PRESENATACIÓN LEY 594 DE 2000 Y ACUERDO 042 DE 2002

LEY 594 DE 2000

TITULO I: OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTICULO 1: El objetivo de la ley es establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTICULO 2: La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ARTICULO 4:

ARTICULO 3:

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titulo iisistema nacional de archivos, organos asesores,coordinadores y ejecutores.

ARTICULO 5:

ARTICULO 6:

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T I T U L O IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ARTÍCULO 12: Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

ARTÍCULO 11: Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos.

ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos.

ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.

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ARTÍCULO16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas.tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación.

ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados,

ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo

ARTÍCULO17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia.

ARTÍCULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos.

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T I T U L O V GESTION DE DOCUMENTOS Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012

ARTÍCULO 21: Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes.

ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total.

ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.

ARTICULO 23

ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental.

ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones

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T I T U L O VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado.

ARTÍCULO 28: La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano.

ARTÍCULO 29: Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico,las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento

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T I T U L O VII SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos en los siguientes terminos. a) Motivos legales;b) Procesos técnicos; c) Exposiciones culturales.

ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

T I T U L O VIII CONTROL Y VIGILANCIA Reglamentado por el Decreto Nacional 106 de 2015.

ARTÍCULO 33: Organo competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural.

ARTÍCULO 32: Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley.

ARTÍCULO 35:

ARTÍCULO 34: Normalización, El Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos.

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T I T U L O XI CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad

ARTÍCULO 46: Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos.En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio.

ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

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ACUERDO 042 DE 2002

Al iniciar con el acuerdo 042 de 2002 este nos habla de los criterios para la organización de los achivos de gestión de las empresas públicas y privadas señalando las funciones del Archivo General De La Nación algunas leyes y artículos que ayudan a la mejor organización, conservación y dispocisión final de los documentos.

Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia

Artículo 2: Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental.

Artículo 1: Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión.

ARTICULO 4:

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ACUERDO 042 DE 2002

Artículo 5: Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte.

Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo

a Artículo 8. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Artículo 7º. Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.

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