5.1 Tipos de Control

TEMA 5Sistema de control por áreas de responsabilidad

5.1 Tipos de control

5.1.1 Sistemas de Control Administrativo

CONTENIDO TEMÁTICO

1. Importancia del Control Administrativo

2. Tipos de Control

3. Objetivo del Control Administrativo

4. Etapas para diseñar un Sistema de Control Administrativo

5. Bibliografía

IMPORTANCIA Del control ADMINISTRATIVO

Una estrategia que tienen las empresas para sobrevivir y competir ante la apertura comercial es la cultura de la calidad, que se logra al implementar un sistema de costeo basado en actividades que dará liderazgo en costos y una diferenciación.

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IMPORTANCIA Del control ADMINISTRATIVO

Ello obliga a las empresas a contar con un sistema de información que permita monitorear los logros en eficiencia y efectividad. Si efectivamente se quiere vivir esa cultura de calidad, es indispensable diseñar un excelente sistema de control administrativo.

IMPORTANCIA Del control ADMINISTRATIVO

El control administrativo debe ser el proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en función de los objetivos planeados por la organización.

IMPORTANCIA Del control ADMINISTRATIVO

Es errónea la idea, de que un sistema de control administrativo sólo es útil para diagnosticar fallas; también muestra los aciertos de la administración, con el fin de que se capitalicen en planes futuros. Resulta vital conocer las fallas y los aciertos para lograr una superación constante. Se alcanzará esa superación en la medida en que se posea un sistema de información que permita ejercer un buen control administrativo.

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TIPOS De control

Los tres sistemas más utilizados para ejercer el control administrativo:

• Control Guía y direccional.
• Control Selectivo.
• Control después de la Acción

TIPOS De control

• Control Guía y direccional.

Un vuelo espacial donde se planean y se aplican acciones correctivas antes del alunizaje. Durante el vuelo se van aplicando acciones correctivas que previamente fueron estudiadas. No se espera estudiarlas hasta que aparecen los problemas, ya que sería inoportuno llegar a ese punto para corregir el curso de la acción.

Concepto

Los resultados se pueden predecir y las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operación.

Ejemplo

TIPOS De control

• Control Selectivo.

Como ejemplo de este método se encuentra el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de producción masiva.

Concepto

Consiste en la verificación de muestras de una operación específica con el fin de detectar si cumple los requisitos revistos, y de esta manera determinar si se puede continuar con el proceso.

Ejemplo

TIPOS De control

• Control después de la Acción.

Los presupuestos son el ejemplo típico de este sistema de control.

Concepto

Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido.

Ejemplo

OBJETIVO DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

DIAGNOSTICAR

El control administrativo es una herramienta que durante la actuación o toma de decisiones de la administración permite descubrir áreas problema o áreas de aciertos, para corregir una situación o capitalizar un acierto. La finalidad del control administrativo es preventiva más que correctiva.

OBJETIVO DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

COMUNICACIÓN

Otro de los objetivos básicos del control es proporcionar un medio de comunicación entre las personas que integran la organización. Esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleven a cabo dentro de la empresa.

OBJETIVO DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

MOTIVACIÓN

El ser humano necesita ser estimulado, requiere incentivos para que contribuya al logro de los objetivos de la compañía. Normalmente, el personal involucrado rechaza todos los sistemas de control administrativo. Por excelente que sea la herramienta que se va a implantar, se debe motivar a todoslos afectados a identificar dicha herramienta como un medio de superarse y desarrollarse.

OBJETIVO DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

MOTIVACIÓN

Más que para beneficiar a la empresa, es necesario hacer notar que esta nueva herramienta servirá de termómetro para indicar las fallas o aciertos del personal.Lo más importante, al implantar cualquier sistema de control, es el convencimiento del personal de la bondad de la herramienta puesta a su servicio, ya que una vez aceptado el nuevo sistema por los empleados su implantación es sencilla y exitosa.

Etapas para diseñar:Sistema de Control Administrativo

Definición de los resultados deseados

El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro. Una vez más queda demostrada la interacción entre planeación y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables.

Etapas para diseñar:Sistema de Control Administrativo

Determinación de las predicciones que guiarán hacia los resultados deseados

Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudarán a la obtención de los resultados deseados.Los elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones respecto a lo planeado y corregir oportunamente las fallas.

Etapas para diseñar:Sistema de Control Administrativo

Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados

Lo que se pretende en esta etapa es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados, de manera que se vea por simple comparación cuándo se debe aplicar una acción correctiva.

Etapas para diseñar:Sistema de Control Administrativo

Especificación de flujo de información

El éxito de un sistema de información para ejercer el control administrativo dependerá de aplicar la filosofía de la calidad del servicio; habrá que preguntarle a cada responsable de las áreas de línea, lo siguiente:• ¿Qué indicadores quieres que se te informen? • ¿Cada cuándo quieres que se te envíen? • ¿Cómo quieres que se te presenten?

Etapas para diseñar:Sistema de Control Administrativo

Especificación de flujo de información

Para ello, se necesita distinguir entre dos grupos diferentes de usuarios de la información: • Quiénes toman decisiones dentro de la línea. • Quiénes no toman decisiones dentro de la línea. Los primeros actúan en forma rápida, ya que son los que tienen mayores conocimientos sobre determinado problema y sin duda habrán de lograr encauzar determinada actividad.

Etapas para diseñar:Sistema de Control Administrativo

Especificación de flujo de información

El flujo de información para el segundo grupo dependerá de la función que cumpla dentro de la organización, ya que generalmente no está en el campo de la toma de decisiones, sino en planeación o estudio de problemas específicos.

Etapas para diseñar:Sistema de Control Administrativo

Evaluación y aplicación de la acción correctiva

Antes de iniciar la acción correctiva se requiere un análisis de cada elemento predictivo para detectar dónde se encuentra realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio. Junto con el análisis anterior se deben evaluar las diferentes acciones correctivas quepueden emprenderse para solucionar los problemas, discutiendo las ventajas y desventajasde cada una.

Etapas para diseñar:Sistema de Control Administrativo

Evaluación y aplicación de la acción correctiva

La elección final y aplicación de la acción correctiva deben ser responsabilidad del ejecutivo de línea, de modo que dicha acción no perturbe la secuencia normal de actividades. En esta etapa, el administrador debe preguntarse si es imprescindible planear nuevamente

Capítulo 10 del libro de texto

BIBLIOGRAFIA

• Ramírez Padilla, D. N. (2008). Contabilidad Administrativa. Mc GrawHill. México. • Garrison, R. H., Noreen, E. W., Brewer, P. C., Padilla, D. N. R., & Morales, J. D. (2007). Contabilidad administrativa (p. 879). McGraw-Hill. • Backer, M., Jacobsen, L., & Padilla, D. N. R. (1983). Contabilidad de costos. McGraw Hill. • Ramírez Padilla, D. N. Temas de Estudio Seleccionados del texto de Contabilidad Administrativa”. UMSA, sf. • Backer, M., Jacobsen, L., & Padilla, D. N. R. (1993). Contabilidad de Costos. Un enfoque administrativo para la toma de decisiones. Editorial McGraw-Hill.

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