MANEJO DE PROYECTOS - CLASE

MANEJO DE PROYECTOS

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Gestión y Emprendimiento cultural

Maestría en Diseño para las Industrias Creativas

LA TRIPLE RESTRICCIÓN y otros conceptos clave

Maestría en Diseño para las Industrias Creativas

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CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN

ACTIVIDAD en CLase

RIESGOS DE MANEJO INSUFICIENTE DE PROYECTOS

DEFINICIONES DE LOS COMPONENTES

TIPOS DE MODELOS DE CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

NIVELES DE MADUREZ EN EL MANEJO DE PROYECTOS

ACTIVIDAD EN CASA

FASES DEL CICLO DE VIDA EN UN PROYECTO

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La labor de un manager (o director) de proyecto es guiar el proceso a través de sus diferentes fases y asegurarse de que marche también como sea posible dadas las restricciones a las que se puede enfrentar. Ahora la pregunta es:

¿Cómo lo hago?

PDF: Cómo los gerentes de proyectos impactan a las organizaciones

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¿Cuáles son las responsabilidades más importantes de un director de proyecto?

Definiciones

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GOALS

01

¿QUé es manejo de poryectos?

Un proyecto es un esfuerzo único, y generalmente incluye un conjunto de entregables únicos. También es una búsqueda temporal, tiene un inicio y un fin definidos. En otras palabras, un proyecto es una serie de tareas que deben completarse para alcanzar un resultado deseado. Alcanzar ese resultado deseado requiere colaboración y una planificación cuidadosa que mantenga el proyecto en curso y dentro del presupuesto, ahí es donde entra la gestión de proyectos. La gestión de proyectos es fundamental para el éxito de proyectos grandes y pequeños. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los requisitos del proyecto y lograr el resultado deseado. La gestión de proyectos es valiosa para las empresas (y creativos) porque ayuda a garantizar que un proyecto entregue los resultados esperados tanto a tiempo como dentro del presupuesto.

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La restricción triple o triple constraint (en inglés) define tres grandes y principales pilares de un proyecto. Son tan importantes y dependientes entre sí que cuando uno se cambia, al menos uno de los otros también debe cambiar. Esto significa que si en el medio de un proyecto se decide invertir menos dinero que en un principio, debe haber una corrección del alcance o del tiempo o de ambas. O si, por el contrario, se decide acelerar el tiempo de finalización, claramente se ven impactadas las horas de trabajo (más recursos u horas extras), con lo cual el presupuesto será mayor o se resignará parte del alcance.

es crucial encontrar un balance entre estos componentes para el éxito del proyecto.

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Definición de los componentes principales de un proyecto:

TIEMPO: Para cuándo lo necesitamos. (CRONOGRAMA) ¿Es algo sin lo cuál no podemos vivir un día más o podemos esperar 1 año? De esto también depende el proyecto. Por ejemplo: siendo una empresa que quiere hacer regalos navideños a sus empleados, no podemos encargar los paquetes si sabemos que van a llegar el 10 de enero. Por otro lado, un proveedor podría elegir no aceptar un proyecto si sabe que cuenta con menos de una semana para desarrollar un sitio de transacciones bancarias.

ALCANZE: Aquí describimos con el mayor detalle posible qué es lo que queremos realizar (ENTREGABLES), bajo qué condiciones y qué características intrínsecas tendrá nuestro producto, servicio o resultado final. ¿Queremos grabar solo 10 temas o queremos incluir un bonus track? ¿Vamos a prensar CDS solamente o vinilos también?

COSTO: Todos los gastos involucrados en un proyecto. (PRESUPUESTO) Todo eso se suma y nos dice algo que no podemos ignorar: cuánto nos va a costar el proyecto. Ese valor, ¿está dentro de lo que estamos dispuestos a invertir? ¿Tenemos ese dinero? ¿Vale la pena hacer la inversión?

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En conclusión, para que el proyecto tenga las mejores posibilidades de llegar al éxito es muy importante que todos los que toman decisiones estén de acuerdo en cuál es el balance del costo, alcance y tiempo.

(Ejemplos gráficos de la triple restricción de un proyecto):

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Jennifer Whitt - The triple constraint is a model of the constraints introduced in a project.

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Existen diferentes aproximaciones y sistemas con el fin de hacer que las cosas vayan bien con un proyecto. Desarrolladores de software, arquitectos, ingenieros, etc tiene cada uno su forma de asumir y diseñar sus proyectos. De hecho existen muchas aproximaciones al manejo de proyecto con nombres propios tales como: GTD, Scrum, Six sigma, Agile Development muchos mas. A pesar que todos claman tener los aspectos mas revolucionarios en la teoría de manejo de proyectos, todos ellos comparten similitudes fundamentales, las cuales veremos mas adelante cuando exploremos los ciclos de vida de proyecto. El factor mas importante para determinar cuanto manejo formal de proyecto necesitaremos usar en un determinado proyecto es, el riesgo y sus consecuencias. Entre mas graves sean las consecuencias, habrá una necesidad mayor de utilizar manejo formal de proyectos. En otras palabras, el manejo de proyectos es: UN MANEJO DEL RIESGO. Entre mas cerca administremos el desarrollo de un proyecto, más se reducen las probabilidades que un proyecto falle o se quede corto.

"El manejo de proyectos es liberador. Sistematiza todo lo que no es mágico, reduciendo los niveles de ansiedad producidos por la no atención al detalle"

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TIPOS DE MODELOS DE CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

La escogencia de un modelo de ciclo de vida en particular dependerá de unas preguntas que debemos hacernos:

¿Cuál es la meta: ventas, arte o comunicación? Todos son validos, pero requerirán una aproximación y mecanismos diferentes que nos aseguren el éxito. Por ejemplo si la meta son ventas, se requerirá investigación sobre mercado / evaluación / y ciclos de reinvención dentro del ciclo de vida, luego de pequeños brotes de creación de contenido, y todo para confirmar que lo que se esta desarrollando es en efecto vendible. Por otra parte si la meta es expresión creativa, lo mas adecuado probablemente será un periodo extensivo de escritura y refinamiento, antes de que cualquiera sea invitado a evaluar el trabajo realizado.

¿Se quiere que la gente que este construyendo el proyecto tenga una injerencia creativa en el? Si se esta trabajando con un grupo de músicos excepcionales, seguramente se deseara que aporten todo lo que quieran. En cambio si se trabaja con un coro de niños de 6 años, lo mejor seria tener un rol mucho mas tiránico.

¿Quien es el dueño del proyecto? Si estamos creando algo para algún cliente o un superior en su organización, seguramente tendremos que implementarlo de forma diferente a un proyecto personal.

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TIPOS DE MODELOS DE CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

A un ciclo de vida de proyecto generalmente le sigue una progresión definible y predecible de etapas que incluyen actividades. De manera mas formal estas etapas de ciclo de vida son referidas de manera concisa como: planeación, ejecución y cierre.

He aquí algunas de las diferentes aproximaciones a modelos de manejo de proyecto que se pueden encontrar:

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TIPOS DE MODELOS DE CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

Algunos proyectos tienen excesiva planeación. Esto ocurre porque generalmente son muy complejos, o porque la gente involucrada en ellos tiene demasiadas preocupaciones, o porque son muy temerosos (o gallinas) de hacer algo substancial. Existen otros proyectos que requieren menos planeación. Usualmente si una persona tiene muchísima experiencia en determinada labor o practica haciendo un determinado tipo de proyecto, menos planeación será necesaria. En este caso, a menos que trabajemos solos sin ayuda, será mejor escribir de forma detallada el plan de proyecto. De manera similar, algunos modelos son caracterizados por un énfasis expandido en la ejecución, y gastan mas tiempo allí, incorporando prototipos, haciendo pruebas de usuario, en estudios de mercado, en multi versiones de lanzamiento, etc. Esto en otras palabras seria una aproximación hacia el aprender-haciendo.

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TIPOS DE MODELOS DE CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

Otro tipo de manejo de proyectos podría dividir las fases vistas en múltiples sub fases o configuraciones. Se le conoce como modelo de cascada ya que una fase sigue a la otra y no hay vuelta atrás. El problema es que no es auto-reflexivo. El plan o las especificaciones no pueden ser alterados en este modelo después de que la ejecución comienza. Si por ejemplo, se esta produciendo un álbum y una de las canciones es un fiasco, ya no habría vuelta atrás y habría entonces que incluirla de mala gana o excluirla, dejando la producción con un tema menos. Esto pondría en riesgo la calidad del álbum tan solo por haber escogido un modelo de manejo de proyecto muy rígido y prescriptivo.

MODELO PREDICTIVO O TRADICIONAL

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TIPOS DE MODELOS DE CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

MODELO ADPATIATIVO O ÁGIL

El siguiente modelo incluye alguna auto reflexión al esquema, lo que facilita una mayor posibilidad de recuperación. Después de una planeación inicial, el proyecto entra en una serie de iteraciones, las cuales son examinadas y mejoradas. Por ejemplo en el contexto de la grabación de una álbum esta aproximación es mucho mas apropiada ya que permite varias series de preproducción de demos, los cuales pueden ser realizados en corto tiempo, a muy bajo precio y con la capacidad de ser evaluados una y otra vez, por todos los miembros de la banda antes de ir a grabar en el estudio profesional.

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TIPOS DE MODELOS DE CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

MODELO ADPATIATIVO O ÁGIL

Este otro modelo llamado el “agile development”, usado actualmente por los ingenieros, lo divide en etapas de ANALISIS, DISEÑO, IMPLEMENTACION, PRUEBA (TESTING) Y EVALUACION. (ADITE), para luego mantenerlos en un ciclo a través de todas las etapas del proyecto. Esto en síntesis lo que hace es dividir un esfuerzo muy grande en pequeñas partes. Esta aproximación es muy útil sobre todo cuando se necesitan hacer ajustes al alcance del proyecto en contextos de competitividad en el mercado. Sin embargo podría ser negativo para un visionario individual que esta tratado de capturar la magia de una narrativa abstracta.

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OTROS ENFOQUES(VIla grau 2019)

ENFOQUE HÍBRIDO

Si bien encontraremos muchas ocasiones en las que las que la organización o los equipos de trabajo pueden favorecer uno de los dos enfoques (predictivo o adaptativo), los beneficios de ambos pueden combinarse para crear un enfoque de gestión de proyectos híbrido, en la que la fase de planificación y requisitos se lleve a cabo bajo un enfoque en cascada y el diseño, desarrollo, implementación, y evaluación de las fases siguiendo un enfoque Ágil. Recientemente los métodos y estándares más tradicionales han desarrollado una versión Ágil: PRINCE2 Agile o la nueva guía del PMI Agile Practice Guide, que completa la última versión del PMBOK. Ambos casos están más próximos a un enfoque híbrido, que uno 100% Agile, aunque también en ambos casos es indicativo de la importancia creciente de la Agilidad,... (la cual) se ha consolidado más allá del ámbito del desarrollo de software.

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OTROS ENFOQUES(VIla grau 2019)

Conclusiones

• Cada enfoque de gestión tiene sus puntos buenos y malos, hay que conocerlos y valorarlos bien para poder elegir en cada caso la más apropiado, incluso elaborar un modelo híbrido.

• De manera general, los métodos de gestión predictivos son buenos en la planificación, mientras que los métodos adaptativos, son mejores para la ejecución y la gestión del equipo. En algunos casos pueden llegar a complementarse perfectamente.

• Independientemente de cual sea el modelo, para su puesta en marcha es fundamental contar con el apoyo de la dirección, y asumir que en uno u otro caso encontraremos un porcentaje de resistencia en el momento de su puesta en práctica.

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• Hasta ahora, después de revisar los modelos de gestión de proyectos (predictivo, adaptativo e híbrido), el modelo predictivo es el que estructurará el resto del aprendizaje para esta asignautra.
• Esta decisión se basa en su capacidad para prever resultados futuros y planificar en consecuencia, especialmente útil en las áreas creativas. Además, se ha considerado que es más sencillo de entender y aplicar en comparación con los otros modelos, lo que lo convierte en una opción práctica para los profesionales de estas áreas. En resumen, se opta por el modelo predictivo por su capacidad predictiva y facilidad de aplicación en proyectos creativos.

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FASES DEL CICLO DE VIDA EN PROYECTOS PREDICTIVOS

Inicio

Planificación

Ejecución

Monitoreo y control

Cierre

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FASES DEL CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

INICIO

01

Escogiendo el proyecto. Concentrándose en la visión de lo que es el proyecto, y definiendo sus objetivos/entregables y su alcance. (Características, nivel de calidad, presupuesto y el marco de tiempo). La aceptación de proyecto es una parte de esto, y el proceso de ser aceptado tiende a refinar lo que el proyecto será.

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FASES DEL CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

PLANIFICACIÓN

02

Desarrollando estrategias para saber como implementar la visión, particularmente en relación con el tiempo y el horario. La etapa de planeación debe hacer una transición a la ejecución, una vez el plan parece estable y lo suficientemente completo para permitir que recursos expandidos hagan el trabajo sin ser excesivamente riesgoso.

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FASES DEL CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

EJECUCIÓN

03

Completar la tareas que cumplirán los objetivos de la visión del proyecto. La ejecución es cumplida una vez la visión de proyecto este realizada.

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FASES DEL CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

MONITOREO Y CONTROL

04

Analizando / redireccionando el progreso de la ejecución, el uso de los recursos, la calidad y la revisión del alcance conforme sea necesario. Estas fases son acompañamientos cercanos a la ejecución y ayudan a determinar que la visión del proyecto ha sido suficientemente realizada.

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FASES DEL CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

CIERRE

05

Finalizando todos los cabos sueltos, tales como contratos abiertos y luego preparar el proyecto ya completado para la siguiente fase de su ciclo de vida. El cierre concluye cuando todas las tareas requeridas han sido completadas y el manager de proyecto ya finaliza su trabajo.

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FASES DEL CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

¿Cuanto tiempo y esfuerzo demandará cada fase? Esto dependerá del grado de complejidad del proyecto.

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FASES DEL CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

Planificación: Determinar cual es la mejor forma de usar un afinador electrónico en cada una de las cuerdas. Determinar cual es la mejor forma de cambiar las cuerdas. Luego revisar cada una al oído haciendo sonar unísonos y curdas adyacentes. No hay necesidad del uso de herramientas formales de manejo de proyectos, gasto de recursos o documentación escrita.

Iniciación: Decidir que se necesita para que la guitarra suene afinada. Articular que cada una de las 6 cuerdas necesita ser colocada y afinada individuamente. Luego deben ser afinadas como un set completo y todo este proceso necesita ser finalizado en 20 minutos.

EJEMPLO: FASES DE UN MICRO PROYECTO – AFINACION DE UNA GUITARRA

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FASES DEL CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

Cierre: Apagar el afinador electrónico y ponerlo de vuelta en el estuche de la guitarra. Indicar a los compañeros de banda que estamos listo para ensayar. Luego mientras se va tocando en el ensayo, revisar la afinación constantemente con el afinador electrónico, con el fin de ir haciendo los ajustes adicionales necesarios.

Ejecución: Tocar cada cuerda, revisar su altura con un afinador electrónico y mover las clavijas correspondientes para realizar los ajustes necesarios.

Monitoreo y control: Cuando cada una de las cuerdas estén afinadas habrá que tocar algunos acordes para confirmar la afinación global. Revisar el tiempo cada dos cuerdas que afinemos para confirmar que estamos dentro del horario.

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FASES DEL CICLO DE VIDA EN PROYECTOS

Como podemos ver, para un micro proyecto de alcance simple, todo el proceso de manejo del proyecto ocurre de forma simple... Si para este tipo de proyecto manejáramos herramientas de proyecto mas sofisticadas lo único que haríamos seria entorpecer el proceso con cronogramas estrictos y revisiones extensas de monitoreo y control.

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ACTIVIDAD EN CLASE - 20 minutos - Archivo formato PDF

Escojer o al menos preseleccionar un proyecto predictivo de alcance medio con el que puedan trabajar todo el resto de las sesiones en lógica de inicio y planificación (5 min)

01

¿Como especula que seria el manejo de la triple restricción en el proyecto elegido? (5 min)

02

Escoger el ciclo de vida de proyecto mas apropiado y justificar la decisión. (5 min)

03

Identificar rápidamente como serian las actividades y/o tareas básicas a desarrollar en cada una de las fases del proyecto (5 min)

04

Lectura de apoyo

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RIESGOS DE MANEJO INSUFICIENTE DE PROYECTOS

Cuando los proyectos no son manejados de forma cercana, los creadores generalmente se lanzan de manera directa ala ejecución y empiezan a actuar de manera reactiva. El manejo deliberado de un proyecto mejorará casi todo esfuerzo o la menos el riesgo de que algo salga mal. Cuando no hay un manejo correcto de un proyecto, y tenemos un equipo de trabajo no experimentado en las metodologías de proyecto, la insuficiente planeación se convertirá al final en un resultado de consecuencias negativas. He aquí las 3 típicas consecuencias mas brutales cuando hay insuficiente planeación de proyecto:

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RIESGOS DE MANEJO INSUFICIENTE DE PROYECTOS

La visión no es clara. Esto puede resultar en la necesidad de una revisión masiva. Adicionalmente el resultado podría resultar muy incoherente, lo que haría difícil el proceso de encontrar una audiencia y/o un mercado donde pudiera circular. Por lo general los proyectos mal planificados o poco planificados terminan siendo desechados o menos preciados por el publico.

El resultado es un presupuesto muy elevado, retrasos en las entregas y una calidad muy regular.

El proyecto se vuelve desalentador para el creador y/o muy complicado de terminar. Por lo tanto, la ejecución nunca es completada. El proyecto permanece a medio terminar, arrumado entre un montón de papeles en un armario.

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NIVELES DE MADUREZ EN EL MANEJO DE PROYECTOS

El siguiente es llamado un modelo de madurez en la capacidad de ejecución de proyectos. Esta escala esta diseñada solamente para darnos una idea de en que deberíamos enfocarnos para ir mejorando nuestras habilidades en la medida que vamos realizando proyectos.

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ACTIVIDAD EN CASA - 4 horas - Archivo formato PDF - subir al foro TRIPLE RESTRICCIÓN ubicado en la SEMANA 3 en el aula virtual

Traer la actividad hecha en clase en un documento PDF, en limpio, corregida y mejor elaborada + las actividades Y/O TAREAS a desarrollar en cada una de las fases (Iniciación, planeación, ejecución, monitoreo – control y cierre) de lo que seria el posible PA4. Adicionalmente contestar de forma concreta contestar las siguientes preguntas: ¿qué es? ¿qué tipo de experticias necesito en mi equipo de proyecto? ¿por qué necesito hacer este proyecto? ¿cómo seria exitoso este proyecto? Desde su propia perspectiva y desde la perspectiva del público, mercado o ámbito al que usted quiere afectar. Describa sus metas y preocupaciones de las 5 fases anticipadas de su proyecto: Inicio, planificación, ejecución, monitoreo – control y cierre. ¿Que riesgos usted imagina que podría tener este proyecto? ¿Tiene algunas ideas para mitigarlo? Considere su propio nivel de experiencia en el manejo de proyectos. ¿cuál sería el siguiente paso para mejorar sus habilidades en esta área? ¿cuál sería el siguiente paso que usted tendría que dar para mover el proyecto hacia adelante?

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Jennifer Whitt - Basics for Beginners: 13 Simple Project Management Tips

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Extraido del artículo: Enfoque Adaptativo o predictivo, ¿cuál elegir?, Autor Juan Luis Vila Grau

GRACIAS!

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Teaching and mentoring As a project manager, you can serve as a mentor to your team. When you take the time to fully explain the expectations, you eliminate rework, confusion, and frustration. Mentoring and teaching others the lessons that you, as a project manager, have learned allows your team to make better choices and build on your experience. Mentoring also involves supporting each individual on your team in meeting expectations and helping them to exceed their own sense of personal potential. Building relationships Relationships are everything! Getting to know your team members lets them know that you care about them as people, not just as employees. Taking the time to build relationships with your customers, clients, vendors, and other stakeholders is equally important. Dedicate time to check in with people. Pay attention to the insights they offer you about their work style since their actions can inform how to most effectively interact with them. Ask about their lives beyond the project, and then follow up on those discussions later on to show your interest. When you foster these relationships, you are all more invested in the success of your project. Controlling change The American novelist Louis L’Amour wrote, “The only thing that never changes is that everything changes.” This applies to projects as well. Projects change as you continue to understand the expectations and the needs of your stakeholders. As a project manager, you need to remain flexible and adjust to the stakeholders’ needs. However, it is also important to protect your team from constant change and rework. A good way to do this is by documenting the initial expectations of the project and clearly identifying the changes being requested. It is also helpful to understand the budget and schedule impact of the changes and make sure that the stakeholders understand those impacts. As the project manager, you are responsible for protecting your team. Empowering your team We all enjoy being heard and appreciated in our careers. Giving your team the ability to work directly with the stakeholders and their teams lets them know that you trust and believe in their skills! One of the best things about empowering your team is getting fresh ideas and passionate employees willing to help find solutions to problems. Another way you can empower your team is by delegating responsibilities to them, allowing them to make some decisions for the project, and using their input in the planning and execution of the project. Effective mentoring often leads to more empowered teams. Communicating status and concerns As a project manager, communication is everything. With effective communication, you can work together with your team to find solutions to challenges. The project manager sets the tone for the project. Maintaining an open door policy and building trust within your team and among stakeholders—all while staying positive—will help the success of the project. Key takeaway You have learned that project managers may be responsible for teaching and mentoring project team members, building relationships with the team and various stakeholders, controlling change and the impact to the project, empowering team members to make decisions, and communicating status and potential concerns. These interpersonal responsibilities can be just as important to the success of your projects as your more concrete responsibilities, like scheduling and budgeting.