Aufbewahrungsfristen und Wertstufen
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Informationen für meine Urlaubsvertretung Viel Erfolg! Catharina Berger
BG
Aufbewahrung
Gesetzliche Gründe Das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Steuerrecht (AO und UStG) regeln, die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Handelsgeschäft stehen. Da es gesetzliche Regelungen gibt, spricht man von gesetzlichen Gründen.
Die Aufbewahrung von Buchführungs- und anderen Aufzeichnungsunterlagen ist sowohl handels- als auch steuerrechtlich geregelt. Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Diese zu kennen ist wichtig, denn anderenfalls drohen Sanktionen. Darüber hinaus gelten für Unternehmen auch arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen.
Betriebliche GründeDie Schriftstücke (Dokumente) werden z. B. als Arbeitsmittel bzw. als Gedächtnisstütze, Vorlage oder als Beweismittel bei gerichtlichen Verfahren gegenüber anderen Unternehmen oder Behörden benötigt.
Beispiele
Vgl.: Stephan, Ingrid; Unser Büro heute und morgen; 20. Auflage, 2020, Köln, Bildungsverlag EINS GmbH
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Wie lange muss aufbewahrt werden?
Schriftstücke, die eine Rechtsfolge in Gang setzen, ohne mit dem Geldfluss des Unternehmens zu tun haben.
Rechnungen, Quittungen, Kontoauzüge Buchungsbelege
Bestellungen, Kündigungen von Bestellungen, Kündigungen von Verträgen, Angebote mit Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge
6 Jahre
8 Jahre
Schriftstücke, die direkt mit dem Geldfluss und den Vermögenswerten des Unternehmens zu tun haben.
Was wird aufbewarht?
6 Jahre
8 Jahre
Beispiele
10 Jahre
10 Jahre
Beispiele
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, sowie zu deren Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
Vgl.: Stephan, Ingrid; Unser Büro heute und morgen; 20. Auflage, 2020, Köln, Bildungsverlag EINS GmbH
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Beispiel: Eine Bestellung wurde am 12. April 2023 erhalten. Mit der Annahme der Bestellung entsteht ein Rechts-geschäft, weshalb alle mit diesem Vorgang verbundenen Schriftstücke einem Gesetzeswert unterliegen. Es fließt noch kein Geld. Daher: 6 Jahre aufbewahren. Start der Aufbewahrungsfrist: 31.12.2023 6 Jahre Aufbewahrungsfrist: 31.12.2029 erste rmöglicher Vernichtungstag: 01.01.2030
Bei der gesetzlichen Aufbewahrung beginnt die Frist immer erst am Ende des Jahres. Die Schriftstücke (Dokumente) müssen also immer bis zum 31. Dezember aufbewahrt werden und dürfen zum 1. Januar des folgenden Jahres vernichtet werden.
Beispiele
Vgl: Be Partners, 2020 1. Auflage, Berlin, Cornelsen Verlag GmbH
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
E-Mails
Auch E-Mails sind aufbewahrungspflichtig. Aufbewahrt werden müssen der E-Mail-Text, die Anhänge sowie die E-Mail-Attribute. Sie sind elektronisch aufzubewahren und Dateianhänge im Original. Wichtig: Ausdruck reicht nicht! Ist an eine E-Mail eine Rechnung angehängt, muss die E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden. Eine Speicherung reicht aus. Die Außenprüfung des Finanzamts muss auf steuerlich relevante E-Mails zugreifen können. E-Mails mit steuerlicher Relevanz müssen getrennt von den nicht steuerrelevanten und privaten E-Mails aufbewahrt werden.
Beispiele
Vgl.: Stephan, Ingrid; Unser Büro heute und morgen; 20. Auflage, 2020, Köln, Bildungsverlag EINS GmbH
Frage 1 von 4
Welche Vorgaben für die Aufbewahrung von Schriftstücken gibt es?
Gesetzliche Vorschriften und betriebliche Gründe
Gesetzliche, private und optische Vorschriften
Es gibt keine Vorgaben
CORRECT!
>
¡Oh, no!
>
Frage 2 von 4
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind
sechs Jahre und zehn Jahre
drei Jahre und sechs Jahre
zehn Jahre und fünfzehn Jahre
CORRECT!
>
¡Oh, no!
>
Frage 3 von 4
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Tag der Ausstellung des Schriftstücks/Dokuments.
Falsch
Richtig
CORRECT!
>
¡Oh, no!
>
Frage 4 von 4
Für E-Mails gibt es keine Regelungen. Sie können gelöscht werden.
Falsch
Richtig
CORRECT!
Notiere Dir die Zahlen für den Code
>
¡Oh, no!
>
Wertstufen
Neben dem Gesetzeswert, gibt es weitere Wertstufen, in die das Schriftgut eingeteilt werden kann:
Oft werden Unterlagen in den Betrieben zu lange aufbewahrt. Es gibt immer mehr eingehende Post bzw. betriebliche Aufzeichnungen, die nur einen kurzfristigen Informationswert haben. Nur die wenigsten Unterlagen, die aufbewahrt werden, werden täglich benötigt, müssen allerdings aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. Einiges wird aus nicht erklärbaren Gründen aufbewahrt und verursacht dadurch unnötige Kosten.
Beispiele
Vgl: Be Partners, 2020 1. Auflage, Berlin, Cornelsen Verlag GmbH
Tageswert
Ohne Wert
Keinen Wert haben unverlangt erhaltene Schriftstücke, wie zum Beispiel: Werbung und Prospekte, die auch keinen zufällig interessanten Inhalte aufweisen.
Einmalige Information ohne bleibenden Wert. Zum Beispiel: Zeitungen, Magazine und Informationen. Nach Kenntnisnahme entweder => vernichten, wenn uninteressant für das Unternehmen. Oder => im die nächste "Stufe" (Prüfwert) falls es z. B. ein interessantes Angebot oder interessane Informationen sind.
Beispiele
Vgl: Be Partners, 2020 1. Auflage, Berlin, Cornelsen Verlag GmbH
Prüfwert
Dynamische Daten: Unterlagen, die über einen gewissen Zeitraum Bedeutung haben, also geprüft werden müssen. Zum Beispiel: Mahnungen, Projekte, Statistiken, Einladungen, Kataloge, Preislisten. Aufbewarhungsmöglichkeit:Arbeitsplatzbezogene Zwischenablage.
Beispiele
Gesetzeswert
Statische Daten: Unterlagen, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufzubewarhren sind. Zum Beispiel: Rechnungen, Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben, Lieferscheine, Jahresabschlüsse, Zahlungsbelege, Inventare, Handelsbriefe. Die Aufbewarhungsfrist beträgt sechs, acht oder zehn Jahre. Aufbewahrungsmöglichkeiten: Raumsparende Registraturen,
Folgende Paragrafen regeln die Aufbewahrungspflicht:
- HGB(Handelsgesetzbuch) §§ 238, 239, 257-261
- AO( Abgabenordnung) §§ 146 und 147
- UStG (Umsatzsteuergesetz) § 14
- GoBD (= Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Beispiele
Dauerwert
Schriftstücke (Dokumente), die eine langfristige Bedeutung für das Unternehmen haben. Zum Beispiel: Gesellschaftersverträge, Grundstückskaufverträge, Unterlagen über Rechtsverhältnisse, Patente, Herstellungsverfahren. Aufbewahrungsmöglichkeit: Archive, Spezial-Ablagen
Beispiele
Frage 1 von 4
Welche Einstufungen für Schriftgut gibt es neben der gesetzlichen Regelung?
Es gibt archivierbare und nicht archivierbare Unterlagen.
Es gibt keine Einstufungen.
Schriftgut kann nach der Wertigkeit bzw. in Wertstufen eingestuft werden.
CORRECT!
>
¡Oh, no!
>
Frage 2 von 4
Es gibt folgende Wertstufen:
Mit Wert, Montatswert, Prüfwert, Gesetzeswert, Dauerwert.
Ohne Wert, Tageswert, Monatswert, Jahreswert, Gesetzeswert, Dauerwert.
Ohne Wert, Tageswert, Prüfwert, Gesetzeswert, Dauerwert.
CORRECT!
>
¡Oh, no!
>
Frage 3 von 4
Ein Lieferschein, der in der Rechnung nicht erwähnt wird, muss aufbewahrt werden.
Richtig
Falsch
CORRECT!
>
¡Oh, no!
>
Frage 4 von 4
Eine Bestellung, die zu einem Rechtsgeschäft führt, mit Datum 12.04.2023 muss bis ..... aufbewahrt werden.
... 31.12.2033
... 31.12.2032
12345
8137
OUVERT
ERREUR
CORRECT!
>
Notieren Sie sich die Zahlen für den Code.
Was ist der Code?
12345
8137
PRIMA
Starten wir mit unserer Aufgabe!
FALSCH
¡Oh, no!
>
Aufbewahrungsfristen und Wertstufen
Annette Gossert
Created on March 18, 2023
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Aufbewahrungsfristen und Wertstufen
Agenda colores
Informationen für meine Urlaubsvertretung Viel Erfolg! Catharina Berger
BG
Aufbewahrung
Gesetzliche Gründe Das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Steuerrecht (AO und UStG) regeln, die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Handelsgeschäft stehen. Da es gesetzliche Regelungen gibt, spricht man von gesetzlichen Gründen.
Die Aufbewahrung von Buchführungs- und anderen Aufzeichnungsunterlagen ist sowohl handels- als auch steuerrechtlich geregelt. Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Diese zu kennen ist wichtig, denn anderenfalls drohen Sanktionen. Darüber hinaus gelten für Unternehmen auch arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen.
Betriebliche GründeDie Schriftstücke (Dokumente) werden z. B. als Arbeitsmittel bzw. als Gedächtnisstütze, Vorlage oder als Beweismittel bei gerichtlichen Verfahren gegenüber anderen Unternehmen oder Behörden benötigt.
Beispiele
Vgl.: Stephan, Ingrid; Unser Büro heute und morgen; 20. Auflage, 2020, Köln, Bildungsverlag EINS GmbH
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Wie lange muss aufbewahrt werden?
Schriftstücke, die eine Rechtsfolge in Gang setzen, ohne mit dem Geldfluss des Unternehmens zu tun haben.
Rechnungen, Quittungen, Kontoauzüge Buchungsbelege
Bestellungen, Kündigungen von Bestellungen, Kündigungen von Verträgen, Angebote mit Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge
6 Jahre
8 Jahre
Schriftstücke, die direkt mit dem Geldfluss und den Vermögenswerten des Unternehmens zu tun haben.
Was wird aufbewarht?
6 Jahre
8 Jahre
Beispiele
10 Jahre
10 Jahre
Beispiele
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, sowie zu deren Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
Vgl.: Stephan, Ingrid; Unser Büro heute und morgen; 20. Auflage, 2020, Köln, Bildungsverlag EINS GmbH
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Beispiel: Eine Bestellung wurde am 12. April 2023 erhalten. Mit der Annahme der Bestellung entsteht ein Rechts-geschäft, weshalb alle mit diesem Vorgang verbundenen Schriftstücke einem Gesetzeswert unterliegen. Es fließt noch kein Geld. Daher: 6 Jahre aufbewahren. Start der Aufbewahrungsfrist: 31.12.2023 6 Jahre Aufbewahrungsfrist: 31.12.2029 erste rmöglicher Vernichtungstag: 01.01.2030
Bei der gesetzlichen Aufbewahrung beginnt die Frist immer erst am Ende des Jahres. Die Schriftstücke (Dokumente) müssen also immer bis zum 31. Dezember aufbewahrt werden und dürfen zum 1. Januar des folgenden Jahres vernichtet werden.
Beispiele
Vgl: Be Partners, 2020 1. Auflage, Berlin, Cornelsen Verlag GmbH
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
E-Mails
Auch E-Mails sind aufbewahrungspflichtig. Aufbewahrt werden müssen der E-Mail-Text, die Anhänge sowie die E-Mail-Attribute. Sie sind elektronisch aufzubewahren und Dateianhänge im Original. Wichtig: Ausdruck reicht nicht! Ist an eine E-Mail eine Rechnung angehängt, muss die E-Mail nicht gesondert aufbewahrt werden. Eine Speicherung reicht aus. Die Außenprüfung des Finanzamts muss auf steuerlich relevante E-Mails zugreifen können. E-Mails mit steuerlicher Relevanz müssen getrennt von den nicht steuerrelevanten und privaten E-Mails aufbewahrt werden.
Beispiele
Vgl.: Stephan, Ingrid; Unser Büro heute und morgen; 20. Auflage, 2020, Köln, Bildungsverlag EINS GmbH
Frage 1 von 4
Welche Vorgaben für die Aufbewahrung von Schriftstücken gibt es?
Gesetzliche Vorschriften und betriebliche Gründe
Gesetzliche, private und optische Vorschriften
Es gibt keine Vorgaben
CORRECT!
>
¡Oh, no!
>
Frage 2 von 4
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind
sechs Jahre und zehn Jahre
drei Jahre und sechs Jahre
zehn Jahre und fünfzehn Jahre
CORRECT!
>
¡Oh, no!
>
Frage 3 von 4
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Tag der Ausstellung des Schriftstücks/Dokuments.
Falsch
Richtig
CORRECT!
>
¡Oh, no!
>
Frage 4 von 4
Für E-Mails gibt es keine Regelungen. Sie können gelöscht werden.
Falsch
Richtig
CORRECT!
Notiere Dir die Zahlen für den Code
>
¡Oh, no!
>
Wertstufen
Neben dem Gesetzeswert, gibt es weitere Wertstufen, in die das Schriftgut eingeteilt werden kann:
Oft werden Unterlagen in den Betrieben zu lange aufbewahrt. Es gibt immer mehr eingehende Post bzw. betriebliche Aufzeichnungen, die nur einen kurzfristigen Informationswert haben. Nur die wenigsten Unterlagen, die aufbewahrt werden, werden täglich benötigt, müssen allerdings aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. Einiges wird aus nicht erklärbaren Gründen aufbewahrt und verursacht dadurch unnötige Kosten.
Beispiele
Vgl: Be Partners, 2020 1. Auflage, Berlin, Cornelsen Verlag GmbH
Tageswert
Ohne Wert
Keinen Wert haben unverlangt erhaltene Schriftstücke, wie zum Beispiel: Werbung und Prospekte, die auch keinen zufällig interessanten Inhalte aufweisen.
Einmalige Information ohne bleibenden Wert. Zum Beispiel: Zeitungen, Magazine und Informationen. Nach Kenntnisnahme entweder => vernichten, wenn uninteressant für das Unternehmen. Oder => im die nächste "Stufe" (Prüfwert) falls es z. B. ein interessantes Angebot oder interessane Informationen sind.
Beispiele
Vgl: Be Partners, 2020 1. Auflage, Berlin, Cornelsen Verlag GmbH
Prüfwert
Dynamische Daten: Unterlagen, die über einen gewissen Zeitraum Bedeutung haben, also geprüft werden müssen. Zum Beispiel: Mahnungen, Projekte, Statistiken, Einladungen, Kataloge, Preislisten. Aufbewarhungsmöglichkeit:Arbeitsplatzbezogene Zwischenablage.
Beispiele
Gesetzeswert
Statische Daten: Unterlagen, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufzubewarhren sind. Zum Beispiel: Rechnungen, Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben, Lieferscheine, Jahresabschlüsse, Zahlungsbelege, Inventare, Handelsbriefe. Die Aufbewarhungsfrist beträgt sechs, acht oder zehn Jahre. Aufbewahrungsmöglichkeiten: Raumsparende Registraturen,
Folgende Paragrafen regeln die Aufbewahrungspflicht:
Beispiele
Dauerwert
Schriftstücke (Dokumente), die eine langfristige Bedeutung für das Unternehmen haben. Zum Beispiel: Gesellschaftersverträge, Grundstückskaufverträge, Unterlagen über Rechtsverhältnisse, Patente, Herstellungsverfahren. Aufbewahrungsmöglichkeit: Archive, Spezial-Ablagen
Beispiele
Frage 1 von 4
Welche Einstufungen für Schriftgut gibt es neben der gesetzlichen Regelung?
Es gibt archivierbare und nicht archivierbare Unterlagen.
Es gibt keine Einstufungen.
Schriftgut kann nach der Wertigkeit bzw. in Wertstufen eingestuft werden.
CORRECT!
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¡Oh, no!
>
Frage 2 von 4
Es gibt folgende Wertstufen:
Mit Wert, Montatswert, Prüfwert, Gesetzeswert, Dauerwert.
Ohne Wert, Tageswert, Monatswert, Jahreswert, Gesetzeswert, Dauerwert.
Ohne Wert, Tageswert, Prüfwert, Gesetzeswert, Dauerwert.
CORRECT!
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¡Oh, no!
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Frage 3 von 4
Ein Lieferschein, der in der Rechnung nicht erwähnt wird, muss aufbewahrt werden.
Richtig
Falsch
CORRECT!
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¡Oh, no!
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Frage 4 von 4
Eine Bestellung, die zu einem Rechtsgeschäft führt, mit Datum 12.04.2023 muss bis ..... aufbewahrt werden.
... 31.12.2033
... 31.12.2032
12345
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OUVERT
ERREUR
CORRECT!
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Notieren Sie sich die Zahlen für den Code.
Was ist der Code?
12345
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PRIMA
Starten wir mit unserer Aufgabe!
FALSCH
¡Oh, no!
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