Formation Outlook

Optimisez votre efficacité et la gestion de vos emails avec Outlook

Document pédagogique

Commencer

PARTIE 1

Les fiches techniques

C'est Parti !

Sommaire

Suite

Planifier la synchronisation des emails

Créer un nouveau dossier

Ajouter un dossier aux favoris

Supprimer les pop-up pour rester concentré

Les règles de la messagerie

Personnaliser le volet de lecture

10

Systématiser le contrôle de l'orthographe + grammaire

Gérer les urgences et priorités !

Mettre en place un code couleur - Message en CC

11

Lutter efficacement contre les SPAM

12

Classement des emails en 3 dossiers

La signature email

Retour

Sommaire

19

13

Gérer efficacement les accusés de lecture/ réception

Renvoyer un message en 1 clic

20

Sélectionner les destinataires des réponses

Intégrer un suivi pour les destinataires

14

21

Associer une date d'expiration à vos emails

15

Suivre les messages reçus

22

16

Gérer l'archivage des dossiers

Planifier vos relances email

23

17

Archivage/ Créer des règles spécifiques

Créer des raccourcis clavier

18

24

Utilisation des modèles + Modèles en 1 clic

Signaler vos réponses dans les historiques des emails

+ 15 fiches techniques additionnelles

Planifier la synchronisation des emails

OUVRIR

Planifier la synchronisation des emails

Étape 1

Se rendre en haut à gauche sur l'onglet "Fichier"Ensuite, cliquez sur "Options"Une fenêtre s'ouvre et appuyez sur "Options avancées" Sur la droite de la page, vous verrez "Envoyer/Recevoir" Cliquez sur ce bouton

Étape 2

Cochez les cases selon vos préférences

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Supprimer les pop-up pour rester concentré

OUVRIR

Supprimer les pop-up pour rester concentré

Étape

Se rendre en haut à gauche sur l'onglet "Fichier"Ensuite, cliquez sur "Options"Une fenêtre s'ouvre, et appuyez sur "Courrier" Vous pourrez ensuite modifier vos préférences dans la rubrique "Réception des messages"

FIN

Remarque

Les cases sont cochées par défautA vous de désactiver celles de votre choix Idéalement : toutes les désactiver.

Passsez à l'astuce suivante

Personnaliser le volet de lecture

OUVRIR

Personnaliser le volet de lecture

Étape : désactiver le volet

Se rendre en haut à droite sur l'onglet "Affichage" Ensuite, cliquez sur "Volet de lecture"Puis sur "Inactif"

FIN

Remarque

Cette procédure est à réaliser pour chaque dossier existant y compris pour les nouveaux dossiers créés.

Passsez à l'astuce suivante

Systématiser le contrôle de l'orthographe + grammaire

OUVRIR

Systématiser le contrôle de l'orthographe + grammaire

Étape 1

Se rendre en haut à gauche sur l'onglet "Fichier"Ensuite, cliquez sur "Options" puis "Courrier" Sur la fenêtre à droite, allez sur le premier paragraphe "Composition des messages"

Étape 2 : la correction de la grammaire

Pour aller plus loin, cliquez sur le bouton "Orthographe et correction automatique"

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Lutter efficacement contre les SPAM

OUVRIR

Lutter efficacement contre les SPAM

Étape 1

Se rendre en haut à gauche sur l'onglet "Accueil" Ensuite, cliquez sur "Courrier indésirable" Puis, appuyez sur "Options du courrier indésirable..."

Étape 2

Une nouvelle fenêtre de paramétrage s’affiche, choisissez le niveau de filtre adapté (élevé)

FIN

Passsez à l'astuce suivante

La signature email

OUVRIR

La signature email

Étape 1

Se rendre en haut à gauche sur l'onglet "Fichier" Ensuite, cliquez sur "Options" Une fenêtre s'ouvre et appuyez sur "Courrier" Sur la fenêtre à droite, allez sur le premier paragraphe "Composition des messages" Puis, Signatures...

Étape 2

Créer la signature (traitement de texte) si nécessaire intégrer des images ou des liens Internet

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Créer un nouveau dossier

OUVRIR

Créer un nouveau dossier

Étape :

Se rendre en haut à droite sur l'onglet "Dossier" Ensuite, cliquez sur "Nouveau dossier" à droite Choisissez le nom de votre dossier ou sous dossier ainsi que son emplacement

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Ajouter un dossier aux favoris

OUVRIR

Ajouter un dossier aux favoris

Étape : désactiver le volet

Après avoir créer un dossier, cliquez droit avec la souris Puis, commande et séletionner "Afficher dans les favoris" Le dossier apparaît ainsi dans cette fenêtre

FIN

Remarque

Si vous souhaitez supprimer le dossier des favoris, lorsque vous ferez un clic droit sur le dossier, pensez bien à cliquer sur supprimer des favoris et non supprimer le dossier.

Passsez à l'astuce suivante

Les règles de la messagerie

OUVRIR

Les règles de la messagerie

Étape 1

Se rendre en haut à gauche sur l'onglet "Fichier"Ensuite, cliquez sur "Gérer les règles et les alertes" (3ème icône) Une fenêtre apparait, appuyez sur "Nouvelle règle"

Étape 2

Une nouvelle fenêtre apparaît, décomposant le rôle des règles en 2 sections.

Suite

Passsez à l'étape suivante

Les règles de la messagerie

Après 1 clic sur suivant, vous allez pouvoir apporter une multitude de paramètres supplémentaires et d'exceptions.

Après 2 clics sur suivant, vous aurez le choix de mettre en place la nouvelle règle créée soit dès maintenant ou plus tard.

Étape 3

A partir de cette fenêtre, vous allez choisir la fonction principale de votre règle, puis apporter un premier niveau de précision.

FIN

Passsez à l'astuce suivante

10

Gérer les urgences et priorités !

OUVRIR

10

Gérer les urgences et priorités !

Étape

Notifier au destinataire l'urgence du message via un "!" précédent le message. Lors de l'envoi d'un email : cliquez sur la commande "!"Le destinataire recevra alors ce message (l'image de droite).

FIN

Passsez à l'astuce suivante

11

Mettre en place un code couleur - Message en CC

OUVRIR

11

Mettre en place un code couleur - Message en CC

Étape 1

Étape 2

Se rendre en haut à droite sur l'onglet "Affichage" Ensuite, cliquez sur "Paramètres d'affichage" à gauche Puis, une fenêtre apparait, appuyez sur la commande "Mise en forme conditionnelle"

Une autre fenêtre s'ouvre, cliquez sur "Ajouter" Ensuite, nommez la fonction Puis, définissez la couleur souhaitée

Suite

Passsez à l'étape suivante

11

Mettre en place un code couleur - Message en CC

Étape 3

Cochez la case "Où mon nom apparaît"Pour finir, sélectionnez le bon menu Puis cliquez sur OK en bas de la fenêtre

FIN

Passsez à l'astuce suivante

12

Classement des emails en 3 dossiers

OUVRIR

12

Classement des emails en 3 dossiers : Fiche 1

Dossier

Étape 1

Créer dans son arborescence les 3 dossiers suivants : Action/ A lire/ Archives. Si vous ne savez pas créer un dossier : bouton.Créer les catégories de votre choix (recommandés : Urgent/ A traiter/ Attente de réponse)

Étape 2

Créer des "boutons fonctions" pour automatiser le classement des emails : Cliquez sur "Nouveau", puis sur "Classer et déplacer"

Suite

Passsez à l'étape suivante

12

Classement des emails en 3 dossiers : Fiche 1

Étape 3

Définir les paramètres de la règle : Ex: -Déplacer vers le dossier Action (vous pouvez créer de nouveaux dossiers) -Associer la catégorie "Urgent" (vous pouvez créer de nouvelles catégories) -Marquer comme lu

Étape 4

La fonction est créée, elle apparaît dans le bandeau : "Actions rapides"

Suite

Passsez à l'étape suivante

12

Classement des emails en 3 dossiers : Fiche 1

Étape 5 : Classer par ordre de priorité

Pour classer de manière efficace, vous pouvez organiser en fonction d'ordre de priorité

Étape 6 : Classer avec la méthode 3A

Suite

Passsez à l'étape suivante

12

Classement des emails en 3 dossiers : Fiche 1

Étape 7 : Options et déclinaisons

Vous pouvez également réorganiser les boutons pour mieux vous repérer avec les flèches.

Fonctions spéciales

Vous avez la fonction "Archives" et "Suivre un message envoyé"

FIN

Passsez à l'astuce suivante

13

Gérer efficacement les accusés de lecture/ réception

OUVRIR

13

Gérer efficacement les accusés de lecture/ réception

Étape pour usage unique

Lors de l'envoi du message, allez sur l'onglet "Options" en haut à droitePuis cochez l'une ou les deux cases suivantes

Étape pour usage permanent et global

Se rendre sur l'onglet "Fichier" puis "Options" Ensuite, cliquez sur l'onglet "Courrier" Puis, appuyez sur la section "Suivi" Enfin, vérifiez qu les 2 premières cases sont cochées

FIN

Passsez à l'astuce suivante

14

Intégrer un suivi pour les destinataires

OUVRIR

14

Intégrer un suivi pour les destinataires

Étape 1

Lors de la lecture d'un email, pour engager le processus de suivi :Cliquez sur "Assurer un suivi" Puis sur "Personnalisé"

Étape 2

Une fenêtre apparaît, vous pourrez modifier la date et/ou l'heure d'échéance ainsi que la nature de l'action attendue.Selon l'échéance fixée, vous recevrez un rappel de suivi + drapeau rouge

FIN

Remarque

Vous pouvez fixer l'échéance de vos emails lors de vos envois. Le message deviendra rouge dès que l'échéance sera passée.

Passsez à l'astuce suivante

15

Suivre les messages reçus

OUVRIR

15

Suivre les messages reçus

Étape

Lors de la réception d'un message :Cliquez sur "Assurer un suivi" (petit drapeau rouge Puis fixer l'échéance souhaitée (aujourd'hui, demain, cette semaine...)

Résultat

Impact de l'action au sein du calendrier : ajout d'un rappel

FIN

Passsez à l'astuce suivante

16

Gérer l'archivage des dossiers

OUVRIR

16

Gérer l'archivage des dossiers

Étape 1

Se rendre en haut à gauche sur l'onglet "Fichier"Ensuite, cliquez sur "Option" puis "Options avancées" Dirigez vous dans la 3ème rubrique pour aller dans les "Paramètres d'archivage automatique"

Étape 2

Une fenêtre apparaît et propose de multiples options : -Paramétrer un archivage automatique de la messagerie -Archiver ou suppriler les anciens éléments -Définir le dossier de destination des éléments archivés

FIN

Passsez à l'astuce suivante

17

Archivage/ Créer des règles spécifiques

OUVRIR

17

Archivage/ Créer des règles spécifiques

Dès lors qu'un principe global d’archivage a été déterminé, il faut ensuite définir pour chaque dossier créé si celui-ci devra suivre la règle globale ou s’il devra suivre une nouvelle règle spécifique.

Étape 2

Faites un clic droit sur le dossier concerné, puis cliquez sur "Propriété" Ensuite, sélectionnez l'onglet "Archviage automatique" Puis, une fenêtre apparaît et vous pourrez choisir l'action à réaliser

FIN

Remarque

Pour déclencher l'archivage automatique manuellement, il faut aller dans l'onglet "Fichier", "Outils de nettoyage", "Archiver".

Passsez à l'astuce suivante

18

Utilisation des modèles + Modèles en 1 clic

OUVRIR

18

Utilisation des modèles + Modèles en 1 clic

Étape 1

Lors de l'envoi d’un email, sélectionnez tout le texte que vous souhaitez enregistrer comme modèle Puis cliquez sur l’onglet "Insertion", puis sur "QuickPart"

Étape 2

Cliquez sur le menu déroulant proposé "Enregistrer dans la galerie" Donnez un nom à ce modèle Cliquez sur OK

Suite

Passsez à l'astuce suivante

18

Utilisation des modèles + Modèles en 1 clic

Étape 3

Pour appeler ce modèle à l’avenir, dans un nouveau email, cliquez une première fois au sein de la zone de texte (corps du message) Puis cliquez sur l’onglet "Insertion" Ensuite appuyez sur le bouton "QuickPart" et votre modèle sera inséré dans ce nouvel email.

FIN

Modèle plus avancé : Passsez à l'astuce suivante

18

Utilisation des modèles + Modèles en 1 clic

Étapes pour un modèle avancé : Créer un modèle en pré-enregistrant la liste de diffusion et l’objet du message.

Étape 1

Étape 2

Cliquez sur "Afficher toutes les options"

Cliquez sur "Action rapide"Ensuite "Nouveau" Puis "Nouveau message à"

Suite

Passsez à l'astuce suivante

18

Utilisation des modèles + Modèles en 1 clic

Étapes pour un modèle avancé : Créer un modèle en pré-enregistrant la liste de diffusion et l’objet du message.

Étape 4 : Conception du modèle

Étape 3

Certains éléments restent à compléter comme :L'objet du message, le destinataire en CC, les destinataires en CCI, l'indicateur du message et le texte du message.

Cliquez sur "Afficher les options"

FIN

Passsez à l'astuce suivante

19

Renvoyer un message en 1 clic

OUVRIR

19

Renvoyer un message en 1 clic

Pour renvoyer un email avec les pièces jointes et les destinataires d'origine sans utiliser les fonctions "répondre" ou "transférer", il faut que vous :

Étape

Pour renvoyer un email avec les pièces jointes et les destinataires d'origine sans utiliser les fonctions "répondre" ou "transférer", il faut que vous : -Cliquez sur "Éléments envoyés" -Double-cliquez sur le message à renvoyer -Puis appuyez sur "Autres actions" (bandeau) -Enfin, cliquez sur "Renvoyer ce message"

Passsez à l'astuce suivante

20

Sélectionner les destinataires des réponses

OUVRIR

20

Sélectionner les destinataires des réponses

Étape

Lors de l'envoi d'un email : Cliquez sur l'onglet "Options" Puis, appuyez sur le bouton "Réponses directes à" Enfin, cliquez sur "Sélection des destinataires à ajouter"

FIN

Passsez à l'astuce suivante

21

Associer une date d'éxpiration à vos emails

OUVRIR

21

Associer une date d'éxpiration à vos emails

Étape

Lors de l'envoi d'un email : Cliquez sur l'onglet "Options" Puis, appuyez sur le bouton "Autres options" Enfin, vous pouvez définir la date et l'heure d'expiration de l'email

Remarque

Arrivé à date d'échéance, l'email sera grisé et rayé dans le BAL de votre correspondant.

FIN

Passsez à l'astuce suivante

22

Planifier vos relances email

OUVRIR

22

Planifier vos relances email

Étape

Lors de l'envoi d'un email : Cliquez sur l'onglet "Options" Puis, appuyez sur le bouton "Différer la livraison" Enfin, vous pouvez définir la date et l'heure d'expédition de l'email

Remarque

Attention, votre ordianteur devra être allumé et ne pas être en situation de veille. L'email restera dans la boîte d'envoi jusqu'à la date définie.

FIN

Passsez à l'astuce suivante

23

Créer des raccourcis clavier

OUVRIR

23

Créer des raccourcis clavier

Étape 1

Se rendre sur l'onglet en haut à gauche "Fichier" Puis sur "Options" Ensuite "Courrier" Enfin, appuyez sur "Options de l'éditeur"

Étape 2

Ensuite, cliquez sur "Options de correction automatique"

Suite

Passsez à l'étape suivante

23

Créer des raccourcis clavier

Étape 3

Dans la case remplacer, saisissez le raccourci (ex : MM) MM : Madame, Monsieur JSP : J'espère que vous allez bien JMP : Je me permets de revenir vers vous PEJ : Je me suis permis de glisser en pièce jointe REC : Je vous en souhaite bonne réception EXC : Je vous souhaite une excellente journée

Étape 4

Saisir le texte complet (ex : Madame Monsieur) dans la barre blanche

FIN

Passsez à l'astuce suivante

24

Signaler vos réponses dans les historiques des emails

OUVRIR

24

Signaler vos réponses dans les historiques des emails

Étape 1

Se rendre sur l'onglet en haut à gauche "Fichier" Puis sur "Options" Ensuite "Courrier" Enfin, appuyez sur "Signature"

Étape 2

Ensuite, allez dans l'onglet "Thème Personnel" Cochez la case "Marquer mes commentaires avec" en indiquant le texte affiché lorsque vous répondez dans l'historique des emails reçus.

FIN

Passsez à la partie 2

PARTIE 2

Les fiches techniques additionnelles

C'est Parti !

Sommaire

Planifier un rendez-vous unique/périodique

Ajouter sa carte de visite

Créer une tâche périodique

Planifier une réunion de travail

10

Envoyer une tâche à faire

Ajouter un nouveau contact

Afficher les tâches au sein de votre calendrier

11

Créer une nouvelle liste de distribution

12

Transformer un message en tâche

Utiliser des catégories pour classer les contacts

13

Afficher le champ "CCI" (Outlook 2010)

Solution alternative : utiliser les dossiers

Envoyer une réponse automatique aux messages entrants

14

Ajouter rapidement un contact à Outlook

+ Affiner vos critères de recherche

Planifier un rendez-vous unique/périodique

OUVRIR

Planifier un rendez-vous unique/périodique

Étape 1 : RDV unique

Utilisez le raccourci de la colonne de gauche, puis cliquez sur "Calendrier" Ensuite, cliquez sur "Nouveau Rendez-vous" Une fenêtre apparaît pour préciser le rendez-vous (Objet, localisation du RDV, date et heure de début/fin...) Possibilité de mettre un rappel (+ son à la demande)

Étape 2 : RDV périodique

Pour ajouter une périodicité à ce rendez-vous, cliquez sur "Périodicité" de cette même fenêtre.

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Planifier une réunion de travail

OUVRIR

Planifier une réunion de travail

Étape :

Au sein de l'espace "Calendrier", cliquez sur "Nouvelle Réunion" Une fenêtre apparaît, puis cliquez sur la commande "A" qui vous permet de spécifier l'adresse email des interloculteurs à mobiliser lors de la réunion. Une autre fenêtre apparaît permettant ainsi de sélectionner des adresses à partir de votre carnet d'adresses soit d'en saisir de nouvelles.

Remarque

L'ensemble des options proposées sont identiques à la mise en place des rendez-vous (page précédente).

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Ajouter un nouveau contact

OUVRIR

Ajouter un nouveau contact

Étape :

Dans la section "Contact", cliquez sur "Nouveau contact". Dans cette rubrique, il vous est possible hormis le fait de pouvoir renseigner toutes les coordonnées, d'ajouter une photo aux contacts en cliquant sur la vignette du profil. Pour ajouter d'autres informations au contact, l'onglet "Détails" est à votre disposition.

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Créer une nouvelle liste de distribution

OUVRIR

Créer une nouvelle liste de distribution

Étape 1 :

Appuyez sur "Nouveau groupe de contacts" Une nouvelle fenêtre s'affiche Sélectionnez des contacts à intégrer dans la liste en cliquant sur "Ajouter des membres" et "A partir des contacts Outlook".

Suite

Passsez à l'étape suivante

Créer une nouvelle liste de distribution

Étape 2 :

Double cliquez sur chaque contact à ajouter puis cliquez sur "OK" Donnez un nom à la liste ainsi créee puis validez.

Suite

Passsez à l'étape suivante

Créer une nouvelle liste de distribution

Étape 2 :

Lors de la rédaction d'un nouvel email, parcourez les contacts pour trouver la liste et double cliquez dessus pour l'intégrer au champ destinataire Le message est prêt à être envoyé à la liste de distribution.

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Utiliser des catégories pour classer les contacts

OUVRIR

Utiliser des catégories pour classer les contacts

Étape :

Au sein de la section contact, faire un clic droit sur le nom du contact puis choisir la commande "Classer" Ou pour sélectionner plusieurs contacts à l’aide de la touche du clavier "Ctrl" et faire un clic droit sur l’un des contacts sélectionnés pour affecter une catégorie à l’ensemble de la sélection.

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Solution alternative : utiliser les dossiers

OUVRIR

Solution alternative : utiliser les dossiers

Étape 1 :

Utilisez le clic droit sur un dossier puis "Nouveau Dossier" Définissez le nom du nouveau dossier de contact Puis dans la nouvelle fenêtre choisissez au sein du menu déroulant "Contenu du dossier" Enfin, cliquez sur "Eléments Contact"

Étape 2 :

Dès le nouveau dossier créé, ce dernier apparaîtra au sein de la section "Contact" en haut à gauche de votre fenêtre. Pour déplacer un contact d’un dossier à l’autre, il vous suffit de faire glisser le contact.

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Ajouter rapidement un contact à Outlook

OUVRIR

Ajouter rapidement un contact à Outlook

Étape :

Lors de la réception d’un email, un passage de la souris sur l’adresse email fait apparaître un pictogramme qui ouvre un menu déroulant vous permettant d’intégrer directement l’adresse email de l’expéditeur au sein de vos contacts Outlook.

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Ajouter sa carte de visite

OUVRIR

Ajouter sa carte de visite

Étape 1 :

Cliquez sur l'onglet "Fichier" puis "Options" Puis sélectionnez l’onglet "Courrier" puis "Signatures" dans le chapitre "Composition des messages" Vous obtiendrez ainsi la fenêtre ci-dessous de paramétrage de votre signature.

Étape 2 :

En cliquant sur "Carte de visite" vous aurez accès dans une nouvelle fenêtre aux cartes de visite dans vos contacts

FIN

Passsez à l'astuce suivante

Créer une tâche périodique

OUVRIR

Créer une tâche périodique

Étape :

Dans l'onglet "Acceuil", cliquez sur "Tâche" puis sur "Nouvelle tâche" Ensuite, allez sur l'icône "Périodicité" et définissez les paramètres dans la nouvelle fenêtre.

FIN

Passsez à l'astuce suivante

10

Envoyer une tâche à faire

OUVRIR

10

Envoyer une tâche à faire

Étape 1 :

Dans l'onglet "Acceuil", cliquez droit sur la tâche à envoyer puis sur "Affecter une tâche" Ensuite, cliquez sur "A" pour afficher la fenêtre de sélection du destinataire.

Suite

Passsez à l'étape suivante

10

Envoyer une tâche à faire

Étape 2 :

Définissez ensuite l'objet, les échéances et la priorité de la tâche Le destinataire va recevoir par email la demande de tâche, qu’il pourra accepter ou non. Dès que la tâche est réalisée, vous recevrez un message de reporting (2ème photo).

FIN

Passsez à l'astuce suivante

11

Afficher les tâches au sein de votre calendrier

OUVRIR

11

Afficher les tâches au sein de votre calendrier

Étape :

Cliquez sur la flèche inférieure en bas à droite de l'écran. Voici le résultat

FIN

Passsez à l'astuce suivante

12

Transformer un message en tâche

OUVRIR

12

Transformer un message en tâche

Étape 1 :

Faites glisser le message à convertir en tâche vers le bouton "Tâches" du volet de navigation.

Remarque

Si le message contient une pièce jointe que vous souhaitez inclure à la tâche, vous devez faire glisser la pièce jointe vers la tâche, séparément du message.

Dans la fenêtre de tâches qui s'ouvre, sous l'onglet "Tâche" ou "Détails", sélectionnez les "Options souhaitées".

Suite

Passsez à l'étape suivante

12

Transformer un message en tâche

Étape 2 : Suivre des tâches attribuées

Conserver automatiquement une copie des tâches attribuées et recevoir automatiquement des rapports d'état : Dans le menu Fichier, cliquez sur "Options". Cliquez sur "Options des tâches". Activez la case à cocher Conserver dans la liste des tâches une copie à jour des tâches assignées. Activez la case à cocher "Envoyer des rapports d'état" quand les tâches assignées sont achevées.

ET/OU

Afficher les tâches attribuées à d'autres personnes : Cliquez sur "Tâches". Dans le menu "Affichage", pointez sur "Réorganiser par", sur "Affichage actuel", puis cliquez sur "Affectation".

FIN

Passsez à l'astuce suivante

13

Afficher le champ "CCI"

OUVRIR

13

Afficher le champ "CCI"

Étape :

Le champ CCI permet de placer des destinataires en copie/cachée du message. Lors de la préparation d’un nouveau message allez sur "Onglet", puis "Options" et "Afficher Cci". Voici le résultat :

FIN

Passsez à l'astuce suivante

14

Envoyer une réponse automatique aux messages entrants

OUVRIR

14

Envoyer une réponse automatique aux messages entrants

Étape 1 : Créer un modèle de message de réponse

Assurez-vous que Microsoft Office Word n'est pas l'éditeur par défaut de votre messagerie. - Dans le menu "Outils", cliquez sur "Options". - Sous l'onglet "Format du courrier", sous "Format des messages", vérifiez que la case à cocher "Utiliser Microsoft Office Word 2003 pour modifier des messages électroniques" n'est pas activée. L'éditeur de messagerie Outlook prédéfini doit être l'éditeur par défaut de votre messagerie. - Dans le menu "Fichier", pointez sur "Nouveau", puis cliquez sur "Message". - Dans la fenêtre du message, dans le menu "Format", cliquez sur "Texte brut". - Lorsque le message d'avertissement s'affiche, vous informant que vous supprimez la mise en forme en cours, cliquez sur Oui. - Dans le corps du message, tapez le texte que vous souhaitez envoyer dans votre réponse automatique. - Dans la fenêtre du message, dans le menu "Fichier", cliquez sur "Enregistrer sous". - Dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous", dans la liste "Type de fichier", cliquez sur "Modèle Outlook". - Dans la zone "Nom de fichier", tapez un nom pour votre modèle de réponse, puis cliquez sur "Enregistrer".

Suite

Passsez à l'étape suivante

14

Envoyer une réponse automatique aux messages entrants

Étape 2 : Créer une règle pour envoyer une réponse automatique aux nouveaux messages

- Dans le menu "Outils", cliquez sur "Règles et alertes". - Dans la boîte de dialogue "Règles et alertes", cliquez sur "Nouvelle règle". - Cliquez sur "Démarrer à partir d'une règle vide", sur "Vérifier les messages à leur arrivée", puis sur "Suivant". - Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ? activez la case à cocher dont je suis l'unique destinataire, sélectionnez les autres critères de votre choix, puis cliquez sur "Suivant". - Sous Que voulez-vous faire de ce message ? activez la case à cocher répondre en utilisant un modèle spécifique. - Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique. - Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, dans la zone "Regarder dans", cliquez sur "Modèles" dans le fichier système. Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans la section précédente et cliquez sur "Ouvrir". - Cliquez sur "Suivant". - Si vous le souhaitez, activez les cases à cocher qui vous permettent de définir des exceptions à votre règle de réponse automatique.

Suite

Passsez à l'étape suivante

14

Envoyer une réponse automatique aux messages entrants

Étape 2 : Créer une règle pour envoyer une réponse automatique aux nouveaux messages

- Cliquez sur "Suivant". - Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique et cliquez sur "Terminer".

La règle de l'Assistant Gestion des messages répondre en utilisant un modèle spécifique permet d'envoyer une réponse automatique à tous les expéditeurs au cours d'une session. Elle permet d'éviter qu'Outlook envoie plusieurs fois la même réponse à un expéditeur qui vous a envoyé plusieurs messages. Au cours d'une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse. Si vous quittez puis redémarrez Outlook, la liste des expéditeurs qui ont reçu une réponse automatique est réinitialisée.

Remarque

Outlook doit être en cours d'exécution pour que l'Assistant Gestion des messages envoie des réponses automatiques et il doit être configuré pour vérifier régulièrement les nouveaux messages.

Passsez à l'astuce suivante

Affiner vos critères de recherche

OUVRIR

Affiner vos critères de recherche

Tableau d'exemples de recherche utiles

La syntaxe de requête de recherche, disponible lorsque la fonctionnalité "Recherche instantanée" est activée, suit cette forme simple : mot-clé:votre critère de recherche. Vous pouvez également utiliser les opérateurs logiques ET, PAS, OU, <, >, =, etc. pour affiner votre recherche. Ils sont indiqués dans le tableau. Les opérateurs logiques doivent être tapés en majuscules.

Bravo vous êtes arrivés au bout !

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de renseignements et n'hésitez pas à nous suivre et laisser un avis sur Google 😄

laisser un avis