Encas pro - pourquoi et comment saisir son offre de formation ?

Pourquoi et comment saisir son offrede formation dans la base offre Emfor ?

proposé par Emfor, dans le cadre de sa mission animation-professionnalisation,

à destination des responsables d'organisme de formation et des personnes en charge de la saisie.

Bienvenue !

Pourquoi et comment saisir son offre de formation dans la base offre Emfor ?

Vous venez d'ouvrir l'Encas pro

Vous êtes organisme de formation et savez l'importance d'avoir une bonne visibilité de vos formations. Connaître le système d'information de l'offre de formation est primordial. Utilisé dans toutes les régions, le système d'information permet de rendre lisible et visible l'offre de formation régionale, auprès du grand public, des prescripteurs et des décideurs. Ce système est complexe et fait intervenir plusieurs acteurs ayant des fonctionnements qui leur sont propres. Vous souhaitez mieux appréhender la diffusion et l'affichage de votre offre de formation sur les différents sites et outils ? Avec cet Encas pro, découvrez les rouages du système, les points de vigilance et la manière de contrôler l'affichage de votre offre. Alors, prêt à mieux maîtriser votre saisie ?

Reprendre là où je me suis arrêté.e

Bonne dégustation !

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Pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ?

Module 1

Comment saisir et suivre son offre de formation ?

Module 2

Cadrage institutionnel

Les Carif-Oref collectent, diffusent et gèrent l'offre de formationsur les territoires, afin de permettre aux organismes de formation d'afficher leur offre. Apprenez-en plus sur cette mission.

Module 1

Visibilité et compréhension de l'offre de formation

En tant qu'organisme de formation, rendre visible et surtout compréhensible son offre par les publics, prescripteurs ou décideurs est primordiale. Identifiez les raisons de l'importance d'une bonne saisie.

Pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ?

Périmètre de la base offre Emfor : que référencer ?

Puis-je référencer mon offre de formation dans la base offre Emfor ? Si vous vous posez cette question, cette séquence peut vous aider.

Envie de vous tester ?

Êtes-vous incollable sur la base offre Emfor, sur les formations qui la composent, celles que vous pouvez saisir ? Vérifiez-le dès maintenant.

Pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Cadrage institutionnel - séquence 1

Toute personne engagée dans la vie active peut bénéficier de la formation professionnelle continue afin de faciliterle développement de ses compétences et son insertion professionnelle. Un système général permettant la visibilité, la prescription et la gestion de l'offre de formation est donc nécessaire. Dans cet environnement, les apparaissent comme des acteurs indispensables car se voient confier par les pouvoirs publics, la collecte, la diffusion et la gestion de l'offre de formation sur les territoires. Ainsi, chaque Carif-Oref gère une base de données régionales, outil nécessaire à tout organisme de formation.

Carif-Oref

Apprenez-en plus sur cette mission à travers une interview de Marc Billion, responsable de domaine à Emfor.

Parmi l’ensemble des offres de formation collectées par les Carif-Oref, certaines sont incontournables. En effet, le cadre législatif, posé par le décret 2021 et la convention , impose le référencement de plusieurs types de formations. Découvrez l’offre de formation obligatoirement collectée.

Dian

*Pôle emploi est l'ancien nom de France Travail.

Pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Visibilité et compréhension de l'offre de formation - séquence 2

La visibilité de l'offre de formation par les publics ciblés

Les données collectées sur l'offre de formation participent à enrichir les travaux d'observation réalisés par les Carif-Oref. Ces travaux d'observation sont nécessaires aux instances de pilotage nationales et régionales, de la formation professionnelle. Obtenez davantage d'explication sur les travaux d'observation alimentés par le recensement de l'offre de formation.

Saisir son offre de formation dans la base Emfor permet d'informer de nombreux acteurs. Découvrez qui s'informe et comment.

Toute formation continue ou en apprentissage saisie dans la base Carif Bourgogne-Franche-Comté est communiquée automatiquement à la base puis à différents outils de candidature et de suivi de dossier :

Offre Info

OuiForm

Kairos

Affelnet

Parcoursup

AudeF

Pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Visibilité et compréhension de l'offre de formation - séquence 2

La compréhension de l'offre de formation par les publics ciblés

Au delà de la visibilité de son offre, un organisme de formation a tout intérêt à saisir une offre lisible, compréhensible. Découvrez les points de vigilance et le contenu minimum à saisir pour qu'une offre de formation soit lisible.

Pour que l'offre puisse circuler d'un outil à un autre, un langage particulier est utilisé :

Pour plus d'information, rendez-vous sur le site lheo.gouv.fr

Ce langage engendre des conséquences sur les informations à saisir. Vous souhaitez comprendre le langage Lhéo ? Ce podcast est fait pour vous.

Vous êtes lu, soyez compris !

Lhéo.

Pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Périmètre de la base offre Emfor : que référencer ? - séquence 3

De nombreux types de formation sont présents dans la base offre Emfor. Découvrez son périmètre et où référencer votre offre lorsqu'elle est hors du périmètre de celle-ci.

Avant de vous lancer, assurez-vous de connaître toutes les notions importantes.

Selon le type de formation, dans quelle base peut-elle être référencée ? Devenez incollable sur les différentes bases.

Vous avez un doute sur la possibilité d'intégrer votre formation à la base offre Emfor ? Vérifiez-le grâce à ce schéma.

Et pour aller plus loin, une Foire aux questions est disponible sur le site Emfor.

QUIZ - module 1

Vous allez démarrer le quiz du module

Pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ?

Ce quiz dure environ 10 minutes.

démarrer

À chaque question, pensez à cliquer sur pour savoir si vous avez répondu correctement.

ENVOYER

Quiz : pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Question 1 - cadrage institutionnel

Quiz : pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Question 2 - cadrage institutionnel

Quiz : pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Question 3 - enjeux de visibilité et de lisibilité

Quiz : pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Question 4 - enjeux de visibilité et de lisibilité

ParcoursupAffelnet

Quiz : pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Question 5 - enjeux de visibilité et de lisibilité

Quiz : pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Question 6 et 7 - enjeu de lisibilité

Lhéo

Quiz : pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Question 8 - qui saisit quoi dans la base offre Emfor ?

Apprentissage

Quiz : pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Question 9 - qui saisit quoi dans la base offre Emfor ?

Conventionnée

Quiz : pourquoi référencer son offre de formation dans la base offre Emfor ? - module 1

Question 10 - qui saisit quoi dans la base offre Emfor ?

AFC et POEC

OFeli : la plateforme de saisie

Les organismes de formation saisissent leur offre dans la base Emfor via l'outil Ofeli. Apprenez-en plus sur celui-ci.

Consignes et informations obligatoires à saisir

Module 2

Pour saisir son offre dans Ofeli, certaines règles sont à connaître. Découvrez-les pour réaliser des saisies complètes et valides.

Cas spécifiques

Comment saisir et suivre son offre de formation ?

Certains types de formation doivent faire l'objet d'une attention particulière lorsqu'elles sont saisies. Consultez les cas spécifiques.

Maîtriser son offre de formation

Une fois la saisie réalisée, les organismes de formation peuvent suivre l'affichage et la diffusion de leur offre. Découvrez comment.

Envie de vous tester ?

Testez-vous sur la connaissance d'Ofeli, les informations obligatoires et nécessaires à saisir ainsi que la manière de suivre son offre de formation.

Comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

OFeli : la plateforme de saisie - séquence 1

OFeli est l'outil qui permet aux organismes de formation de saisir leur offre de formation, dans la base Emfor, et ainsi déclencher le circuit de diffusion et d'affichage.

Emfor n'est pas la seule région à utiliser OFeli pour la saisie et la gestion des offres de formation.

Découvrez les étapes du circuit avant la diffusion aux différents sites et outils.

Comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

Consignes et informations obligatoires à saisir - séquence 2

Données obligatoires et donnéesnécessaires à la compréhension

Ajouter une nouvelle formationdans OFeli : les questions à se poser

Quelques informations à connaîtresur la saisie dans Ofeli :

Pour rappel, les organismes de formation sont responsables de leurs données et de la mise à jour de celles-ci. Les informations doivent être compréhensibles et correctement saisies :

• en minuscule
• pas de sigle
• mise en page permettant une bonne lecture

Dans la plateforme de saisie Ofeli, certains champs sont déclarés obligatoires. Remplir uniquement ces champs permet un enregistrement de la formation mais pas sa validation et donc sa diffusion. Il ne faut pas oublier qu'une saisie doit permettre, aux futurs apprenants et aux prescripteurs, de s'approprier le contenu d'une formation.

Cette vidéo vous explique comment réaliser une saisie complète et obtenir une validation directe par l'équipe Offre.

La saisie des formations conventionnées par la Région et des formations en apprentissage est réalisée par Emfor.

L'archivage des sessions est réalisé par Emfor en respectant une règle de gestion définie avec les partenaires.

Comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

Cas spécifiques - séquence 3

Les formations conventionnées

Les formations certifiantes

Certaines formations sont à saisir par les organismes de formation et d'autres par Emfor.

Rs)

Rncp

Les formations certifiantes (enregistrée au ou au doivent faire l'objet d'une attention particulière.

Concernant les formations conventionnées par le Conseil régional de Bourgogne-Franche-Comté, les organismes de formation répondent à l'appel d'offre dans l'outil Athéna. Une description précise de l'action de formation est attendue (date, certification, lieu, durée…).

France Compétences

a pour mission, entre autres, l'enregistrement

et le renouvellement de ces certifications.

Les certificateurs ont l'obligation d'identifier l'ensemble des partenaires habilités à préparer leurs certifications.

L'enregistrement des certifications a une durée de 3 à 5 ans. La date de fin d'enregistrement est spécifiée lors de la création des certifications dans l'un des deux répertoires.

Si l'action est retenue, les informations précédemment saisies par l'organisme dans Athéna, sont alors transmises à Emfor pour intégration dans la base.

Tout au long de la vie de l'action, toute modification est transmise à Emfor par la Région, pour mise à jour dans la base.

Deux points de vigilance pour les organismes de formation :

Les dates de session de formation doivent être en cohérence avec les certifications auxquelles elles sont reliées.

L'organisme doit être déclaré comme habilité à former. Au besoin, se rapprocher du certificateur.

La saisie des informations et toute modifications doivent donc être réalisées par l'organisme de formation, dans Athéna.

Comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

Maîtriser son offre de formation - séquence 4

Maîtriser son offre de formation passe par la connaissance du circuit de diffusion. Plusieurs points de contrôle permettent de vérifier le bon affichage de son offre de formation. Ils sont matérialisés par ce symbole : Cliquez sur chaque point de contrôle pour connaître les informations à vérifier, la manière de le faire et qui contacter en cas de problème.

Site Emfor

Le lendemain

Plateforme Ofeli

Catalogue apprentissage

Saisie

Validation

2 jours

Délai variable

2 jours

Offre Info - tableau des sessions

L'offre de formation linguistique en Fle (Français langue étrangère) est affichée sur :

le site Emfor

le site du Rco

Trouver ma formation - outils et système France Travail

Délai variable

QUIZ - module 2

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Comment saisir et suivre son offre de formation ?

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À chaque question, pensez à cliquer sur pour savoir si vous avez répondu correctement.

ENVOYER

Quiz : comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

Question 1 - ajouter une nouvelle de session d'une formation non certifiante

Quiz : comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

Question 2 - ajouter une nouvelle de session d'une formation certifiante

Quiz : comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

Question 3 - Ofeli

Quiz : comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

Question 4 - réaliser une saisie valide

Quiz : comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

Question 5 - les sites ou outils pour contrôler l'affichage de son offre

Quiz : comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

Question 6 - affichage dans Kairos

Quiz : comment saisir et suivre son offre de formation ? - module 2

Question 7 - affichage dans Kairos

Ressources

Pour retrouver toutes les sources et ressources utilisées dans cet Encas pro

Besoin de contacter l'équipe offre Emfor, d' accèder à Ofeli ou à notre FAQ ? Toute les informations se trouvent sur cette page.

Pour aller plus loin sur les référentiels qualifiant l'offre de formation

Les sites à ajouter à ses favoris pour maîtriser l'affichage de son offre de formation

Certif Info

référentiel des certifications nationales du réseau des Carif-Oref et de l'Onisep. II recense les diplômes, certifications, titres et autres habilitations professionnelles. Toujours actualisé, il permet d'établir des liens entre certifications, formations, métiers, emplois et l'information-conseil Vae. La plateforme de saisie Ofeli est reliée à Certif info.

Emfor - référencer son offre

Le catalogue apprentissage

Pour chercher des offres de formations en apprentissage ou un organisme de formation

Formacode

Trouver ma formation

est un référentiel pour qualifier les contenus des formations. Chaque formation est indexée par au moins un formacode. Le ou les formacodes sont issus des certifications et/ou sont ajoutés par l'équipe offre d'Emfor.

Le Réseau des Carif-Oref (Rco)

Pour consulter la base Offre Info

Lhéo et son glossaire

France Compétences

Pour en savoir plus sur ce langage de référencede description de l'offre de formation et comprendre les contenus attendus pour la description des formations.

Pour suivre les certifications (date de fin d'enregistrement, habilitation à former)

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Catalogue apprentissage

Le catalogue des formations en apprentissage, géré par le Réseau des Carif-Oref (Rco) est un bon moyen de vérifier l'affichage de ses formations en apprentissage. Le catalogue alimente notamment Parcoursup, Affelnet et le site La bonne alternance.

Pour vérifier l'état de votre offre de formation, réalisez une recherche. Si votre formation se trouve dans l'onglet :

Catalogue général : elle est validée du point de vue de la collecte. Elle remplit les conditions pour être affichée sur le catalogue national.

Non réglementaire : au moins un élément bloque (qualiopi - habilitation - siret fermé). La cause du blocage est affichée.

Que faire en cas de problème ?

Si votre formation est dans l'onglet "non réglementaire", analysez la cause du blocage.

• Qualiopi : contacter le certificateur qualité
• Habilitation à former : contacter le certificateur du diplôme pour que le siret de l'organisme de formation soit déclaré sur France Compétences
• Siret fermé : communiquer le siret actif au Carif concerné

Si votre formation n'est pas présente dans le catalogue, contactez le Carif concerné. Soit votre formation n'est pas rentrée dans la base Carif, soit elle n'est pas remontée par le système.

Pour Affelnet et Parcoursup, vous pouvez contacter les instructeurs académiques.

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La plateforme Ofeli

Dans mon tableau de bord d'Ofeli, je peux contrôler le statut de ma formation :

• Brouillon : vous êtes en cours de saisie et vous n'avez pas demandé la validation "soumettre pour validation".
• Diffusée : votre formation est validée par Emfor et donc transmise aux sites et outils partenaires.
• En attente de validation par le Carif-Oref : vous avez demandé la validation. Emfor va contrôler et valider votre formation.
• Non diffusée : votre formation est archivée. Emfor s'occupe de l'archivage.

Dans cet exemple, l'organisme de formation a :

• 1 formation non soumise pour validation
• 25 formations diffusées
• aucune formation en attente de validation
• 17 formations non diffusées

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Offre Info - le tableau des sessions

Faites une recherche, pour vérifier le bon affichage de votre formation.

L'ensemble des Carif-Oref transmet les formations de leur territoire à la base nationale Offre info, gérée par le Réseau des Carif-Oref (Rco). Les formations sont consultables sur le site du Rco.

Vous pouvez également rechercher votre organisme de formation :

Réaliser cette recherche vous permet de :

Contrôler les données diffusées sur votre organisme

Consulter la liste détaillée des sessions. Grâce à cette liste, vous pouvez :

• vérifier la présence de vos formations dans la base nationale. Il ne faut pas oublier que vos formations peuvent venir de plusieurs bases Carif : Bourgogne-Franche-Comté, Occitanie, Auvergne-Rhône-Alpes...
• accéder aux numéros Carif (id session) et réaliser un export au format excel

• vérifier l'export de vos formations vers les outils France Travail (l'export Aude est coché en vert si c'est le cas)

En savoir plus sur la liste des sessions :

Que faire en cas de problème ?

• Modifier les éléments dans la base du Carif-Oref, via la plateforme Ofeli
• Contacter l'équipe Offre Emfor

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Le site Emfor

Votre formation est affichée sur le site Emfor le lendemain de sa validation.

Seules les formations dont la date de fin n'est pas dépassée s'affichent sur le site Emfor.

Pour vérifier le bon affichage de votre offre, mettez vous à la place d'une personne à la recherche d'une formation. 2 points sont à contrôler :

Lorsque vous faites une recherche, votre formation s'affiche-t-elle ? Votre recherche permet-elle d'afficher votre formation ?

Une fois votre formation trouvée, le contenu de celle-ci est-il cohérent et compréhensible ? Vos coordonnées sont-elles correctes ? Il est également intéressant de tester le lien "Contacter cet organisme".

Que faire en cas de problème ?

• Modifier les éléments dans la base du Carif-Oref, via la plateforme Ofeli
• Contacter l'équipe Offre Emfor

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Trouver ma formation - les outils et le système France Travail

Si votre formation s'affiche sur le site, elle est bien arrivée dans le système France Travail et donc dans l'ensemble de ses outils (Kairos, Audef, Ouiform...).

Un autre moyen de vérifier l'affichage de votre offre de formation est de faire une recherche sur le site de France Travail : Trouver ma formation.

Que faire en cas de problème ?

• Modifier les éléments dans la base du Carif-Oref, via la plateforme Ofeli
• Contacter l'équipe Offre Emfor
• Pour les problèmes liés à l'utilisation de Kairos : contacter l'équipe Kairos.

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AFC : Actions de formations conventionnées. Les actions de formations conventionnées sont achetées par Pôle emploi via des marchés publics qui peuvent prendre la forme d’un accord-cadre, de marchés subséquents ou de devis.

Formation conventionnée : une formation est dite conventionnée lorsqu'elle fait l'objet d'une convention de formation professionnelle entre un acheteur de formation - État, Région ou autres collectivités - et un organisme de formation.

POEC : Préparation opérationnelle à l'emploi collective. La Poec est une action de formation permettant à plusieurs demandeurs d’emploi d’acquérir les compétences requises pour occuper des emplois correspondant à des besoins identifiés par une branche professionnelle ou, à défaut, par le conseil d’administration d’un opérateur de compétences (Opco).