U5 RET

Unidad 5: Reuniones. Concepto y elementos básicos

Irene Comesaña del Río

@ireneecofol

RELACIONES EN EL EQUIPO DE TRABAJO

Índice

01. ¿Qué es una reunión?

04. Objetivo y temática

02. Concepto y caracteres

03. Elementos que forman parte de las reuniones

06. ¿Cómo se organiza una reunión?

05. Tipos de reuniones

08. Comportamiento y carácter de los participantes

07. Medios y pautas para organizar reuniones

Objetivos

• Identificar los principales caracteres que tienen las reuniones de trabajo. • Analizar los diversos tipos de reuniones que suelen ser frecuentes en el mundo laboral. • Describir las principales etapas de desarrollo de una reunión. • Desarrollar un plan para organizar una reunión. • Seleccionar diversas técnicas de trabajo de grupos que pueden aplicarse al desarrollo de las reuniones de trabajo.

Ideas claves

a) ¿Has participado alguna vez en una reunión? ¿De qué tipo? b) ¿Estaba bien planificada? ¿Fue corta o larga? c) ¿Conseguisteis los objetivos marcados? d) Al finalizar, ¿con qué impresión te quedaste? e) ¿Volverías a participar en esa reunión?f)¿Has organizado tú alguna reunión? f) ¿Qué es una reunión?

CUENTO INICIAL

• ¿Qué son los ladrones del tiempo? ¿Los tenemos identificados? • ¿Qué diferencia hay entre urgente e importante? • ¿Cómo afecta cada uno a las reuniones?

“No hay ningún viento favorable para el que no sabe a qué puerto se dirige “.

Arthur Schopenhauer

01. ¿Qué es una reunión?

• Solucionar problemas entre personas o grupos. • Recabar o transmitir información. • Fomentar el contacto entre trabajadores. • Generar ideas sobre productos o servicios. • Desarrollar cursos de formación. • Tomar decisiones.

Las reuniones son realmente importantes para satisfacer la necesidad de contacto con los demás y facilitar la adhesión e integración de las personas en grupos de diferente carácter, ya sea laboral, personal o recreativo.

02. Concepto y caracteres

conjunto de personastema común proceso tiempo determinado espacio adecuado

03. Elementos que forman parte de las reuniones

C. Tiempo

A. Sujetos

Para convocar la reunión y el que se va a emplear en la reunión

Quien convoca y quien acude

B. Objeto

D. Lugar

Motivo de la reunión

Distancia entre los participantes, amplitud, la luz o la distribución de la sala

03. Elementos que forman parte de las reuniones

04. Objetivo y temática

Objetivos

Cuando hablamos de objetivos de una reunión nos estamos refiriendo a lo que pretendemos conseguir al llevarla a cabo. -Específicos -Particulares

Tema

Cuando hablamos de temática de una reunión nos estamos refiriendo al asunto concreto del que se va a hablar.

05. Tipos de reuniones

A) SEGÚN EL NÚMERO DE PARTICIPANTES

-Pequeñas, medianas y grandes

B) SEGÚN SU FRECUENCIA

-Esporádicas o duración continuada

C) SEGÚN SU CONTENIDO O TEMÁTICA

-Información descendente, ascendente u horizontal

D) OTROS TIPOS DE REUNIONES

-Reuniones de solape -Reuniones para formar un equipo de trabajo. -Eventos corporativos

06. ¿Cómo se organiza una reunión?

06. ¿Cómo se organiza una reunión?

A) PLANIFICACIÓN

•Establecer los objetivos. •Valorar si es conveniente realizar la reunión. •Tomar la decisión de realizar o no la reunión

06. ¿Cómo se organiza una reunión?

B) PREPARACIÓN

Concretar el programa de trabajo o preparar el orden del día de la reunión. • Elegir el lugar de reunión. • Recopilar toda la información •Ponentes •Duración •Realizar y enviar la convocatoria

06. ¿Cómo se organiza una reunión?

C) EJECUCIÓN

•Acoger a los participantes. •Presentar la cuestión, asunto o tema sobre el que versará la reunión. • Repartir la documentación cuando sea necesario. •Moderar y exigir conclusiones.

COORDINADOR

06. ¿Cómo se organiza una reunión?

D) RESUMEN Y REGISTRO

•Asistentes. •Temas tratados. •Posturas de las personas que han participado. •Acuerdos que se han adoptado. •Señalar si los acuerdos se han adoptado por unanimidad o por mayoría. •Indicar quién se va a encargar de hacer o desarrollarlos acuerdos tomados y las fechas para que se realicen. •Fecha de la próxima reunión si fuera necesaria.

06. ¿Cómo se organiza una reunión?

E) EVALUACIÓN

Observar si se han cumplido los objetivos planteados . Ver si la reunión se ha desarrollado según lo previsto. Detectar fallos

07. Medios y pautas para organizar reuniones

A) RECURSOS ECONÓMICOS

B) RECURSOS HUMANOS

•Estimación de gastos e ingresos

•Un coordinador. •Un responsable por cada área. •Un moderador. •Un secretario.

C) RECURSOS TÉCNICOS

C) RECURSOS FÍSICOS

•Audiovisuales: pizarra digital, teléfono, proyector, ordenador, diapositivas, transparencias, videos, paneles informativos,...

Se han realizado estudios que demuestran que si las personas en una reunión escuchan y ven, asimilan el50 % de lo expuesto en ella, mientras que si sólo escuchan asimilan un 20 %.

08. Comportamiento y carácter de los participantes

ACTITUD POSITIVA y un alto grado de empatía con el resto de participantes

ACTITUD PASIVA debido a la timidez o inseguridad

ACTITUD NEGATIVA por sacar provecho de la situación y beneficiarse, imponer su postura y ser escuchadas o piensan que las reuniones no son necesarias

ACERCANDO EL MUNDO PROFESIONAL

ACERCANDO EL MUNDO PROFESIONAL

• Taller de prensa

• Taller de prensa

Realiza una búsqueda de noticias de actualidad donde se analicen el tejido empresarial de tu sector profesional trabajando los siguientes conceptos estudiados en la unidad:

Realiza una búsqueda de noticias de actualidad donde se analicen el tejido empresarial de tu sector profesional trabajando los siguientes conceptos estudiados en la unidad:

• • Reuniones eficaces
• • Organización de reuniones
• • Modelo de orden del día de reuniones
• • El papel del moderador en las reuniones
• • Registro de reuniones
• • Evaluación de reuniones

ACERCANDO EL MUNDO PROFESIONAL

Competencias profesionales

REUNIONES EFICACES

Graciaspor tu atención

¿Alguna pregunta?

Irene Comesaña del Río

@ireneecofol