EPREUVE E4

ÉPREUVE E4

OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS

MBOUNA Frédérique

n° 02243885854

SESSION 2023

BTS SAM

SOMMAIRE

1.

PARCOURS DE PROFESSIONNALISATION

Mairie d'EPERLECQUES

ATS BUS

DALKIA Groupe EDF

2.

MISSIONS

DA1 - La création et la gestion de l'agenda partagé

DA2 - Le suivi d'une transaction commerciale

DA3 - L'étude d'un problème avec un fournisseur chinois

DA4 - Le suivi de la commande auprès d'un fournisseur anglais

CONCLUSION

BTS SAM

1. PARCOURS DE PROFESSIONNALISATION

Mairie d'EPERLECQUES

Fiche d'identité

NOM DU MAIRE : Laurent DENIS DATE DE CRÉATION : 01/03/1983 EFFECTIF : 27 salariés STATUT JURIDIQUE : Collectivité territoriale

NATURE DE L’ACTIVITÉ : Service public MISSION : Satisfaire les besoins quotidiens de la population. ATTRIBUTIONS : État-civil, urbanisme et logement, écoles et équipements, activités culturelles.

Mairie d'EPERLECQUES

EXTRAIT DE L'ORGANIGRAMME

ATS BUS

Fiche d'identité

NOM DU DIRECTEUR GÉNÉRAL : Marc SENGEZ DATE DE CRÉATION : 12 février 1993 EFFECTIF : 38 salariés STATUT JURIDIQUE : Société par actions simplifiée CHIFFRE D’AFFAIRES : 27 177 000 €

NATURE DE L’ACTIVITÉ : Commerce des gros équipements automobiles CLIENTÈLE : Entreprises de bus, distributeurs, étrangers, petites entreprises, grandes régies FOURNISSEURS : BOSCH, ARPA en Turquie, YUTONG en Chine, CARMANT en République Tchèque

ATS BUS

ORGANIGRAMME

DALKIA Groupe EDF

Fiche d'identité

NOM DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE : Sylvie JEHANNO DATE DE CRÉATION :1998 EFFECTIF : 19 000 salariés STATUT JURIDIQUE : Société Anonyme (SA) CHIFFRE D’AFFAIRES : 5 196 milliards d’Euros

NATURE DE L’ACTIVITÉ : Services énergétiques CLIENTÈLE : Industries, habitats collectifs, collectivités publiques, hôpitaux FOURNISSEURS : Uxello, Trenois Decamps, Legallais

DALKIA Groupe EDF

EXTRAIT DE L'ORGANIGRAMME

BTS SAM

2. MISSIONS

DA1 - La création et la gestion de l'agenda partagé

CONTEXTE

Mairie d’ÉPERLECQUES

Oublis récurrents des techniciens d'installer les barrières ou le matériel lors des évènements prévus au sein de la commune.

PROBLÉMATIQUE

créer et gérer l’agenda partagé

OBJECTIF

MOYENS ET RESSOURCES

logiciels

matériels

DA1 - La création et la gestion de l'agenda partagé

- Interrogation sur les consignes de la mission « créer et gérer l’agenda partagé » - Renseignement sur les différents évènements de l’année 2022 - Explication aux techniciens sur l'utilisation de l'agenda partagé

PLAN MÉTHODOLOGIQUE

liste d'évènements de l'année 2022

PRODUCTIONS

fiche d'évènements de l'année 2022

création de l'agenda partagé

RÉSULTATS

utilisation de l'agenda partagé

pour moi : développement des capacités en gestion, autonomie

ANALYSE

pour la mairie : nouvelle valeur ajoutée, meilleure organisation

DA2 - Le suivi d'une transaction commerciale

CONTEXTE

DALKIA Groupe EDF

Répondre de manière urgente à la demande émanant d'un client

PROBLÉMATIQUE

OBJECTIF

Effectuer une transaction commerciale avec le fournisseur Legallais

MOYENS ET RESSOURCES

matériels

logiciels

DA2 - Le suivi d'une transaction commerciale

- Interrogation sur la procédure pour effectuer une transaction commerciale - Interrogation sur l’email à envoyer au client et au responsable d’exploitation

PLAN MÉTHODOLOGIQUE

devis pour les plaques gébérit

passation de la commande

PRODUCTIONS

procès verbal de réception de la commande

facturation du devis

réalisation des travaux et de la facturation puis fin de la transaction commerciale

RÉSULTATS

pour moi : conception des devis, gestion des mails

ANALYSE

pour DALKIA : respect des délais des travaux

DA3 - L'étude d'un problème avec un fournisseur chinois

CONTEXTE

ATS BUS

PROBLÉMATIQUE

Problèmes récurrents avec le fournisseur chinois YUTONG

Réaliser une étude des problèmes entre ATS et le fournisseur YUTONG et apporter des solutions.

OBJECTIF

MOYENS ET RESSOURCES

logiciels

matériels

DA3 - L'étude d'un problème avec un fournisseur chinois

- Interrogation sur les consignes à respecter concernant la mission - Interrogation sur les problèmes logistiques entre YUTONG et ATS - Interrogation sur les questions à poser à la société par téléphone

PLAN MÉTHODOLOGIQUE

processus des problèmes logistiques entre YUTONG et ATS en français et en anglais

PRODUCTIONS

conversation téléphonique entre YUTONG et moi

RÉSULTATS

Présentation de l'étude des problèmes logistiques à YUTONG

pour moi : gestion d'une étude, conception des cartes mentales

ANALYSE

pour ATS : exposer leurs problèmes au fournisseur YUTONG

DA4 - Le suivi de la commande auprès d'un fournisseur anglais

CONTEXTE

ATS BUS

gérer correctement les commandes au fournisseur anglais HEAVY DUTY chaque vendredi

PROBLÉMATIQUE

OBJECTIF

participer au suivi de la commande auprès d’un fournisseur anglais HEAVY DUTY

MOYENS ET RESSOURCES

logiciels

matériels

DA4 - Le suivi de la commande auprès d'un fournisseur anglais

- Interrogation sur la création du tableau Excel pour les références des marchandises et le mail à envoyer au fournisseur - Interrogation sur le dialogue en anglais avec les chauffeurs étrangers

PLAN MÉTHODOLOGIQUE

procédure sur les étapes de l’envoi par mail au fournisseur anglais

PRODUCTIONS

dialogue en français et anglais entre le chauffeur étranger et moi

Après vérification de la collègue, l'envoi de la commande au fournisseur HEAVY DUTY.

RÉSULTATS

pour moi : suivi de dossiers, la commande auprès d'un fournisseur

ANALYSE

pour ATS : envoyer dans les délais, les commandes au fournisseur

CONCLUSION

CONCLUSION

Les stages m'ont permis de développer davantage mes compétences professionnelles. Ces compétences me permettront ainsi de poursuivre mes études, puis de pouvoir débuter ma carrière professionnelle.

MERCI