tipos de manuales organizacionales

TIPOS DE MANUALES ORGANIZACIONALES

CARACTERÍSTICAS/CONCEPTO

MANUAL

CONTENIDO

USOS

Por su naturaleza

Su uso es describir la organización y como esta se conforma en áreas y puestos.

-Corresponden a una sola organización -Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.

Contiene información relevante acerca de una empresa, por ejemplo, la departamentalización.

MICRO ADMINISTRATIVOS

Se utilizan para la comparación de las organizaciones entre las mismas, con el fin de comprender cuales son los lineamientosque funcionan.

-Apartado de cada empresa. -Productividad. -Lineamientos. -Crecimiento. -Comparativa de producción.

Son los documentos que contienen información de más de una organización.

MACRO ADMINISTRATIVOS

-Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico. -Comparan las organizaciones que componen a los sectores. -Por lo general se usa en el sector público, pero también se emplea en el privado.

-Apartado de cada empresa -Sector en el que se encuentra. -Rama de producción. -Productividad. -Crecimiento. -Comparativa.

Así como el macro, su función es comparar organizaciones de la misma rama.

MESO ADMINISTRATIVOS

TIPOS DE MANUALES ORGANIZACIONALES

CARACTERÍSTICAS/CONCEPTO

MANUAL

CONTENIDO

USOS

POR SU CONTENIDO

Se utiliza para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y quesirve como guía para todo el personal.

-Historia y descripción de la empresa. -Misión visión y objetivos. -Base legal. -Estructura de la organización. -Estructura de las áreas. -Normas políticas generales.

-Expone la estructura de la empresa. -Señala las áreas que la integran y la relación que existe entre ellas para el logro de objetivos.

DE ORGANIZACIÓN

-Describe las tareas rutinarias a través de la descripción de los procedimientos. -Facilitan la supervisión mediante la normalización de actividades. -Evitan la duplicidad de funciones y pasos innecesarios -Facilitan la auditoria .

Su finalidad es describir de manera detallada las operaciones que se utilizan para cada una de los procedimientos.

-Identificación del procedimiento . -Nombre -Área de desempeño -Codificación -Descripción general -Objetivo -Normas generales -Responsable de cada una de las actividades que lo integran -Numero de pasos -Descripción de cada una de las actividades

DE PROCEDIMIENTOS

-Políticas de calidad -Objetivos de calidad -Información de la empresa -Matriz de responsabilidades -Interacción de procesos -Representación de procesos -Sistema de gestión de calidad -Gestión de recursos -Elaboración del producto.

-Documentos que describen y consignanlos elementos del sistema -Tiene información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad, responsabilidad y autoridad -Tiene mapas de procesos.

Se requiere para establecer los estándares de gestión de calidad, así como dar seguimiento a la misma.

DE GESTIÓN DE CALIDAD

TIPOS DE MANUALES ORGANIZACIONALES

CARACTERÍSTICAS/CONCEPTO

MANUAL

CONTENIDO

USOS

POR SU CONTENIDO

Proporcionar información sobre lahistoria de la organización, misma que va desde sus comienzos, logros, su desarrollo y la actualidad.

-Documento que refieren la bibliografía y la cronología de la entidad. -Creación. -Crecimientos. -Logros. -Evolución. -Situación. -Composición.

-Información referente a la historia -Información del origen -Información de la posición actual.

DE LA HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN

-Incluye guías que sirven como marco deactuación -Se diseñan sistemas -Se implementan estrategias para la organización.

-Descripción de los lineamientos a seguir -Toma de decisiones para el logro de los objetivos y metas -Marco base para las acciones.

Sirven como marco de la actuación parala realización de las acciones.

DE POLÍTICAS

-Agrupación de información de diferentes aspectos -Viabilidad económica -Da instrucción del nivel directivo -Presentan temas y técnicas específicas, contiene descripción de actividades de unaunidad administrativa de dos o más de ella.

Ya que contiene material de tipo diverso, hace que su contenido no resulte siempre bien definido. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines.

Se utilizan para concentrar información en un solo lugar y que esta se encuentre más accesible.

DE CONTENIDO MÚLTIPLE

TIPOS DE MANUALES ORGANIZACIONALES

CARACTERÍSTICAS/CONCEPTO

MANUAL

CONTENIDO

USOS

POR SU CONTENIDO

Su función es definirlas tareas, actividades y demáscosas relevantes deun puesto de trabajo.

-Compila las descripciones de puestos de trabajo -Finalidad -Área de eficiencia -Tareas -Funciones -Relaciones del puesto -Condiciones de trabajo -Requerimientos del puesto.

-Integra las competencias necesarias para desempeñar el puesto -Define las áreas de resultados -Analiza las funciones -Hace posible la elaboración de planes -Facilita la prevención de riesgos laborales.

DE PUESTOS

-Objetivo y alcances del sistema -Políticas en las que se basa el sistema para suimplementación -Descripción detallada de la técnica -Diagramas de flujo.

Dar a conocer las técnicas de elaboración o uso de herramientas para la realización del trabajo eficaz.

Detalla los principios y criterios necesarios para emplear herramientas.

DE TÉCNICAS

-Descripción de productos y/o servicios -Mecanismos para llevarlas a cabo -Políticas de funcionamiento -Estructura del equipo de trabajo -Análisis ambiental -División territorial y Medición del trabajo.

Instructivo que integra información específica para apoyar la función de ventas.

Se usa para optimizar las ventas así como darles un seguimiento.

DE VENTAS

TIPOS DE MANUALES ORGANIZACIONALES

CARACTERÍSTICAS/CONCEPTO

MANUAL

CONTENIDO

USOS

POR SU CONTENIDO

Su uso es coordinarlas faces en la línea de producción en una fabrica.

-Fundamentación -Situación de lo que se desea producir -Equipo para la producción -Pasos a seguir -Cadena productiva -Sanidad -Mantenimiento -Normas de calidad.

-Auxiliar para uniformar criterios. -Sistematiza líneas de trabajo.

DE PRODUCCIÓN

-Instrucciones especificas aquienes la organización seinvolucra en el manejo del dinero y la información financiera.

-Respalda el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización -Manejo de la contabilidad.

Su finalidad es resumir todos aquellos aspectos que tengan que ver con dinero.

DE FINANZAS

-Conficiones de trabajo -Organización y control del personal -ineamientos para analizar y evaluar los puestos -Lineamientos para reclutar, inducir -Capacitación -Normatividad de los empleados -Higiene -Prestaciones -salud.

Se usa para tener acumulado todo lo que se necesita saber sobre los empleados, como exámenes médicos o sus evaluaciones de desempeño.

-Proporciona acceso a los recursos necesarios del empleado -Fomenta la comprensión entre personal y supervisor -Proporciona una revisión de productividad.

DE PERSONAL

TIPOS DE MANUALES ORGANIZACIONALES

CARACTERÍSTICAS/CONCEPTO

MANUAL

CONTENIDO

USOS

POR SU CONTENIDO

Sirven para orientar el uso de equipos y materiales para el desarrollo de funciones, así comopara las operaciones como compras.

-Detalle de cada una de las actividades -Operaciones del negocio -Procedimientos administrativos y de control.

-Material de apoyo. -Funcionalidad de operaciones.

DE OPERACIÓN

-Instrumento de apoyo -Reúne las bases parael funcionamiento de sistemas administrativos, computacionales, etcétera, de una organización.

-Objetivo del sistema -Procedimiento de uso -Ejemplificación de sistema -Mantenimiento -Reporte de fallas.

Se usa para mantener el funcionamiento óptimo de los sistemas, puede seruna guía de como usarlos.

DE SISTEMAS

POR SU AMBITO

Se usan para tener la información más importante de una empresa en un solo manual, por lo que se le conoce como general.

-Conficiones de trabajo -Departamentalización. -Estructura de puestos. -Amplitud de mando. -Persona. -Anexos.

-Son documentos que contienen informaciónglobal de una organización. -Atienden su estructura, funcionamiento y personal.

GENERALES

TIPOS DE MANUALES ORGANIZACIONALES

CARACTERÍSTICAS/CONCEPTO

MANUAL

CONTENIDO

USOS

POR SU AMBITO

Se utilizan para concentrar información especifica de cualquiera de los siguientes: unidad administrativa, área,puesto, equipos, técnicas o a una combinación de ellos.

-Nombre -Denominación del manual -Índice -Información relevante para este manual.

Concentran información de un área o unidad administrativa de una organización.

ESPECÍFICOS

-Contiene información detallada del contenido de los manuales de organización y procedimientos -Son los de uso más generalizado en las organizaciones -Serven de base para la preparación de todaclase de manuales administrativos.

-Nombre -Objetivos -Denominación del manual Índice -Recopilación de los manuales -Anexos

Su uso es la recopilación de la información de todos los manuales para mayor accesibilidad.

ENFOQUE