FUNCIONES SECUENCIALES Y FUNCIONES CONTINUAS

FUNCIONES SECUENCIALESy funciones continuas

Alumno/a: Profesor: Módulo: Curso:

Rocio Brenes Martín Salvador Romero Toro RR.HH 2º G.A.T

·Funciones secuenciales

·Planificación

· Organización

· Dirección

· Control

Índice

· Funciones continuas

FUNCIONES SECUENCIALES

• Son funciones típicas administrativas, estas funciones las realizan los administradores en algún momento de su gestión, y ellas, en teoría, se van dando en forma secuencial, es decir, la aparición de una de ellas permite que aparezcan las siguientes.

PLANIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN

CONTROL

DIRECCIÓN

01

PLANIFICACIÓN

EJEMPLO:

Implica formular los objetivos que la organización quiere conseguir, el camino por el que conseguirlos y con qué recursos se van a obtener. Esta función parte de la alta dirección, que establece los planes estratégicos y fluye de forma descendente por los diferentes niveles directivos de la organización donde se van desarrollando los distintos planes operativos específicos de cada una de las funciones y actividades que realiza la empresa.

Crear un programa de acción para incrementar los beneficios de un establecimiento hotelero.

02

ORGANIZACIÓN

Hay que establecer y repartir las responsabilidades de las distintas tareas, y cómo van a estar agrupadas esas personas. Cómo va a establecerse la cadena de autoridad en las distintas partes de la organización, y cómo coordinar las distintas actividades. Para ello, se debe diseñar una estructura acorde a los objetivos planteados en el plan estratégico de la empresa y que se adapte a la situación que plantea el entorno de la organización.

EJEMPLO:

La gobernanta de un hotel haciendo la asignación diaria de las habitaciones que tienen que limpiar las camareras de piso.

03

DIRECCIÓN

La planificación y organización señalan el campo de operaciones donde actúa la dirección (para que las personas trabajen y sean eficientes, han de ser dirigidas). La forma de dirigir dependerá de la personalidad del dirigente o de la situación que se plantee en cada momento.

EJEMPLO:

Dirigir y coordinar (desde dirección) los distintos departamentos de un hotel a través de reuniones diarias con los jefes de departamento.

04

CONTROL

Se debe evaluar el resultado final de las actividades de la organización para obtener información valiosa y poder así establecer medidas adicionales o correctores si fuese necesario. Para ello, lo primero es establecer que nos interesa medir y los indicadores necesarios para medir esos estándares. Una vez analizado los indicadores puede ser que sea necesario establecer acciones correctores en los objetivos planteados o ajustar los estándares a una visión más real con la información que estamos obteniendo.

EJEMPLO:

Hacer análisis mensuales con los datos registrados en un hotel para poder hacer estimaciones de ocupación, beneficios, etc...

FUNCIONES CONTINUAS

• La realizan los administradores durante toda su gestión, que son 3 funciones principales :

• Análisis de problemas

• Toma de decisiones

• Comunicación

Análisis de problemas :

1. Analiza los efectos del problema en el negocio.
2. Verifica qué errores se cometieron en el pasado.
3. Identifica dónde está la causa del problema.
4. Revisa las metas de los proyectos y de la empresa.
5. Analiza los indicadores de gestión o KPIs.
6. Recoge feedback de los equipos.
7. Estudia los procesos de ejecución.

EJEMPLO:

Cuando por ejemplo, el jefe de recepción comienza a notar problemas entre los compañeros y los reune para ver que ocurre.

Toma de decisiones:

1. La identificación de un problema.2. La identificación de los criterios para la toma de decisiones. 3. La asignación de ponderaciones a los criterios. 4. El desarrollo de alternativas. 5. El análisis de las alternativas. 6. La selección de una alternativa. 7. La implantación de la alternativa. 8. La evaluación de la efectividad de la decisión.

EJEMPLO:

Cuando el director de un hotel decide ascender de puesto a uno de los empleados por que considera que puede aportar más cosas a la empresa desde un puesto más alto.

Comunicación:

EJEMPLO:

Cuando el director del hotel manda una circular a todos los departamentos del hotel para comunicar alguna modificación importante.

Asímismo, dentro de las organizaciones existen diferentes tipos de comunicación en función de la dirección: 1- Descendente: Es cuando se dirige desde la máxima autoridad hacia el subordinado. Se puede mejorar si: a) Se adquiere una actitud positiva ante la comunicación b) Los gerentes ofrecen información de interés para los subordinados c) Se planifica la comunicación d) Se crea confianza entre emisores y receptores e) Que importe más la calidad que la cantidad de información. 2- Ascendente: Es cuando la comunicación fluye de abajo hacia arriba. Es un tipo de comunicación difícil dependiendo de los niveles de la organización, pero si no existe, el directivo no podrá tomar decisiones adecuadas. Para lograr que esta comunicación sea efectiva, se han desarrollado algunas técnicas: a) Reuniones informales (fiestas, eventos informales que permitan de manera no planeada comunicar ciertos sentimientos y opiniones) b) Encuestas y cuestionarios c) Reuniones Formales d) Buzones de preguntas e) Dominación de niveles jerárquicos f) Defensor de los derechos públicos.

3- Comunicación Cruzada: Es aquella que se da sin seguir los cauces jerárquicos habituales. 4- Comunicación Escrita: Es la comunicación habitual de las organizaciones y tiene gran peso y alcance, se sintetizan las palabras y pueden controlar los rumores, pero no hay retroalimentación, tardanza en rectificación y exige planificación. 5- Telecomunicaciones: Es una herramienta comunicativa a tono con la actualidad tecnológica y de gran utilidad, ya que permite lograr mantener la comunicación sin importar la distancia.

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