Identificar, conocer y conceptualizar la terminología archivística

Identificar, conocer y conceptualizar la terminologia archivística

Nixon Farid Betancourt GutierrezOrganizar Archivos de Gestión 2 Instructora: Gloria del Carmen Torres Guevara Terminología Archivística Tecnólogo en Gestión Documental Ficha 2500737 IV Trimestre SENA - Centro de Gestión Administrativa Febrero 2023

Índice

ASIENTO DESCRIPTIVO

ARCHIVÍSTICA

COLECCION DOCUMENTAL

ASUNTO

DERECHOS DE AUTOR

ARCHIVO ELECTRÓNICO

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS

INVENTARIO DOCUMENTAL

NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

COMUNICACIONES OFICIALES

Índice

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

COPIA DE SEGURIDAD

DOCUMENTO DE APOYO

DOCUMENTO FACILITATIVO

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

DIGITALIZACIÓN

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

FOLIO RECTO

ÍNDICE

FOLIAR

GUÍA

ESTANTERÍA

Índice

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

DEPÓSITO DE ARCHIVO

FONDO ABIERTO

DETERIORO

DETERIORO

CODIFICACIÓN

DISPONIBILIDAD

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ARCHIVÍSTICA

Su definición como consta en el acuerdo 027 de 2006 define la archivística como la disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

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DERECHOS DE AUTOR

Una correcta definición de lo que son los derechos de autor son aquellas normas y principios que afirman los derechos morales y patrimoniales que la ley concede a los autores la legisñación de cualquier documento.

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ARCHIVO ELECTRÓNICO

La definición que presenta el banco terminológico del AGN de un archivo electrónico da la de finición de un conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivistícos.

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ASIENT O DESCRIPTIVO

Es un conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

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ASUNTO

El Archivo General de la Nación define el concepto como el contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

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COLECCIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.

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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Es un instrumentp para la planeación de la función archivística, en el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad. Funciona como herramienta de planeación para la coordinación archivística fija importantes elementos que permiten la Planeación Estratégica para el proceso de Gestión Documental.

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NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

El SNA o Sistema Nacional de Archivos son un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

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INVENTARIO DOCUMENTAL

Estipulado como una herramienta archívistica es un instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. (Acuerdo 027 de 2006 AGN)

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COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones que se reciben o se producen en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

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CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS

Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

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COPIA DE SEGURIDAD

Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. En cortas palabras quiere decir es guardar información ya se de caracter urgente en caso de algun accidente o imprevisto.

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CUADRO DE CLASIFICACIÓNDOCUMENTAL

Está definido por el Acuerdo 027 de 2006 del AGN como un esquema donde se refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución divido por secciones, subsecciones, series y subseries. Se abrevian CCD

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DIGITALIZACIÓN

Su de finición es la técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

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DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

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DOCUMENTO DE APOYO

Documento generado por la misma oficina u otra entidad y no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

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DOCUMENTO FACILITATIVO

Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

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ESTANTERÍA

Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación

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FOLIAR

Acción de enumerar las folios de un expediente de manera consecutiva.

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GUÍA

Sirve o se usa como instrumento de consulta describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

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ÍNDICE

Se listan de manera alfabética, nuemricamente, onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

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TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Son aquellas que se les asigna un tiempo de conservación en el archivo central, o una disposición final. Se abrevian como TVD

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FOLIO RECTO

Primera cara de un folio, que es la que se enumera eso se le conoce ante el Archivo General de la Nación como Folio Recto.

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FONDO ABIERTO

Un fondo abierto es un conjunto de documentos de personas naturales o jyrídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

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CODIFICACIÓN

Cuando decimos que tenemos codificar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, nos referimos a codificar los formatos de los documentos, para esto, debemos establecer una edición del formato que se encuentra asociada a una fecha concreta de aplicación de dicho formato.

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

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DEPÓSITO DE ARCHIVO

Es una zona especialmente equipada y adecuada para almacenar y conservar documentos de archivo

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DETERIORO

Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material , causada por envejecimiento natural u otros factores.

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DISPONIBILIDAD

El término de disponibilidad de la información implica la adopción de sistemas que puedan garantizar el ingreso a las personas que cuenten con las credenciales requeridas

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DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de infoormación producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

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DOCUMENTO ORIGINAL

Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

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DOCUMENTO PÚBLICO

Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con el organigrama de la entidad (fondo,sección, series, etc...)

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COPIA AUTENTICADA

Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

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CUSTODIA DE DOCUMENTOS

Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

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DOCUMENTO ANÁLOGO

Recurso que contiene básicamente información de texto, en el caso del impreso, o de imagen y sonido en el caso de las películas, fotografías, discos y otros. Algunos requieren un aparato de lectura, mientras que el papel puede ser visualizado directamente

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DOCUMENTO ESENCIAL

Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

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EXPEDIENTE

Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

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EXPEDIENTE ElECTRÓNICO

Corresponde a datos incrustados en documentos electrónicos tales como fotografías, películas, audios, y otros contenidos digitales y constituyen un medio seguro para certificar el origen, propiedad y autenticidad de los activos digitales.

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EXPEDIENTE FÍSICO

Compuestos únicamente por documentos en soporte físico

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EXPEDIENTE FÍSICO

Expediente conformado por documentos de archivo análogos y electrónicos, que corresponden a un mismo asunto, conservados en sus soportes nativos, manteniendo su vínculo archivístico.

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TESTIGO DOCUMENTAL

Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

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FONDO CERRADO

Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

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FONDO DOCUMENTAL

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

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GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

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RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

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RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

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REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

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SUBSERIE

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

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TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

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FECHAS EXTREMAS

Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

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FIRMA ELECTRÓNICA

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son: Identificar al firmante de manera inequívoca.

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FOLIO

El archivo general de la Nación lo define como hoja

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FONDO ACUMULADO

Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

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FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIÓN

Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”.

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FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

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GOBIERNO EN LÍNEA

Gobierno en Línea es una estrategia definida por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1151 de 2008, que pretende lograr un salto en la inclusión social y en la competitividad del país a través de la apropiación y el uso adecuado de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (T.I.C).

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HABEAS DATA

El derecho de hábeas data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

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HUELLA DIGITAL

Una huella digital (a veces llamada sombra digital o huella electrónica) se refiere al rastro de datos que dejas cuando usas Internet. Esto incluye los sitios web que visitas y los correos electrónicos y la información que envías en línea.

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INDEXACIÓN

La indexación de documentos es un sistema de gestión de la información que identifica y registra una serie de atributos específicos de un documento para que su recuperación sea más fluida, rápida y sencilla.

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INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

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INSTRUMENTO DE CONSULTA

Documento sobre cualquier soporte,publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación

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LEGAJO

Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

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LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

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MANUSCRITO

Documento elaborado a mano

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MEDIO MÁGNETICO

se entiende como medio magnético a un dispositivo que utiliza materiales magnéticos para archivar información digital.

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METADATOS

Son un conjunto de datos que describen el contenido informativo de un recurso, de archivos o de información de los mismos.

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MICROFILMACIÓN

Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

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MIGRACIÓN

Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.

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MOBILIARIO DE ARCHIVO

Son todos los elementos físicos destinados a la conservación de la documentación en la empresa.

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NOTIFICACIÓN

Es la diligencia mediante la cual se procura enterar de la forma más amplia posible al interesado o interesados sobre el acto administrativo, permitiéndole conocer su contenido.

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NO REPUDIO

Es un servicio de seguridad que permite probar la participación de las partes en una comunicación.

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ORGANIGRAMA

Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

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PATRIMONIO DIGITAL

Consiste en recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de los seres humanos. Comprende todos recursos de carácter cultural, educativo, científico o administrativo e información técnica, jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente en formato digital o se convierten a éste a partir de material analógico ya existente. Los objetos digitales pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginas Web, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente

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PATRIMONIO DOCUMENTAL

Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

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¡Muchas gracias!