S. Labanti
i processi
come conoscerli e descriverli per migliorarli
via
conoscere i processi
che cosa è un processo
rappresentare processi
gestire processi
migliorare processi
riesaminare processi
monitorare processi
conoscere i processi
un processo è un insieme di attività che, dati degli INPUT, producono un risultato, OUTPUT
che cosa è un processo
nella scuola, come in qualunque altra organizzazione, si svolgono processi primari [progettazione dei servizi formativi, monitoraggio delle prestazioni, miglioramento, comunicazione] e altri di supporto a quelli strategici [servizi ausiliari e amministrativi]
erogazione di un servizio rilascio di un certificato acquisti progettazione formativa monitoraggi riesame
la scatola nera da conoscere è la scuola
rappresentare processi
i processi possono essere rappresentati attraverso diagrammi di flusso, mappe, procedure
RAPPRESENTARE PROCESSI
per ciascuno occorre definirne gli obiettivi col metodo SMART: specifico (che cosa vuoi ottenere), misurabile (come saprai se lo hai raggiunto), attuabile (attraverso fasi sempici), rilevante (collegato alla mission e alla vision d'Istituto), tempestivo (con scadenze definite)
qualunque tipo di descrizione si scelga si può partire da un brainstorming delle attività che lo compongono
+Info
gestire i processi
i processi vanno gestiti altrimenti i loro risultati sono casuali e fuori controllo Uno degli strumenti è il metodo PDCA, o ciclo di DEMING, che si compone di quattro fasi: PLAN, pianifico DO, realizzo quanto progettato CHECK, monitoro la realizzazione e ne analizzo i risultati ACT, se sono soddisfatto dei risultati, confermo il progetto, se no, lo miglioro, ricominciando con un altro ciclo PDCA
metodo PDCA
gestire i processi
per una corretta pianificazione occorre:
- individuare le attività che compongono il processo
- definire gli obiettivi che si intendono raggiungere
- definire i bisogni da soddisfare
- definire CHI fa, CHE COSA, QUANDO
- definire i risultati attesi in temini misurabili
- individuare gli indicatori strategici che ci diranno se avremo raggiunto i risultati attesi
- definire le soglie di accettabilità dei risultati
- definire gli strumenti per il monitoraggio delle prestazioni
- i tempi delle rilevazioni
- il responsabile del processo
- come rappresentare i dati
- come analizzarli
- a chi comunicarli
PLAN
PTOF
ma anche singolo piano di lavoro, piano di lavoro di Dipartimento, piano verifiche, piano monitoraggi, ...
+nfo
gestire i processi
la fase DO prevede la realizzazione di quanto pianificato: le attività, le risorse, i tempi, i metodi, il tipo di monitoraggi cui sottoporli, le modalità di rappresentare i risultati, il responsabile del processo e i suoi collaboratori
DO
lezioni, verifiche, recupero, approfondimenti, ...
+Info
gestire i processi
CHECK
la fase CHECK è relativa ai monitoraggi delle prestazioni ad ogni livello della scuola: i servizi formativi, ausiliari, l'organizzazione ...
l'analisi dei processi fa capire come il lavoro è organizzato e in che misura si raggiungono i risultati
verifiche, analisi dei risultati, analisi delle criticità, ricerca delle cause
+Info
gestire i processi
la fase ACT è relativa alla decisione di confermare quanto pianificato e realizzato se i risultati ci hanno soddisfatto, o, invece, apportarvi miglioramenti nel caso di risultati non soddisfacenti e di criticità manifeste
ACT
piani di miglioramento, attività di recupero/approfondimento, peer tutoring, ...
+Info
gestire i processi
applicare i principi per la qualità è la scelta di base per una buona gestione dei processi che punti al miglioramento
decisioni basate sui fatti
orientamento al cliente
miglioramento
approccio per processi
leadership
coinvolgimento
gestione delle relazioni con le parti interessate
leadership condivisa
l'organizzazione a matrice è la realizzazione del coinvolgimento
monitorare i processi
qualunque processo è monitorabile, cioè sottoponibile a verifica sulla base di indicatori di prestazione (KPI) e con strumenti definiti
monitorare un processo
ogni scuola definisce i propri indicatori strategici rispetto agli obiettivi che intende perseguire
possibili strumenti di monitoraggio sono: 1. questionari di gradimento 2. risultati degli apprendimenti 3. andamento delle iscrizioni 4. partecipazione 5. osservazioni 6. focus group
il monitoraggio delle prestazioni della scuola è un processo e, in quanto tale, va gestito, cioè: pianificato, realizzato, monitorato a sua volta, migliorato o confermato Ne va indicato il responsabile, i tempi di realizzazione, gli strumenti, le modalità di analisi dei risultati
+Info
riesaminare i processi
i processi interni alla scuola richiedono un riesame periodico per verificarne i livelli di prestazione, il raggiungimento o meno degli obiettivi prefissati, le criticità rilevate
riesaminare i processi
i momenti del riesame della direzione sono a febbraio (o comunque dopo il primo scrutinio), e a luglio, al termine dell'a.s.
per le criticità rilevate in sede di riesame verranno attivati cicli di miglioramento
il DS definisce i componenti il gruppo del riesame, in cui non possono mancare lo staff, il direttore dei servizi ATA, rappresentanti dei genitori e degli studenti (nel ciclo superiore)
risultati positivi porteranno invece alla conferma della gestione dei processi cui si riferiscono
migliorare i processi
migliorare i processi porta a migliorare i risultati delle prestazioni perchè non esiste un risultato migliore del processo che lo ha prodotto
migliorare i processi
ridurre le attività ridondanti: scuole snelle
[per raggiungere gli obiettivi prefissati]
valorizzare le attività che generano valore
PDCA
attivare cicli di feedback
analizzare le cause delle criticità: diagramma di Ishikawa [a spina di pesce]
facilitare la comunicazione e la diffusione di informazioni
problem solving
definire priorità: diagramma di PARETO
+Info
coinvolgimento: leadership condivisa
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simonetta labanti
Created on March 5, 2023
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S. Labanti
i processi
come conoscerli e descriverli per migliorarli
via
conoscere i processi
che cosa è un processo
rappresentare processi
gestire processi
migliorare processi
riesaminare processi
monitorare processi
conoscere i processi
un processo è un insieme di attività che, dati degli INPUT, producono un risultato, OUTPUT
che cosa è un processo
nella scuola, come in qualunque altra organizzazione, si svolgono processi primari [progettazione dei servizi formativi, monitoraggio delle prestazioni, miglioramento, comunicazione] e altri di supporto a quelli strategici [servizi ausiliari e amministrativi]
erogazione di un servizio rilascio di un certificato acquisti progettazione formativa monitoraggi riesame
la scatola nera da conoscere è la scuola
rappresentare processi
i processi possono essere rappresentati attraverso diagrammi di flusso, mappe, procedure
RAPPRESENTARE PROCESSI
per ciascuno occorre definirne gli obiettivi col metodo SMART: specifico (che cosa vuoi ottenere), misurabile (come saprai se lo hai raggiunto), attuabile (attraverso fasi sempici), rilevante (collegato alla mission e alla vision d'Istituto), tempestivo (con scadenze definite)
qualunque tipo di descrizione si scelga si può partire da un brainstorming delle attività che lo compongono
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gestire i processi
i processi vanno gestiti altrimenti i loro risultati sono casuali e fuori controllo Uno degli strumenti è il metodo PDCA, o ciclo di DEMING, che si compone di quattro fasi: PLAN, pianifico DO, realizzo quanto progettato CHECK, monitoro la realizzazione e ne analizzo i risultati ACT, se sono soddisfatto dei risultati, confermo il progetto, se no, lo miglioro, ricominciando con un altro ciclo PDCA
metodo PDCA
gestire i processi
per una corretta pianificazione occorre:
PLAN
PTOF
ma anche singolo piano di lavoro, piano di lavoro di Dipartimento, piano verifiche, piano monitoraggi, ...
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la fase DO prevede la realizzazione di quanto pianificato: le attività, le risorse, i tempi, i metodi, il tipo di monitoraggi cui sottoporli, le modalità di rappresentare i risultati, il responsabile del processo e i suoi collaboratori
DO
lezioni, verifiche, recupero, approfondimenti, ...
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gestire i processi
CHECK
la fase CHECK è relativa ai monitoraggi delle prestazioni ad ogni livello della scuola: i servizi formativi, ausiliari, l'organizzazione ...
l'analisi dei processi fa capire come il lavoro è organizzato e in che misura si raggiungono i risultati
verifiche, analisi dei risultati, analisi delle criticità, ricerca delle cause
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gestire i processi
la fase ACT è relativa alla decisione di confermare quanto pianificato e realizzato se i risultati ci hanno soddisfatto, o, invece, apportarvi miglioramenti nel caso di risultati non soddisfacenti e di criticità manifeste
ACT
piani di miglioramento, attività di recupero/approfondimento, peer tutoring, ...
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gestire i processi
applicare i principi per la qualità è la scelta di base per una buona gestione dei processi che punti al miglioramento
decisioni basate sui fatti
orientamento al cliente
miglioramento
approccio per processi
leadership
coinvolgimento
gestione delle relazioni con le parti interessate
leadership condivisa
l'organizzazione a matrice è la realizzazione del coinvolgimento
monitorare i processi
qualunque processo è monitorabile, cioè sottoponibile a verifica sulla base di indicatori di prestazione (KPI) e con strumenti definiti
monitorare un processo
ogni scuola definisce i propri indicatori strategici rispetto agli obiettivi che intende perseguire
possibili strumenti di monitoraggio sono: 1. questionari di gradimento 2. risultati degli apprendimenti 3. andamento delle iscrizioni 4. partecipazione 5. osservazioni 6. focus group
il monitoraggio delle prestazioni della scuola è un processo e, in quanto tale, va gestito, cioè: pianificato, realizzato, monitorato a sua volta, migliorato o confermato Ne va indicato il responsabile, i tempi di realizzazione, gli strumenti, le modalità di analisi dei risultati
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riesaminare i processi
i processi interni alla scuola richiedono un riesame periodico per verificarne i livelli di prestazione, il raggiungimento o meno degli obiettivi prefissati, le criticità rilevate
riesaminare i processi
i momenti del riesame della direzione sono a febbraio (o comunque dopo il primo scrutinio), e a luglio, al termine dell'a.s.
per le criticità rilevate in sede di riesame verranno attivati cicli di miglioramento
il DS definisce i componenti il gruppo del riesame, in cui non possono mancare lo staff, il direttore dei servizi ATA, rappresentanti dei genitori e degli studenti (nel ciclo superiore)
risultati positivi porteranno invece alla conferma della gestione dei processi cui si riferiscono
migliorare i processi
migliorare i processi porta a migliorare i risultati delle prestazioni perchè non esiste un risultato migliore del processo che lo ha prodotto
migliorare i processi
ridurre le attività ridondanti: scuole snelle
[per raggiungere gli obiettivi prefissati]
valorizzare le attività che generano valore
PDCA
attivare cicli di feedback
analizzare le cause delle criticità: diagramma di Ishikawa [a spina di pesce]
facilitare la comunicazione e la diffusione di informazioni
problem solving
definire priorità: diagramma di PARETO
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coinvolgimento: leadership condivisa