PRESENTACIÓN MANUALES ADMINISTRATIVOS

UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA INTEGRANTES: CAMPUS HUEHUETENANGO Allan Estuardo Díaz Lucas Yuridia Vanesa Rodríguez López Melany Verónica Ordoñez Xutuc Nancy Melissa López López Miguel Adolfo Hernández

“Manuales Administrativos”

“Manuales Administrativos”

Son informes que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, tanto la información de una organización como los antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos y calidad, etc. Así como también las instrucciones y los lineamientos necesarios para que desempeñen mejor sus tareas.

Objetivos

Presentar una visión de la organización.

Mostrar el grado de autoridad y responsabilidad a los niveles jerárquicos.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones para evitar repetición de instrucciones y criterios.

Promover el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Esquema de un manual

Para elaborar un manual administrativo se deben desarrollar una serie de etapas se explican brevemente a continuación:

1.- Planificación del Trabajo. Se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales. 2.- Búsqueda de la Información. Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. 3 - Análisis de la Información. Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual.

4.- Elaboración del Manual. Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo. La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo 5.- Validación del Manual. Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

6.- Autorización del Manual. Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes. 7.- Difusión y distribución del Manual. Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución. 8.- Revisión y Actualización del Manual. Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

Tipología de los manuales administrativos:

Manual departamental:

Manual de política:

Manual organizacional:

Determina y regula la actuación y dirección de una empresa en particular. No tiene que ver con la política gubernamental (del país en el que funcione la empresa) si no con las políticas puntuales de la empresa

Legisla y regula la manera en que deben ser llevadas a cabo todas las actividades de cada área. Las normas están dirigidas al personal según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple.

Resume el manejo de una empresa en forma general. Indica la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

Tipología de los Manuales Administrativos

Manual de técnicas:

Manual de bienvenida:

Manual de procedimientos:

Regula cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta. Plantea las instrucciones para que los procesos (industriales, manufactureros y administrativos) que se llevan adelante en la organización, sean eficientes y eficaces.

Introduce brevemente la historia de la empresa, sus objetivos y su visión particular, además de los derechos, beneficios y obligaciones de los empleados. Busca generar la identificación de los nuevos ingresos con la empresa a la que están ingresando.

Explican minuciosamente cómo deben realizarse tareas particulares. Complementa al manual de procedimientos con indicaciones, técnicas y detalles sobre cada actividad.

Tipología de los Manuales Administrativos

Manual de finanzas:

Manual de puesto:

Manual múltiple:

Expone distintas cuestiones, y suelen surgir de los minutos o de las actas de asambleas que se dan entre los socios. Estos manuales coordinan y organizan situaciones que no estén contempladas en el resto de los manuales de la organización.

Verifica la administración de todos los bienes de la empresa, los ingresos y egresos. La creación y el seguimiento de este manual suele estar a cargo del tesorero y el controlador.

Determinan específicamente cuáles son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto o rol determinado.

Manual de sistema:

Manual de calidad:

Se crea en el momento en que se desarrolla un sistema de gestión. Es frecuente que el departamento de tecnología sea el encargado de desarrollar este manual.

Presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar relacionado con las actividades en forma sectorial o total de la organización. Presenta indicadores y parámetros que miden la productividad, la eficiencia y la calidad del servicio o producto que se ofrece.