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ELEMENTOS DEL PROCESO
Estefhany Keisy Valderrama Pereyra
Created on March 22, 2023
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Transcript
ELEMENTOSDE UN PROCESO
Docente: Lic. Keisy Valderrama Pereyra
Recordemos ...
Las actividades de cualquier organización se pueden concebir como integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente entra en un comercio para efectuar una compra, cuando se solicita una línea telefónica, un certificado de empadronamiento, o la inscripción de una patente en el registro correspondiente, se están activando procesos cuyos resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda.
Un Proceso se define como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, generando un output (resultado).
Los elementos de un proceso
Los procesos se componen de varios elementos que integrados ayudan a alcanzar ciertos resultados en la gestión por procesos, pero a veces, estos componentes o alguno de ellos pueden no estar funcionando correctamente produciendo que el proceso en su totalidad presente ineficiencia y retrasos evitables. Cuando esto sucede, es crucial hacer una revisión del o los procesos que están ocasionando fallas y segmentarlos, a fin de identificar la causa raíz del problema.
Conocer cuáles son los principales componentes de un proceso te ayudará a incrementar la visibilidad de cada uno, saber si estos contribuyen a la eficacia del proceso, detectar irregularidades para desarrollar mejoras y determinar si los componentes de un proceso específico agregan valor y se alinean con el objetivo empresarial.
Los elementos son:
Todo proceso es un conjunto de tareas elementales necesarias para la obtención de un resultado. Cada proceso posee unos límites claros y conocidos (el primer y último paso del mismo), comenzando con una necesidad concreta de un cliente (que de nuevo, puede ser interno o externo), y finalizando una vez que la necesidad ha sido satisfecha.
ENTRADAS:Las entradas de un proceso responden a criterios de aceptación definidos, por ejemplo: la factura del suministrador con todos los datos necesarios. También puede haber alguna entrada con información proveniente de un proveedor interno, por ejemplo: una normativa de la administración, un procedimiento. Las entradas del proceso pueden ser tanto elementos físicos (por ejemplo materia prima, documentos, etc.), como elementos humanos (personal) o técnicos (información, etc.). En definitiva, son elementos que entran al proceso sin los cuales el proceso no podría llevarse a cabo.
SALIDAS: Por ejemplo: el impreso diario con el registro de facturas recibidas, importe, vencimiento, un material conforme a las especificaciones, etc. De forma similar, las salidas de un proceso pueden ser productos materiales, información, recursos humanos, servicios, etc. En general, son la entrada del proceso siguiente.
REQUERMIENTOS DEL CLIENTE: Lo que el cliente espera obtener al terminar la actividad. Los requerimientos de salida de un proceso condicionan los requerimientos de entrada del siguiente. Los requerimientos deben estar expresados de una manera objetiva,.
RECURSOS: Medios y requisitos necesarios para desarrollar el proceso siempre bien y a la primera. Por ejemplo, una persona con las calificaciones y nivel de experiencia necesarias para realizar un proceso de soldadura, hardware y software para procesar las facturas, un impreso e información sobre qué proceso y cómo (calidad) y cuando (tiempo) entregar el elemento de salida al siguiente eslabón del proceso administrativo, etc.
PROPIETARIOS: Son las personas que asumen la responsabilidad de llevar el proceso tal y como está definido y que controlan la estabilidad del mismo. El propietario del proceso supervisa los indicadores que demuestran que el proceso está bajo control y permiten establecer objetivos de mejora. Es preferible no usar nombres sino actividades, por ejemplo: Mecánico ajustador, Departamento de Compras, etc.
INDICADORES:Crean un sistema de control medible del funcionamiento del proceso y del nivel de satisfacción del usuario (interno la mayoría de las veces). Por ejemplo: Temperatura de cocción, número de rechazos del producto fabricado, número de quejas por plazos de entrega excesivos.
CLIENTES: Son los que utilizan la salida del proceso. Pueden ser internos (otro u otros departamentos de la misma empresa) o externos (cliente final).
Reconozca a su organización como un sistema de procesos. Identifíquelos, documéntelos y actúe sobre ellos para mejorarlos. Tenga en cuenta que, para una buena gestión de la empresa, se debe gestionar de manera idónea cada elemento de los procesos.
Nivel de importancia de los elementos de un proceso
Para definir el nivel de importancia de los elementos, todo dependerá del proceso en sí, de su dificultad, de qué tan necesaria es la tecnología en el proceso, qué tan calificada debe estar la persona para realizarlo y si contamos con los recursos para llevarlo a cabo con éxito.
Debemos tener en cuenta que la importancia de estos elementos va a variar en función del proceso en sí y de las características que acentúan su valor para el logro de los objetivos.
En lo esencial, todos los elementos tienen importancia pero depende en gran medida de cuál sea el proceso a ejecutar y a cuál componente se le debe asignar más valor. Siguiendo esta línea, las características también dependen del proceso, ya que aportan visibilidad.
Cualquier organización genera productos y servicios gracias a sus procesos. Por consiguiente, gestionarlos es vital para que sean eficientes y ofrezcan calidad a los clientes.
BIBLIOGRAFÍA