HOW TO WRITE A GOOD EMAIL?

Shark House

HOw to write A good email?

Le Tri Tam dep try

Let's do it!

bit.ly/SH-email-sharing

1. What does email for?

2. Organizing your emails

content

3. How to write a good email

4. Let's practice

5. Security your email

what does email for?

What does email for?

* Người gửi muốn gửi một thông điệp dài và phức tạp, hoặc một thông điệp có tính chính thức, trang trọng cần được trình bày một cách chi tiết . Ví dụ như giao việc, yêu cầu, nộp hồ sơ, nộp báo cáo,...

* Sử dụng để giao tiếp một cách chuyên nghiệp trong nhóm, tổ chức có sắp xếp về cấp bậc, quyền hạn và bảo mật.

* Cần lưu trữ nội dung các cuộc trao đổi một cách thống nhất và chuyên nghiệp để làm căn cứ xác nhận cho nhiều tình huống phát sinh sau này.

Mỗi tổ chức sẽ có một cách sử dụng email khác nhau tùy vào văn hóa của tổ chức đó.

What does email for? - examples

FPT

Pixelz

* Nhân viên dù là thấp cấp nhất cũng được thông tin về những vấn đề quan trọng của công ty. Vì vậy mỗi ngày họ đều nhận được email.

* Đây là công ty công nghệ hàng đầu, tính bảo mật phải được ưu tiên hàng đầu nên mỗi nhân viên đều có tài khoản email của mình, sử dụng trên nền tảng outlook.

* Các nhân viên không có nhiều hiểu biết về công nghệ nên chỉ yêu cầu email cá nhân! Nhưng phải làm lại một email riêng đặt tên theo cách đặt tên của công ty

* Mỗi khi gửi email, luôn luôn phải kết thúc với tên account của mình phía cuối email.

Organizing your emails

Mails Recipients

Organizing your mails

Các email trên Gmail được quản lý và tổ chức theo các nhãn (lable)

Draft

Inbox

Sent

Spam

Important

Organizing your recipients

Google sẽ tự động lưu một tên email cho bạn trong các trường hợp sau:

* Người đó gửi email đến bạn.

* Bạn gửi email đến người đó.

* Người đó cùng nhận được một email với bạn ở dạng to và cc

Có thể nhóm các người dùng lại thành một nhóm

HOW TO WRITE A GOOD EMAIL

Subtitle -> Write the content -> Attach the files -> Review -> Set the recipients -> Send it!

Name your personal email

* Ngoại trừ email mà công ty cấp, phải đặt tên email cá nhân một cách chuyên nghiệp, rõ ràng. * Cách thông dụng nhất là ten.ho<so>@.... Ví dụ: tritam.le54@gmail.com * Việc đặt tên email cá nhân rõ ràng không những thể hiện sự nghiêm túc của email mà còn tránh bị hiểu nhầm là thư rác.

Set the senders

BCC

CC

TO

* Là những người nhận đích thực của email. Họ là người phải đọc, phải hồi âm và thực hiện yêu cầu trong email.* Được quyền phản hồi lại, phản hồi chỉ cho người gửi hoặc cho tất cả những ai TO và CC * Được nhìn thấy danh sách những người nhận ở chế TO và CC. Và những email phản hồi tất cả

* Là những người nhận gián tiếp của email. Họ không nhất thiết phải đọc, phải hồi âm hay thực hiện yêu cầu trong email.* Được quyền phản hồi lại, phản hồi chỉ cho người gửi hoặc cho tất cả những ai TO và CC * Được nhìn thấy danh sách những người nhận ở chế TO và CC. Và những email phản hồi tất cả

* Là những người nhận thông tin về email. Họ không có trách nhiệm phải hồi âm nếu không được yêu cầu trong email * Chỉ được phản hồi lại người gửi * Được nhìn thấy danh sách những người nhận ở chế TO và CC.

Set the senders - example

A gửi một email cho B, C, D, E và F theo chế độ như sau:

Set the senders - example

* Trưởng phòng gửi một email liên quan đến thái độ và cách làm việc của một nhân viên. Ông ta sẽ gửi TO cho nhân viên và CC trưởng phòng HR.

* Nhân viên gửi báo cáo công việc cho leader, họ sẽ gửi TO cho leader và CC qua cho quản lý để quản lý theo dõi, đồng thời sẽ BCC qua cho HR để HR nắm được task để quản lý tổng.

* Account gửi mail cho khách hàng. Account sẽ gửi TO cho khách hàng và BCC cho quản lý cấp cao(CEO, Manager).

* Một email tham gia sinh hoạt: Nhà/CLB gửi TO cho các thành viên. Thành viên bắt buộc phải phản hồi.

* Một email thông báo chương trình, chúc tết gửi cho các thành viên: Nhà/CLB gửi CC cho các thành viên. Thành viên không bắt buộc phải phản hồi.

* Một email chúc các anh chị: Nhà/CLB phải gửi BCC cho các anh chị.

TO: cho người gây drama với bạn CC: cho người thích hóng drama, ưng thì nhào vô sân si vài lời BCC: cho người chỉ cần biết là có drama thôi chứ k ưng hóng lắm.

Set the subtitile

Viết email này ra để làm gì?

Thư mời training kỹ năng viết email | Shark house – SClub

Compose the email

NỘI DUNG

LỜI CHÀO

KẾT THÚC

VĂN PHONG

Compose the email - greeting

THÂN GỬI

KÍNH GỬI

Compose the email - content

Highlight các thông tin quan trọng rải rác trong các đoạn văn nếu cần thiết. Chỉ nên bôi đen hoặc đổi sang các màu không quá nổi

Giới thiệu bản thân khi mà bạn gửi mail cho người lạ hoặc không thường xuyên liên lạc

Tách phần các nội dung của email thành từng đoạn văn. Mỗi đoạn từ 3 - 5 câu. Cố gắng trình bày ý càng ngắn gọn và súc tích càng tốt

Cố gắng hạn chế hết sức các chữ in hoa và dấu !. Chỉ dùng khi thật sự cần thiết.

Tách riêng các thông tin cần ghi nhớ ra một phần riêng biệt. Ví dụ thời gian, địa điểm của sự kiện hay các mô tả công việc

Không sai chính tả!Không sai chính tả! Không sai chính tả!

Với những thông tin quan trọng! Hãy gửi cho một ai đó kiểm tra trước khi gửi chính thức

Compose the email - writing style

Hãy viết những điều người gửi cần gửi và người nhận cần được nhận!

Compose the email - ending

Tùy trường hợp, có thể bày tỏ mong đợi người nhận phản hồi hoặc không

Gửi lời cảm ơn đến người nhận. Và lời kết của email

Em cảm ơn vì đã đọc email nàyThân gửi anh/chị Kính gửi thầy/cô Em xin chân thành cảm ơn.. Chúc bạn mọi điều tốt đẹp

Phẩy, xuống dòng và ký tên.

Compose the email - writing style

Hãy luôn lịch sự khi viết vì email có thể được chuyển tiếp đến bất kỳ đâu.

Tùy vào người nhận và theo phong cách viết của mình để cá nhân hóa văn phong nhằm bày tỏ được sự chân thành.

Không văn chương nhưng không được cục súc. Không thô tục như văn nói nhưng không được khô cứng như viết đơn

Compose the email - example

Tham khảo một số email trong thực tế!

GAME TIME

Trong vòng 5 phút. Các nhóm hãy tìm lỗi của email này!

Attachment

Đổi tên tập tin một cách đàng hoàng, thêm vào ngày tháng nếu tập tin đó có nhiều phiên bản. Nên lưu tập tin thành file .pdf nếu không muốn nó bị chỉnh sửa Nếu gửi tập tin lớn, hoặc quá nhiều file nãy nén nó lại thành file .zip hoặc file .rar Nếu gửi link google drive phải mở quyền truy cập tương ứng. Và nên định dạng lại link cho không quá dài và không bị tối nghĩa Hãy đề cập một lần nữa về file đính kèm trong nội dung email

Signature

* Chữ ký là phần sẽ luôn được thêm vào cuối email. * Trong một số tổ chức có yêu cầu bắt buộc nhân viên phải thiết kế chữ ký email công ty cấp theo mẫu của công ty. * Tạo một chữ ký cho email cá nhân thể hiện rất nhiều nét tính cách của bản thân. * Chữ ký nên chèn thêm ảnh.

Response an email

* Hãy phản hồi trong vòng 24 đến 48 giờ. * Nếu cần thời gian để suy nghĩ, hãy phản hồi rằng mình đã nhận email và sẽ phản hồi vào một thời gian cụ thể nào đó. Bạn có thể làm điều này thông quan công cụ text nhưng vẫn nên phản hồi email. * Nếu bạn được gửi email ở dạng TO và có nhiều người khác cũng như vậy (ví dụ nhưng giao việc trong nhóm) thì khi phản hồi, hãy phản hồi cho tất cả mọi người. * Khi phản hồi thì email không cần quá chỉn chu nhưng cần phải rõ ràng

Review your response

Let's practise!

Practise writing email - example

Viết lại email mời anh Lê Trí Tâm chia sẻ về kỹ năng viết email

Practise writing email - let's do it

Chọn một đề bài bất kỳ để viết và gửi vào email:

tamlt.rtbed@gmail.com

Your email security

Your email is your identification!

Thanks!