SOFTWARE DI CONTABILITA'

SOFTWARE CONTABILITA'

Lezione 1 del 16 Marzo 2023

• INDICE ARGOMENTI

1) CHE COS'E' UN SOFTWARE GESTIONALE?

2) LO SVILUPPO NEL TEMPO...

3) PERCHE' SERVE ALLE IMPRESE E COSA PUO' FARE?

4) FATTURAZIONE ELETTRONICA5) TECNOLOGIA CLOUD

6)CLOUD...COS'E'?

7)CICLO ATTIVO E PASSIVO

8) la funzione del software gestionale - 1° SLIDE

9) la funzione del software gestionale - 2° SLIDE

10) la funzione del software gestionale - 3° SLIDE

11) VANTAGGI NELL'UTILIZZO DI UN SOFTWARE DI CONTABILITA'

12) VANTAGGI.... 1° SLIDE

13) VANTAGGI.... 2° SLIDE

14) VANTAGGI.... 3° SLIDE

15) VANTAGGI.... 4° SLIDE

16) PRESENZA DELLE FUNZIONALITA'

17) COSTI DEL SOFTWARE18) PROGRAMMI PIU' USATI

19) PROFIS20) ZUCCHETTI

21) WOLTERS KLUWER

l'importanza di Un software contabilità adeguATO

Nei settori dell’elettronica e dell’informatica con il termine software ci si riferisce a tutte quelle componenti immateriali di un sistema elettronico mentre l’hardware indica la parte tangibile e quindi fisica del medesimo sistema.

CHE COS'è UN SOFTWARE GESTIONALE?

01

I software di contabilità fanno parte di quell’insieme di programmi raccolti sotto il nome di software gestionale ovvero tutti quegli applicativi, divisi in macro gruppi, che servono ad automatizzare i processi di gestione delle aziende.

E' tra le cose più importanti per una PMI PERCHè CON ESSO è POSSIBILE MONITORARE L'ANDAMENTO DEL PROPRIO BUSINESS...

Oggi, che si parli di piccole o medie imprese, liberi professionisti o imprenditori che decidono di aprire una nuova attività, il software contabilità è uno strumento irrinunciabile per qualsiasi tipo di business.

LO SVILUPPO NEL TEMPO...

Dopo i primi anni settanta, la nascita della professione di sviluppatore di applicazioni e l’abbassamento del costo dei computer hanno contribuito alla diffusione dei software, mentre lo sviluppo di COBOL, uno dei primi e tra i più importanti linguaggi di programmazione, ha consentito una rapida diffusione dei software per la gestione aziendale. Ulteriori cambiamenti dei software di gestione sono stati registrati negli anni novanta con il passaggio dall’interfaccia a caratteri su terminale a quella grafica di ultima generazione.

PERCHE' SERVE ALLE IMPRESE E COSA PUO' FARE?

Esistono numerose tipologie di software gestionali dedicati alla contabilità e per trovare quello giusto per il proprio business è importante ricordare quali sono le sei caratteristiche tipiche dei software contabilità:

3Stampe e riclassificazioni del bilancio contabile

5Creazione delle fatture, note di credito e DDT

Objectives

Unit 1

4 Gestione delle partite/scadenze

6 Gestione delle fatture elettroniche

2 Gestione dei registri IVA e delle liquidazioni IVA

1Gestione delle scritture in prima nota

L’uso di un software gestionale permette all’azienda di avere una contabilità sempre aggiornata e sotto controllo in qualsiasi momento evitando lo spreco di tempo e gli errori di fatturazione che possono compromettere l’organizzazione e lo sviluppo del business.

Unit 3

Quiz

2Unit 2

Inoltre, il software per la contabilità velocizza la fruibilità dei documenti che sono sempre tracciabili, garantisce maggior sicurezza facilitando le procedure di controllo fiscale, la gestione dei fornitori e il reperimento di dati, anagrafici e quantitativi, sui clienti, sul numero di vendite e sugli ordini effettuati.

FATTURAZIONE ELETTRONICA E...

FATTURA ELETTRONICA :

Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventa obbligatoria per le imprese, la pubblica amministrazione e i professionisti freelance. L’addio al formato cartaceo ha introdotto una nuova modalità che prevede il ricorso a un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Una novità che rende essenziale l’uso del software contabilità per aziende e imprenditori che vogliono amministrare il proprio business senza rischiare errori.

è un documento prodotto, trasmesso e archiviato nel formato digitale XML (eXtensible Markup Language) che consente di mantenere inalterati nel tempo gli atti e impedisce qualsiasi tipo di modifica, favorendo i controlli nel rispetto delle normative vigenti.

TECNOLOGIA CLOUD

Con le nuove disposizioni in tema di fatturazione elettronica è necessario uno spazio di archiviazione accessibile da qualunque luogo e in qualsiasi momento per poter tenere sotto controllo ogni aspetto dell’intero business.

La soluzione per le imprese e i singoli professionisti è la tecnologia Cloud che semplifica e automatizza i processi di gestione della contabilità rispondendo così alle esigenze di un mercato in continua evoluzione.

I software di gestione contabile in Cloud non richiedono alcun tipo d’installazione, garantiscono la sicurezza di dati e informazioni e attraverso il collegamento a internet consentono l’accesso al software da tutti i dispositivi rendendo semplice e veloce l’analisi dei documenti in qualsiasi luogo e momento della giornata.

CLOUD...COS'E'?

Letteralmente “nuvola informatica” che permette di elaborare e archiviare dati in rete In altre parole, attraverso internet è concesso l’accesso ad applicazioni e dati memorizzati su un hardware remoto invece che su dispositivo locale. Utilizzando il cloud computing, – tecnologia chiamata virtualizzazione – agli utenti è consentito accedere agli stessi file e alle stesse applicazioni da ogni dispositivo, poichè l’elaborazione e l’archiviazione sono in un datacenter invece che sul dispositivo stesso. Funzionano allo stesso modo i servizi e-mail nel cloud: Gmail e Microsoft Office 365 ne sono un esempio ed anche i provider di archiviazione Dropbox o Google Drive.

Perché passare al cloud? Il cloud è flessibile e scalabile. offre La possibilità di adeguare velocemente e facilmente le condizioni contrattuali e l'infrastruttura al variare delle esigenze e delle risorse, consente di essere costantemente aggiornati e di aumentare la qualità delle funzionalità offerte agli utenti in base alle loro esigenze.

Un'azienda svolge una serie di attività con lo scopo di creare un profitto. Ogni attività svolta da un'azienda prevede l'annotazione di informazioni, la produzione di documenti e l'esecuzione dell'attività stessa. Più attività svolte una dopo l'altra danno vita a un flusso di lavoro. Per fare un esempio, un flusso tipico di un'azienda di produzione è composto dalle seguenti attività: • un cliente richiede la fornitura di una certa quantità di prodotto; • l'azienda recupera il prodotto dal magazzino; • l'azienda consegna il prodotto al cliente; • l'azienda emette la fattura di vendita al cliente; Il flusso precedente è chiamato spesso ciclo attivo o ciclo delle vendite. In modo simile e speculare esiste il ciclo passivo o degli acquisti

la funzione del software gestionale

Quindi ricapitolando si può dire che un software gestionale è uno strumento che ha il compito di semplificare e velocizzare la rilevazione dei dati legati alle attività svolte da un'azienda con l'obiettivo di fornire risposte necessarie ad altre attività in tempi rapidi.

• il software gestionale deve convertire i dati e le informazioni in modo rapido

• il software gestionale deve permettere di recuperare in modo facile i dati di interesse

• il software gestionale deve prevenire e segnalare gli errori

Ad esempio deve avvisare l'utente quando l'IBAN, la partita IVA o il codice fiscale di un cliente non è valido, oppure quando la fattura che si sta salvando non ha righe ecc.

Devono quindi essere presenti strumenti di navigazione che permettano di ricercare le informazioni in modo:

• piatto es. ricerca libera nella descrizione degli articoli)
• gerarchico (es. partendo da un cliente a cascata visualizzare tutti i suoi ordini, tutte le fatture che sono scaturite da ordini ecc.)
• aggregato (es. visualizzare il cliente più redditizio, il fatturato del mese scorso, ecc.) o statistico (visualizzare il prodotto più acquistato, ecc.).

• Deve essere facile convertire un ordine in una fattura

• Oppure deve essere possibile richiamare sulla testata di una fattura i dati del cliente dall'anagrafica, senza doverli reinserire ogni volta.

la funzione del software gestionale

• il software gestionale deve essere specifico

• deve fornire delle procedure di importazione ed esportazione dati.

• il software gestionale deve adattarsi ai flussi di lavoro, alle attività e al loro cambiamento nel tempo

Un software di gestione magazzino non andrà bene per uno studio legale. Il software per la contabilità sarà diverso da un software per un corriere espresso, ecc.

Ad esempio deve essere possibile esportare i flussi RiBa da importare sulle banche o importare gli esiti RiBA dei pagamenti ecc.

La terminologia usata dal software e la sua strutturazione deve essere uguale a quella dell'azienda. Ogni aspetto dell'azienda come ad esempio la logistica, il magazzino, la produzione, la distribuzione, le vendite, i rapporti tra i clienti e i fornitori e gli acquisti deve essere coperto e supportato dal software. Questo comporta che ci deve essere tutto ciò che serve, ma nulla di più. Le funzionalità inutili creano confusione, rallentano il proprio lavoro e sono causa di errori.

la funzione del software gestionale

• il software gestionale deve essere ubiquo e multidispositivo

• il software gestionale deve essere integrato

• il software gestionale deve essere multiutente

Questo aggettivo nel campo dei software gestionali ha un significato molto importante. Vuol dire che le informazioni risiedono in un unico punto logico e non sono duplicate e sparpagliate. Ad es. tutti i dati di un cliente stanno sull'anagrafica clienti e non sono sparpagliati. Tutte le persone di un'azienda quando modificano o aggiornano i dati di un cliente lo fanno solo nell'anagrafica clienti in modo che chiunque veda i dati giusti in un solo punto.

Più utenti contemporaneamente possono utilizzarlo per svolgere le loro diverse attività. Ad esempio l'impiegata dell'amministrazione deve poter svolgere le sue attività contabili, mentre l'operaio sul campo inserisce le sue attività e i tempi in modo indipendente.

Ad esempio il manager mentre è in viaggio deve poter collegarsi alla parte analitica del gestionale e visualizzare quali sono le prospettive. Il commerciale di vendita deve poter consultare al volo su ipad il gestionale per vedere i listini e deve poter inserire gli ordini direttamente quando è presso il cliente. L'addetto alla produzione deve vedere in tempo reale comparire gli ordini per poter decidere di dare avvio alla produzione.

VANTAGGI NELL'UTILIZZO DI UN SOFTWARE DI CONTABILITA'

Unit 2 VANTAGGI....

SEMPLICITA' DI USO DEL SOFTWARE

VELOCITA' DI UTILIZZO

AUTOMAZIONE DEI PROCESSI E DEI CALCOLI

Ogni software di questo genere semplifica moltissimo il lavoro agli impiegati di un’azienda fornendo le informazioni cercate in un battibaleno. L’impiegato non deve cercare i dati o le informazioni a proposito di una persona all’interno di numerosi fascicoli in quanto sarà il sistema a fornirgli tutti i dati senza la necessità di eseguire troppe ricerche.

A differenza di quanto si potrebbe pensare, per utilizzare i programmi di contabilità non serve affatto possedere chissà quali conoscenze del campo informatico. Chiunque può utilizzare con successo un software di contabilità, a patto di avere una minima conoscenza del settore dell’informatica. Anche imparare le funzionalità di questi programmi è tutto fuorché difficile. Bisogna unicamente dedicare un po’ di tempo all’apprendimento.

A differenza di quando accadeva solo qualche anno fa, al giorno d’oggi è possibile usufruire dei servizi di un software di contabilità anche per evitare di perdere in mezzo ai tantissimi calcoli. Ci si ritrova spesso a dover controllare numerose informazioni, mettere in correlazione un gran ventaglio di dati e si commettono anche degli errori. Il software permette di evitare che questo accada, in quanto svolge tutti i calcoli autonomamente e fornisce al cliente il risultato.

Unit 2 VANTAGGI....

COSTO

Interconnettivita'

DURATA DELLA LICENZA DEL SOFTWARE

• Quando si parla dei software di contabilità, si crede subito che siano molto costosi e che occorra sostenere una spesa molto elevata per acquistarlo, ma non è così.
• Sul mercato si possono trovare numerosissimi programmi di contabilità:
• software a basso costo;
• software di fascia media;
• software professionali, ben adatti soprattutto a coloro che dovranno farne un utilizzo continuo all’interno di un contesto aziendale.
• Possono essere acquistati pagando una tantum, ma ci sono anche quelli che richiedono un abbonamento mensile per poter essere utilizzati a piena funzionalità.

Innanzitutto è bene

• valutare la durata della licenza del software, per evitare di restare senza alcun programma a causa della scadenza della licenza. Le possibilità sono 2:

1) acquistare una licenza senza scadenza, 2) pagare una licenza ogni anno (abbonamento)

• controllare per quante postazioni di rete sarà valido il programma, quindi se esso si potrà usare per un solo computer oppure per la rete di PC. Bisogna anche ricordarsi di un altro dettaglio importante, ovvero l’IVA: alcuni rivenditori includono la tassa nel prezzo, mentre gli altri no.

I programmi di questo tipo si possono collegare ad altri sistemi dell’azienda e utilizzare insieme ad altri programmi. Difatti, molti software di questo genere sono intercompatibili. In questo modo viene meno la necessità di dover controllare troppi programmi, in quanto con un semplice software si potrà fare tutto il necessario. Inoltre, questi accessori si potranno usare con successo anche su uno smartphone (ma molto dipende comunque dal tipo di programma che si sceglie).

Unit 2 VANTAGGI....

SERVIZIO DI ASSISTENZA FORNITO AI CLIENTI

PRESENZA DEGLI AGGIORNAMENTI

• Per avere un software di contabilità funzionante, utile e funzionale

occorre anche valutare la disponibilità degli aggiornamenti.

• Più un programma viene aggiornato e maggiormente sarà utile.
• Gli aggiornamenti non sempre sono gratuiti e in alcuni casi avvengono davvero spesso, anche a causa dell’attenzione prestata ai dettagli da parte dei clienti.
• Per esempio, se si trovasse un bug si potrebbe contattare il team che si è occupato della produzione del software spiegandogli il problema. A quel punto il gruppo di lavoro esaminerà il problema, troverà una soluzione e dirà al cliente di aggiornare il suo software.
• Nella maggior parte dei casi l’intero processo di aggiornamento viene effettuato in maniera del tutto automatica, ma è possibile anche che debba essere svolto a mano.

Altri parametri da valutare sono: 1) il supporto ai clienti 2) la vendita dei servizi aggiuntivi (con un costo che potrebbe essere anche pari ad alcune migliaia di euro su base annuale);In alcuni casi la vendita di questi servizi è praticamente obbligatoria, motivo per cui conviene informarsi su questi fattori. Migliore e' il servizio di supporto e più facilmente sarà possibile ricevere l’assistenza tecnica, trovare le risposte alle proprie domande. Allo stesso modo è importante valutare i metodi grazie ai quali sarebbe possibile contattare il Supporto Clienti: via e-mail, telefono, chat e così via.

Unit 2 VANTAGGI....

Personalizzazioni del software

E' possibile personalizzare il programma, sia nella grafica, sia nella funzionalità. OBIETTIVI PRINCIPALI E' importante capire che esistono vari programmi e, pertanto, prima di acquistare il software bisogna capire se la personalizzazione sia gratuita oppure abbia un costo.

Rendere il software esteticamente più gradevole

Modificare alcuni processi di funzionamento per fare in modo che l’utente sia pienamente soddisfatto.

PRESENZA DELLE FUNZIONALITA'

Affinché un software di contabilità sia davvero utile per il cliente occorre considerare l’aspetto della funzionalitàUn programma di questo tipo dovrebbe includere come minimo le seguenti funzioni: • spesometro; • fatturazione elettronica; • certificazione unica; • reverse charge; • split payment; • GDPR. Si tratta del minimo necessario affinché il software di contabilità risulti utile per le esigenze dell’azienda.

A queste funzionalità se ne dovrebbe aggiungere anche un’altra importante: il modulo di stampa che serve principalmente affinché gli utenti possano effettuare la stampa dei documenti o delle certificazioni. In alcuni casi tale modulo viene venduto separatamente, mentre in altri è già incluso nel programma.

ALTRI VANTAGGI....

COSTI DEL SOFTWARE E LIMITI

Quando si parla dei programmi di contabilità, diventa necessario soffermarsi anche su quel che riguarda il prezzo del software. Come accennato in precedenza, il costo è variabile in relazione a una vasta gamma di parametri. Per giunta, anche gli stessi programmi spesso includono diverse fasce di prezzo: Premium, Media, Base e così via. Per un programma professionale e qualificato il costo della versione basilare si aggira sui 400 euro, il prezzo della versione Media sugli 800 euro e il costo della licenza Premium sui 1200 euro circa. Non si tratta del pagamento una tantum, bensì dell’abbonamento annuale. Volendo comprare un software professionale pagandolo una volta sola i prezzi aumentano di molto. Spetta all’utente decidere se valga la pena sostenere una spesa che potenzialmente è molto alta oppure se preferire l’abbonamento. I costi sono stati elencati per un programma professionale, ma sul mercato si possono trovare anche varie versioni più economiche, alternative a quelle più care, che includono comunque diverse funzionalità e possono risultare utili alle persone. I costi in tal caso sono di molto minori e si tratta di soluzioni ben adatte soprattutto a coloro che vorrebbero trovare i software di contabilità ottimali dal punto di vista di un buon rapporto tra la qualità e il costo. A seconda della tipologia del software, delle sue funzionalità e di altri fattori i prezzi possono oscillare da circa 50 euro annuali (per i peggiori programmi) fino a un centinaio di euro.

PROGRAMMI DI CONTABILITA' PIU' USATI

PROFIS

ZUCCHETTI

WOLTERS KLUWER

PROFIS

Con PROFIS è possibile dare ai clienti servizi di alta qualità e innovativi, con tutti i vantaggi di una soluzione che semplifica e guida il lavoro in ogni aspetto. Ci sono varie soluzioni: CONTABILITÀ Tutto ciò che serve per i servizi di contabilità ordinaria, semplificata, professionisti e la gestione degli adempimenti collegati. SERVIZI DI CONTABILITA’ CONDIVISA La contabilità condivisa sul cloud per aumentare l’efficienza e fornire servizi di consulenza aziendale alle Imprese. SERVIZI FISCALI Tutte le dichiarazioni fiscali di cui i tuoi clienti hanno bisogno, con la tranquillità di modelli ministeriali sempre aggiornati. BILANCI E SERVIZI DI ANALISI Per gestire tutte le fasi del processo di redazione del bilancio in modo automatico e trasformare un adempimento in uno strumento di servizio. SERVIZI DIGITALI E FATTURAZIONE ELETTRONICA Servizi innovativi e personalizzati per i clienti: dalla fatturazione on line e gestione degli incassi e pagamenti alla condivisione e validazione dei documenti (dichiarativi, bilanci, indici), alla conservazione digitale. PRATICHE Predisponi le pratiche relative alla Comunicazione Unica Registro Imprese, di presentazione di bilancio, le pratiche fiscali, le pratiche riferite ad altri enti in modo semplice e guidato.

ZUCCHETTI

Zucchetti mette a disposizione un software su misura perla tua azienda e dotato di tutte le funzionalità per gestire a 360° la contabilità.

• Contabilità generale Con o senza I.V.A e con aggiornamento in tempo reale di partite e scadenze.
• Scritture obbligatorie e ausiliarie Dalle registrazioni verranno prodotti Libro Giornale, Mastrini, Registri I.V.A., Liquidazioni I.V.A., Bilanci di verifica e civilistici, ecc.
• Contabilizzazione automatica Di documenti attivi e passivi, distinte bancarie di incasso/pagamento, insoluti, acconti emessi e ricevuti e delle movimentazioni legate ai cespiti ammortizzabili.
• Entrate/Uscite Elaborazione di estratti conto cliente e analisi del cash flow preventivo.
• Gestione insoluti e mancati pagamenti Gestione automatizzata per l'invio di solleciti di pagamento e, in caso di insoluto, riapertura della partita con la corrispondente registrazione in contabilità.
• Conti correnti Gestione dei conti correnti direttamente dal gestionale attraverso la definizione di dati specifici (calendario festività dell’agenzia bancaria, periodo di liquidazione interessi attivi e passivi, ecc.).
• Controllo di gestione Contabilità analitica, analisi di costi/ricavi per centro di costo e analisi di bilancio.
• Fatturazione Elettronica Emissione delle fatture elettroniche e registrazione automatica delle fatture passive.
• Contabilizzazione assistita Per contabilizzare automaticamente le fatture passive ricevute

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I VANTAGGI di B.Point

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Good work!

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