Fases de la gestión documental electrónica

Aula Invertida

Fases de la gestion documental electronica

Angel Gabriel Villegas Concepción

Índice

1. Fases de la planeación documental

3. Fase archivistica

2. Fase Pre-Archvistica

3.1 Docuemnto electronico de archivo

2.1 Documento nativo electronico

1.1 Analisis legal, teconologico y funcional archivitico

2.2 Digitalización

3.2 Expediente electronico

2.3 Codigo QR

1.2 Metadatos de conteido

3.3 Proceso de gestión documental electronica

1.3 Metadatos administrativos

Gestión documental eleectronica

Fases de la planeación documental

Análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico

En esta primera fase prima la planificación y valoración de lo que va a ser el archivo, su documentación y estructura del documento electrónico.

La creación de documentos debe estar precedida del análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico, en el que se determine la utilidad de los mismos como evidencia de las actuaciones de la administración pública. El resultado de esta fase permitirá establecer si debe crearse o no un documento y sus características.

Metadatos de contenido

Los metadatos consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos.

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¿Que son los metadatos?

Metadatos administrativos

Facilitan la gestión y procesamiento de las colecciones digitales tanto a corto como a largo plazo

• Incluyen datos técnicos sobre la creación y el control de calidad;
• Incluyen gestión de derechos y requisitos de control de acceso y utilización;
• Información sobre acción de preservación.

Fase pre-archivística

Documento electrónico

Documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida.Documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.

Codigo QR

Es un módulo para almacenar información en una matriz de datos o en un código de barras bidimensional. La matriz se lee en el dispositivo móvil por un lector específico, y de forma inmediata nos lleva a una aplicación en Internet, un mapa de localización, un correo electrónico, una página web o un perfil en una red social.

Codigo qR

VÍDEO

¿Que es un Código QR?

Fase archivística

Documento de archivo electronico

Registro de la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en ellos durante su ciclo vital. Es producido por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratado conforme a los principios y procesos archivísticos..

Expediente electrónico

Es una herramienta de gestión de expedientes que permite potenciar los procesos, administrar el acceso a la información y digitalizar los archivos originales, creando un stock documental, evitando las copias redundantes, minimizando la cantidad de papel a archivar y estableciendo un relacionamiento más eficaz entre los organismo

Proceso de gestión documental electrónica

Se deberá considerar para la gestión documental los procesos de gestión documental electrónica: incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad. (LGA, art.41)

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