BOLETÍN 10 PD 2023

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Gestión documental

para evitar la pérdida de información

Índice de contenidos

Foliación

Asigna un número en la esquina superior derecha de cada documento con lápiz

Elabora un índice de contenidos utilizando el número de folio y ubícalo en la portada de la carpeta: Folio 1 = acta reunión 28/05/2022 Folio 2 = informe de auditoría Folio 3 = planilla mes mayo

Organización y digitalización

• Organiza tus documentos cronológicamente (los más antiguos se ubican al final de la carpeta)
• Puedes organizarlos por asuntos o por tipo de documento. En caso de que un documento tenga anexos, déjalos seguidos.
• Escanea los documentos importantes para garantizar su conservación. Organízalos en carpetas por años y asuntos para facilitar la consulta.
• Haz copia de seguridad en una nube.

Ocultar datos personales en papel reutilizable

Manual de gestión documental

Cuando utilices papel de reciclaje, verifica si en él aparecen datos personales y ráyalos para proteger la información de los demás.

Elabora un manual o un documento con instrucciones para que el siguiente encargado del archivo tenga conocimiento sobre tu metodología de organización.

No debes:

Legajar demasiados documentos en una sola carpeta

Dejar que entre luz solar directa a los documentos

Usar carpetas en mal estado

Consumir alimentos o bebidas cuando estés manejando documentación

• Verificar qué documentos se pueden eliminar o en dónde deben ser archivados.
• Retirar ganchos y objetos metálicos innecesarios de los documentos.
• Notificar si detectas humedad, goteras o insectos en el archivo.

RECUERDA: