DOCUMENTOS EMPRESARIALES

guía para la elaboración de

documentos empresariales

Marcela Alzate - Valentina Arango Andrés Castañeda Álvarez - Marcos Tobón

ÍNDICE

Obj. Especificos

Objetivo

Introducción

Concep. Básicos

Glosario

Alcance

El memorando

La circular

La carta

Constancias

Informe

Actas

Correo Electronico

Certificaciones

Sobres

Conclusiones

Cibergrafìa

introducción

Con el desarrollo de cada una de las herramientas de la GTC 185 podemos evidenciar y demostrar en esta presentación, cual es el aporte a la organzación en cuanto a la formalidad de las comunicaciones tanto escritas como tecnológicas, optimizando los recursos, el tiempo y permitiendo la compresión de la información trasmitida de una manera más organizada y agil.

Facilitar el conocimiento a través de las diferentes herramientas que nos brinda la GTC 185 que simplifiquen la comunicación tanto impresa como electrónica en la organzición de los documentos empresariales que surjan de cada una de las áreas de la compañía.

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS

Específicos

Controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior de la App Móvil Ubicat' en Medallo a través de lineamientos claros y precisos, tanto para el cliente interno como externo garantizando la eficiencia, gestión y conservación del patrimonio documental.

Simplificar la comunicación impresa y electrónica de documentos empresariales, permitiendo que entre las diferentes áreas de la empresa fluya facilmente las comunicaciones

ALCANCE

El presente documento es una guía práctica del uso de la APP UBICAT' EN MEDALLO, donde se pretende que los empleados obtengan el conocimiento suficiente del uso y manejo de la aplicación en el área metropolitana dirigido tanto a las personas que la transitan como los extranjeros que la visitan.

gLOSARIO

Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.

FUENTE

Distribución de las diferentes líneas que confirman la comunicación.

ESTILO

Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar o aclarar.

ANEXO

Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.

DESPEDIDA

Bocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.

ACRÓNIMO

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DE

COMUNICACIONES EMPRESARIALES

MÁRGENES

ZONAS

Zona 1 Espacio destinado para el membrete incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación tributaria (NIT). Zona 2 Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen de país. Zona 3 Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la zona 1.

Superior entre 3cm y 4cm Inferior entre 2cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y 4cm Lateral derecho entre 2cm y 3cm

Se utiliza para informar, regular, tramitar, dar respuesta, reiterar información, solicitudes; corregir, confirmar, felicitar, ofrecer o hacer llamado de atención.

La carta

Estilos de carta

Bloque

semibloque

Bloque extremo

Este es el modelo mas utilizado en las organizaciones, su contenido debe ser claro y preciso. El texto no deberá tener más de tres parrafos.

Consiste en que las líneas de la fecha y firma se ubican partiendo del centro hacia la derecha. Los datos del destinatario, del asunto y el texto de la carta, la despedida de la carta y líneas especiales parten desde el margen izquierdo.

Esta se asemeja al estilo de bloque pero su distribución tiene como diferencia es que la fecha y firma no se alinean con ninguno de los demás ítems. Igual con el texto de la carta lleva sangría de 5 a 10 espacios.

Ejemplos

Semibloque

Bloque extremo

Bloque

El MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerarquica de las organizaciones.

La circular

Comuniciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto dirgida a un grupo expecifico de personas tanto interna como externamente

circular interna / externa

Interna

Externa

Se utiliza para dar a conocer reglas de negocio, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se utiliza para informar disposiciones,normas, líneaminetos y políticas de la empresa u organizaciones.

circular interna / externa

Interna

Externa

Se utiliza para dar a conocer reglas de negocio, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se utiliza para informar disposiciones,normas, líneaminetos y políticas de la empresa u organizaciones.

INFORME

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones; se eleboran en papel que tenga el logosimbolo de la organización. Cuando exitan anexos en un informe, se recomienda realizar su idaeantificación, descripción o aclaración dentro del texto.

CLASES DE INFORMES:

INFORME EJECUTIVO

Este informe es corto y busca dar a conocer todo tipo de anomalías y procesos dentro y fuera de una compañía.

INFORME EXTENSO

Estos son períodicos y comericales, diseñados para realizar seguimiento sobre las actividades de la empresa. Mayormente son utilizados por el área comercial, financiera, de proyectos entre otros.

INFORME CORTO

Es un informe similar a el informe ejecutivo solo que consta de 1 a 10 páginas y tiene algunas recomendaciones tales como la de no llevar portada.

EJEMPLO DE INFORME:

Ejecutivo

Actas

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente.

Constancias

Las constancias es un documento de caracter probatorio, que no requiere solemnida, puede ser personal, se redacta de manera precisa, correcta y concisa. Su tratamiento es impersonal, respetuoso y cortés.

CERTIFICACIONES

Es un documento de caracter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne. Este requiere de registro notarial para: Actos judiciales, juramentos y ceremonias.

SOBRES

Tiene como proposito ser la cubierta de los documentos para su entrega o envío. Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación en forma clara y completa; se recomienda impreso el membrete de la organización y para sobres grandes se recomienda tener en cuenta las zonas.

Mensajes electrónicos

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o mas usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento.

CONCLUSIONES

-Con el desarrollo de esta actividad se adquirieron conocimientos utiles para la elaboración de los diferentes documentos empresariales que como organización debemos de salvaguardar en nuestro archivo, y más que UBICAT´ EN MEDALLO es una empresa virtual por lo que se debe de saber como dejar evidencia de cada una de las comunicaciones recibidas como enviadas de cada área. -Aprendimos que la GTC 185 es un documento fundamental en nuestro aprendizaje marcando un antes y un después en el desarrollo de la Tecnología Gestión Administrativa, debido que nos enseña, instruye y aporta de que manera tener una comunicación asertiva en nuestros lugares de trabajo.

CIBERGRAFÍA

• https://bit.ly/3UjkuEA
• https://bit.ly/3zNu2hC