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MS OF EXCEL 365 TEMA 5

Moises Perez

Created on September 13, 2022

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Transcript

Dirección de Administración Subdirección de Recursos Humanos Coordinación de Desarrollo del Capital Humano Centro Nacional de Capacitación Sureste

Curso: MS Office Excel 365

TEMA 5: Configuración Impresión

TEMA 5: Configuración Impresión

Microsoft Office Excel 365

Página: 72

Centro Nacional de Capacitación Sureste

Contenido

  • Disposición de página
  • Página: tamaño y orientación
  • Márgenes
  • Encabezados y Pie de Página
  • Hoja: establecer área de impresión
  • Saltos de página
  • Vista previa de Impresión e Imprimir

Microsoft Office Excel 365

Página: 72

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5.1 Disposición de página

Para configurar las opciones de diseño e impresión de páginas en nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los comandos que se encuentran en el grupo Configurar Página de la Pestaña Disposición de página

o utilizando las opciones que proporciona el cuadro de diálogo Configurar página.

Cada hoja de cálculo que conforma nuestro Libro de Excel se configura independiente una de la otra, es decir, el aplicar una configuración determinada en una hoja de cálculo no se replica a todas las que integran el Libro de Excel.

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Página: tamaño y orientación Para modificar el tamaño y orientación de la página lo podemos realizar desde el grupo Configurar página en la pestaña Disposición de página o abriendo el cuadro de diálogo Configurar página

Modificar tamaño y orientación desde el grupo Configurar página

En la pestaña Disposición de página utilice:

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Modificar tamaño y orientación desde el cuadro de diálogo Configurar página

En la pestaña Disposición de página, en el grupo Configurar página, de clic en el selector de cuadro de diálogo

La pestaña Página se encuentra dividida en tres secciones Orientación, Ajuste de escala y otras opciones configurables.

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Sección Orientación

  • Indique si la página tendrá un diseño: Vertical, a lo largo del papel, u Horizontal, a lo ancho del papel.
Sección Ajuste de Escala
  • Para aumentar o reducir la hoja de cálculo en un tamaño determinado, indíquelo en Ajustar al, puede introducir un porcentaje en el cuadro % de tamaño normal. El tamaño normal de impresión es del 100 por 100.
  • Ajustar a, permite escribir un número en el cuadro páginas de ancho por y en el cuadro de alto. Para rellenar el ancho del papel y usar las páginas que sean necesarias, escriba 1 en el cuadro páginas de ancho por y deje el cuadro de alto en blanco

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Otras opciones

  • Si es necesario cambiar el tamaño de papel, selecciónelo de la caja Tamaño de papel.

  • Calidad de impresión permite ingresar una resolución para especificar la calidad de impresión de la hoja de cálculo activa. Resolución es el número de puntos por pulgada lineal (PPP) que aparecen en la página impresa. Una resolución más alta produce una impresión de mejor calidad en impresoras compatibles con la impresión de alta resolución.
  • Primer número de página permite especifique el número de página con el que se va a iniciar, sin embargo, de manera predeterminada mantiene el valor Automático para empezar a numerar páginas en “1”.

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  • y Ambos botones nos llevan a la Pestaña Archivo Impresión,brindando una Vista previa de impresión y todas las opciones de Configuración de Impresión, las cuales se explicarán más adelante.
  • Este botón nos lleva a configurar opciones particulares de la impresora predeterminada, por ejemplo:

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Una vez establecidas todas las opciones en la pestaña Página, de clic en el botón Aceptar para llevar a cabo los cambios o presione el botón Cancelar para rechazar todas las modificaciones a la configuración de la página

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Ejercicio guiado. Descargue el archivo Ejercicio configurar página

Se va a cambiar la orientación, escala y tamaño del papel de la hoja Datos 1. De clic en el selector de cuadro de diálogo del grupo Configurar página en la pestaña Disposición de página para abrir el cuadro de diálogo Configurar página. 2. Modifique la orientación a Vertical 3. Ajuste la escala al 80%, puede dar clic en la caja en introducir el número directamente o utilizar las flechas

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4. Cambie el tamaño del papel a Carta

5. Oprima su botón Vista Preliminar.

Observamos que la información se muestra incompleta, aún se requieren hacer adecuaciones a nuestra configuración, las cuales realizaremos conforme avancemos en las actividades de este tema. 6. Oprima el botón ubicado en la parte superior del menú lateral Izquierdo Archivo. Continuaremos modificando la Configuración de página conforme avancemos en el tema 5, por lo que se recomienda guardar el Libro Ejercicio configurar página y mantenerlo disponible para las próximas actividades.

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Márgenes. Modificar los márgenes de la página se puede realizar desde el grupo Configurar página en la pestaña Disposición de página o abriendo el cuadro de diálogo Configurar página. Modificar Márgenes desde el grupo Configurar página En la pestaña Disposición de página utilice:

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Modificar Márgenes desde el cuadro de diálogo Configurar página En la pestaña Disposición de página, en el grupo Configurar página, de clic en el selector de cuadro de diálogo

Al dar clic en la pestaña Márgenes observamos que se encuentra dividida en dos secciones, en la primera sección se encuentran los selectores para modificar márgenes y la sección Centrar en la página

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Sección para modificar márgenes

  • Para definir la distancia entre los datos y el borde de la página impresa, de clic en las cajas Superior, Inferior, Izquierdo y/o Derecho, para ingresar el nuevo valor del margen, también puede utilizar las flechas de cada opción para incrementar o disminuir el valor del margen.

  • Para definir la distancia entre el encabezado y la parte superior de la página o entre el pie de página y la parte inferior de la página, indique su posición en las cajas Encabezado o pie de página. El valor definido en Encabezado o pie de página debe ser menor a los indicados en los márgenes Superior e Inferior para evitar que el encabezado o pie de página se superponga a los datos

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Sección Centrar en la página Para centrar los datos en la página dentro de los márgenes, active la caja Horizontal o Verticalmente, también puede activar ambas Una vez establecidas todas las opciones en la pestaña Márgenes, de clic en el botón Aceptar para llevar a cabo los cambios o presione el botón Cancelar para rechazar todas las modificaciones a la configuración de la página.

Ejercicio guiado. Descargue el archivo Ejercicio configurar página

1. De clic en el selector de cuadro de diálogo del grupo Configurar página en la pestaña Disposición de página para abrir el cuadro de diálogo Configurar página. 2. Seleccione la pestaña Márgenes 3. Modifique los márgenes en base a la siguiente figura y active las casillas Horizontal y Verticalmente.

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4. Oprima su botón Aceptar. Continuaremos modificando la Configuración de página conforme avancemos en el tema 5, por lo que se recomienda guardar el Libro Ejercicio configurar página y mantenerlo disponible para las próximas actividades.

Encabezados y Pie de Página La modificación de Encabezado y Pie de Página se puede realizar abriendo el cuadro de diálogo Configurar página. En la pestaña Disposición de página, en el grupo Configurar página, de clic en el selector de cuadro de diálogo . La pestaña Encabezado y pie de página permite realizar configuraciones mediante selectores rápidos, así como configuraciones específicas a las páginas, veamos las partes que conforman esta pestaña.

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  • El cuadro Encabezado permite seleccionar rápidamente una opción de la lista desplegable.

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  • El botón Personalizar encabezado permite una configuración específica del Encabezado de página.
  • El botón Personalizar pie de página permite una configuración específica del Pie de página.
  • El cuadro Pie de página permite seleccionar rápidamente una opción de la lista desplegable.
  • Al activar la casilla Páginas pares e impares diferentes se especifica que los encabezados y pies de página de las páginas impares deben ser diferentes de los de las páginas pares.
  • Al activar la casilla Primera página diferente permite eliminar los encabezados y pies de página de la primera página impresa o para crear encabezados y pies de página personalizados.

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Para crear un encabezado o pie de página personalizado en la primera página, primero active esta casilla, de clic en el botón Personalizar encabezado o botón Personalizar pie de página y, del cuadro de diálogo de clic en la pestaña Encabezado en primera página o Pie de página en primera página, agregue la información de encabezado o pie de página que desee que aparezca en la primera página.

  • Al activar la casilla Ajustar la escala con el documento permite especificar si los encabezados y pies de página deben usar el mismo tamaño de fuente y escala que la hoja de cálculo. Esta casilla se encuentra activa de forma predeterminada. Desactive esta casilla para que el tamaño de la fuente y la escala de los encabezados o pies de página sean independientes del escalado de la hoja de cálculo.
  • Al activar la casilla Alinear con márgenes de página el margen del encabezado o pie de página se alinea con los márgenes izquierdo y derecho de la hoja de cálculo. Esta casilla se encuentra activa de forma predeterminada. Desactive esta casilla para definir los márgenes izquierdo y derecho de los encabezados y pies de página en un valor específico distinto del de los márgenes de la hoja de cálculo.

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Personalizar encabezado y Personalizar pie de páginaAhora explicaremos en qué consiste utilizar los botones Al utilizar el botón Personalizar encabezado o Personalizar pie de página, aparece el cuadro de diálogo Encabezado o Pie de página (de acuerdo con el botón seleccionado), lo que permite modificar sus secciones y darle un determinado formato.

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El cuadro de diálogo contiene 10 botones para dar formato a la información que se incluya en Encabezado o Pie de página, según sea el caso.

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También cuenta con tres áreas denominadas secciones, las cuales permiten definir en qué posición de la hoja se ubicará la información. Excel solo admite un encabezado o pie de página personalizado simultáneamente. Si crea uno nuevo, este reemplaza al anterior. Para modificar la información del encabezado o del pie, pulse la tecla Tabulación para situar el cursor en el cuadro de sección que desea modificar, o marque la dirección con el ratón. Para eliminar una sección de la cabecera o del pie de página, selecciónela y pulse Supr. Una vez establecidas todas las opciones en la pestaña Encabezado y Pie de página, de clic en el botón Aceptar para llevar a cabo los cambios o presione el botón Cancelar para rechazar todas las modificaciones a la configuración de la página.

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Ejercicio guiado. Abra el archivo Ejercicio configurar página 1. De clic en el selector de cuadro de diálogo del grupo Configurar página en la pestaña Disposición de página para abrir el cuadro de diálogo Configurar página. 2. Seleccione la pestaña Encabezado y pie de página. 3. Presione el botón Personalizar encabezado. 4. De clic en la Sección central, escriba Curso Excel 365. 5. Seleccione todo el texto Curso Excel 365 y presione el botón Fuente . Modifiquemos la Fuente del texto a Calibri, Estilo Cursiva, Tamaño10, Color Azul

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El cuadro de diálogo Fuente cuenta con una Vista previa para observar cómo quedarían los cambios una vez que demos clic en el botón Aceptar. 6. Para validar los cambios, de clic en botón Aceptar. 7. De clic en la Sección derecha, y presione el botón Insertar Fecha

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Seleccione todo el código y modifique la Fuente del texto a Calibri, Estilo Cursiva, Tamaño10, Color Azul, presione el botón Aceptar del cuadro de diálogo Fuente.Resultado: 8. Clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Encabezado. 9. Presione el botón Personalizar pie de página. 10. De clic en la Sección derecha, y presione el botón Insertar número de página después de un espacio y escriba la palabra de, de otro espacio y presione el botón Insertar número de páginas

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11. Clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Pie de página. Observe que el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página presenta una previsualización de lo que se ha configurado 12. Oprima el botón Vista Preliminar.

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Así observaremos dónde se encuentra ubicada la información en nuestra página.

Aún se requieren hacer adecuaciones a nuestra configuración, las cuales realizaremos conforme avancemos en las actividades de este tema.13. Oprima el botón ubicado en la parte superior del menú lateral Izquierdo Archivo. Continuaremos modificando la Configuración de página conforme avancemos en el tema 5, por lo que se recomienda guardar el Libro Ejercicio configurar página y mantenerlo disponible para las próximas actividades.

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Hoja: establecer área de impresión. Para establecer la impresión de un determinado rango de celdas en la hoja de cálculo, podemos utilizar los comandos que se encuentran en el grupo Configurar página de la pestaña Disposición de página o abriendo el cuadro de diálogo Configurar página.

Seleccionar Área de Impresión desde el grupo Configurar página En la pestaña Disposición de página utilice:

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Seleccionar Área de Impresión desde el cuadro de diálogo Configurar página En la pestaña Disposición de página, en el grupo Configurar página, de clic en el selector de cuadro de diálogo Al dar clic en la pestaña Hoja observamos que cuenta con las secciones para definir el Área de impresión, Imprimir títulos, Imprimir y Orden de las páginas.

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Sección para definir el Área de impresión

  • De clic en el cuadro área de impresión para seleccionar un rango de hoja de cálculo para imprimir
  • Arrastre por las áreas de la hoja de cálculo que desee imprimir.
  • Si alguno de los rangos es lo suficientemente grande y excede el tamaño de una página, Excel lo dividirá en varias páginas.
  • Los saltos automáticos de página se indican en pantalla mediante dos líneas discontinuas perpendiculares.
  • El botón contraer diálogo ubicado en el extremo derecho del cuadro de diálogo Configurar página – Área de impresión, contrae temporalmente el cuadro de diálogo para que pueda
  • seleccionar el rango de celdas en la hoja de cálculo. Al concluir con la selección, de clic en el botón
para mostrar el cuadro de diálogo completo

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Sección Imprimir títulos Las opciones en Imprimir títulos permiten definir que filas o columnas se establecerán como títulos en todas las páginas de una hoja de cálculo impresa.

  • Para establecer títulos horizontales en cada página, en la caja Repetir filas en extremo superior de clic en el botón contraer diálogo y así pasar al modo de selección de filas.
Al dar clic en una celda, automáticamente se selecciona toda la fila. También se permite la selección de múltiples filas, para ello, mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y elija las filas de manera continua; solo recuerde que las filas seleccionadas aparecerán como título en cada página que se imprima. Al concluir con la selección, de clic en el botón contraer diálogo para mostrar el cuadro de diálogocompleto.
  • Para establecer títulos verticales en cada página, en la caja Repetir columnas a la izquierda de clic en el botón contraer diálogo y así pasar al modo de selección de columnas.

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A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una o varias columnas de título que desee; solo recuerde que las columnas seleccionadas aparecerán como título en cada página que se imprima. Al concluir con la selección, de clic en el botón contraer diálogo para mostrar el cuadro de diálogo completo.

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Sección Imprimir Esta sección permite especificar diversas opciones de impresión, así como comentarios, notas y otras opciones más.

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Sección Orden de las páginas Esta sección permite especificar el orden en que se realizará la impresión de las páginas contenidas en la hoja de cálculo.

Una vez establecidas todas las opciones en la pestaña Hoja, de clic en el botón Aceptar para llevar a cabo los cambios o presione el botón Cancelar para rechazar todas las modificaciones a la configuración de la página.

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Ejercicio guiado. Abra el archivo Ejercicio configurar página

1. De clic en el selector de cuadro de diálogo del grupo Configurar página en la pestaña 2. Disposición de página para abrir el cuadro de diálogo Configurar página. Seleccione la pestaña Hoja. 3. De clic en el botón del Área de impresión para seleccionar el rango A1 a G78 de la hoja de cálculo Datos 4. De clic al botón contraer diálogo para regresar al cuadro de diálogo Configurar página. Observaremos nuestra configuración

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5. Ahora vamos a configurar las filas que se imprimirán como títulos, damos clic en el botón de la opción Repetir filas en extremo superior y seleccionamos las filas 1 a 4. 6. De clic al botón contraer diálogo para regresar al cuadro de diálogo Configurar página. Observaremos nuestra configuración. 7. Active la casilla Encabezado de filas y columnas y en Errores de celda como selecciones la opción doble guion --

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14. Oprima el botón Vista Preliminar. Así observaremos cuantas páginas tiene la hoja de cálculo Datos.

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15. Oprima el botón ubicado en la parte superior del menú lateral Izquierdo Archivo. Conforme avancemos en el tema 5, continuaremos modificando la configuración de la hoja de cálculo Datos, por lo que se recomienda guardar el Libro Ejercicio configurar página y mantenerlo disponible para las próximas actividades. Saltos de página El Salto de página permite definir cómo distribuiremos en una o más páginas, la información de la hoja de cálculo. Aplicar Saltos de página se puede realizar desde el grupo Configurar página en la pestaña Disposición de página. Para saber exactamente dónde insertaremos o eliminaremos Saltos de página, es importante cambiar a la Vista Salto de Página, la cual se encuentra en el grupo Vista de Libro en la pestaña Vista.

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Vistas del Libro Las Vistas en Excel nos permiten observar y manipular nuestra hoja de cálculo de diferentes maneras, estas se encuentran en la Pestaña Vista, grupo Vistas del Libro.

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Insertar y eliminar Salto de página desde el grupo Configurar página En la pestaña Disposición de página utilice:

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Cuando imprime una hoja de cálculo y los datos que contiene exceden la cantidad de una página, Excel lo divide en secciones, los saltos automáticos de página se indican por líneas azules discontinuas; mientras que los saltos manuales por línea azules continúas. Para insertar un Salto de página manual: Active la celda donde desea insertar un salto de página manual, despliegue las opciones del comando Saltos y presione Si activa una celda situada en: Cualquier posición. Excel inserta un salto de página vertical a la izquierda de la celda activa y un salto de página horizontal por encima de la celda activa. Ejemplo: Al seleccionar la celda B5 y presionar el comando Insertar Salto de página, se inserta el salto a la izquierda en vertical y en horizontal por encima de la celda seleccionada.

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Columna A en cualquier fila. Excel inserta un salto de página horizontal por encima de la celda activa. Ejemplo: Al seleccionar la celda A6 y presionar el comando Insertar Salto de página, se inserta el salto en horizontal por encima de la celda seleccionada. Fila 1 en cualquier columna. Excel inserta un salto de página vertical a la izquierda de la celda activa. Ejemplo: Al seleccionar la celda C1 y presionar el comando Insertar Salto de página, se inserta el salto en vertical, a la izquierda de la celda seleccionada

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Para eliminar un salto de página manual: Para eliminar un Salto de página, es necesario ubicarnos cerca del salto, desplegar las opciones del comando Saltos y presionar el botón Cómo eliminar: Salto Vertical y Horizontal. Seleccione la celda que se encuentra a la izquierda del Salto Vertical y por debajo del Salto Horizontal y presione el botón Quitar salto de página. Ejemplo: Al seleccionar la celda B5 y presionar el comando Quitar Salto de página, se elimina el salto vertical y horizontal.

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Salto Horizontal. Seleccione una celda por debajo del Salto Horizontal y presione el botón Quitar salto de página. Ejemplo: Al seleccionar la celda C6 y presionar el comando Quitar Salto de página, se elimina el salto horizontal.

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Salto Vertical. Seleccione una celda a la derecha del Salto Vertical y presione el botón Quitar salto de página. Ejemplo: Al seleccionar la celda C6 y presionar el comando Quitar Salto de página, se elimina el salto vertical.

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Modificar salto de página moviendo divisores: En la Vista previa de salto de página se puede realizar ajustes a los saltos de página, recuerde que las líneas punteadas son saltos que Excel genero automáticamente, las líneas continuas son saltos de página que se han agregado manualmente. En la siguiente imagen, se observa la información de una hoja de cálculo la cual está compuesta por seis páginas, entre las columnas A – D se muestra en marca de agua la leyenda Página 1 y entre las columnas E – G se muestra en marca de agua la leyenda Página 4. Para modificar la ubicación del Salto de página, solo coloque el cursor sobre la línea divisoria y dando clic al botón izquierdo del ratón, mueva la línea a la nueva ubicación, esto se puede realizar tanto para los saltos verticales como para los horizontales.

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Ejercicio guiado. Abra el archivo Ejercicio configurar página

La hoja de cálculo Datos contiene seis páginas, vamos a modificarla para que contenga tres páginas. 1. De clic en la pestaña Vista y del grupo Vistas de libro, presione el botón . 2. Coloque el cursor sobre el divisor de página vertical y dando clic al botón izquierdo del ratón, muévalo hacia la derecha, hasta llegar al final de la columna G. Al realizar este cambio, la hoja de cálculo ahora cuenta con dos páginas

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3. . Seleccione la celda A25, vaya a la Pestaña Disposición de página, despliegue las opciones de Saltos e Inserte Salto de Página. El salto de página se colocará por arriba de la celda A25

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Resultado obtenido: La información de la hoja de cálculo Datos ahora se encuentra distribuida en tres páginas.

5. En la pestaña Vista, de clic en , del grupo Vistas de libro. Continuaremos modificando la Configuración de la hoja de cálculo Datos, por lo que se recomienda guardar el Libro Ejercicio configurar página y mantenerlo disponible para las próximas actividades.

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5.2. Vista previa de Impresión e Imprimir.

La Vista previa de Impresión permite verificar la presentación de las páginas antes de enviarlo a imprimir, así evitamos resultados inesperados y desperdicio de papel. En la presentación preliminar se reflejan todas las definiciones especificadas en el cuadro de diálogo Configurar página. Para ir a la Vista previa de Impresión utilice el comando ubicado en la Barra de herramientas de acceso rápido o a través de la pestaña Archivo, opción Imprimir.

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Vista previa de impresión La vista previa de impresión se encuentra a la derecha del panel Imprimir y muestra:

  • La orientación del papel.
  • Cantidad de páginas. Esta casilla se encuentra en la parte inferior de la vista previa de impresión y muestra la página o páginas que contiene la hoja de cálculo.
Si la hoja de cálculo tiene sólo una página, las flechas izquierda y derecha estarán inactivas, si la hoja de cálculo tiene más de una página, utilice las flechas izquierda y derecha para visualizar el contenido de cada una o escriba el número de la página en el cuadro y presione la tecla Enter.
  • El botón Mostrar márgenes se encuentra ubicado en la equina inferior derecha de la Vista previa.
Al presionar este botón, se visualizan los selectores que permite modificar los márgenes de la página desde la Vista previa de Impresión, solo se requiere deslizarlos a su nueva ubicación.

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Para ocultar los selectores, presione el botón Mostrar márgenes.

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  • El botón Ampliar a página se encuentra ubicado en la equina inferior derecha de la Vista previa.
Al presionar este botón, se aumenta la página para verificar de cerca la información.

Para alejar la página, presione nuevamente el botón Ampliar a página.

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ImprimirAl ejecutarse Excel bajo el sistema operativo Windows, cualquier tipo de impresora especificada en la instalación de Windows o mediante la utilidad Panel de control de Windows puede usarse para la impresión de los documentos Excel. El panel Imprimir trabaja en conjunto con la Vista Previa de Impresión, por lo que puede utilizar el comando ubicado en la Barra de herramientas de acceso rápido o la pestaña Archivo, opción Imprimir, para llegar a él.

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Panel de impresión Sección Impresora

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Sección Configuración

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El enlace Configurar página abre el cuadro de diálogo

El cual permitirá realizar ajustes a otras opciones de configuración que no se encuentran directamente disponibles en el Panel Imprimir.

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¡ Gracias !

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