Gestión Documental Electrónica

GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Elaborado por: Jessica Lissete Escobar Méndez

6CM1

AULA INVERTIDA

AULA INVERTIDA

UNIDAD II

01.Fases de la planeación documental

02.Análisis legal, tecnológica, funcional y archivistico

03.Metadatos de contenido

04.Metadatos administrativos

TABLA DE CONTENIDO

08.Códigp QR

06.Documneto nativo electrónico

05.fase pre-archivística

07.Digitalización

12.proceso de gestión documental electrónica

11.expediente electrónico

09.FASE ARCHIVISTICA

10.Documento electrónico de archivo

13. Bibliografía

Fases de la gestión documental electrónica

Fase de planeación documental

PLANEACIÓN DOCUMENTAL

PLANEACIÓN DOCUMENTAL

PROCESO

Análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico

En ella se incluye el análisis de procesos, el diseño de normas y objetivos de gestión basados en la producción, el almacenamiento y la categorización, el análisis diplomático y el registro en el sistema de gestión documental. Esta etapa facilita la implementación del Programa de Gestión Documental y permite identificar los problemas y las oportunidades, así como los objetivos y los requerimientos de la información.

metadatos de contenido

Se da la posibilidad de distinguir entre los metadatos que detallan el recurso en sí y los metadatos que describen el contenido de ese recurso. Sin embargo, se puede incluso subdividir estos dos grupos en más subgrupos dependiendo de la precisión con la que queramos llevar la clasificación de los datos.

METADATOS ADMINISTRATIVOS

Tipos de metadatos administrativos

Fase pre-archivística

Documento nativo electrónico

EJEMPLO

DIGITALIZACIÓN

La idea es ir más allá del escaneo, transformando el archivo de tal manera que pueda ser indexado a algún software para permitir búsquedas de diferentes maneras. En la práctica, esto significa que el documento gana un código binario con información que será leída e interpretada por los sistemas de gestión.

CÓDIGO QR

Los patrones de los códigos QR representan códigos binarios que se interpretan para revelar los datos almacenados por el código. Un lector QR puede identificar un código QR estándar basado en los tres grandes cuadrados del exterior del código QR. Una vez identificadas esas tres formas, sabe que todo lo que contiene el cuadrado es un código QR.

FASE ARCHIVÍSTICA

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Fácil accesibilidad Los documentos electrónicos tienen la principal característica de que podemos acceder a ellos de múltiples formas; desde cualquier dispositivo móvil, y en el lugar en que estemos, incluso si trabajamos de manera remota.

Búsqueda y recuperación instantánea Cuanto más fácil de usar una herramienta de gestión de documentos electrónicos, mejor. Todos utilizamos motores de búsqueda para ubicar lo que necesitamos en Internet y, como tal, debe esperar una función de búsqueda en su plataforma digital de Electronic Document Management

Integración abiertaUn EDM puede integrarse con las otras herramientas comerciales esenciales que tenemos, desde el correo electrónico hasta las firmas electrónicas.

CARACTERÍSTICAS

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

• La información de la empresa estará disponible de manera electrónica para las autoridades correspondientes, evitando duplicidad de información y facilitando las gestiones en trámites de gobierno
• Se podrá compartir con instituciones financieras previo consentimiento de la empresa
• Permite contar con información en tiempo real
• El uso de la firma por parte del notario o corredor público brindará certeza y seguridad de la información

BENEFICIOS

Proceso de gestión documental electrónica

Permite lo siguiente:

Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de calidad para gestionar los documentos de archivo electrónicos

Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestión de los documentos

Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de personal autorizado

Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la información conforme a la normatividad

BIBLIOGRAFÍA

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• https://web.comisiondelaverdad.co/transparencia/informacion-de-interes/glosario/documento-electronico-de-archivo
• https://www.kaspersky.es/resource-center/definitions/what-is-a-qr-code-how-to-scan
• https://www.sydle.com/es/blog/digitalizacion-de-documentos
• https://glosario.archivogeneral.gov.co
• https://www.xataka.com/basics/que-metadatos-archivo-que-informacion-muestran-como-se-borran
• http://arxiversvalencians.org/wp-content/uploads/2020/04/revista2009_raventos.pdf
• https://www.docunecta.com/blog/etapas-y-fases-de-la-gestion-documental
• https://www.google.com/search?q=metadatos+de+contenido&rlz=1C1ALOY_esMX951MX951&sxsrf=AJOqlzUvEkRRRg_llSfnxfGChEZQViSn-
• https://www.powerdata.es/metadatos
• https://atsgestion.net/gestion-documental-archivos-electronicos/#:~:text=Fase%20pre%20archiv%C3%ADstica%3A%20este%20punto,necesidad%20de%20adjuntarlo%20al%20archivo.

Gracias por su atención