LEY 594 DE 2000 (Julio 14)
Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014. es por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, esta ley establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.
El Congreso de Colombia decreta
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T I T U L O I
ARTÍCULO 1º
ARTÍCULO 2º
ARTÍCULO 3º
Definiciones. para los defectos de la ley: Archivo, Archivo publico, archivo privado, Archivo total, Documentos de archivos, Funcion Archivistica, Gestión documental, Patrimonio documental, Soporte documental, Tabla de retención documental y Documento original.
Objeto. Esta ley tiene el deeber de establecer las reglas y principios generales que regulan la fuución archivistica del estado.
Ambito de la aplicación. La presente comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
ARTÍCULO 4º
e. Dirección y coordinación de la función archivística f. Administración y accesoAdministración y acceso. g. Racionalidad.Racionalidad. h. Modernización.Modernización. i. Función de los archivos. j. Manejo y aprovechamiento de los archivos. k. Interpretación.Interpretación.
Principios generales. Que dirije la función archivistica:
a. Fines de los archivos. b. Importancia de los archivos. c. Institucionalidad e instrumentalidad d. Responsabilidad.
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T I T U L O II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES
ARTÍCULO 5º
El Sistema Nacional de Archivos:n la función archivística del estado: a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos. b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa d) buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán. f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
ARTÍCULO 6º
Planes y programas: a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas. b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación. c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
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T I T U L O III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTÍCULO 7º
Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en: .a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
ARTÍCULO 8º
RArchivos territoriales se clasifican en: a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
ARTÍCULO 9º
Los archivos según la organización del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.
ARTÍCULO 10º
Obligatoriedad de la creación de archivos.
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T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.
ARTÍCULO 11º
Responsabilidad.
ARTÍCULO 12º
Instalaciones para los archivos.
ARTÍCULO 13º
ARTÍCULO 14º
Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.
Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.
ARTÍCULO 15º
ARTÍCULO 16º
Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas.
Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.
ARTÍCULO 17º
Capacitación para los funcionarios de archivo.
ARTÍCULO 18º
ARTÍCULO 19º
Soporte documental.
Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.
ARTÍCULO 20º
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T I T U L O V
Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012
ARTÍCULO 21º
Programas de gestión documental.
ARTÍCULO 22º
Procesos archivísticos.
ARTÍCULO 23º
Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestión. b) Archivo central. c) Archivo histórico.
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ARTÍCULO 24º
Obligatoriedad de las tablas de retención.
ARTÍCULO 25º
De los documentos contables, notariales y otros.
ARTÍCULO 26º
Inventario documental.
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T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 27º
Acceso y consulta de los documentos.
ARTÍCULO 28º
Modificación de la Ley 57 de 1985.
ARTÍCULO 29º
Restricciones por razones de conservación.
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T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 27º
Acceso y consulta de los documentos.
ARTÍCULO 28º
Modificación de la Ley 57 de 1985.
ARTÍCULO 29º
Restricciones por razones de conservación.
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T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 30º
Documentos administrativos.
ARTÍCULO 31º
Documentos históricos.a) Motivos legales;
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.
Responsabilidad.
Responsabilidad.
Responsabilidad.
Responsabilidad.
Responsabilidad.
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T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA Reglamentado por el Decreto Nacional 106 de 2015.
ARTÍCULO 34º
ARTÍCULO 33º
ARTÍCULO 32º
Organo competente.
Visitas de inspección.
Normalización.
ARTÍCULO 35º
Prevención y sanción: a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así: a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995. c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal. d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura.
T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 46º
Conservación de documentos.
ARTÍCULO 47º
Calidad de los soportes.
ARTÍCULO 48º
Conservación de documentos en nuevos soportes.
ARTÍCULO 49º
Reproducción de documentos.
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Acuerdo 042 de 2002
Establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
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ley 594 del 2000 y el acuerdo 042 del 2002
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LEY 594 DE 2000 (Julio 14)
Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014. es por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, esta ley establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.
El Congreso de Colombia decreta
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ARTÍCULO 1º
ARTÍCULO 2º
ARTÍCULO 3º
Definiciones. para los defectos de la ley: Archivo, Archivo publico, archivo privado, Archivo total, Documentos de archivos, Funcion Archivistica, Gestión documental, Patrimonio documental, Soporte documental, Tabla de retención documental y Documento original.
Objeto. Esta ley tiene el deeber de establecer las reglas y principios generales que regulan la fuución archivistica del estado.
Ambito de la aplicación. La presente comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
ARTÍCULO 4º
e. Dirección y coordinación de la función archivística f. Administración y accesoAdministración y acceso. g. Racionalidad.Racionalidad. h. Modernización.Modernización. i. Función de los archivos. j. Manejo y aprovechamiento de los archivos. k. Interpretación.Interpretación.
Principios generales. Que dirije la función archivistica:
a. Fines de los archivos. b. Importancia de los archivos. c. Institucionalidad e instrumentalidad d. Responsabilidad.
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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
ARTÍCULO 5º
El Sistema Nacional de Archivos:n la función archivística del estado: a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos. b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa d) buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán. f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
ARTÍCULO 6º
Planes y programas: a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas. b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación. c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
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CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTÍCULO 7º
Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en: .a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito.
ARTÍCULO 8º
RArchivos territoriales se clasifican en: a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
ARTÍCULO 9º
Los archivos según la organización del Estado. a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Organos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos.
ARTÍCULO 10º
Obligatoriedad de la creación de archivos.
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ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.
ARTÍCULO 11º
Responsabilidad.
ARTÍCULO 12º
Instalaciones para los archivos.
ARTÍCULO 13º
ARTÍCULO 14º
Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.
Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.
ARTÍCULO 15º
ARTÍCULO 16º
Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas.
Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.
ARTÍCULO 17º
Capacitación para los funcionarios de archivo.
ARTÍCULO 18º
ARTÍCULO 19º
Soporte documental.
Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.
ARTÍCULO 20º
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Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012
ARTÍCULO 21º
Programas de gestión documental.
ARTÍCULO 22º
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ARTÍCULO 23º
Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestión. b) Archivo central. c) Archivo histórico.
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Obligatoriedad de las tablas de retención.
ARTÍCULO 25º
De los documentos contables, notariales y otros.
ARTÍCULO 26º
Inventario documental.
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ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 27º
Acceso y consulta de los documentos.
ARTÍCULO 28º
Modificación de la Ley 57 de 1985.
ARTÍCULO 29º
Restricciones por razones de conservación.
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ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
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ARTÍCULO 29º
Restricciones por razones de conservación.
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ARTÍCULO 30º
Documentos administrativos.
ARTÍCULO 31º
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ARTÍCULO 33º
ARTÍCULO 32º
Organo competente.
Visitas de inspección.
Normalización.
ARTÍCULO 35º
Prevención y sanción: a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así: a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995. c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal. d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura.
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CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 46º
Conservación de documentos.
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Establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
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