UF519

MF0969_1 UF0519 GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL. 79 HORAS

ADGG0408 OPERACIONES AUXILIARES DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y GENERALES.

1. GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA BÁSICA

CONTENIDOS

01

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

02

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

03

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

04

OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EMPRESARIALES

05

OPERACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN Y NÓMINAS.

1.1 LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

1.1.1 ELEMENTOS, FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS

Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas son diferentes vamos a ver las diferencias que existen en cuanto a elementos básicos, funciones y características.

ELEMENTOS BÁSICOS

COMERCIALES O MERCANTILES (EMPRESAS)

OFICIALES (ADMINISTRACIÓN PÚBLICA)

- Papel normalizado. - Remitente y destinatario. - Cuerpo - Sello. Referencia al departamento emisor. - Lugar y fecha de emisión. - Firma - Escudo oficial - Espacio destinado para el número de registro de salida. - Visto bueno del superior jerárquico - Formato normalizado.

- Papel normalizado. - Remitente y destinatario. - Cuerpo - Sello. Referencia al departamento emisor. - Lugar y fecha de emisión. - Firma - Logotipo de la empresa

VS

1.1 LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

1.1.1 ELEMENTOS, FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS

COMERCIALES O MERCANTILES (EMPRESAS)

OFICIALES (ADMINISTRACIÓN PÚBLICA)

VS

1.1 LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

1.1.1 ELEMENTOS, FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS

Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas son diferentes vamos a ver las diferencias que existen en cuanto a elementos básicos, funciones y características.

FUNCIONES

COMERCIALES O MERCANTILES (EMPRESAS)

OFICIALES (ADMINISTRACIÓN PÚBLICA)

- Dejar constancia de los actos administrativos. - Servir de medio de comunicación de los actos de la Administración, tanto a otros órganos como a los ciudadanos.

- Dejar constancia de las transacciones comerciales o mercantiles sirviendo de medio de prueba legal. - Identificar actos ocurridos y servir de prueba de (entrega de mercancía a través de albarán)

VS

1.1 LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

1.1.1 ELEMENTOS, FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS

Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas son diferentes vamos a ver las diferencias que existen en cuanto a elementos básicos, funciones y características.

CARACTERÍSTICAS

COMERCIALES O MERCANTILES (EMPRESAS)

OFICIALES (ADMINISTRACIÓN PÚBLICA)

- Se interrelacionan con otros documentos dentro de un proceso (pedidos, albarán, factura...) - Justifican las anotaciones en los libros de contabilidad. - Aunque el papel está normalizado, no la distribución del contenido, que puede variar según la empresa. - Forman parte de un archivo de documentos

- Se interelacionan con otros documentos que forman un expediente administrativo. - Justifican las anotaciones en los libros de contabilidad. - Los emite un órgano o unidad administrativa que se identifica a través del firmante. - Se crean para que produzcan efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa. - Su emisión debe cumplir con unos requisitos de forma y contenido.

VS

1.1 LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

1.1.2 CLASIFICACIÓN

documentos

• Factura, factura rectificativa y tique.
• Recibo

• Solicitud de ofertas
• Pedido
• Albarán

GESTIÓN DE COMPRAVENTA

• Letra de cambio
• Pagaré
• Cheque

GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS

GESTIÓN PRODUCTIVA Y DE PERSONAL

• Orden de trabajo
• Nómina

• Publicación
• Comunicación
• Acta reunión.

• Acuerdo
• Resolución
• Notificación

GESTIÓN DE LAS DECISIONES

• Solicitud de instancia
• Declaración
• Recurso

GESTIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

1.1 LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS

1.1.3 METODOS DE REGISTRO

El registro electrónico. La mayoría de las empresas utilizan aplicaciones informáticas de gestión, normalmente bases de datos. Hay empresas que codifican los documentos con etiquetas personalizadas con códigos de barras que sustituyen al sello y registro de entrada.

En las entidades tanto públicas como privadas, deben llevar un control de la recepción y la emisión de documentos administrativos. Lo hacen en unos libros de registros ó bien en el registro electrónico. El registro consiste en: 1.- Estampar un sello en cada documento, asignando un número correlativo y poniendo la fecha de entrada o de salida. 2.- Realizar los asientos o anotaciones en los libros de registro de entrada o de salida

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

En el proceso de compraventa intervienen una serie de documentos que es necesario conocer: Previo a esos documentos hay un acuerdo entre el comprador (cliente) y el vendedor (proveedor) solicitud de PRESUPUESTO

FACTURA

Posteriormente el vendedor hace una FACTURA de todos los albaranes de ese cliente. Dependiendo de la forma de pago acordada, el vendedor recibe un RECIBO como que la factura ha sido cobrada.

ALBARÁN

Cuando la mercandía llega a su destino, el comprador comprueba que la mercancía coincide con el pedido realizado y firma el albarán y así expresa su conformidad con la operación. Tanto el comprador como el vendedor se quedan con una copia firmada.

PEDIDO

Una vez que el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo, el comprador emite un pedido detallando la mercancía y este le envía la mercancía.

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.1 EL PEDIDO: ELEMENTOS, REQUISITOS, CLASES, EMISIÓN, Y CONTROL.

La VENTA se inicia con un PEDIDO Éste puede llegar por diferentes vías: con un impreso del pedido, por carta, fax, correo electrónico, teléfono o a través de la página web de la empresa.

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.1 EL PEDIDO: ELEMENTOS, REQUISITOS, CLASES, EMISIÓN, REGISTRO Y CONTROL.

CONTROL DE LOS PEDIDOS: PEDIDOS DE COMPRAS: El comprador debe hacer un seguimiento para cerciorarse de que la mercancía va a llegar en fecha y en perfectas condiciones. PEDIDOS DE VENTAS: El vendedor debe hacer un seguimiento de los pedidos recibidos para cumplir con los plazos establecidos y con las condiciones pactadas.

HOJA DE PEDIDO

ORDEN DE COMPRA.

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.2 EL ALBARÁN Ó NOTA DE ENTREGA: ELEMENTOS, REQUISITOS, CLASES, EMISIÓN Y VERIFICACIÓN

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.2 EL ALBARÁN Ó NOTA DE ENTREGA: ELEMENTOS, REQUISITOS, CLASES, EMISIÓN Y VERIFICACIÓN

Tercer paso

Segundo paso

Primer paso

• Datos incluye un albarán:
• Identificación del vendedor y comprador.
• Fecha y número del albarán.
• Referencia al pedido del comprador.
• Medio de transporte y a cargo de quién corren los gastos.
• Lugar de entrega
• Descripción de la mercancía
• Firma del comprador conformando la mercancía y la fecha de recepción.

Cuando se recibe la mercancía, el comprador debe comprobar la misma:

• La mercancía se encuentra en buenas condiciones.
• Los artículos del albarán coinciden con los que se habían solicitado.
• Si el albarán es valorado, que los cálculos sean correctos.

Si las comprobaciones son correctas se firma y se archiva.

Una vez que se ha preparado la mercancía, se procede a su envío, previa selección del transporte: para ello hay que tener en cuenta cómo es la mercancía: volumen, coste del envío, el medio de transporte. El coste del envío es muy importante, puesto que no mejora la calidad del producto pero sí lo encarece y puede que al calcularlo no sea competivo el producto.

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.3 LA FACTURA: ELEMENTOS, REQUISITOS, EMISIÓN, VERIFICACIÓN Y RECTIFICACIÓN.

La FACTURA es el documento expedido por el vendedor que acredita la compra-venta de los bienes o la prestación de los servicios realizados al cliente.

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.3 LA FACTURA: ELEMENTOS, REQUISITOS, EMISIÓN, VERIFICACIÓN Y RECTIFICACIÓN.

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.3 LA FACTURA: ELEMENTOS, REQUISITOS, EMISIÓN, VERIFICACIÓN Y RECTIFICACIÓN.

Tercer paso

Segundo paso

Primer paso

Cuando se haya verificado y aceptado la factura, se procede al archivo, registro y emisión del pago. El registro de las facturas recibidas es importante puesto que la Ley del IVA obliga a los empresarios y profesionales a llevar y conservar un libro de registro en el que se anoten, una a una las facturas recibidas. (denominado libro de IVA)

El comprador, una vez que recibe la factura del vendedor y a partir del pedido y del albarán, procede a comprobarla antes de aceptarla. Verifica que:

• El contenido se ajusta a lo indicado en el pedido y el albarán.
• Los cálculos son correctos.

Una vez revisada la factura, puede darse:

• La conformidad de la misma.
• La discrepancia de la misma, que se pondrá en conocimiento al vendedor para que realice la rectificación de la factura ó bien una factura de abono.

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.3 LA FACTURA: ELEMENTOS, REQUISITOS, EMISIÓN, VERIFICACIÓN Y RECTIFICACIÓN.

El libro de registro de facturas tiene el siguiente formato:

Los empresarios y profesionales también deben llevar un libro de facturas emitidas con el siguiente formato:

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.3 LA FACTURA: ELEMENTOS, REQUISITOS, EMISIÓN, VERIFICACIÓN Y RECTIFICACIÓN.

Puede que el cliente no esté de acuerdo con la factura enviada por el vendedor, teniendo que realizar una factura rectificativa. Las causas por las que no estar de acuerdo pueden ser:

• Devolución de la mercancía, envases, embalajes, etc.
• Diferencia en el precio acordado.
• Descuentos dados con posterioridad. (rappels, ...)
• Errores de cálculo

• Esta factura, además de los requisitos propios de la factura, debe contener:
• Datos identificativos de la factura rectificativa
• Una serie especial de numeración.
• Elementos que se modifican.

En la actualidad, muchas empresas realizan facturas electrónicas o e-facturas. Son el equivalente a las facturas en papel. Para que la factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe cumplir una serie de condiciones que se pueden consultar en www.facturae.gob.es

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.4 EL RECIBO: CONCEPTO, PARTES Y DOMICILIACIÓN BANCARIA

El recibo es el documento que emite la persona que cobra y que entrega firmado al que paga, como justificante. Hay dos tipos de recibo el convencional y el recibo bancario.

El recibo convencional, existen en el mercado talonarios con matriz, y aunque no están normalizados, todos presentan datos similares.

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.4 EL RECIBO: CONCEPTO, PARTES Y DOMICILIACIÓN BANCARIA

El recibo bancario es el todos recibimos cuando nos llegan los de la luz, agua, teléfono, etc.., y que utilizan casi todas las empresas debido a que su puesta en circulación se puede realizar de forma automática. El documento lo emite una empresa que quiere cobrar y lo cede a una entidad financiera para que esta a traves del Sistema de Compensación Electrónica, lo haga llegar a la cuenta especificada por el deudor mediante su orden de domiciliación, realizándose el cargo en cuenta por el importe indicado en el documento.

1.2 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA

1.2.4 EL RECIBO: CONCEPTO, PARTES Y DOMICILIACIÓN BANCARIA

Está formado por las siguientes partes: 1.- Nombre de la entidad financiera que nos ha cargado el recibo. 2.- Fecha de operación en la que se ha realizado el cargo en la cuenta del pagador. 3.- Código de cuenta cliente de la cuenta en la que se ha cargado el recibo. 4.- Fecha valor. Fecha en la que se produce el cargo en la cuenta. 5.- Referencia, número de referencia del recibo. 6.- Entidad ordenante que ha generado el cargo y ha puesto en circulación el recibo, es decir, la empresa que lo quiere cobrar. 7.- Titular del recibo, identificación de la persona, física ó jurídica, que ha de realizar el pago. 8.- Concepto del recibo. Información de por qué se cobra. Ej.: los datos de la factura del teléfono, la tasa de recogida de basuras del Ayuntamiento. 9.- Nombre y dirección del titular de la cuenta donde se carga el recibo. 10.- Información de la entidad financiera donde se hace el cargo. 11.- Importe cargado en cuenta.

1.3 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN PRODUCTIVA Y DE PERSONAL

1.3.1 ÓRDENES DE TRABAJO

Son documentos de carácter interno que utilizan las entidades como sistema para determinar con detalle el trabajo concreto a realizar en una jornada laboral. Los datos qua habitualmente contiene son:

• Datos de la empresa: nombre, membrete, etc...
• Datos del trabajo asignado.
• Fechas de solicitud y de autorización del trabajo.
• Descripción de las tareas y el tiempo estimado.
• Tiempo real empleado.
• Materiales utilizados
• Firma del trabajador.

1.3 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN PRODUCTIVA Y DE PERSONAL

1.3.2 LA NÓMINA: COMPONENTES Y REGISTRO

La NÓMINA es la cantidad de dinero que recibe una persona por el trabajo realizado en una empresa o entidad pública. En ella, se refleja las retribuciones y deducciones que tiene un trabajador por los servicios prestados.El modelo se debe ajustar al modelo oficial establecido por el Ministerio de Trabajo, y economía social. Está compuesta por cinco partes:

• Encabezado
• Devengos
• Deducciones
• Líquido a percibir
• Bases de cotización y base de retención.

1.3 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN PRODUCTIVA Y DE PERSONAL

ENCABEZADO: En él figuran los datos de la empresa y del trabajador. Y son los siguientes:

1.3 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN PRODUCTIVA Y DE PERSONAL

DEVENGOS: Son los ingresos que el trabajador ha tenido. Se dividen en percepciones salariales y no salariales.

1.3 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN PRODUCTIVA Y DE PERSONAL

DEDUCCIONES: Son todas las retenciones que se aplican en nuestra nómina. Las cantidades que se restan al total devengado para obtener el líquido a percibir. Son estos

1.3 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN PRODUCTIVA Y DE PERSONAL

DEDUCCIONES: Son todas las retenciones que se aplican en nuestra nómina para pagar a la SEGURIDAD SOCIAL y HACIENDA PÚBLICA (I.R.P.F.). Las cantidades que se restan al total devengado para obtener el líquido a percibir. Son estos

1.3 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTIÓN PRODUCTIVA Y DE PERSONAL

LÍQUIDO A PERCIBIR: Es el resultado de restar a los devengos, las deducciones.

Ejemplo entre salario bruto y salario neto.

Para el registro o cumplimentación de las nóminas, se suele utilizar aplicaciones informáticas específicas como NominaPlus.

1.4 OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EMPRESARIALES

1.4.1 INSTANCIAS

A través de ellas se hace una petición dirigida a la Administración Pública con la finalidad de iniciar una acción del órgano administrativo al que van dirigido. Los modelos de solicitud los establece la propia Administración, se facilitan gratuitamente a los particulares. En la actualidad, y con el fin de evitar papeles, se hace de manera digital a través de la Sede Electrónica, donde se pueden adjuntar los documentos necesarios.

1.4 OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EMPRESARIALES

1.4.2 CERTIFICADOS

Es un documento o escrito en el que se da por verdadera una cosa. Se utilizan tanto en organismos públicos como en empresas privadas.

1.4 OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EMPRESARIALES

1.4.3 ACTAS

Reflejan el desarrollo de una reunión, expresando los puntos tratados y a los acuerdos adoptados, sirve de recordatorio para todas las personas implicadas. La redacta la persona que actúa de secretario en la reunión. En cada reunión se lee y se aprueba el acta de la reunión anterior. No tiene formato establecido, pero la información ha de ser de fácil localización. Tiene que incluir:

• La fecha y el lugar de la reunión.
• El orden del día con la relación de asuntos a tratar.
• Los nombres de los asistentes
• Los acuertos a a los que se ha llegado
• La firma de quien haya actuado como secretario.
• También puede incluir a los ausentes y las firmas de todos los asistentes.

1.4 OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EMPRESARIALES

1.4.4 INFORMES

Un informe tiene como fin comunicar una información recogida y previamente analizada según unos criterios. Pueden ser:

• Informes personales: cartas dirigidas a empresas pidiendo referencias de personas que se han interesado por un puesto de trabajo.

• Informes comerciales: cartas dirigidas a otras empresas del mismo sector o a entidades de crédito, para recabar información de clientes y/o proveedores con el fin de saber acerca de su solvencia o seriedad.

1.4 OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y EMPRESARIALES

1.4.5 MEMORIAS

Son documentos que recogen el desarrollo y los resultados de un proyecto o actividad. Suelen incluir: - Objetivos. - Actividades realizadas. - Personas que han participado. - Valoración de las actividades. - Conclusiones. Las realizan los departamentos de las entidades cada cierto tiempo y con esos datos, la entidad realiza la memoria anual.

1.5 OPERACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN Y NÓMINAS

1.5 OPERACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN Y NÓMINAS

Las empresas utilizan paquetes informáticos para llevar su gestión. Estas son las operaciones que gestionan:

• FACTURACIÓN:

- Actualización de ficheros de proveedores, artículos y clientes. - Gestión de pedidos, albaranes y facturas. - Control de existencias.

• NÓMINAS:

- Registro de las fichas del personal de la entidad y de sus contratos de trabajo. - Cálculo e impresión de nóminas y seguros sociales. - Generación y control de los ficheros de intercambio para su envío a través del sistema RED de Tesorería General de la Seguridad Social. - Gestión de incidencias: bajas laborales, dietas, kilometraje, horas extras, anticipos.

1.5 OPERACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN Y NÓMINAS

1.5.1 REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA FACTURACIÓN (PROVEEDORES, ARTÍCULOS Y CLIENTES)

Para gestionar los ficheros de los proveedores, artículos y clientes, la aplicación informática que más se utiliza es FacturaPlus. Vamos a ver cómo proceder a realizar algunas de las acciones más comunes y básicas. Para acceder abrimos la aplicación, hacemos clic sobre el incono del Panel de gestión, seleccionamos FacturaPlus, introducimos la contraseña y pulsamos Aceptar. Cómo dar de Alta a una empresa. Hacemos clic en el menú Global y seleccionamos Empresas.

1.5 OPERACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN Y NÓMINAS

1.5.1 REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA FACTURACIÓN (PROVEEDORES, ARTÍCULOS Y CLIENTES)

Dentro del cuadro de diálogo Empresas, hacemos clic en Añadir y rellenamos los datos dentro del cuadro de diálogo Altas de empresa.

1.5 OPERACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN Y NÓMINAS

1.5.1 REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA FACTURACIÓN (PROVEEDORES, ARTÍCULOS Y CLIENTES)

Alta de proveedores Abrimos el menú Sistema y seleccionamos proveedores. Luego hacemos clic en añadir para darlos de alta e introducir sus datos. Alta de Artículos Ahora seleccionamos artículos y operamos de manera idéntica dando de alta los distintos artículos e introduciendo sus datos. Alta de clientes. Hacemos clic en Sistema, seleccionamos clientes y nos aparece un desplegable para rellenar con los datos del cliente.

1.5 OPERACIONES INFORMÁTICAS DE FACTURACIÓN Y NÓMINAS

1.5.2 REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LAS NÓMINAS (PERSONAL)

Todas las empresas llevan un archivo con las fichas de sus trabajadores con sus datos personales y laborales y a partir de ellos llevar a cabo la gestión laboral: elaboración de nóminas, TC1, TC2, etc.... Estas fichas se llevan con apliacaciones informáticas como NominaPlus.

También se puede dar el caso, de llevar estas fichas mediante bases de datos u hojas de cálculo.

2. GESTIÓN BÁSICA DE TESORERÍA

CONTENIDOS

01

OPERACIONES BÁSICAS DE COBRO Y PAGO

02

LOS MEDIOS DE COBRO Y PAGO.

03

DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

04

DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO A CRÉDITO

05

EL LIBRO AUXILIAR DE CAJA

06

EL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

07

PRINCIPIOS DE CONFIDENCIALIDAD EN OPERACIONES DE TESORERÍA

08

OPERACIONES Y MEDIOS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA

2.1 OPERACIONES BÁSICAS DE COBRO Y PAGO

2.1.1 TIPOS DE OPERACIONES

Al igual que no hay venta sin compra , tampoco hay cobro sin pago. Son operaciones simultáneas, cuando el vendedor cobra es porque el comprador le paga.

2.1.2 FUNCIONES

Mediante el pago, el comprador cumple con su obligación de satisfacer la cantidad convenida, en la forma y momento acordado previamente con el vendedor. Si el comprador no paga, incurre en responsabilidad pudiendo actuar sobre él los tribunales de justicia.

2.1 OPERACIONES BÁSICAS DE COBRO Y PAGO

Un buen medio de pago debe de cumplir con las siguientes características:

Facilidad de uso

Universalidad: que sea aceptado en cualquier parte y sirva para pagar cualquier cosa

Garantía de pago: que el dinero lo reciba el acreedor y no otra persona.

Acreditación del pago: mediante un documento justificativo.

La elección de un medio de pago dependerá de las características que consideremos prioritarias.

Bajo coste de utilización o transacción: que a ser posible no haya que pagar por utilizarlo o el importe sea pequeño.

Facilidad de uso

2.1 OPERACIONES BÁSICAS DE COBRO Y PAGO

2.1.4 FORMAS DE GESTIÓN

Las empresas gestionan sus cobros y pagos utilizando herramientas de control. La fundamental es el PRESUPUESTO DE TESORERÍA, que proporciona una visión de los cobros y pagos previstos, permitiendo un análisis anticipado de los flujos de Tesorería de la empresa para anticiparse a posibles situaciones de déficit o superávit.

2.1 OPERACIONES BÁSICAS DE COBRO Y PAGO

2.1.1 TIPOS DE OPERACIONES

Si los flujos son positivos, se debe elegir una inversión rentable para ese dinero sobrante, en el caso de que el saldo sea negativo se debe buscar financiación para conseguir el dinero necesario para poder pagar a tiempo.

Junto al presupuesto de Tesorería se hace el control con paquetes informáticos como FacturaPlus. Gestión del cobro con FacturaPlus: A través de este programa se gestionan los cobros: Recibos, remesas, pagos y devoluciones y Enlace banca electrónica. 1.- Recibos: para llevar el control de los recibos a cobrar a los clientes. 2.- Remesas: para llevar el control de las remesas de recibos. Una remesa es un conjunto de recibos que se pretende cobrar a través de una entidad bancaria presentándolos al cobro. 3.- Cobros y devoluciones. Para controlar los cobros y las devoluciones de recibos. 4.- Enlace banca electrónica: Para generar remesas de recibos y enviarlos, de forma electrónica, al banco.

Gestión del pago: Podemos gestionar los pagos de recibos: Recibos y Pagos y devoluciones. 1.- Recibos: Para controlar los recibos a pagar a los proveedores. La aplicación crea los recibos que hay que pagar a partir de cada factura, generando tantos como pagos hay que hacer a proveedores. 2.- Pagos y devoluciones: Para controlar los pagos y devoluciones de recibos.

2.2 LOS MEDIOS DE COBRO Y PAGO

2.2.1. CONCEPTO Y FUNCIÓN

Son las distintas formas que tienen los acreedores para cobrar los compromisos de pago de sus deudores.

2.2.2 FORMAS DE COBRO Y PAGO

Son dos: entregando dinero o a través de medios bancarios.

Entregando dinero

También llamado pago en efectivo. Se entrega el importe en dinero, con billetes o monedas. Máximo 1 000 € si una de las partes empresa

Con medios bancarios

El dinero en caja de la oficina suele ser escaso. La mayoría del dinero está depositado en cuentas bancarias, que ofrecen muchos medios de pago. Se realizan anotaciones en cuenta que consiste en que cuando el banco recibe la orden de pago, esto lo hace descontando el importe de la cuenta del que paga para transferirlo a la cuenta del que cobra.

2.3 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

El pago al contado es el que se produce en el momento de la entrega de la mercancía o la prestación del servicio. Existe una especie de plazo, como sucede con las compras que se hacen sucesivamente dentro de un mes y que se pagan al final del mismo o algunos días más tarde.

2.3.1 EL DINERO

Cumple estas dos funciones básicas: 1.- Medio de intercambio. 2.- Medio de valor: expresa el precio de todas las mercancías y servicios y el importe de las deudas contraídas.

2.3 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

2.3.2 EL CHEQUE: CONCEPTO, REQUISITOS, TIPOS, AVAL, ENDOSO E IMPAGO

Concepto:

Es un documento que contiene una orden de pago dada por una persona, a una entidad bancaria de pagar a un tercero o al portador, una cantidad de dinero.

Los cheques se presentan en talonarios que son entregados por las entidades bancarias a las personas que tienen abierta en ellas una cuenta corriente.

LIBRADO: Entidad bancaria

BENEFICIARIO: el que cobra

LIBRADOR: el que paga

CHEQUE

2.3 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

2.3.2 EL CHEQUE: CONCEPTO, REQUISITOS, TIPOS, AVAL, ENDOSO E IMPAGO

Requisitos:

Un cheque debe contener:

2.3 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

2.3.2 EL CHEQUE: CONCEPTO, REQUISITOS, TIPOS, AVAL, ENDOSO E IMPAGO

Tipos:

Cruzado

Nominativo

Al portador

Presenta dos líneas paralelas que cruzan el cheque en sentido transversal, solo se cobra ingresándolo en una cuentaSi entre las dos líneas se pone el nombre de una entidad solo se paga en esa entidad, si pone "y compañía" o "y cía" puede hacerse efectivo en cualquier entidad bancaria. Se hace así para dificultar su cobro en caso de pérdida o robo y seguir la pIsta del dinero

Lleva escrito el nombre y apellidos de la persona, empresa o entidad que debe cobrarlo y solo puede ser cobrado por ella, previa presentación de DNI y firma

Lleva escrita la indicación "al portador" y la entidad bancaria los paga a cualquier persona que presenta al cobro.

Conformado

Cheque bancario

En el anverso del cheque de la entidad bancaria incluye "CONFORMADO" y en el reverso estampa un sello con el que acredita la existencia de fondos en la cuenta del que paga hasta una fecha concreta. La entidad retiene en cuenta esa cantidad hasta que se presente al cobro.

Si el titular de la cuenta no dispone de cheques, puede solicitar a la entidad que extienda uno por el importe que le indique. Es el tipo de cheque que más asegurado tiene el cobro al expedirlo la propia entidad y no el titular de la cuenta.

2.3 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

2.3.2 EL CHEQUE: CONCEPTO, REQUISITOS, TIPOS, AVAL, ENDOSO E IMPAGO

Aval:

El pago del cheque puede ser garantizado mediante aval, o bien por la totalidad o por parte de su importe. El avalista se compromete a pagar si no lo hace el librador y puede ser un tercero o alguien que ya ha firmado previamente el cheque. El aval ha de aparecer en el cheque y se expresa mediante la palabra "por aval" o fórmula equivalente, debiendo ir firmado necesariamente por el avalista y expresando quien es el avalado (a falta de esta indicación se entiende avalado el librador). Solo con la firma de alguien distinto al librador puesta en el anverso del cheque vale como aval.

2.3 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

2.3.2 EL CHEQUE: CONCEPTO, REQUISITOS, TIPOS, AVAL, ENDOSO E IMPAGO

Endoso:

El cheque puede ser transmitido a otra persona salvo que se haya incluido en él la cláusula "no a la orden". Las formas más habituales de hacerlo son:

• Endoso a favor de una persona determinada, cuando el legítimo tenedor especifica en el reverso del cheque a favor de qué persona se está realizando el endoso (endosatario)

• Endoso en blanco, cuando no se especifica el endosatario para que así quien recibe el cheque pueda completar el endoso con sus datos, los de otra persona o continuar endosando el cheque

2.3 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

2.3.2 EL CHEQUE: CONCEPTO, REQUISITOS, TIPOS, AVAL, ENDOSO E IMPAGO

Impago:

Si al presentar el cheque a la entidad bancaria librada, esta no realiza el pago, el portador legítimo puede iniciar lo que se conoce como "acción de regreso" contra el librador, los endosantes y sus avalistas, para exigir judicialmente el pago. El plazo para el ejercicio de estas acciones prescribe a los seis meses desde que se termina el plazo de presentación del cheque.

2.3 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

2.3.3 EL RECIBO: DESCUENTO

El recibo bancario es un instrumento de cobro y pago que emiten las empresas para cobrar a sus clientes a través de la domiciliación bancaria. También se le llama recibo normalizado, lo utilizan las empresas para obtener financiación de los bancos. Esta financiación se consigue mediante su descuento que consiste en que la entidad nos adelanta el importe del recibo (su valor nominal) una vez descontados los intereses calculados desde el día que los descontamos (cuando contratamos el servicio) hasta la fecha de su vencimiento, en la que el banco recuperará el valor nominal del recibo. Además de estos intereses, la entidad también cobrará una comisión por sus servicios. Este importe que nos adelanta la entidad tras descontarnos los intereses y la comisión, se llama valor efectivo. Por lo tanto:

VALOR EFECTIVO = VALOR NOMINAL - INTERESES - COMISIÓN

2.3 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

2.3.4 TRANSFERENCIA E INGRESO EN CUENTA: CONCEPTO Y FORMA

Es una operación por la que una persona (ordenante) da instrucciones a su entidad bancaria para que, con cargo a una cuenta suya, envíe una determinada cantidad de dinero a la cuenta de otra persona (beneficiario de la transferencia) en la misma u otra entidad. Es posible que la entidad cobre una pequeña comisión por este servicio.

Entidad Bancaria

Beneficiario de la transferencia

Ordenante

2.3 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO AL CONTADO

2.3.5 TARJETAS DE DÉBITO

Es una tarjeta bancaria de plástico con un chip en el anverso y una banda magnética en el reverso, que guarda información del titular, el nombre y número de cuenta asociada. Se usa para poder hacer pagos al contado con cargo a la cuenta del titular. El titular no puede disponer de más dinero del que tiene en la cuenta y por eso lo obtiene a débito y no crédito, que en este caso sí podría disponer de más dinero del que tenga en la cuenta. Por eso, su mantenimiento es más económico que la de crédito y en algunos casos es gratuita.

2.4 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO A CRÉDITO

Cuando se paga a crédito, el pago queda aplazado en la confianza de que el deudor pagará el importe establecido al acredor en la fecha acordadada como vencimiento de la deuda. A continuación vamos a ver los distintos documentos de cobro y pago a crédito.

2.4.1 EL PAGARÉ: CONCEPTO Y REQUISITOS.

El pagaré es un documento que consiste en el compromiso de pagar una determinada cantidad de dinero al beneficiario el día de su vencimiento. Podríamos decir que es un "cheque con vencimiento".

Los requisitos para su validez son: 1.- Mención de ser pagaré 2.- Promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero. 3.- Nombre del beneficiario. 4.- Fecha y lugar de pago. 5.- Fecha y lugar en la que se suscribe. 6.- Firma del subcriptor. No se exige el nombre, solo su firma. 7.- Transmisibilidad. Se puede transmitir por endoso.

2.4 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO A CRÉDITO

2.4.2 LA LETRA DE CAMBIO: CONCEPTO, REQUISITOS, PARTES, AVAL, ENDOSO, IMPAGO Y REMESA DE EFECTOS

Concepto.

Es un documento expedido por una persona (librador - vendedor), que manda a otra persona (librado - comprador), que pague una cantidad de dinero a otra (tomador - entidad bancaria), en la fecha indicada.

Las personas que intervienen son: 1.- Librador. Suele ser el vendedor, quien rellena la letra y se la presenta al librado para que se la firme comprometiéndose a pagarla a su vencimiento. 2.- Tomador. Es la entidad bancaria a la que el librador transmite la letra para que el librado la pague. 3.- Librado. Suele ser el comprador. Paga la letra a su vencimiento.

LIBRADO - COMPRADOR

LIBRADOR - VENDEDOR

TOMADOR - ENTIDAD BANCARIA

2.4 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO A CRÉDITO

2.4.2 LA LETRA DE CAMBIO: CONCEPTO, REQUISITOS, PARTES, AVAL, ENDOSO, IMPAGO Y REMESA DE EFECTOS

Partes:

La letra debe contener: 1.- Lugar de emisión o libramiento. Suele coincidir con la población del librador. 2.- Moneda en la que se ha emitido. 3.- Importe en cifras. Se expresa la cantidad en cifras protegida con "#" para que no se puedan anotar más números. 4.- Fecha de libramiento. La del momento en el que se cumplimenta la letra. 5.- Fecha de vencimiento. En la que el librado tiene que pagar. 6.- Tomador. Nombre de la persona (entidad bancaria) a cuya orden se debe pagar la letra. 7.- Importe en letra. En caso de discordancia, prevalece la cantidad expresada en letra. 8.- Lugar de pago. Requisito esencial. 9.- Datos de identificación bancaria del librado. Código cuenta. 10.- Cláusulas. Se indica "con gastos" o "sin gastos" para que en el caso de que no sea pagada, la letra sea o no protestada para exigir notarialmente su cobro.

11.- Nombre y domicilio del librador. 12.- Firma, nombre y domicilio del librador. Datos de la persona que expide la letra (vendedor). Imprescindible. 13.- Aceptación. Espacio para que el librado (comprador) firme la letra si está de acuerdo con la cantidad, domicilio y vencimiento. No es obligatorio. 14.- Datos del avalista. En caso de que alguna persona garantice el pago de la letra con su firma 15.- Datos del endosante y el endosatario. En el caso de que se endose o trasmita la letra. 16.- Espacio en blanco. Para nuevos avales o endosos.

2.4 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO A CRÉDITO

2.4.2 LA LETRA DE CAMBIO: CONCEPTO, REQUISITOS, PARTES, AVAL, ENDOSO, IMPAGO Y REMESA DE EFECTOS

Aval:

Endoso:

Impago:

En el caso de que no se pague la letra a su vencimiento, se intenta buscar una solución. Si no se llega a un acuerdo, se inicia la reclamación judicial del pago de la letra.

Con el endoso el endosante, transmite este derecho a otra persona llamada endosatario. Se consigna en el reverso de la letra.

El avalista garantiza en todo o en parte el pago de la letra para que en el caso de que el librado (avalado) no lo haga. Se consigna en el reverso de la letra.

2.4 DOCUMENTOS DE COBRO Y PAGO A CRÉDITO

2.4.2 LA LETRA DE CAMBIO: CONCEPTO, REQUISITOS, PARTES, AVAL, ENDOSO, IMPAGO Y REMESA DE EFECTOS

Remesa de efectos:

Las letras y demás efectos, también se pueden descontar. El librador puede presentar sus letras a cobrar en una entidad financiera para que esta le adelante el valor nominal de las mismas.

2.4.3 TARJETAS DE CRÉDITO

Permite al titular adquirir artículos o servicios aplazando el pago. El usuario puede pagar y retirar dinero incluso si su cuenta no dispone de fondos en ese momento. Presentan un límite de crédito y aplazamiento, dependiendo de la modalidad de la tarjeta. La entidad bancaria cobra intereses al titular según las cantidades dispuestas y el plazo acordado.

2.4 OTROS DOCUMENTOS DE PAGO Y COBRO

2.4.4 CONFIRMING Y FACTORING

CONFIRMING

Es un servicio de pagos a los proveedores. ¿Cómo funciona? Tenemos un proveedor que nos suministra un material o nos realiza un servicio, y nos hace una factura, que tenemos que pagar en base al plazo acordado con él. Una vez que le damos el visto bueno a la factura, se lo comunicamos a la entidad financiera con la que tenemos el contrato de confirming y le damos la orden de pago con las condiciones pactadas en el contrato. Emitimos una orden de pago irrevocable. Una vez recibida la orden de pago, el banco se pone en contacto con el proveedor y le comunica que ha recibido la orden de pago en la fecha que consta en la factura, y ya el proveedor decide si esperar a la fecha de vencimiento del confirming o cobrarlo antes de ese plazo.

2.4 OTROS DOCUMENTOS DE PAGO Y COBRO

2.4.4 CONFIRMING Y FACTORING

PARTES QUE INTERVIENEN:

BENEFICIARIO (PROVEEDOR)

GESTOR:

EMISOR:

Es una EMPRESA con muchos proveedores que cede la gestión del pago al gestor (banco), de esta manera no tiene que emitir los documentos de pago (letras, pagarés, cheques...) y simplifica la Tesorería, puesto que acumula las facturas (ejemplo: 15 ó 30 días) y envía remesa al banco (gestor) indicándole la fecha de pago de cada una de ellas.

Es una ENTIDAD FINANCIERA que hace de intermediario entre el emisor y el beneficiario y gestiona el pago de las facturas en los plazos que solicitan el emisor y el beneficiario. Sus beneficios son: Aumenta su volumen de negocio. Cobra comisiones al emisor por gestionar los pagos. Cobra comisiones e intereses al beneficiario por adelantar los pagos. Aumenta su cartera de clientes por tener acceso a los proveedores del emisor del confirming.

Es un PROVEEDOR, que obtiene los siguientes beneficios:1. Seguridad que va a cobrar la factura y lo hará mediante cheque o transferencia (según pacten el emisor y el banco). 2. Puede anticipar el vencimiento de la factura pagando al banco unas comisiones e intereses según los días que anticipe el pago.

2.4 OTROS DOCUMENTOS DE PAGO Y COBRO

2.4.4 CONFIRMING Y FACTORING

FACTORING:

TIPOS DE CONFIRMING:

CONFIRMING CON RECURSO: Es el proveedor el que asume el impago del emisor, y tiene que devolver al banco la cantidad anticipada más los gastos. CONFIRMING SIN RECURSO: El proveedor tiene seguridad de cobro puesto que es el banco quien le paga y en el caso de que haya un impago, éste se lo reclama al emisor. Es el que más se contrata por la seguridad que ofrece. Los datos, se registran en el banco central y hay informes que le reducen la capacidad de endeudamiento al emisor.

Es un servicio de cobros de facturas a clientes: Una empresa cede las facturas a un banco quien se encarga de gestionar el cobro. Los tipos que hay son: FACTORING CON RECURSO: La empresa responde ante el riesgo de insolvencia del deudor. FACTORING SIN RECURSO: La entidad financiera asume el riesgo del impago del deudor. Es el que más se contrata por la seguridad que ofrece. Los datos, se registran en el banco central y hay informes que le reducen la capacidad de endeudamiento al emisor.

2.5 LIBRO AUXLIAR DE CAJA

2.5.1 ELEMENTOS

En él se registran diariamente todos los cobros y pagos que se realizan en efectivo y los cheques entregados por los deudores de la empresa. El formato básico es el siguiente:

LIBRO DE CAJA

FECHA

CONCEPTO

COBROS

SALDOS

PAGOS

2.5 LIBRO AUXLIAR DE CAJA

2.5.2 CUMPLIMENTACIÓN EN APLICACIÓN INFORMÁTICA

La mayoría de las empresas utilizan hojas de cálculo por su sencillez.

2.5.3 ARQUEO DE CAJA

Es comprobar que el dinero que hay físicamente en la caja de la oficina se corresponde con el que debe haber, según las operaciones de cobros y pagos que hemos realizado y anotado en el Libro de caja. Este proceso se realiza al final de cada jornada, indicando el dinero total que hay en la caja en ese momento.

2.5.4 CUADRE

Es posible que no coincida el dinero que hay en caja con el que debería haber según el libro de caja: por cambios mal dados, errores en la suma, monedas caídas... Para cuadrar ambos importes, si hay más dinero del que debería se anota en el libro "exceso por recuento de caja" y si hay menos con: "déficit por recuento de caja"

2.6 LIBRO AUXLIAR DE BANCOS

2.6.1 ELEMENTOS

En él se recoge los cobros y pagos realizados a través de las cuentas bancarias y suele tener formato similar a los extractos bancarios y así sea más fácil la comparación de nuestras anotaciones a las de la entidad bancaria. Es lo que se conoce como conciliación bancaria. Tiene el siguiente formato y los siguientes datos:

LIBRO DE BANCOS

FECHA

SALDO

CONCEPTO

DEBE

VALOR

HABER

2.6 LIBRO AUXLIAR DE BANCOS

2.6.2CUMPLIMENTACIÓN EN APLICACIÓN INFORMÁTICA

La mayoría de las empresas utilizan hojas de cálculo por su sencillez.

2.6.3 CONCILIACIÓN BANCARIA

Los movimientos de la cuenta bancaria aparecen en el extracto de la cuenta por orden cronológico. Estos movimientos deben coincidir con los del libro auxiliar de bancos que lleva la empresa. Cuando no coinciden hay que realizar la conciliación bancaria. La conciliación bancaria consiste en comparar ambos documentos para encontrar las causas y hacer los ajustes necesarios para que coincidan. Al comprobar estos extractos bancarios tenemos que tener en cuenta que: Los cargos (anotaciones en el Debe) del extracto correspondiente a salidas de dinero que en nuestro libro auliar de bancos de la empresa aparecen como abonos (anotaciones en el Haber) Los abonos (anotaciones en el Haber) del extracto correspondiente a entradas de dinero que en el libro de bandos de la empresa aparecen como cargos (anotaciones en el Debe). Esto es así porque los apuntes contables del banco y de la empresa son opuestos y lo que para nosotros representa un derecho con respecto al banco (saldo deudor en nuestro libro de bancos) para él supone una obligación hacia nosotros (saldo acreedor en el extracto bancario).

2.6 LIBRO AUXLIAR DE BANCOS

Los principales motivos por los que no coincidan los dos documentos son:

• Cheques emitidos a proveedores pendientes de cobrar por parte de ellos. Están registrados en el libro de bancos pero no en el extracto bancario.

• Abonos en cuenta no registrados. Anotados en el extracto bancario pero no en el libro de bancos. Ejemplo: cuando recibimos una transferencia de un cliente de la que todavía no tenemos constancia.

• Depósitos en transito. Ingresos pendientes de recibir en la cuenta bancaria que hemos registrado en nuestro libro de bancos pero el banco todavía no ha registrado. Ej.: una transferencia pendiente de recibir de un cliente.

• Cargos en cuenta no registrados. Cargos realizados por el banco en la cuenta de los que no tenemos constancia. Ejemplo un recibo de luz que todavía no hemos recibido la factura ni el comunicado del banco.

• Cargos o abonos equivocados. en nuestra cuenta bancaria pertenecientes a otra empresa o entidad.

2.7 PRINCIPIOS DE CONFIDENCIALIDAD EN OPERACIONES DE TESORERÍA

La información solo es accesible solo para las personas autorizadas para tener acceso y en ellas recae la responsabilidad de la seguridad de la información. La confidencialidad se garantiza de las siguientes formas:

3.- Aplicando la ley de protección de Datos en vigor desde el año 2000. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal).

2.- Mediante el llamado secreto profesional, que es el deber ético que todo trabajador tiene de no difundir la información a la que haya tenido acceso en el ejercicio de su profesión. Algunas empresas hacen firmar un contrato de confidencialidad a sus empleados.

1.- Utilizando claves o códigos de acceso tanto para las aplicaciones informáticas de la empresa como para las que utilizan las entidades financieras.

2.8 OPERACIONES Y MEDIOS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA

2.8.1 BANCA ELECTRÓNICA

Es la que presta sus servicios por medios electrónicos mediante cajeros automáticos, teléfono, ordenador, tablet. También se denomina banca on line. Actualmente la totalidad de los bancos ofrencen este servicio.

2.8 OPERACIONES Y MEDIOS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA

2.8.2 MONEDERO ELECTRÓNICO

Es una tarjeta que se recarga con un saldo de dinero y permite pagar productos y servicios. También se le conoce como tarjeta prepago y es ideal para pagos de poco valor. Se puede vincular a una tarjeta de débito ó crédito para que se recargue automáticamente. Existen también otras específicas para el pago de servicios concretos, algunos Ayuntamientos las ofrecen para el pago de sus servicios munipales (autobús, parking, piscinas, bibliotecas...) También se puede pagar a través de nuestro telefóno móvil que actúa como monedero electrónico.

2.8 OPERACIONES Y MEDIOS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA

2.8.3 COMPRAS POR INTERNET

En la actualidad las compras por Internet se han incrementado de una manera espectacular. A estas compras se les conoce también como comercio electrónico o e - commerce. Se puede comprar en cualquier parte del mundo y a cualquier hora.

2.8 OPERACIONES Y MEDIOS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA

2.8.4 PAGOS POR INTERNET

Se pueden realizar:

• Directamente.

• Por transferencia bancaria.

• Por tarjeta bancaria, introduciendo los datos en el espacio habilitado para ello. Los datos están cifrados por seguridad.

• Por Bizum, a través de una aplicación de la entidad bancaria con la que trabajas. Se introduce el número de teléfono al titular que le quieres hacer el pago y le llega de manera instantánea el dinero y en algunos casos la notificación.

• Indirectamente:

A través de una organización que actúa de intermediaria. El proceso es el siguiente: 1.-El usuario proporciona al intermediario su número de cuenta bancaria o tarjeta de crédito. 2.- Indica al intermediario la dirección de correo electrónico de la entidad o persona a la que quiere realizar el pago. 3.- El intermediario realiza el pago con cargo al número de cuenta o tarjeta susmistrada pora el usuario. 4.- Avisa al beneficiario enviándole un mensaje por Internet. Tiene la ventaja de no tener que comunicar el número de cuenta o de tarjeta a la persona destinaria del pago.

3. GESTIÓN Y CONTROL BÁSICO DE LAS EXISTENCIAS

CONTENIDOS

01

MATERIAL Y EQUIPOS DE OFICINA

02

EL APROVISIONAMIENTO DE EXISTENCIAS

03

GESTIÓN BÁSICA DE EXISTENCIAS

04

CONTROL BÁSICO DE EXISTENCIAS

3.1 MATERIAL Y EQUIPOS DE OFICINA

3.1.1 DESCRIPCIÓN Y TIPOS DE MATERIALES: FUNGIBLES Y NO FUNGIBLES

Son los productos, complementos y accesorios que se utilizan para realizar las tareas administrativas. Hay dos tipos: fungibles y no fungibles.

NO FUNGIBLES: Duran en el tiempo.

FUNGIBLES: Se consumen con el uso.

3.1 MATERIAL Y EQUIPOS DE OFICINA

3.1.2 DESCRIPCIÓN Y TIPO DE EQUIPOS DE OFICINA MÁS COMUNES

Los equipos de oficina son los que se emplean para realizar las tareas de cualquier entidad u organización: ordenadores, impresoras, fotocopiadoras, equipos multifunción, fax, discos duros externos, etc...

3.2 EL APROVISIONAMIENTO DE EXISTENCIAS

3.2.1 LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO

Son las actividades que se deben realizar para asegurar que la entidad dispone de los equipos y los materiales necesarios, en el lugar y en el momento determinados por la organización. Se concreta en los siguientes procedimientos:

Planificación y gestión de compras:

1. Análisis de necesidades

3. Evaluación de las ofertas y presupuestos recibidos

2. Solicitud de ofertas y de presupuestos

4. Selección del proveedor

Realizando comparaciones y análisis de los precios, calidad, plazos de entrega, garantías, servicio post venta.

Se solicitan a varios proveedores presupuestos para ver cuál nos interesa más. Se hace en artículos de elevado coste y siempre siguiendo las directrices que marque la organización.

Cuando se ha valorado el comparativo, es cuando se selecciona el proveedor más adecuado para ese momento.

Consiste en preveer lo que se va a necesitar. El departamento de compras recibe las órdenes de reposición de materiales o equipos y analiza la prioridad de las peticiones.

3.2 EL APROVISIONAMIENTO DE EXISTENCIAS

3.2.1 LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO

RECEPCIÓN.Se revisa el material o equipo para comprobar que está en perfecto estado y reune los requisitos previstos y se da conformidad al albarán o se presenta una reclamación. REGISTRO. Los materiales y equipos no fungibles se dan de alta en el inventario de equipos de oficina. Los materiales fungibles, se regristra su entrada en la ficha de almacén de producto. ALMACENAMIENTO. Los equipos se colocan en el espacio previsto para su utilización. Los materiales se almacenan, garantizando su custodia para evitar deterioros o pérdidas. ENTREGA. Los materiales se preparan y se entregan a los diferentes departarmentos que los hayan solicitado, registrando su salida en la ficha de almacén de producto. CONTROL Se revisa que los materiales y equipos siguen en perfecto estado

3.2 EL APROVISIONAMIENTO DE EXISTENCIAS

3.2.2 EL ALMACÉN Y TIPOS DE EXISTENCIAS

En el almacén se guardan los distintos tipos de existencias de materiales y debe cumplir las siguientes características:

Servir de almacenamiento de los materiales hasta su salida para aprovisionar a los distintos departamentos o clientes.

01

Resguardar los materiales de posibles daños y de robos (tiene que estar cerrado)

02

Mantener los materiales debidamente ordenados para facilitar su localización, mediante sistemas de almacenaje apropiados. Lo más habitual es que estén en cajas y en estanterías.

03

3.3 GESTIÓN BÁSICA DE EXISTENCIAS

Las empresas controlan sus existencias de material fungible mediante registros diseñados en hojas de cálculo, en el caso de que haya pocas referencias de los productos, y en programas informáticos diseñados a tal efecto que controlan la entrada y salida mediante códigos de barras colocados en cada uno de los productos con la referencia y que vuelcan sus datos a los ordenadores a través de las PDAs.

Mediante su gestión las empresas saben en todo momento el número de unidades almacenadas y su valor.

3.3 GESTIÓN BÁSICA DE EXISTENCIAS

3.3.1 LAS FICHAS DE ALMACÉN: ENTRADAS Y SALIDAS.

Veamos los documentos básicos para la gestión del almacén. Con ellas se lleva un control puntual de las entradas y salidas de materiales del almacén dando información del stock de existencias que hay en cada momento y el valor que tiene.

Las entradas se producen por las compras y las salidas por las ventas que realizan los clientes o los distintos departamentos de la empresa.

3.3 GESTIÓN BÁSICA DE EXISTENCIAS

3.3.2 LAS ÓRDENES DE REPOSICIÓN

Es un documento interno diseñado por la entidad, para la solicitud de un material o equipo donde se especifica cuándo lo necesitan y en el lugar que lo precisan. Cada uno de los departamentos se lo hace llegar al departemento de compras o aprovisionamientos.

3.3 GESTIÓN BÁSICA DE EXISTENCIAS

3.3.3 CRITERIOS DE VALORACIÓN DE LAS EXISTENCIAS

Hay dos métodos: PMP que es Precio Medio Ponderado, que consiste en valorar las existencias mediante la siguiente fórmula: SUMA (Unidades * Precios) PMP=SUMA de Unidades Ej.: La empresa dispone de unas existencias iniciales de 100 unidades a 1,50€/ud. y después compra 200 uds. a 1,20 €/ud. Ahora tiene 300 unidades, cuál sería el precio unitario atendiendo a este método: (100*1,50) + (200*1,20) 150+240 PMP = =1,30 €100+200 300 Las salidas se valoran al precio unitario de 1,30 €/ud.FIFO o PEPS (Primera entrada, primera salida) Consiste en que las primeras entradas que entran son las primeras que salen para evitar que se puedan deteriorar o caducar. Ej.: Tenemos unas existencias iniciales de 100 ud. a 1,50 €/ud y compramos 200 ud. más a 1,20 €/ud. Nos solicitan 250 como las primeras eran a 1,50 y son las primeras que salen y cogemos otras 150 uds. y nos quedarían 50 uds al precio de 1,20 €

3.4 CONTROL BÁSICO DE EXISTENCIAS

3.4.1 FICHA DE CONTROL DE EXISTENCIAS: CONCEPTO Y MODELO

Son fichas que contienen la información relevante de cada artículo (imagen, denominación, referencia, categoría, stock de seguiridad) y el registro de sus entradas y salidas del almacén. Con estas fichas las entradas llevan un control de sus existencias. El formato puede ser el siguiente:

3.4 CONTROL BÁSICO DE EXISTENCIAS

3.4.1 FICHA DE CONTROL DE EXISTENCIAS: CONCEPTO Y MODELO

Son fichas que contienen la información relevante de cada artículo (imagen, denominación, referencia, categoría, stock de seguiridad) y el registro de sus entradas y salidas del almacén. Con estas fichas las entradas llevan un control de sus existencias. El formato puede ser el siguiente:

3.4 CONTROL BÁSICO DE EXISTENCIAS

3.4.2. EL INVENTARIO DE EXISTENCIAS: CONCEPTO, PROCESO Y ESTRUCTURA

Se trata de un documento en el que, tras realizar un recuento físico, se deja constancia de las existencias que tiene la empresa en un momento determinado. A diferencia de la ficha de control de existencias, que se actualiza por medios informáticos, el inventario se hace "in situ" de manera ocular y tiene la ventaja de que, no solo nos da información de las unidades que nos quedan, sino también del estado en que se encuentran en el momento del recuento (si están bien ubicadas, en qué estado se encuentran, si están caducadas, etc...) Presenta el inconveniente de que al realizarse físicamente, requiere de mucho trabajo y tiempo lo que supone un mayor coste. Su formato debería contener los siguientes apartados:

INVENTARIO FÍSICO

FIN

MF0969_1 UF0519 GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL. 79 HORAS

Gracias

CRISTINA COSTA HERNÁNDEZBIBLIOGRAFÍA: PARANINFO

PAGO CONTADO MÁXIMOMáximo 1000 euros si una de las dos partes es empresa o autónomo. 2 500 € para particulares 10 000 € pagos personas físicas no residentes fiscales en España y que no actúan como empresarios o profesionales. Si lo son, tienen que notificarlo a Hacienda.