determine la forma de adquirir, aplicar y controlar los recursos. Este recurso monetario, es el punto de partida lógico que requiere el archivo para llevar a cabo el desarrollo de sus actividades y el logro de sus objetivos.
Un archivo sin presupuesto presentará:
• Personal mal remunerado, sin preparación archivística, lo que refleja deficiencia en el manejo y control documental.
• Uso de espacios inadecuados que no cumplen con normas de seguridad e higiene, poniendo en riesgo la conservación documental y la salud del personal adscrito al área.
• Carencia de recursos materiales como mobiliario, equipo y material que son instrumentos básicos en el desempeño archivístico, para identificar, resguardar y recuperar la documentación oportunamente.
• Limita el uso de tecnologías para agilizar el registro, resguardo y recuperación de la información, entre otras limitaciones.
Archivística, C., & Perfil, V. T. M. (s. f.). Elementos del Archivo. http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/elementos-del-archivo.html
Ávila, M. (2014). Recursos Financieros Archivísticos. biblat.unam.mx. Recuperado 25 de marzo de 2023, de https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdf
Calvo, M. (s. f.). ¿Qué es la contabilidad de gastos e ingresos? https://www.captio.net/blog/que-es-la-contabilidad-de-gastos-e-ingresos
Chavez, J. (2022, 9 abril). Recursos financieros: Concepto, ejemplos y características. Ceupe. https://www.ceupe.com/blog/recursos-financieros.html
Del Autor, P. a. N. (s. f.). UAPA. Control del Presupuesto. https://uapa.cuaieed.unam.mx/sites/default/files/minisite/static/847c37a8-63cf-4405-9246-54b2165040fb/7-Control-del-Presupuesto/index.html
González, M. (2023, 7 febrero). Presupuesto. Qué es, importancia, elementos, características, tipos, componentes. gestiopolis. https://www.gestiopolis.com/presupuesto-que-es-importancia-elementos-tipos/
Object Not Found. (s. f.-b). http://www.fifonafe.gob.mx/m_legal/Lineamientos+de+Recursos+Financieros.pdf
Partida Presupuestal. (2019, 24 mayo). Diario Oficial de la Federación. Recuperado 25 de marzo de 2023, de https://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5561148&fecha=24/05/2019#gsc.tab=0
Referencias Bibliográficas
¡Gracias!
RECURSOS FINANCIEROS EN LOS ARCHIVOS
LUCIA GABRIELA RAMIREZ
Created on March 26, 2023
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Recursos Financieros en los Archivos
Presenta: Lucia Gabriela Ramírez Pérez
La materia principal de los archivos es el conjunto de documentos organizados, por ello es importante destacar la importancia de los recursos, como parte dinámica de todas las actividades realizadas en un archivo; estos son los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos.
Concepto de Recursos Financieros
Un recurso financiero es un activo, que bien ya es dinero en efectivo o tiene las condiciones para serlo en un futuro. En los Archivos, son requeridos para cubrir gastos de operación personal, capacitación, mantenimiento preventivo y correctivo, se deben manejar con eficiencia y eficacia, para cubrir en forma eficiente cada una de sus funciones.
Importancia de los Recursos Fiancieros
El recurso financiero con el que se pueda contar tiene un papel importante, ya que del presupuesto que se asigne dependerá el buen desarrollo de las actividades en un archivo, con éste se realizara la adquisición del equipo tecnológico, recursos materiales etc. Los mencionados recursos son un factor determinante en toda institución, es por eso que al contemplarlos se debe ser totalmente objetivo y realista. Representan el medio capital para financiar las operaciones archivisticas. Costean las actividades estratégicas que se ejecutan para cumplir con los objetivos.
Fuentes de Ingreso
Son recursos que se obtienen debido a la actividad económica de la empresa, es decir, por la venta de productos o servicios.Parte de obtener o hacer destinar estos recursos financieros a un archivo, dependerá de la capacidad del archivista de plantear ante sus autoridades las necesidades y convivencia de estos recursos para el funcionamiento del archivo, es decir, la forma más eficiente de obtener recursos es justificando ante los directivos la utilización de los mismos, en este caso se encuentran íntimamente ligados a los objetivos del archivo.
Una vez concientizados de la necesidad de asignar recursos al archivo por parte de los directivos, se presentará un informe en donde se detalla la cantidad de recursos a utilizar desglosada por requerimientos, es decir, cuánto se gastará en los recursos materiales entre ellos los tecnológicos, en su caso humanos, pero haciendo especial referencia a la rentabilidad que no es otra cosa que los beneficios tangibles.Dependiendo de la Institución en muchos casos los recursos son programables, si es el caso, se contemplarán en la partida presupuestal asignada para el archivo un año antes, de esta forma se evitará una desestabilización financiera en la Institución.
Clasificación de los Recursos Fianncieros
Recursos Propios
Recursos Ajenos
Son los recursos que la propia empresa genera. Mientras más grande sean los recursos propios de una organización, menor dependencia tendrá de recursos ajenos. Ello conlleva a una menor deuda financiera y, por tanto, el riesgo financiero se reduce.
Son los recursos que no provienen de la empresa misma, sino de fuentes exteriores. Por esta razón, estos recursos están en el balance pasivo, ya que es un dinero que debe devolver.
Normatividad en Materia de Recursos Financieros
Se refiere al conjunto de leyes o reglamentos que rigen las disposiciones según los criterios y lineamientos de una institución u organización privada o estatal, las cuales regulan la contabilidad (programas, proyectos, etc.), gastos o egresos por partida presupuestal, ingresos, transferencias, asignación y optimización de recursos financieros, adecuaciones presupuestarias, ampliaciones, reducciones, transferencias externas e internas, pólizas, garantías, finanzas, depósitos, fondo rotatorio, pago de impuestos y derechos, comprobación de viáticos, etc. También incluye la programación, planeación y presupuestario, los programas operativos anuales y su seguimiento, las estructuras organizacionales, su registro y autorización, la integración y actualización de instrumentos técnicos y normativos, informes de cumplimiento de metas, integración y actualización de manuales administrativos, de organización, de procedimientos, de puestos, etc.
Presupuestos
Es una herramienta de planeación que expresa en términos financieros o monetarios las operaciones y recursos que forman parte de la empresa en un período de tiempo determinado, para lograr los objetivos fijados por la organización en su estrategia. Así mismo, es un plan que integra y coordina todas las áreas, actividades, departamentos y responsables de la empresa, expresando de forma monetaria y cuantificada los objetivos que la organización quiere lograr. Es útil para determinar la cantidad de recursos que se requieren para desarrollar las diferentes actividades de la empresa y para controlar los ingresos, gastos e inversiones a realizar en un tiempo determinado.
Gastos e Ingresos
Es un egreso o salida de dinero, como pagar las nóminas a sus trabajadores, comprar material, contratar publicidad, pagar el alquiler, las comisiones de los bancos y los seguros, hacer frente a los gastos de viaje de los trabajadores o abonar las facturas de los suministros.
Gastos
Gastos
Es la entrada de dinero, que se consigue, principalmente, mediante las ventas de productos o servicios.
Ingresos
Control Presupuestal
Es un mecanismo a través del cual se comparan las cifras presupuestadas con las cifras realmente obtenidas en las finanzas de una empresa, con el objetivo de calcular una serie de desviaciones o variaciones, analizarlas y establecer acciones correctivas.
Partida Presupuestal en las Unidades de Archivo
Es importante contar con una partida presupuestal específica y destinada para solventar la adquisición de recursos básicos para el archivo, empezando por la contratación de un archivista profesional, quien contribuye a apoyar en forma eficiente y oportuna en las gestiones empresariales; un espacio diseñado específicamente para realizar las funciones archivísticas que garantice la conservación documental, el mobiliario necesario y acorde al tipo y volumen de documentación; así como el material, equipo de trabajo y de seguridad.
Conclusiones sobre los Recursos Financieros en los Archivos
El recurso financiero es indispensable para llevar a cabo una planeación estratégica que determine la forma de adquirir, aplicar y controlar los recursos. Este recurso monetario, es el punto de partida lógico que requiere el archivo para llevar a cabo el desarrollo de sus actividades y el logro de sus objetivos. Un archivo sin presupuesto presentará: • Personal mal remunerado, sin preparación archivística, lo que refleja deficiencia en el manejo y control documental. • Uso de espacios inadecuados que no cumplen con normas de seguridad e higiene, poniendo en riesgo la conservación documental y la salud del personal adscrito al área. • Carencia de recursos materiales como mobiliario, equipo y material que son instrumentos básicos en el desempeño archivístico, para identificar, resguardar y recuperar la documentación oportunamente. • Limita el uso de tecnologías para agilizar el registro, resguardo y recuperación de la información, entre otras limitaciones.
Archivística, C., & Perfil, V. T. M. (s. f.). Elementos del Archivo. http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/elementos-del-archivo.html Ávila, M. (2014). Recursos Financieros Archivísticos. biblat.unam.mx. Recuperado 25 de marzo de 2023, de https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdf Calvo, M. (s. f.). ¿Qué es la contabilidad de gastos e ingresos? https://www.captio.net/blog/que-es-la-contabilidad-de-gastos-e-ingresos Chavez, J. (2022, 9 abril). Recursos financieros: Concepto, ejemplos y características. Ceupe. https://www.ceupe.com/blog/recursos-financieros.html Del Autor, P. a. N. (s. f.). UAPA. Control del Presupuesto. https://uapa.cuaieed.unam.mx/sites/default/files/minisite/static/847c37a8-63cf-4405-9246-54b2165040fb/7-Control-del-Presupuesto/index.html González, M. (2023, 7 febrero). Presupuesto. Qué es, importancia, elementos, características, tipos, componentes. gestiopolis. https://www.gestiopolis.com/presupuesto-que-es-importancia-elementos-tipos/ Object Not Found. (s. f.-b). http://www.fifonafe.gob.mx/m_legal/Lineamientos+de+Recursos+Financieros.pdf Partida Presupuestal. (2019, 24 mayo). Diario Oficial de la Federación. Recuperado 25 de marzo de 2023, de https://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5561148&fecha=24/05/2019#gsc.tab=0
Referencias Bibliográficas
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