Fases de la Gestión Documental Electrónica

Fases de la gestión documental electrónica

Castro Monroy Edith Guadalupe6CM1 Gestión de Documentos Electrónicos

Esto es un párrafo listo para contener creatividad, experiencias e historias geniales.

Índice

Imagen complementaria. Resumen,

Fase de planeación documental

Fase pre-archivística

Fase archivística

Bibliografía

Fase de planeación documental

En esta primera fase prima la planificación y valoración de lo que va a ser el archivo, su documentación y estructura del documento electrónico.

3. Metadatos administrativos.

1. Análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico.

2. Metadatos de contenido.

Análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico.

Una estructura del documento electrónico basada en metadatos, firma (autor) y tipología del fichero. Dentro de los metadatos habría que diferenciar entre metadatos de contenido (descriptivos, conceptuales, relación y control de acceso) y metadatos administrativos (trazabilidad, conservación, firma, copia y digitalización). El resultado de esta fase permitirá establecer si debe crearse o no un documento y sus características.

Metadatos de contenido.

Son los metadatos que sirven para descubrir e identificar el contenido de un dato, con información útil de cara a la búsqueda e identificación de los archivos. Incluye conceptos como el título, el autor, los temas tratados, las palabras clave o la entidad que lo ha publicado.

Metadatos administrativos.

Da información sobre cómo se creó, almacenó, que derechos, el origen del documento digital, conversiones o migraciones que ha podido sufrir. Estos metadatos, igual que los descriptivos pueden ser externos al documento METS o codificados internamente.

Fase pre-archivística

En la segunda fase prima la producción, la gestión y tramitación, y la valoración, nuevamente.

En esta fase de produce el documento electrónico (ya sea por digitalización del documento analógico o porque nace directamente en electrónico), pasa por la fase de gestión y tramitación y, posteriormente, se valora su necesidad de formar parte del archivo o no.

Documento nativo electrónico

Son los documentos que han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida.

Dentro de estos documentos electrónicos también encontramos aquellos documentos electrónicos digitalizados, que son cuando se toman documentos en soportes tradicionales (papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.

Digitalización

La digitalización es una técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Código QR

Son un tipo de códigos de barras bidimensionales. A diferencia de un código de barras convencional, la información está codificada dentro de un cuadrado, permitiendo almacenar gran cantidad de información alfanumérica.

Los códigos QR (Quick Response) son códigos de barras, capaces de almacenar determinado tipo de información, como una URL, SMS, EMail, Texto, etc. Gracias al auge de los nuevos teléfonos inteligentes o SmarthPhone estos códigos QR están actualmente muy de moda.

¡Escaneame!

Fase archivística.

En esta tercera, y última, fase prima la organización, la transferencia, la valoración, la disposición del documento, la preservación a largo plazo y nuevamente la valoración.

Se organiza el documento electrónico y se transfiere a un expediente electrónico. Se valora su utilidad y pasa a estar a disposición de las personas / organizaciones en el archivo electrónico. Una vez que pierde utilidad ya se decide si se destruye o si se preserva a largo plazo.

Documento electrónico de archivo.

Información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

-Su estructura de contenido: Se distingue entre su estructura física y una estructura lógica. La física es variable y depende del hardware y del software es decir del equipo y programa en el que se creó. -La firma digital: Valor numérico que de adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje al texto que contiene, permite determinar que este valor ha obtenido la clave inicial y que el mensaje no se ha modificado.

Documento electrónico de archivo.

Metadatos del documento electrónico.

Metadatos de información. Dan información útil para la identificación de la entidad o del documento, como puede ser el procedimiento al que pertenece. Metadatos de gestión. Con la información del documento facilita la gestión del mismo, tanto dentro del expediente administrativo como de forma independiente. Metadatos de seguridad. Define todos los parámetros del documento que tengan relación con el control, seguridad y acceso del documento. Entre estos metadatos están los de control de acceso y podrían encontrarse relativos a la futura ley de protección de datos. Metadatos de trazabilidad. Informan sobre todas las acciones que han realizado sobre el documento. Metadatos de firma. Se encuentran los metadatos que guardan la información relativa a las diferentes firmas que se han realizado sobre el documento, a su vez se guarda la identificación de cada firmante.

Expediente electrónico.

El expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados. Deben ser archivados en expedientes electrónicos (así como los de soporte papel) que se organizarán de acuerdo a una estructura lógica establecida. Corresponden a la información virtual de los metadatos asociados a los documentos que hacen parte de estos expedientes electrónicos. El software con el que se maneja el aplicativo permite que los usuarios vean y manejen las carpetas como si estas las guardaran de forma fisica.

Expediente electrónico.

Contiene 4 componentes que son los siguientes:

1. Documentos electrónicos: Cumplirán las características de contenido, estructura y contexto definidas.
2. Índice electrónico: Garantizará la integridad del expediente electrónico y permitrá su recuperación siempre que sea necesario.
3. Firma del ínidice electrónico: Por la administración, órgano/entidad a cargo de acuerdo con la normatividad aplicable.
4. Metadatos del expediente electrónico o información virtual contenida en ellos.

Expediente electrónico.

Ciclo vital del expediente electrónico:

• Planeacion: Se define el expediente de acuerdo al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o unidad administrativa pública; dicha planeación se realiza en el área de calidad y la oficina que produce el expediente.
• Gestión y trámite: Abarca el inicio, la vinculación a un trámite, la distribución, descripción, disponibilidad, recuperación y acceso del expediente hasta que cumple la función inicial por la que fue creado.
• Disposición final de documentos: Debe estar asociada a los tiempos donde sea necesario tener el expediente a la mano y deacuerdo con sus valores (primarios o secundarios) plasmados en las tablas de valoración documental, para así realizar acciones de transferencia, selección o eliminación. Las enteidades deben contar con políticas y procedimientos establecimientos de conformidad con los protocolos y regulación vigentes en la materia.

Proceso de gestión documental electrónica.

La Ley General de Archivos y la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios definen a la gestión documental como:

"... tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación".

Proceso de gestión documental electrónica.

Ahora la gestión documental electrónica tiene pasos a seguir para la gestión del documento electrónico y son los siguientes:

Proceso de gestión documental electrónica.

Incorporación

Las actividades de este proceso tienen la finalidad de homogeneizar la incorporación de los documentos de archivo electrónicos al sistema automatizado, con el propósito de establecer una relación entre el documento de archivo, la entidad productora y el contexto en que se originó, para situarlo en el sistema de gestión y asociarlo a otros documentos de archivo electrónicos. Se realiza mediante la asignación de metadatos explícitos incrustados en un documento de archivo determinado, a través de metadatos adjuntos o asociados al mismo, independientemente de su formato, se debe contemplar en los procedimientos del sistema de gestión de documentos de archivo electrónicos.

Proceso de gestión documental electrónica.

Asignación de acceso.

Cualquier entidad pública que maneje información en documentos electrónicos de archivo tiene la responsabilidad de establecer controles de acceso para la consulta de la información. Asignación de los perfiles para asignar el acceso a los usuarios que llevarán a cabo uno o varios de los procesos establecidos del SAGD. El asignar roles de acceso a los usuarios de la información evita riesgos de seguridad, es decir, que el personal no autorizado tenga acceso a información confidencial.

Proceso de gestión documental electrónica.

Seguridad

El nivel de seguridad que se necesita para proteger la información de cualquier acceso, recopilación, uso, divulgación, borrado, modificación o destrucción indebido.

Proceso de gestión documental electrónica.

Alamcenamiento

Implica que en el repositorio digital donde se localicen los contenidos, el Sistema Automatizado de Gestión Documental, cumpla con políticas y lineamientos a fin de que al paso del tiempo sean conservados o preservados. Así que sus condiciones sean de confianza y seguridad, ya sea que su almacenamiento se ubique en los centros de datos de los sujetos obligados o fuera en un servicio de nube. La SGDAE demanda la necesidad de contar con soportes de almacenamiento para su protección física y el desarrollo de procedimientos de manipulación y almacenamiento de los documentos electrónicos de archivo, además de conocer los plazos de conservación de los documentos de archivo electrónico.

Proceso de gestión documental electrónica.

Uso

Capacidad para ubicar, recuperar, presentar los archivos al paso del tiempo y que estarán relacionados con los procesos o actividades por los cuales fueron producidos y con los vínculos que los enlaza o relaciona con otros del mismo asunto o materia.

Proceso de gestión documental electrónica.

Trazabilidad

Propiedad del resultado de una medida o del valor de un estándar donde éste pueda estar relacionado con referencias especificadas, normalmente dentro de estándares nacionales o internacionales.

En resumen:

Bibliografía

Esto es un párrafo listo para contener creatividad, experiencias e historias geniales.